10 spørgsmål om projektstart, du skal stille før projektstart
Som projektledere ved vi alle én ting med sikkerhed: Intet er sikkert. Håndtering af ændringer og uventede variabler følger med jobbet – men en af de største udfordringer, du kan stå over for som projektleder, er at blive kastet ind i et projekt, der allerede er i gang. Måske har du lige fået et nyt job og bliver sat ind på et igangværende projekt, eller en anden projektleder er pludselig stoppet, og du overtager deres plads.
Nedenfor har jeg beskrevet 10 spørgsmål om projektinitiering, som enhver projektleder skal stille, når du bliver kastet ind i et nyt projekt. Uanset om projektet allerede befinder sig i projektgennemførelsesfasen eller stadig er tidligt i projektinitieringsfasen, er denne liste kun et udgangspunkt og kan ikke erstatte officiel projektlederuddannelse.
Men disse grundlæggende spørgsmål kan hjælpe dig med at styre sikkert i mål, når tiden er knap! Disse spørgsmål kan naturligvis tilpasses ethvert unikt projekt eller enhver klient og kan stilles personligt på et møde, virtuelt via e-mail eller over telefonen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Uanset hvordan du gør det, skal du dokumentere svarene, så du kan vende tilbage til dem senere eller dele dem med teamet og projektets interessenter efter behov.
10 spørgsmål om projektinitiering, du skal stille, før du starter et projekt
1. Hvad leverer vi egentlig?
Et projekt kan have én overordnet leverance: en hjemmeside, et program, et arrangement eller et branddesign. Men de fleste projekter består af flere faser eller elementer, der skal gennemføres i en bestemt rækkefølge.
Al din dokumentation, herunder omfangsbeskrivelsen eller arbejdsbeskrivelsen, kontrakten, projektgrundlaget og projektplanen, bør indeholde en enkel liste over hvert element, som dit team forventes at levere.
Et eksempel på et projekts omfang (for eksempel ved opbygning af en hjemmeside) kan omfatte:
- projektopstart
- indholdsstrategi
- trådmodeller
- designrunde 1
- designrunde 2
- designrunde 3
- udvikling
- indtastning af indhold
- test
- lancering
- support
Selvom projektet er en “hjemmeside”, er det dit ansvar som projektleder at holde styr på hver af projektets leverancer og bevægelige dele for at sikre, at de færdiggøres i den rigtige rækkefølge, til tiden og i overensstemmelse med specifikationerne.
Bed din leder, dit team eller din klient om at bekræfte, at du har den fulde liste over leverancer og projektopgaver, og at der ikke mangler noget. Sørg også for at finde ud af, hvad der er færdigt, hvad der er i gang, og hvad der endnu ikke er påbegyndt.
2. Hvad leverer vi IKKE?
Det er lige så vigtigt at vide, hvad der IKKE er en del af projektet, som at vide, hvad der ER. Dette er en af de nemmeste måder at undgå ukontrolleret udvidelse af projektomfanget, forvirring og ekstra arbejde på.
I det enkle hjemmesideprojekt fra nr. 1 leverer dit firma for eksempel indholdsstrategi, men betyder det også, at I skriver al teksten og leverer fotografier, videoer eller illustrationer/visualiseringer, der skal ledsage den? Sørg for at spørge hver interessent, om de leverer denne type materiale, eller om de ønsker at føje det til projektets omfang.
Der findes naturligvis også en mellemvej, hvor du måske anbefaler et andet firma eller en samarbejdspartner til at levere nogle yderligere tjenester. Uanset hvad er det utrolig vigtigt at afklare tidligt, hvem der er ansvarlig for alle projektets elementer, så du ikke to uger før lanceringen står i en situation med din klient, hvor du forklarer, at du troede, at DE leverede teksten, mens de antog, at DU leverede teksten.
Hvis den tidligere projektleder allerede har gennemgået dette med klienten, kan det at spørge igen være en god mulighed for at følge op og se, om klienten har ændret mening, eller om det kunne være en mulighed for at sælge flere tjenester.
3. Er der en frist?
De fleste projekter har frister, og tro det eller ej, det er en god ting. Når du har en konkret tidsramme, inden for hvilken du skal gennemføre et projekt, hjælper det dit team med at holde fokus, sikrer forhåbentlig, at klienten også holder fokus, og hjælper dig med at finde ud af, hvordan tid og budget skal fordeles.
Når du kommer ind i et nyt projekt, skal du spørge dine interessenter om deres deadlines. Måske er der en fast deadline på grund af en produktlancering, et arrangement eller en budgetbegrænsning. (Jeg kalder det en “ubetinget deadline”.) Nogle gange vil du opdage, at deadlines kan være lidt mere fleksible, dvs. “vi vil gerne have dette færdigt på et tidspunkt denne sommer.” Uanset hvad bør du som PM tidligt fastslå, hvornår den reelle deadline er, så du kan planlægge baglæns derfra.
Det er også et godt tidspunkt at tjekke fremdriften i forhold til din tidsplan – var dit team på rette spor til at blive færdigt inden deadline, indtil du kom ind i billedet? Hvis ja, er det fantastisk! Hvis ikke, har du her mulighed for at vurdere, hvad der er galt, og gå i gang med at løse det, så I kommer tilbage på rette spor.
4. Hvad er målestokken for projektets succes?
Dette er et af de vigtigste projektledelsesspørgsmål, man bør stille i begyndelsen af ethvert projekt. Projektmålet virker måske ligetil, f.eks. at bygge og lancere et nyt website. Men vær ikke bange for at gå lidt mere i dybden.
Spørg dine kunder og interessenter, hvad de i virkeligheden forsøger at opnå med dette arbejde. Vil de øge kendskabet til brandet? Sikre en vellykket projekt- eller produktlancering? Skaffe flere brugere? Øge omsætningen? Få din kunde til at være åben over for dig om, hvorfor de går i gang med dette projekt, og hold dette mål eller projektets formål i centrum for jeres drøftelser. Når du ved, hvordan succes reelt vil se ud, kan det hjælpe dit team med at holde fokus og træffe vigtige beslutninger gennem hele projektets livscyklus.
At komme ind i projektet midt i dets levetid betyder også, at det er et godt tidspunkt for dig at spørge interessenterne, om deres vision/mål overhovedet har ændret sig siden projektets start, og hvordan du mest effektivt kan hjælpe dem med at nå alle deres mål.
5. Hvem er kunden … egentlig?
Hvis du arbejder på et bureau, er jeg sikker på, at dette er sket for dig. Jeg ved, at det er sket for mig flere gange, end jeg kan tælle! Mens du vinder et projekt, har du kontakt med én eller måske et par personer, men når arbejdet først er gået i gang, begynder andre personer pludselig at dukke op ud af det blå for at give feedback og træffe beslutninger.
Jeg bebrejder ikke kunderne, at de inviterer mange kokke med i køkkenet – det kan være et politisk spørgsmål, eller måske ønsker den oprindelige samarbejdspartner at få en anden (eller tredje, eller fjerde, eller femte) vurdering af arbejdet, så vedkommende ikke alene skal stå til ansvar for det endelige produkts succes. Når alt kommer til alt, må vi huske, at dine kunder i mange tilfælde investerer meget tid og tillid i dit team og har ret til en vis grad af involvering i arbejdet.
Uanset årsagen mener jeg personligt, at du kan håndtere dette til tider frustrerende fænomen med “flere og flere kunder” ved ganske enkelt at spørge fra starten: “Hvis mening er vigtig? Er der yderligere interessenter, som vil blive involveret for at give feedback senere i forløbet?”
På den måde kan du ikke blot være forberedt på virvaret, hvis det skulle opstå, men du kan også på en venlig måde minde din primære kunde om, hvis det bliver nødvendigt, at hun accepterede, at du kun skulle indsamle kommentarer fra 2-3 personer, og at du nu, hvor 10 personer bidrager med deres 2 cent, måske står over for en udvidelse af projektets omfang.
6. Hvem er kontaktpersonen?
Dette spørgsmål kan virke overflødigt, hvis du allerede arbejder med et tilsyneladende dedikeret projektteam, men det er meget vigtigt at fastslå, hvem der er den PRIMÆRE kontaktperson på et projekt, hvis der opstår en nødsituation, og som i sidste ende træffer beslutningerne.
Og et ekstra projektledelsesspørgsmål: Find ud af, hvilken kommunikationsmetode de foretrækker. E-mail? Kontortelefon? Mobiltelefon? Det sidste, du ønsker at bekymre dig om, hvis noget går galt med et projekt, er, hvem du skal kontakte, og om vedkommende overhovedet læser din e-mail.
7. Hvem udfører arbejdet?
De fleste projektspørgsmål på denne liste er nogle, du vil stille dine kunder/interessenter, men dette spørgsmål er ekstremt vigtigt, og det handler om dit interne team. Måske tilslutter du dig et projekt, hvor du allerede kender designerne, udviklerne osv., eller måske er du netop startet i en ny virksomhed, hvor du ikke kender et eneste menneske!
Uanset hvad skal du, så snart du er blevet bemandet på projektet, sikre dig, at du har de rigtige personer på opgaven. Har alle de nødvendige færdigheder til at færdiggøre arbejdet til tiden og inden for budgettet? Har nogen på teamet brug for yderligere oplæring eller støtte? Har du besat alle de nødvendige roller og undersøgt mulighederne for kontrahenter/freelancere, hvis du har brug for flere hænder? Hvis ja, er det vigtigt at overveje strategier for, hvordan du kan styre kontrahenter for at sikre, at deres arbejde stemmer overens med dine projektmål.
8. Hvem er målgruppen for arbejdet?
Ofte tænker vi i projektledelse på hvert projekt som havende 2 sæt interessenter – kunden eller den person, der beder om at få arbejdet udført, og teamet eller de personer, der udfører arbejdet. Men der er som regel en tredje og til tider tavs gruppe af interessenter – målgruppen/forbrugeren/modtageren/brugeren, som vil interagere med, købe eller se arbejdet, når det er færdigt.
Målgruppen for dit arbejde er ekstremt vigtig. Nogle projekter giver mulighed for at gennemføre undersøgelser eller research for at lære mere om forbrugeren i den anden ende af dit projektarbejde, men hvis det ikke er tilfældet, kan du stadig stille dette spørgsmål til kunden, dit team og dig selv: Hvem bygger vi dette til, og hvad er vigtigt for dem? Svarene på disse projektledelsesspørgsmål vil uden tvivl hjælpe dig med at holde fokus på, hvad det egentlig er, du forsøger at opnå.
9. Er dette blevet gjort før?
Selv det mest innovative, unikke og bemærkelsesværdige arbejde i vores branche bygger som regel videre på eller henter inspiration fra noget, der er blevet gjort før. Der er ingen skam i at se på, hvad der ellers er blevet gjort inden for området eller af lignende organisationer, når du får tildelt dit nye projekt!
At spørge dine interessenter (kunder OG interne teammedlemmer), hvilke andre projekter der er blevet gennemført før, og som dit team kan hente inspiration fra eller lære af, er en god måde at få alle til at glæde sig til det kommende arbejde, få nogle nye idéer og holde sig opdateret om konkurrenterne. Jeg elsker at bede kunder om at vise mig eksempler på produkter/projekter, der inspirerer dem, så mit team ved, hvad vi skal sigte efter, og forhåbentlig kan overgå forventningerne.
10. Hvad kan komme i vejen?
Tro det eller ej, men jeg tror, at dette måske er mit yndlingsspørgsmål at stille, når jeg starter et nyt projekt. Det kan virke en smule rodet at dykke ned i alle de potentielle problemer, I som team kan møde, når I går i gang med dette arbejde, men jeg mener, at det at samles om ansvarligt at identificere potentielle hindringer for succes ikke kun er en øvelse i ydmyghed – en indrømmelse af, at noget uundgåeligt vil gå galt på et tidspunkt – men også helt sikkert kan hjælpe jer med at være forberedte, når øjeblikket kommer.
Forhåbentlig har du allerede sikret dig mod almindelige faldgruber – bemanding, tidsplan, budget, tekniske specifikationer osv., men hvad kan ellers komme i vejen for, at alt sker efter planen? Saml dit team, og spørg dine interessenter, hvilke potentielle hindringer for succes de forventer – eller hvilke hindringer der allerede er opstået – og sørg derefter for, at alle ved, at du som PM er informeret om disse problemer og klar til at håndtere dem, hvis de skulle opstå igen.
Fordi ting kan komme i vejen, ikke?
Hvad synes du?
Er der vigtige spørgsmål, vi ikke har nævnt? Fortæl os det i kommentarerne. Vi anbefaler også, at du tjekker vores liste over spørgsmål til afklaringsmøder, som du kan stille kunder før et projekt.
Hør mere fra Joanna i hendes podcastepisode her!
Og hvis du leder efter endnu mere nyttig indsigt, så læs denne artikel: Vi har magten: Sådan påvirker DPM'er måden, vi arbejder på
