Hvad de fleste tager fejl af om PMP-eksamen

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle slåfejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Kelsey Alpaio: Hej! Jeg hedder Kelsey. Og velkommen tilbage til The Retro på The Digital Project Manager-podcasten—hvor vi dykker ned i tidligere erfaringer, fremtidige tendenser og hvad de betyder for din karriere. Vi er live i studiet i dag sammen med vores DPM-medlemmer, og vi skal tale om Project Management Professional-eksamen—også kaldet PMP.

Hvis du overvejer at tage din PMP, har du sikkert allerede hørt alle skrækhistorierne. Den er svær. Dumpeprocenten er høj. Og der er alle mulige fejl, du kan begå undervejs. Men PMP er stadig en af de mest anerkendte og respekterede certificeringer inden for projektledelse. Hvis du består den, kan den åbne døren til alle mulige karrieremuligheder. Men det er jo spørgsmålet: Hvordan består man den faktisk—særligt hvis man gør det, mens man jonglerer arbejde, familieliv og alt det andet?

I dag taler vi med Crystal Richards, PMP-underviser og grundlægger af MindsparQ—en uddannelsesorganisation, der hjælper teams med at forbedre deres projektledelseskompetencer, så de kan lede projekter med klarhed, mod og selvtillid. Hun er også forfatter til en ny bog, der udkom tidligere i år, med titlen PMP Exam Prep For Dummies.

Crystal, velkommen til programmet!

Crystal Richards: Tusind tak, Kelsey. Jeg er glad for at være her. Og ja, bogen er udkommet og er allerede begyndt at skabe opmærksomhed og begejstring. Så ja, jeg er meget spændt.

Kelsey Alpaio: Hvor spændende. Endnu en gang tillykke med udgivelsen af bogen i år.

Men lad os begynde med, at du fortæller lidt mere om dig selv og det arbejde, du udfører.

Crystal Richards: Kelsey, du gjorde et fantastisk stykke arbejde. Jeg bor i Washington D.C.-området i USA. Jeg træner folk i at blive bedre projektledere, og den vigtigste service, jeg tilbyder, er PMP-bootcamp-undervisning.

Derefter får folk en god oplevelse, og hvis muligheden opstår, går jeg ind og underviser resten af deres team i grundlæggende projektledelse, så de alle kan tale samme sprog. Jeg er virkelig optaget af at hjælpe mennesker med at blive bedre projektledere, og jeg elsker den undervisning.

Jeg elsker det—og især nu, hvor jeg har skrevet min bog. Jeg underviser med udgangspunkt i bogen, så folk bliver virkelig begejstrede for den og for al min humor og sarkasme. Men sandhederne står alle sammen i bogen, og det elsker jeg.

Kelsey Alpaio: Man skal have de sandheder med.

Crystal Richards: Præcis.

Kelsey Alpaio: Jeg vil gerne gå direkte til sagen og spørge dig om at dumpe og om PMP.

Jeg tror, det er noget, mange, der tager eksamen for første gang, virkelig bekymrer sig om, og de statistikker, man kan finde online, hjælper ikke ligefrem. Jeg så flere forskellige eksamensforberedelsessider, der sagde, at 80 % dumper første gang, de tager eksamen. Lyder det som et præcist tal for dig?

Er det nærmest givet, at man dumper første gang?

Crystal Richards: Nej, jeg tror måske, det var mere korrekt før 2021. Udfordringen er, at det er mellem dig og PMI. Vi undervisere får ikke statistikker om det, og PMI er forståeligt nok lidt tilbageholdende. PMI står for Project Management Institute og er organisationen bag PMP-certificeringen. De passer meget på, fordi hvis nyheden om, at prøven er umulig, spreder sig, vil ingen have lyst til at tage den. Og hvis den samtidig bliver opfattet som meget let, vil arbejdsgiverne måske ikke se værdien i den, hvis alle kan bestå.

Det er lidt et dilemma. Efter 2021, hvor alle sad hjemme og ikke kunne tage til et eksamenscenter, gjorde de det muligt at tage eksamen online hjemmefra, hvis man ønsker det, og eksamen er ikke lige så drilsk.

Man oplever ikke længere den samme følelse af at være blevet lokket i en fælde. Men det, der gør den vanskelig, er, at der er meget indhold og meget ordforråd. Jeg begynder bogstaveligt talt mine kurser på spansk for at understrege pointen. Det er som at lære et nyt sprog. Nogle deltagere svarer mig på spansk, men for de fleste handler det virkelig om at lære dette nye sprog og al den information, man skal kunne anvende i eksamen.

Det kommer bag på mange. Hvis udfordringen er, at man ikke består eksamen, skyldes det sandsynligvis et par ting, som ikke er de samme som tidligere. Jeg vil ikke afsløre det hele, for jeg er sikker på, at du har specifikke spørgsmål om det. Men de 80 % tror jeg er lidt overdrevne.

Jeg tror, det er en del af nogle menneskers markedsføring. Det er ikke min måde at presse folk på. Hvis du er selvstændig og disciplineret, skal du bare købe min bog. Det er alt, hvad du behøver. Du behøver ikke en bootcamp. Men for dem, der tænker: “Jeg har brug for struktur, fokus og nogen, der holder mig til ilden”—det er helt klart mig.

Kelsey Alpaio: Ja. Så lad os gå videre. Hvad er nogle af de almindelige årsager til, at folk faktisk dumper eksamen?

Crystal Richards: De tager den på gefühl. De tænker: “Jeg har arbejdet med projektledelse i lang tid, så jeg ved, hvad det er.” Derfor læser de ikke op, og de opdager ikke ordforrådet.

PMI bruger andre begreber end dem, vi bruger i virkeligheden. Mange af os er tilfældige projektledere. Jeg kender ikke ret mange, der specifikt har læst projektledelse på universitetet. Og hvis de har, var det på kandidatniveau. De var allerede inde i faget. For mange af os var det derimod dåb ved ild.

Man fik måske besked på at arbejde med et Gantt-diagram uden nogen forklaring på, hvad et Gantt-diagram er. Man tænkte bare: “Okay, jeg ved, at det hedder et Gantt-diagram.” Eller man skulle arbejde med et regneark eller en rapport. Vi har vores egne betegnelser, men PMI har sin egen navngivningskonvention. Det sjove—og også lidt udspekulerede—er, at de ved, hvad vi kalder tingene i den virkelige verden, og det dukker op i eksamen.

Så tænker man: “Ja, det er det, jeg kalder det.” Men det er ikke PMI’s terminologi. Det første punkt er altså, at man bare møder op og tager den på gefühl uden at læse op. Den anden store fejl er, at man ikke tager øvelseseksamener, der får en ind i en eksamenssituation. For mange af os er det længe siden, vi har taget en standardiseret prøve. Man tager fem eller ti spørgsmål og tænker: “Jeg gjorde det. Det gik godt.” Men man er ikke forberedt på næsten fire timer med information, man skal forstå og bearbejde, mens man hele tiden skal sige til sig selv: “Hvad er det bedste PMI-svar?”

Det er de tre vigtigste ting: Lad være med at tage den på gefühl. Tag øvelseseksamener. Og læs ikke PMBOK-guiden fra ende til anden.

Kelsey Alpaio: Det er et godt råd.

Så under selve eksamen talte du lidt om, at vi ikke er vant til at tage prøver på tre eller fire timer. Hvilke fejl begår folk, mens de tager eksamen, og hvad gør dem, der klarer sig godt, anderledes?

Crystal Richards: Tidsstyring. Der er i alt 180 spørgsmål, og du har tre timer og 50 minutter—230 minutter. Jeg får alle til at regne på det, og de siger: “Okay, det er cirka et minut og lidt mere pr. spørgsmål.”

PMI har opdelt de 180 spørgsmål i blokke med 60 spørgsmål. Inden for de første 60 spørgsmål kan du springe rundt og besvare dem, og når du er færdig med de første 60, spørger systemet, om du vil holde pause.

Tag pausen. Du får ikke de ekstra ti minutter, hvis du ikke holder den. Når du går videre til spørgsmål 61 til 120, kan du ikke gå tilbage til den første blok. Og eksamen siger ikke: “Du har brugt to timer, så du bør nok gå videre.” Uret fortsætter med at tikke.

Jeg fortæller de studerende, at de skal dele eksamen op i tre blokke med 60 spørgsmål. Hvis man bruger 90 minutter på de første 60 spørgsmål, løber man tør for tid. Det er den tidsstyring, jeg virkelig ønsker, at folk forstår.

Når man tager en øvelseseksamen i fuld længde, opdager man, hvordan kroppen reagerer på stress og træthed. Det er en anden oplevelse. Mange siger, at de kommer ud af eksamen fuldstændig udmattede. Eksamen er også meget teksttung og scenariebaseret, så man skal kunne sortere støjen fra.

Jeg joker altid med folk og siger: Pas på, når du er inde i spørgsmålet og begynder at inddrage din egen livshistorie. “Ja, det skete også for mig.” Så bruger du 30 sekunder på at genopleve en del af din projektledelseskarriere. Det er her, gode øvelsesspørgsmål hjælper.

Og hvis du har tendens til at ændre dit svar: Ni ud af ti gange var dit første svar det rigtige. Derfor er øvelseseksamener også nyttige—så du kan opdage, når du er ved at ændre dit svar.

Kelsey Alpaio: Når vi vender tilbage til studiedelen: Hvis man læser til PMP-eksamen, mens man arbejder fuldtid, hvad bør man så prioritere? Er der en bestemt ramme eller rutine, du anbefaler?

Crystal Richards: Ja. Hvis du tager en bootcamp, har du brugt tid og penge på den—typisk 35 timer og en betydelig pris. Så er det alvor. Prøv at gøre det til et forløb på fire til seks uger.

Efter bootcampen vil jeg gerne have, at du tænker på de næste tre eller fire weekender som tid til en øvelseseksamen. Mellem arbejdet kan du måske snige 30 minutter ind om morgenen til øvelsesspørgsmål og en time efter aftensmaden til at gennemgå dem.

Gennemgå især de områder, der var svære for dig. Hvis du bruger PMBOK-guiden, skal du bruge den som et leksikon. Når du allerede har oplevet, at du ikke kunne besvare et spørgsmål, kan du slå det op og forstå, hvorfor du tog fejl. Hvis du læser den uden kontekst, ved du ikke, hvad du læser.

Du behøver ikke bekymre dig om, hvorvidt du har taget et kursus eller læst på forhånd. Tag en øvelseseksamen, så du får en fornemmelse af, hvordan spørgsmålene stilles. Derefter vil materialet hænge bedre sammen, når du gennemgår det.

Hvis hverdagen er vanskelig, kan du måske bruge lidt længere tid torsdag eller fredag aften. Men lørdag og dele af søndag er ofte de vigtigste. Du skal selvfølgelig have tid til dit liv og din familie, men hvis dette er et personligt og professionelt mål, skal du reservere tiden—ligesom du ville gøre med ethvert andet mål.

Kelsey Alpaio: Du har nævnt PMBOK et par gange, og jeg ved, at den syvende udgave er udkommet. Eksamen har også ændret sig lidt i løbet af de seneste år og omfatter elementer ud over PMBOK. Hvordan sikrer man sig, at man læser op på det rigtige materiale?

Crystal Richards: Start med kilden på pmi.org. Gå til sektionen om certificeringer og vælg PMP. Her finder du eksamensindholdet, altså eksamensindholdsoversigten.

Eksamen er ikke længere kun baseret på én ressource, som tidligere var PMBOK-guiden. Den bygger nu på flere ressourcer, der afspejles i eksamensindholdsoversigten. Den er stadig aktuel. Den siger, at eksamen blev opdateret i 2021, og det gælder stadig.

Folk bør gå til kilden og vælge ressourcer fra personer, de stoler på. Find ud af, om de tog en bootcamp, og hvad deres proces var. Kend dig selv. Jeg har selv købt mange onlinekurser, som jeg aldrig færdiggjorde. De kan være budgetvenlige, men du skal overveje, hvad dit mål er.

Hvis du er disciplineret og ved, at du kan finde tiden, kan du købe en bog og en eksamenssimulator. Uanset hvilken vej du vælger, skal du stadig betale for selve eksamen og vedligeholde certificeringen hvert tredje år.

Undersøg anmeldelserne, hvis du køber en bog. Se ikke kun på stjernerne, men læs de faktiske anmeldelser. Vær kritisk, og vælg de ressourcer, der passer til dig.

Kelsey Alpaio: Hvis nogen lytter til alt dette og tænker: “Det lyder som meget arbejde. Er det virkelig tiden, pengene og stressen værd?” Hvad vil du så sige? Er PMP stadig det værd i 2025?

Crystal Richards: Jeg vil sige ja. Hvis du ser stillinger, der virkelig interesserer dig, eller mennesker, du beundrer, og de har en PMP, er det et signal om, at det kan være en certificering, du bør overveje.

Jeg anbefaler altid, at man får sin virksomhed til at betale. PMI har også stipendier og en fond, så der kan være muligheder. Du behøver ikke altid være i en akademisk sammenhæng.

Vær strategisk med dine certificeringer. Nogle gange bliver en lang liste af certificeringer både dyr og besværlig at vedligeholde. Overvej, hvilken certificering der giver dig den største fordel.

Hvis projektledelse er det karriereområde, du ønsker, er PMP værdifuld. Alle siger, at de er projektledere, så certificeringen er en måde for arbejdsgivere at se, at du er seriøs og engageret i faget. Og hvis du kan få andre til at betale, er det endnu bedre.

Kelsey Alpaio: Når du har fået en rolle, som PMP-certificeringen har hjulpet dig med at få, hvor ofte kan du så forvente at bruge det, du lærte under forberedelsen?

Crystal Richards: Det er et godt spørgsmål. Jeg fik certificeringen, da jeg arbejdede på en offentlig kontrakt. Min chef sagde, at jeg skulle have den for at blive opført som nøgleperson. Da jeg havde bestået eksamen, sagde han: “Glem alt, hvad du har lært.”

Nu hvor jeg underviser i det, kan jeg se den store værdi. Man lærer bedre praksis, som kan anvendes i arbejdet. Et eksempel er RACI-diagrammet eller RACI-matricen, der viser, hvem der er ansvarlig, hvem der står til ansvar, hvem der skal konsulteres, og hvem der skal informeres.

Ingen har tid til at anvende alt. Selv PMI siger, at man ikke skal gøre det hele. Det kaldes tilpasning. Man skal tage de dele med, der giver mening i forhold til projektets miljø og kontekst.

Hvis organisationen bruger et andet navn for et værktøj, skal du bruge deres navn. Du vinder ikke venner ved at rette dem. Begynd med små forbedringer, og integrér flere værktøjer, når folk kan se, at de skaber bedre kommunikation og forståelse.

Kelsey Alpaio: Vi er næsten løbet tør for tid. Kan du give lytterne én ting, de kan gøre for at øge deres chancer for at bestå PMP-eksamen?

Crystal Richards: Projektled dig selv frem mod eksamen. Sæt en dato, arbejd baglæns fra den, og kommuniker med menneskene i dit liv. Fortæl venner, familie, teammedlemmer og din chef, hvad du har brug for.

Hvis du arbejder agilt, så gør det i sprint. Ved slutningen af hver uge er din leverance en øvelseseksamen, og resultatet viser dig, hvad du skal arbejde med i næste sprint.

Brug eventuelt et projektledelsesværktøj som Asana eller monday.com til at planlægge forløbet. Det er tilfredsstillende at se, at du når dine mål.

Gør dig selv en tjeneste og projektled dig selv hele vejen til at bestå eksamen.

Kelsey Alpaio: Det var fantastisk. Crystal, tusind tak, fordi du brugte tid sammen med mig i dag.

Crystal Richards: Selv tak. Tak, fordi du inviterede mig.

Kelsey Alpaio: Det var alt for dagens Retro. Følg programmet, så du aldrig går glip af en episode. Hvis du vil fortsætte samtalen med over tusind projektledelsesprofessionelle, der forstår dig, så kom med på thedpm.com/membership. Tak, fordi du lyttede.