Du bruger Notion forkert: Sådan opsætter du projektstyringssoftware til seriøst projektarbejde

Læs transskriptionen:

Vi prøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Galen Low: Hej alle sammen, og tak fordi I lytter med. Jeg hedder Galen Low og arbejder hos The Digital Project Manager. Vi er et fællesskab af digitale fagfolk på en mission for at hjælpe hinanden med at blive dygtigere, mere selvsikre og bedre forbundet, så vi kan øge værdien af projektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mere om det, så gå ind på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Okay, i dag skal vi tale om den populære produktivitetsplatform Notion, og om den er egnet til at håndtere komplekse digitale projekter, der involverer større organisationer. Men selv hvis du ikke bruger Notion, kommer vi til at gennemgå nogle af de største fejl, folk begår, når de konfigurerer deres projektstyringsværktøj og får andre til at tage det til sig, uanset om det er Notion eller noget andet.

Med mig i dag har jeg Frances Odera Matthews, certificeret Notion-konsulent og grundlægger af The Notion Bar. I løbet af de seneste tre år har hun hjulpet over 150 globale kunder med at opbygge kulturer præget af intention og fortælle historien om deres arbejde gennem Notion.

Frances, tak fordi du vil være med i programmet i dag!

Frances Odera Matthews: Hej, og tak fordi du har inviteret mig. Jeg glæder mig virkelig meget til at tale med dig.

Galen Low: Jeg glæder mig også til at tale med dig, og tak fordi du ville være med. Du er i London. Det er sidst på eftermiddagen hos dig lige nu, men jeg er glad for, at du har lyst til at nørde lidt med mig. Jeg sagde i venteværelset, at vi ikke taler så meget om værktøjer her i podcasten.

Så det her er lidt nyt for os, men jeg ved, at der er mange i vores fællesskab, som bruger Notion, er nysgerrige på Notion eller har undgået Notion, og også folk, som bare er på en rejse med projektstyringsværktøjer uden nogensinde helt at lande på det perfekte projektstyringsværktøj.

Jeg leder efter det og søger efter den hellige gral, og jeg tænkte, at vi måske kunne kaste lidt lys over det i dagens samtale. Du er selvfølgelig en, der ved en masse om Notion. En lille bemærkning til lytterne: Jeg er en person, der ikke ved særlig meget om Notion. Så jeg kommer til at spille den nysgerrige person, som ikke er inde i tingene, og Frances kommer til at dele ud af sin enorme viden, fordi du er helt nede i Notion, og jeg glæder mig til at dykke ned i det.

Frances Odera Matthews: Helt sikkert.

Galen Low: Jeg tænkte, at vi måske kunne begynde med det grundlæggende. For dem, der ikke er inde i tingene, og for dem, der ved mindre om det end jeg gør: Kan du fortælle os, hvad Notion er, og hvorfor du har besluttet at bygge hele dit serviceudbud op omkring det?

Frances Odera Matthews: Ja, selvfølgelig.

Jeg vil nok begynde ved begyndelsen og tage udgangspunkt i det, du lige nævnte: at projektledere altid forsøger at finde det perfekte værktøj. Engang var jeg selv projektleder. Jeg forsøgte altid at finde det perfekte værktøj. Jeg har været projektleder i mange forskellige kreative brancher og bureauer, blandt andet inden for e-handel og UX, og man skifter hele tiden fra det ene værktøj til det andet.

Og det var altid en kæmpe opgave at kvalificere værktøjerne, sammenligne funktionerne og sige: Nå, det her har den funktion, vi har brug for, men det andet har ikke den funktion. Og så forsøger man bare at samle det hele som et Frankensteins monster.

Vi brugte Notion internt hos det sidste Shopify-bureau, jeg arbejdede for, bare til at organisere interne ting. Og en dag gik det op for mig: Vent lidt, hvorfor har jeg alle de her kundeportaler liggende i Google Sheets? Jeg har de her opgavelister, der kun delvist kører i Notion—hvorfor bygger jeg ikke bare det hele ét sted?

Så jeg halverede bogstaveligt talt mit arbejde som projektleder ved at bygge vores kundeportaler til at styre Shopify-udviklingen fra start til slut. Jeg ved ikke, om nogen nogensinde har arbejdet med Shopify-udvikling, men det er utroligt omfattende, og der er så mange bevægelige dele. Og så gik det op for mig, at jeg kedede mig, fordi den spændende del af jobbet for mig var at skabe systemet.

Det eneste, der var tilbage, var at følge efter teamet og kunderne. Og jeg tænkte: Det har jeg ikke lyst til længere. Det var samtidig sådan, at Notion begyndte at få meget vind i sejlene. I begyndelsen af 2020 tænkte jeg: Måske skulle jeg lægge mig på Fiverr eller noget. Måske vil nogen betale mig for den her tilfældige nørdede færdighed, som jeg er virkelig god til.

Det viste sig, at der var mange, der ville betale mig, og jeg gik på fuld tid i sommeren 2021, og jeg har ikke set mig tilbage siden. Jeg har et slogan, som jeg altid vender tilbage til: Notion er ikke et produktivitetsværktøj, det er et mulighedsværktøj. Det, jeg savnede i alle de andre projektstyringsværktøjer—Asana, Monday.com, ClickUp, Avaaz og jeg kunne blive ved—var, at de ganske enkelt kun var projektstyringssystemer. Det var alt, de gjorde.

Med Notion kan du derimod virkelig fortælle historien om dit arbejde. Du kan forbinde dit projektstyringssystem med den tilfældige, rodede Excel-database, du har liggende, og du kan se dataene på en måde, der taler sammen med resten af systemet og er engagerende. Og faktisk ser det pænt ud, så du kan bygge dashboards og se de oplysninger, du har brug for, dér hvor du har brug for at se dem, og når du har brug for at se dem. Den form for fleksibilitet finder man bare ikke i værktøjer, der kommer færdigkonfigurerede. Tænk på det som et eventyr, du selv skaber.

Galen Low: Jeg elsker oprindelseshistorien, for helt ærligt tror jeg, at der er mange, som hader at sætte software op generelt—projektstyring, software, hvad som helst. Alt, hvor man gennemgår og opbygger den grundlæggende arkitektur for noget ret vigtigt. Det er ikke noget, de elsker.

Så på en måde tænker jeg: Jeg er faktisk ikke overrasket over, at der er efterspørgsel efter en som dig, der elsker det. Og jeg elsker, at vi lever i en verden, hvor det her er en mulighed, hvor man kan sige: Ved du hvad? Det er det her, jeg vil lave. Ikke nødvendigvis alt projektstyringsarbejdet med at drive projektet, men at sætte det op til at få succes.

Og også bare den idé, at værktøjerne i dag kan så meget. Jeg tror på en måde, at vi har en ret fastlåst forestilling om, hvad forskellige typer software bør gøre, hvordan de bør se ud, og hvordan de bør være. Og det kommer vi ind på senere, men jeg tror, at mange bare tænker: Det skal være klar til brug, ikke?

Jeg skal bare kunne logge ind og gå i gang, for vi har projekter, der skal drives. Ingen har tid til at sætte ting op, konfigurere dem og tænke grundigt over, hvad vi vil have dem til at gøre. Så på en måde synes jeg, at det her er et perfekt øjebliksbillede af, hvor vi er med software i dag, hvor mange arbejder forskelligt. Folk bruger forskellige værktøjer i et bureau eller i enhver form for kundeservicekontekst.

Du har kundens værktøj, ikke? De siger: Vi bruger det her, eller vi har det her regneark, og vi skal rapportere ind i regnearket, og det skal forbindes, mere end det skal være den ultimative løsning, den hellige gral, vi talte om i begyndelsen. Den slags nirvana for projektstyringsværktøjer findes måske ikke.

Måske handler det om omhyggelig konfiguration. Men overordnet set elsker jeg det, fordi jeg synes, det relaterer sig til mange af de udfordringer og den smerte, folk oplever omkring at drive projekter, bruge software, skabe samarbejde og få det hele til at fungere med forskellige menneskers arbejdsstile.

Så jeg synes, det er virkelig fedt. Jeg lagde ud med at sige, at der er nogle, som ikke er imod Notion. Men måske tænker de: Ja, Notion er ikke noget for mig. Jeg er bare nysgerrig på, hvem der ifølge dig bør bruge Notion—og hvem der ikke bør. Hvordan hjælper du dine kunder med at forstå, hvornår Notion er svaret, og hvornår det ikke er?

Frances Odera Matthews: Først og fremmest vil jeg sige, at der helt sikkert er et mentalt element i det. Jeg bruger analogien, at man kan få sit tøj skræddersyet, eller man kan købe det direkte fra stativet. Det kan være fint at købe noget direkte fra stativet, men hvis du gør en lille indsats, går til skrædderen og bliver målt, bliver du sandsynligvis 20 gange gladere for resultatet end for noget, du bare har købt fra stativet.

Især hvis det er noget, du skal bruge hver eneste dag i dit liv, og som nærmest er omdrejningspunktet for det, du gør, og for hvordan du får dine dage og dit arbejde til at fungere. Derfor skal du være mentalt klar til at sætte dig ned og faktisk tænke: Hvad er det egentlig, jeg gør hver dag?

Du vil blive overrasket over, hvor mange der ikke har tænkt over det spørgsmål, og som befinder sig på en usund produktivitetskur, hvor vi bare vil videre, videre, videre, uden at nogen tager sig tid til at standse op og finde ud af, hvad der egentlig foregår. Først skal du altså være indstillet på at standse op og finde ud af: Denne del af min arbejdsgang hjælper mig ikke, denne del hjælper mig.

Jeg går op i at følge det her, men jeg går ikke op i at følge det der. Så først og fremmest er tankegangen afgørende. Og helt pragmatisk: Hvis du har en masse regneark liggende, som du ville ønske kunne tale sammen, er Notion sandsynligvis stedet for dig. Du vil blive overrasket over, hvor meget tid du sparer ved ikke at skulle indtaste data manuelt på tværs af systemet eller mellem regneark.

Det er den pragmatiske side. Jeg nævnte tidligere, at jeg bogstaveligt talt halverede min arbejdsbyrde som projektleder ved at oprette kundeportaler i Notion. Jeg har arbejdet med mennesker i alle mulige brancher. Jeg har arbejdet med venturekapitalfonde og bygget noget meget specialiseret, som faktisk var et virkelig spændende projekt.

Det var en blind mekanisme til vurdering af aftaler, hvor alt lå i én stor database, men forskellige venturekapitalfonde havde forskellige visninger af databasen. De vurderede altså den samme porteføljevirksomhed i den samme database, men kunne ikke se, hvad de andre havde givet af score. Der var dog en samlet slutscore. Det var virkelig smart.

Jeg har lavet alle mulige ting. Jeg har arbejdet med e-handelsvirksomheder med 60-70 medarbejdere for fuldstændigt at omlægge og genopbygge deres systemer i Notion. Det handlede igen primært om at tage alle de løse Excel-regneark og samle dem ét sted, så alle også har overblik over, hvad der foregår.

Et stort problem, jeg ser hos mange virksomheder, er gennemsigtighed. Folk forstår ikke, hvordan data bevæger sig rundt i virksomheden. Og fordi alt i Notion ligger i skyen, opdateres det for alle i realtid, uanset hvor i systemet det bliver nævnt.

Og ja, jeg nævnte nogle projektstyringsnavne tidligere, men de mest almindelige værktøjer, folk kommer til mig fra, er ClickUp og Monday, igen fordi de udelukkende er projektstyringsværktøjer. Men det, folk leder efter, er samlede økosystemer, hvor alt i deres arbejdsgang taler sammen. De kan komme ind på en flot forside, hvor de kan se, hvad alle arbejder på, og hvad der har deadline.

Måske er der nogle smarte meddelelser, og det hele er flot brandet. Så hvis du leder efter noget af det, er Notion nok værd at se nærmere på. Men der er selvfølgelig også ulemper. Det kræver en tidsinvestering. Som jeg sagde før, skal du være klar og have den rette indstilling og sige: Jeg er klar til at tage det alvorligt at strømline min arbejdsgang.

Og med det følger en indlæringskurve og noget opsætning. Men helt ærligt, der er en indlæringskurve og opsætning for ethvert værktøj.

Galen Low: Det er rimeligt, ikke?

Frances Odera Matthews: Jo, og det giver et større udbytte på lang sigt, fordi det er noget, du kan tilpasse og udvikle sammen med dig på længere sigt. Når dine processer ændrer sig, ændrer du bare din Notion-opsætning i stedet for at skifte til et andet værktøj.

Galen Low: Jeg kan godt lide den idé, at man samler arbejdet. Det er ikke nødvendigvis projektstyring, især fordi de mennesker, der bruger platformen, måske ikke ser det som projektstyring. Så hvis man putter det ned i projektstyringskassen—og jeg ved, at mange af de platforme, du nævnte, forsøger at brede sig ud til bare at handle om at få arbejdet gjort—så kan jeg godt lide tanken om, at folk bare vil have det samlet ét sted, fordi vi spilder så meget tid på dataindtastning eller på at vente på, hvornår den her information kommer ind, eller hvornår en bestemt person opdaterer noget, så vi kan se, hvad der foregår.

Arbejdet er faktisk mere flydende end det. Det er ikke alt det her stive med: Onsdag er dagen for statusrapporten. Hvad nu hvis jeg vil vide, hvordan det går med produktet tirsdag? Det burde jeg kunne vide. Det kan jeg godt lide. Og må jeg også lige sige, at jeg virkelig godt kan lide analogien med det skræddersyede jakkesæt.

Jeg synes, den rammer godt, uden at vi behøver tage den for langt. Jeg tænker: Ja, ved du hvad? Jeg ville sammenligne det med et jakkesæt. Du får et skræddersyet jakkesæt eller køber en brudekjole, og du kommer med den indstilling og har allerede tænkt over det. Du siger: Jeg vil have, at det skal se sådan her ud. Det er det, jeg skal bruge det til. Det er dagens tema. Jeg investerer tiden, fordi jeg vil have det tilpasset til mig.

Og så tænker jeg: Jeg er ikke den type person—jeg ved, at der findes folk, der er det—men jeg køber gerne en T-shirt fra stativet. Jeg køber gerne en poloshirt fra stativet, ligesom den jeg har på nu, og det er okay. Jeg har ikke planer om at få den skræddersyet. Det er min hverdagsskjorte, ikke noget jeg satser hele mit liv på. Det er ikke til den store forretningspræsentation, jobsamtale eller bryllup. Jeg skal bare have den på et par dage om ugen.

Det er helt fint. Og jeg tror, software kan være sådan. Jeg havde alle de her spørgsmål om at blive sat op, kaste sig ud i det eller finde ud af det undervejs. Men jeg synes, analogien fortæller historien meget klart: Nogle af dine værktøjer er T-shirts, og det er helt okay. Du behøver ikke hyre en konsulent til at finde ud af, hvordan du bruger dit chatværktøj, Slack, Teams eller hvad det nu er.

Nogle gange udfolder det sig bare, og det bliver lidt mere flydende. Ja, du bruger det hver dag, men samtidig behøver alt omkring det ikke være perfekt, for at det kan fungere. Projektstyringssoftware er derimod noget, du bruger som det centrale omdrejningspunkt for dit samarbejde.

Det bør være et mulighedsværktøj, ikke? Det handler ikke bare om at flytte en komponent fra A til B. Det handler om, at mennesker samarbejder, deler oplysninger, ved hvad der foregår og er på samme side. Og normalt er indsatsen høj i projektstyring, fordi det ofte handler om en større indsats eller forandring, hvor der er meget på spil.

Og det er vigtigt. Derfor er der ikke noget galt i at købe et jakkesæt fra hylden og have det på til sit bryllup. Jeg er sikker på, at det sker. Men det er også værd at have den tanke i hovedet: Er det her noget, hvor jeg bør tænke på at få det skræddersyet?

Er det et sted, hvor det kan betale sig, hvor jeg gerne vil have målt min indvendige benlængde, uanset hvor akavet det faktisk er hos skrædderen? Ja, fordi jeg vil have, at det skal passe, se godt ud og holde længe. Jeg synes, det er en virkelig god analogi.

Frances Odera Matthews: Ja, og det, du sagde om, at der er meget på spil, er også vigtigt.

Hvis der er meget på spil for dig, og din proces er så omfattende og vigtig, bør du nok få den skræddersyet på et tidspunkt. Du kan begynde med noget fra stativet og tænke: Ved du hvad? Det her er faktisk et vigtigt omdrejningspunkt i min arbejdsgang. Lad os se, hvordan jeg kan få det tilpasset til mig.

Galen Low: Det kan jeg godt lide. Og det var faktisk også der, jeg ville hen med det næste spørgsmål, for kan Notion samtidig være en T-shirt fra stativet i begyndelsen? Og hvad er nogle af begrænsningerne eller ulemperne sammenlignet med det, du har set fungere godt, hvis nogen starter med Notion og siger: Ja, Notion er fint, men jeg tilpasser det senere. Lad os bare komme i gang. Hvordan ser den oplevelse ud?

Frances Odera Matthews: Der er et par måder, Notion kan være en T-shirt fra stativet på. Den første er, at du kan finde en masse skabeloner på internettet. Hvis du skriver X-skabelon i Google, kommer der noget frem. Men jeg vil sige, at alle skabeloner ikke er skabt ens.

Som en, der bruger meget tid på at reverse-engineere og forbedre skabeloner derude, vil jeg sige: Lad dig ikke narre af, at noget er pænt. Jeg lægger selv meget arbejde i æstetikken i mit arbejde, ganske enkelt fordi jeg gerne vil bruge det. Men jeg fokuserer først på funktionaliteten, og mange skabeloner derude er desværre meget flotte, men et mareridt at bruge, fordi databaserne ikke taler ordentligt sammen, brugeroplevelsen ikke er optimeret, og der er så mange andre problemer.

Vær derfor lidt forsigtig med det, du vælger, og fal ikke ind i en usund skabelonkur, hvor du bare køber 20 skabeloner og tænker: Ja, det her bliver fantastisk for mig. Du bør altid hente inspiration fra skabeloner, tage det, du har brug for, og se, hvordan du kan integrere det i din arbejdsgang.

En anden måde, Notion kan være en T-shirt fra stativet på, ud over at der findes så mange skabeloner, er, at Notion har en startpakke til projektstyring med opgaver og projekter, tror jeg. Den er okay. Igen er den grundlæggende af en årsag, fordi de gerne vil have, at du bygger videre på den. Den hjælper dig med at lære Notions funktionalitet at kende, og så tænker du: Okay, det er godt, men i en ideel verden vil jeg faktisk gerne kunne tilføje opgaver direkte fra min skabelon til mødenoter. Det er faktisk en af mine yndlingsfunktioner.

Folk siger: Åh gud, jeg behøver ikke skrive det ned og derefter bruge en halv time på at tilføje det i Monday.com. Det er jo fantastisk. Så du har dine T-shirts fra stativet, men vigtigst af alt følger jeg en meget bevidst bottom-up-tilgang i processen af en grund. Første fase er afklaring. Det handler om at finde ud af, hvad i alverden vi egentlig laver.

De fleste har ikke sat sig ned og besvaret det spørgsmål: Hvilken software bruger vi? Hvad kunne vi erstatte med Notion? Hvad kunne vi forbinde med Notion? Hvad har vi brug for at følge, gemme og dele? Det er grundlæggende det, Notion er god til. Derefter spørger man: Hvordan kan vi reverse-engineere det til databaser?

Hvordan kan vi forbinde databaserne med hinanden, så det bliver effektivt, og så vi ikke hele tiden indtaster de samme data to gange og spilder tid? Derefter går vi videre til: Hvordan kan vi lave skabeloner til vores sider? Hvordan ville det perfekte projektdashboard se ud for os? Vil vi se opgaver? Vil vi se møder?

Vil vi se kundeoplysninger? Vil vi have plads til filer? Skal filerne stå alene, eller skal de altid kunne ses sammen med alle de andre projektfiler? Der er en hel kunst i at opbygge databaser, men i sidste ende skal du have databasen og databaseskabelonen på plads.

Derfra kan du opbygge dine visninger. Og når det er gjort, kan du bare tilslutte dine drømmedashboards. Du kan trække visninger ind. Lad os sige, at du havde en stor opgavedatabase. Du kan have en visning af forfaldne opgaver på din opgaveforside, men du kan også have en visning af forfaldne opgaver på din primære forside, hvor folk bare orienterer sig om, hvad der foregår.

Du kan også have den i marketingsektionen, men filtreret, så den kun viser marketing. Så du har tre øjebliksbilleder af den samme database i tre separate områder af arbejdsområdet, men de taler alle sammen. I modsætning til regneark, som du manuelt skal opdatere og spilder enormt meget tid på, opdateres alt i realtid, og det er uvurderligt.

Galen Low: I hvert fald for mig—jeg ved ikke med vores lyttere—men ordet skabelon yder ikke helt det retfærdighed i dag. Når jeg hører dig sige, at der findes en skabelon til det her, og at den har en slags grundlæggende databaseopsætning med forbindelse til andre værktøjer, tænker jeg: Nej, jeg troede bare, det ville være en tabel med nogle kolonneoverskrifter, og at det var sådan, man lavede statusrapportering.

Det er vigtigt, at folk forstår, at der foregår meget bag kulisserne. Notion er en af de ting, hvor enkelheden på forsiden skjuler, hvad der kan foregå i baggrunden, når det handler om at få oplysninger frem og forbinde ting. Og det er faktisk ret spændende.

Jeg vil gerne dykke ned i, hvordan det forbindes med andre ting senere, men noget, der slår mig her, er, at vi har brugt analogien med et skræddersyet jakkesæt eller en brudekjole, der skal tilpasses. I den analogi er det normalt én person eller en lille gruppe mennesker, men i din rolle som konsulent: Hvem taler du med for at finde ud af ting som, om vi vil have opgaver med deadlines på personlige dashboards og i den samlede visning på forsiden?

Er det en form for koordinering mellem mange personer, eller hvem plejer du at arbejde sammen med for at træffe beslutninger om, hvordan dashboards fungerer, og hvordan selve værktøjet fungerer?

Frances Odera Matthews: Jeg arbejder primært med projektledere og personalechefen eller en tilsvarende rolle, fordi det virkelig er dem, der tager ansvar for arbejdskulturen i organisationen.

De kommer til mig og siger: Vi har problemer med at se det her eller gøre det her, og vi ville gerne have, at vores arbejdsstyrke var mere sådan her. Så siger jeg: Okay, jeg kan reverse-engineere Notion, så det passer til de behov. Uden for projektstyring kan det også være helt enkle ting, som: Vi ville gerne have, at vores medarbejdere havde en kultur, hvor de i højere grad roser deres kolleger.

Okay, så lad os bygge en ros-knap på forsiden, hvor de bruger adfærdspsykologi, fordi det er det sted, de logger ind hver dag. Lad os placere en knap, som de ser hver dag, og som opfordrer dem til at fremhæve teammedlemmer i en rosedatabase. Så kan man se, hvad folk har skrevet tidligere og den slags.

Der kan altså indgå utrolig mange ting, også uden for projektstyring. Det handler ikke kun om projektstyring. Det handler om alle de samlede ting omkring arbejdet, som skal følges, gemmes eller deles.

Galen Low: Jeg elsker den opsummering: fulgt, gemt eller delt.

Men det, jeg bedst kan lide, er, hvem du arbejder med. Jeg tænkte: Ja, sikkert også ledelsen, som har brug for en form for udrulning af Notion, og sikkert nogle andre vigtige interne eller eksterne interessenter. Men jeg elsker det ekstra lag med mennesker, der selvfølgelig har en interesse i arbejdsgangens kultur.

Mennesker i personale, drift og projektstyring. For det er mere end bare opgavestyring. Mange tænker straks: Projektstyringssoftware, statusrapporter, tidsplaner, budgetopfølgning, en eller anden form for oversigt over resterende arbejde og opgaver, opgaver, opgaver.

Men i virkeligheden handler det om, at mennesker arbejder sammen, har det godt med det arbejde, de udfører, forstår værdien af arbejdet og forstår, hvordan det hænger sammen med målene. Og hvis den kultur, du vil opbygge, og de værdier, du står for, handler om ros, støtte og tjenende ledelse, kan du bygge det ind i værktøjet.

Ikke i alle værktøjer, men det er tydeligvis noget, du kan tilpasse i Notion. Det gælder sikkert også andre værktøjer, hvor du faktisk kan få dem til at afspejle den kultur, der allerede findes, eller som du gerne vil skabe. Det handler ikke kun om, hvornår opgave A har deadline. Det kan alle projektstyringsværktøjer.

Men hvad giver dig mulighed for at opbygge den kultur og de arbejdsgange, du ønsker? Du nævnte det i din introduktion: at fortælle historien om arbejdet. Jeg må være ærlig og sige, at jeg tænkte: Ha, ja, det er et godt slogan. Men så begyndte jeg at tænke over det. Vi bruger så meget tid på at arbejde, og vi lægger så meget energi og så meget på spil i et projekt. Så ja, det er vigtigt at få den historie fortalt og være en del af den fra dag til dag.

Det er vigtigere end nødvendigvis at forstå den præcise udnyttelsesgrad for en bestemt ressource. Det er også vigtigt, men hvad betyder det egentlig alt sammen?

Og jeg elsker idéen om at standse op og tænke over, hvad vi laver—ikke kun selve arbejdet, men også organisationens, virksomhedens eller teamets natur. Hvorfor er vi gået sammen? Hvad står vi for? Og hvordan vil vi gerne have, at det fungerer? Det er den inspirerende side af sagen, mens den anden side let bare bliver: Har det de funktioner, vi vil have? Hvad koster det? Lad os sætte det til og gå videre.

Når man stiller de to ting op ved siden af hinanden, tænker man: Ja, den ene er på en måde bedre end den anden.

Frances Odera Matthews: Helt sikkert. Og på den anden side af den mønt, du nævnte, ligger hele idéen om plug-and-play: Du tvinger dig selv til at arbejde på den måde, softwaren har bestemt, i stedet for at fortælle softwaren, hvordan du faktisk arbejder.

Den første mulighed giver naturligvis mere modstand og friktion og føles mere unaturlig, mens tingene bliver meget lettere, når de er sat op efter den måde, din hjerne har brug for at se dem på, og den måde dit team naturligt har brug for at arbejde på.

Det er faktisk en af grundene til, at Notion tiltrækker mange fra det neurodivergente fællesskab, fordi der pludselig er mulighed for at bygge tingene præcis på den måde, din hjerne har brug for at se dem.

Galen Low: Ja, det er jeg enig i. Der er en vis fastlåsthed i den måde, vi tænker, at software bør være på.

Og jeg er glad for, at du nævnte neurodiversitet og det faktum, at vi arbejder forskelligt og tænker forskelligt. Vi behøver ikke nødvendigvis tvinge os selv ned i et firkantet hul, hvis vi faktisk kan skabe noget, der passer bedre til os.

Frances Odera Matthews: Helt sikkert. Den mest almindelige måde, det viser sig på i mit arbejde, er, at nogle hader Kanban-visningen, mens andre elsker tabelvisningen—eller hader tabelvisningen og kun arbejder i Kanban. Men du kan bare oprette begge dele i Notion. Det er de samme data, de er bare vendt på en anden måde.

Galen Low: Det er en anden visning. Og det er faktisk en god overgang, for jeg ville gerne ind til noget af det svære omkring Notion. Vi har talt rundt om det hele tiden, men den store ting for mig, især når jeg taler med folk eller gennemgår fora, er hovedtemaet: Notion er noget, vi kommer til at vokse fra. Det er for bohemeagtigt, for svært at administrere eller på en eller anden måde for begrænset.

Jeg ser det ofte blive afvist, især på virksomhedsniveau. Folk siger: Det er måske godt til små teams, selvstændige og små bureauer, men vi er 250 mennesker, vi kan ikke bruge Notion. Er det rigtigt? Er Notion seriøs software, der også kan fungere på virksomhedsniveau? Eller hvilke udfordringer kan folk møde, som kan udløse de her idéer eller holdninger på det niveau?

Frances Odera Matthews: Jo større du bliver, jo mere skal du bekymre dig om tilladelser. Du skal derfor have en person på teamet eller hyre en som mig til at tage sig af den opgave, finde ud af, hvordan jeres tilladelsesarkitektur skal være, og sikre, at folk er tilknyttet det rigtige teamområde.

Det kan ganske enkelt blive nogens job. Du kan være nødt til at ansætte en person, hvis opgave bogstaveligt talt er vedligeholdelse af Notion, og det er ikke usædvanligt. Det ser vi også med andre værktøjer, for eksempel Salesforce-administratorer i virksomheder. Der er altså mange kontaktpunkter, og du bliver nødt til at rydde op.

Jeg tilbyder også en fraktioneret service til mindre teams, som endnu ikke er nået til det stadie, men du skal under alle omstændigheder finde ud af, hvilke tilladelsesniveauer der skal være, sikre, at det er bygget rigtigt, og sørge for, at det ser pænt ud. Men det kan bestemt fungere.

Galen Low: Jeg har fokuseret på konfiguration, den indledende konfiguration, onboarding og udbredelse.

Men du har ret. Jeg kommer til at føre analogien alt for langt, men hvis dit skræddersyede jakkesæt bliver beskadiget, får en plet eller et hul, siger du ikke: Det her er skrald, jeg smider det ud. Du får det sandsynligvis repareret, og du finder nok en person, som du stoler på, og som kender dig godt nok til at reparere det eller få det til at gøre noget, det ikke kunne før.

Jeg vejer bestemt ikke det samme, som da jeg blev gift. Kan vi lægge det ud og få det til at passe bedre? Det er vigtigt løbende arbejde. Det er virksomheden. Det er det, der får den til at leve. Hvis du tænker, at du ikke har råd til en medarbejder, der har ansvaret for Notion—måske ikke engang på deltid—kan det være svært at få på budgettet.

Men når du tænker på indsatsen og teknologiens hastighed, og på at folk arbejder forskelligt hver dag, samtidig med at der kommer nye værktøjer, som skal integreres, er det faktisk pengene værd. Du sagde jo selv, at du halverede din administrative tid. Det gælder projektlederen, men også alle andre, der indtaster data. Hvis du for eksempel skal registrere din tid to forskellige steder, og du kan gøre det ét sted i stedet, er der et afkast på investeringen.

Frances Odera Matthews: Hundrede procent. Det er virkelig sjovt for mig, for jeg ser virksomheder bruge sekscifrede beløb på at renovere et kontor og sige: Se, vi har fået en ny kaffemaskine. Det vil forbedre vores produktivitet. Se, vi har fået et bordfodboldbord.

Dit team bruger 1 % af tiden ved kaffemaskinen og bordfodboldbordet. De bruger over 97 % af tiden på de her dataindtastningspunkter. Hvorfor ikke investere tid og ressourcer i at sikre, at de faktisk fungerer ordentligt, ser pæne ud og er effektive?

Jeg er selv lidt af en designnørd, og jeg ville elske en verden, hvor der var en mere hybrid tilgang til fysisk kontordesign og virtuelt kontordesign, så man kunne få Notions indretning til at matche kontorets indretning, sætte QR-koder op forskellige steder, som linker til forskellige Notion-opsætninger.

Vi er på vej ind i en hybrid æra, så hvorfor ikke gøre det reelt hybridt?

Galen Low: Hold da op. Det er en hel episode i sig selv. Jeg ville elske at dykke ned i det, for det går jeg også meget op i. Vi ser så mange hybride arbejdspladser. Og ja, vi ser stadig ofte, at man for at få folk tilbage på kontoret har lavet et køkken. Du ved, hvad jeg mener.

Frances Odera Matthews: Har I et regneark med det?

Galen Low: Ja, ikke? Det ville faktisk være fantastisk. Gør det omvendt. Vi laver bare et køkken med regnearkstema, så burde det være fint. Apropos noget, der kunne blive en hel episode, vil jeg lige smide det her ind til sidst.

Vi taler om Notion. Vi taler om det som et mulighedsværktøj. Vi taler om, hvordan det kan skaleres, og hvordan det kan indgå i en større virksomhedskontekst. Og jeg tror, at den anden ting, der fylder meget, ud over hybride arbejdspladser, er AI.

Notion var faktisk et af de første værktøjer, jeg lagde mærke til, som lancerede et AI-drevet funktionssæt. Jeg lavede lidt research, og jeg ved, at der var en stor stigning i interessen, selvfølgelig fordi det fra mit perspektiv så ud til at være en tidlig bruger eller i hvert fald blandt de første på markedet med et AI-drevet funktionssæt.

Du taler med mange om Notion. Bruger folk virkelig Notions AI-funktioner i deres arbejde? Er det stadig mest en nysgerrighed? Er folk tøvende? Eller bruger nogle det faktisk i hverdagen og i større skala for at spare tid og indtaste færre data? Hvordan opleves udbredelsen, og hvor har du set, at det har været udfordrende for nogle af dine kunder?

Frances Odera Matthews: Jeg vil sige, at den største nye funktion, folk elsker ved Notion AI, er spørgsmål-og-svar-funktionen. Så længe dine processer er dokumenteret korrekt, og data generelt er indtastet korrekt på tværs af systemet, kan du spørge Notion Q&A om hvad som helst, for eksempel: Hvad arbejder vi på i denne måned?

Så finder den et svar til dig baseret på det, der ligger i systemet. Eller du kan spørge: Ud fra de typer kunder, vi arbejdede med sidste år, hvordan vil du anbefale, at vi gør X, Y og Z? Det kan være hvad som helst. Det bliver virkelig til en ekstra hjerne, hvilket er et udtryk, du ofte hører, hvis du begynder at bevæge dig ned i Notion-kaninhullet.

Den anden anvendelse er til helt praktiske ting, især i databaser. I min egen arbejdsgang bruger jeg Notion AI som en databaseegenskab til at formatere links til mit nyhedsbrev, The Notion Zeitgeist, som alle burde følge.

Galen Low: Værsgo. Jeg tilføjer linket i noterne.

Frances Odera Matthews: Jeg webklipper bogstaveligt talt ting til denne database, og så har jeg en Notion AI-prompt som egenskab: Hent titlen på denne databaseside, lav et hyperlink til den med denne sides URL, og tilføj også en emoji i begyndelsen baseret på titlen.

Det sparer mig omkring 30 sekunder pr. ting, hvilket er utrolig værdifuldt, for ellers skulle jeg formatere linket manuelt.

Galen Low: Nej, helt sikkert. Selv i mit daglige arbejde sender jeg e-mails med links, og jeg kan mærke, at det tager tid. Hent URL'en. Sørg for, at den er rigtig, markér teksten, klik på linkknappen og så videre. Det er faktisk en rigtig god brug af AI.

Frances Odera Matthews: Det er ikke relateret til Notion, men jeg ved ikke, om nogen bruger Magical. Jeg tror bare, det hedder Magical. Det er en fantastisk tekstudvider til gentagne rapporteringsopgaver.

Galen Low: Nå, okay.

Frances Odera Matthews: Men tilbage til Notion AI: Det kan bruges til alle former for manuelt arbejde. Lav det her om til en tabel for mig. Jeg har lige skrevet en masse tilfældigt, kan du rydde op i det? Det kan Notion AI gøre. Der er mange virkelig gode muligheder, men min favorit er helt klart at erstatte manuel formatering, for ingen har tid til det.

Galen Low: Selv det, du sagde om handlingspunkter, mødereferater og noter, er interessant. Overordnet set tænker de projektledere, der lytter med, sikkert: Vi bliver jo opfattet som meget organiserede, og intet er rodet i vores verden.

Du er projektleder. Men når man faktisk laver projektledelse i samarbejdet og sidder i et møde, hvor folk bare kaster idéer op på væggen, er det rodet. Hvis man bruger meget tid på at gøre det mindre rodet, så det giver mening og ser organiseret ud, så man ligner en organiseret projektleder, er det ikke den egentlige færdighed.

Færdigheden er, at du samlede folk, og at de kastede idéer op på væggen, hvorefter du skal få det ind i en tilstand, hvor det giver mening for andre, der ikke var i rummet. Det er færdigheden, ikke at kopiere og indsætte ord i noget eller formatere links.

Jeg elsker, at det fungerer som et ekstra værktøj til effektivitet. Og jeg kan også godt lide det, du sagde om den ekstra hjerne. Vi har arbejdet lidt med AI-værktøjer og hvordan AI-værktøjer kan bruges til projektstyring, men meget af det har været på den store sprogmodel-side, ChatGPT.

Hjælp mig med at gøre noget, ikke nødvendigvis forbundet med informationsdatabasen eller projektdataene. Hvorimod det, du beskriver, er en spørgsmål-og-svar-funktion, der henter indsigter, lidt ligesom analyseværktøjer, for eksempel i GA4, hvor det er en grænseflade til spørgsmål og svar.

Jeg elsker idéen om, at den kan samle indsigter, fordi den ser på dataene fra dine databaser i Notion, måske på tværs af projekter eller på tværs af virksomheden, og giver dig hurtige svar, som et værktøj, der ikke er forbundet med dataene, aldrig ville kunne give. Det er virkelig interessant.

Frances Odera Matthews: Hundrede procent. Og det fungerer kun rigtigt, når du har dokumenteret dine processer korrekt. Det er endnu et område, hvor jeg ser virksomheder miste effektivitet. De har ikke skrevet noget ned nogen steder, der forklarer: Sådan gør vi X. Sådan gør vi Y. Sådan ser Y ud i den her situation.

Det er også dér, man mister tid. Folk prøver bare febrilsk at finde ud af, hvordan tingene skal gøres.

Galen Low: Maskinen kan ikke lære noget, hvis du ikke har skrevet det ned.

Frances Odera Matthews: Præcis.

Galen Low: Det binder det hele sammen, ikke? Det kræver en vis bevidsthed. Jeg synes, meget arbejde i dag foregår kaotisk og på gefühl.

Og i mange virksomheder—ikke alle, men mange—bliver det værdsat. Det er en god ting. Vi fejler hurtigt, og kaos er okay, fordi vi finder svaret hurtigere. Og det kan jeg også godt forstå. Men på et tidspunkt er man nødt til at holde pause og tænke bevidst: Hvad er det, vi laver?

Vi skal være bevidste om det. Vi skal dokumentere ting. Vi skal have styr på vores data. Og det er investeringen værd. At køre videre og videre i kaos hele tiden behøver ikke være virkeligheden. Det kan betale sig at sætte sig ned og tænke over, hvad det egentlig er, vi laver.

Frances Odera Matthews: I sidste ende er der en pris for kaos, og den pris er høj personaleudskiftning, fordi folk ikke vil arbejde i kaos i mere end nogle få måneder. Jeg arbejdede tidligere i e-handelsverdenen, som nok er en af de mest kaotiske brancher, der findes. Jeg kunne begynde på et projekt med én interessent, og nogle måneder senere var det en anden, og et par måneder efter en tredje, fordi folk bare var gået videre. Det hele var så kaotisk internt, at de tænkte: Det her gider jeg ikke mere.

Så har du også rekrutteringsomkostningerne og ineffektiviteten ved at skulle oplære en ny person i rollen hver sjette måned. Hvis du bare havde standset op og lagt tingene rigtigt til rette første gang, havde du ikke behøvet at gå igennem alt det.

Galen Low: Jeg elsker det. Der er en pris for kaos. Fantastisk. Frances, tusind tak fordi du ville være med i programmet. Det var en virkelig spændende samtale. Jeg tror, der gemmer sig tre episoder mere i nogle af de ting, vi kun lige berørte de sidste ti minutter, og dem skal vi helt sikkert tage.

Hvis folk vil vide mere om dig og tilmelde sig nyhedsbrevet, hvor kan de så finde dig?

Frances Odera Matthews: Du kan finde mig hos The Notion Bar på alle platforme. Jeg er meget på LinkedIn for tiden, så søg efter Frances Odera Matthews. Følg også mit nyhedsbrev, The Notion Zeitgeist, hvor du kan se opdateringer om, hvad der foregår i mit kursusfællesskab, samt inspirerende uddrag og nyheder fra IT-fællesskabet, som jeg kuraterer fra hele Notion-verdenen hver uge.

Galen Low: Jeg tilføjer alle de links i noterne. Og igen, tak fordi du brugte noget tid sammen med mig i dag.

Frances Odera Matthews: Tak fordi du havde mig med, Galen. Det har været fantastisk.

Galen Low: Så er der ikke mere, folkens. Som altid: Hvis du vil deltage i samtalen med over tusind ligesindede projektstyringsentusiaster, så kom med i vores fællesskab! Gå ind på thedigitalprojectmanager.com/membership for at læse mere. Og hvis du kunne lide det, du hørte i dag, så abonnér, og hold kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Indtil næste gang—tak fordi du lyttede.