PMBOK-formanden siger, at projektledere bør holde op med at jagte AI-værktøjer og begynde at reducere kompleksiteten
Jesse Fewell, underviser i projektledelse, siger, at projektledere bør bruge AI til at forenkle projektarbejdet og reducere kompleksiteten, samtidig med at relationer til interessenter og ledelse forbliver klart menneskelige.
Jesse Fewell
Projektledelse og underviser
Værktøjers brugervenlighed: AI-værktøjer varierer i brugervenlighed; integrerede platforme giver ofte en mere enkel oplevelse.
Prioritering af enkelhed: Forenkl teknologistakken for at håndtere kompleksitet effektivt, øge produktiviteten og reducere mental overbelastning.
AI's indvirkning: AI forbedrer projektledelse ved at håndtere gentagne opgaver, så fagfolk kan fokusere på strategi.
Menneskelige kompetencer: Inddragelse af interessenter er fortsat et menneskeligt område, eftersom personlig interaktion opbygger afgørende tillid og kommunikation.
Gentænkning af rollen: Projektledere skal tilpasse sig fremskridt inden for AI, efterhånden som organisationer integrerer AI i arbejdsstyrkens dynamik.
Jesse Fewell er underviser i projektledelse og hjælper organisationer med at navigere i komplekse transformationsinitiativer. Han er også forfatter til Uudnyttet agilitet, og han var formand for 8. udgave af PMBOK®-vejledningen.
Vi talte med Jesse om, hvordan AI ændrer projektleverancer, ledelse og projektledernes fremtidige rolle. Her er, hvad han havde at sige.
Sådan formes fremtidens projektledelse
Hej, jeg hedder Jesse. Jeg hjælper ledere på alle niveauer med at skabe forandringer, der holder. Mit konsulentarbejde spænder fra at styrke ledelseskompetencer på DC Public Schools til at drive den digitale transformation for Frontier Communications, en virksomhed til 4 mia. dollar, som for nylig blev solgt til Verizon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg deler også min viden med det bredere fællesskab gennem bøger og faglige artikler, og jeg var formand for 8. udgave af PMBOK®-vejledningen, den globale standard for projektledelse.
Jeg er forfatter til Uudnyttet agilitet, og i over ti år har jeg skrevet klummen "Den agile projektleder" i PM Network Magazine.
Sådan fungerer AI som tænkemakker
Den mest overbevisende ændring, AI har medført i mit arbejde, er, at jeg kan skabe mere fremdrift og større tillid til min egen tænkning.
Tidligere brugte jeg timevis på at undersøge idéer og udarbejde dispositioner til en præsentation, en workshop eller et teammøde. Nu begynder jeg at skrive i en chatprompt — jeg bruger oftest Copilot og Gemini — og idéen i mit hoved bliver efterprøvet med et godt spørgsmål eller bekræftet af et forslag, jeg allerede havde afvist.
Som alle andre var jeg forbløffet over den enorme mængde resultater fra GenAI, da teknologien først kom frem. Men i de få år, der er gået siden, er jeg vendt tilbage til det århundredgamle råd om, at mindre er mere. Uanset om det gælder mine talepunkter, min formatering eller min indsigt, hjælper AI mig med at være mere mig, og det er det, jeg sætter allermest pris på.
I det daglige projektarbejde uddelegerer jeg kedelige administrative PM-opgaver som mødereferater, ledelsesresuméer og udkast til dagsordener til AI. Desværre bruger jeg nu al den fritid, jeg har fået, på at eksperimentere med nye PPM-værktøjer, der lover for meget og leverer for lidt.
Jeg prøvede for eksempel et nyt AI-værktøj til at forbedre resultaterne af Monte Carlo-analyser af tidsplaner, men det virkede ikke. Pålidelig AI sparer mig tid, men så spilder jeg den tid på upålidelig AI.
Hvad AI bør håndtere, og hvad der udtrykkeligt bør forblive menneskeligt
De aktiviteter, som jeg mener bedst håndteres af AI, er taktiske opgaver baseret på let tilgængelige data: at generere en køreplan ud fra en hovedtidsplan, udfylde risikoregistret baseret på projektbeskrivelsen og sammenfatte forretningsgrundlaget i ét afsnit til en statuskabelon.
I modsætning hertil er interessentinddragelse udelukkende menneskelig. Trods al den innovation, der finder sted i dag, oplever jeg, at det stadig er den mest troværdige måde at indsamle input til projekter og produkter på at lytte med øjenkontakt.
Jeg ser mange nye AI-drevne værktøjer til afdækning på markedet, som lover at spare mig tid ved at fjerne "unødvendige" møder. Men som projektleder har mine kolleger brug for at vide, at jeg hører og forstår dem.
En sponsor beklagede for nylig over for mig, at hun havde været nødt til at gentage sig selv "tre gange for meget". Jeg ville aldrig bede hende om at diktere de samme ting igen for at gøre mit AI-mødeværktøj tilfreds. I stedet lytter jeg til hendes bekymringer med hendes egne ord. Efter mødet bruger jeg en chatsession til at skrive en projektbeskrivelse til fremtidig kontekstteknik. Jeg får meget mere velvilje fra min sponsor og ender stadig med de data, der er nødvendige til fremtidige opgaver. I sidste ende handler projekter stadig om mennesker, fordi de drives af mennesker.
Håndtering af komplekse kalendere med AI
En enkel arbejdsgang, der hjælper mig, er håndteringen af min kalender. Da jeg administrerer flere kunde- og frivillige projekter samtidig, har jeg adskillige begivenheder og kalendere, som kræver validering og koordinering.
Tidligere ville jeg ansætte en virtuel assistent, men i dag kan jeg udnytte nogle få automatiseringer for at sikre, at jeg ikke får konflikter eller glemmer aftaler. Det tog ganske vist en masse forsøg og fejl at navigere i de mange politikker og firewalls hos de forskellige organisationer, jeg arbejder sammen med. Men ved hjælp af nogle enkle prompts fremskyndede jeg min læringscyklus og finjusterede en kalenderløsning, der fungerer i min unikke situation.
Virkeligheden omkring brugervenligheden af AI-værktøjer
Forskellen i brugervenligheden af AI-værktøjer har overrasket mig. For nylig prøvede jeg at bruge en virksomheds interne, proprietære LLM til projekanalyse; den kunne simpelthen ikke udføre datoberegninger, f.eks. "Hvor mange kalenderdage er der tilbage i min tidsplan?"
Ingeniøren fortalte mig, at min prompt var svag, men som bruger forventede jeg, at den kunne udlede min intention som projektleder. Desuden tilbyder Copilot og Gemini meget snævre anvendelsesområder i min produktivitetspakke. Det burde ikke være overraskende, men hvert værktøj har sin egen brugeroplevelse.
Forskellen i brugervenligheden af AI-værktøjer har overrasket mig. Det burde ikke være overraskende, men hvert værktøj har sin egen brugeroplevelse.
Hvordan en teknologistak udvikler sig med AI-drevne værktøjer
Integrerede platforme er mere nyttige i disse dage. Med mange forskellige apps og værktøjer på kontoret og på min telefon forenkler jeg, hvor det er muligt. For eksempel droppede jeg for nylig mine elskede Trello-tavler til fordel for de indbyggede opgavestyringsværktøjer i Microsoft Outlook, som min klient bruger, og Google Workspace, som mit konsulentfirma bruger. Jeg har prøvet Zapier til og fra gennem årene for at integrere de bedste projektstyringsværktøjer ved hjælp af automatiserede arbejdsgange, men det er mere attraktivt at have alt samlet ét sted i en stadig mere kompleks teknologiverden.
ChatGPT Plus er mit første stop til det meste. Jeg kan godt lide, at Gemini kan få adgang til alle mine Google Docs. Jeg har bogstaveligt talt prøvet dusinvis af rendyrkede AI-drevne PPM-værktøjer, men jeg vender hele tiden tilbage til disse to.
Hvorfor enkelhed er afgørende ved valg af teknologistak
Forskning viser, at menneskeheden står over for en eksponentiel vækst i forandring og kompleksitet. Først erstattede et dusin streamingtjenester mit ene kabel-tv-abonnement, og nu har det at skrive en e-mail tre AI-plugins.
Videnskaben viser, at den menneskelige hjerne kun kan håndtere en vis mængde kompleksitet ad gangen, så vi må mestre evnen til at zoome ind og zoome ud i stedet for at lade vores opmærksomhed springe mellem et dusin forskellige ting på én gang.
Det gamle argument for teknologiplatforme fokuserede på omkostningseffektivitet, både hvad angår licensgebyrer og den indsats, der kræves for at tage dem i brug. Men enkelhed vil være sin egen belønning, når vi bevæger os ind i en stadig mere fragmenteret teknologiverden i 2030'erne.
Hvordan AI hjælper med at forenkle projektledelse
I mit arbejde med DC Public Schools observerede jeg to vigtige tendenser.
- Alle ledere havde brug for projektledelseskompetencer, fordi budget- og personalemangel forhindrede ansættelse af professionelle projektledere. Det betyder, at professionelle projektledere skaber større værdi, når de ikke blot udfører projektlederopgaver, men også underviser deres kolleger og fordeler projektlederansvar blandt dem.
- En driftsafdeling eller et bureau drager fordel af enkle projektledelsespolitikker. Halvfems procent af teamets arbejde består i vedligeholdelse af faciliteter, familieregistrering og distribution af mad. Derfor mangler teamet kapacitet til en formel projektledelsesmetode som Scrum. I stedet udgav vi dokumenter på én side om projektledelsespolitikker (f.eks. bruger hvert projekt en skabelon til et charter på én side) og projektledelseskompetencer (f.eks. hvordan man følger diplomatisk op på forsinkede opgaver).
For at oprette disse one-pagere undersøgte jeg først principperne bag PM-processen. Jeg spurgte GenAI om målene med og dynamikken i et projektcharter og sammenlignede derefter svaret med min egen erfaring og uddannelse. For det andet bad jeg den generere et udkast til en politik på én side. For charteret omfattede dette et arbejdsark, som teams kunne bruge til at udforske et projekts 5 W'er (f.eks. Hvorfor bør forældre interessere sig for dette offentlige skoleprojekt? Hvem er de vigtigste interessenter?). For det tredje delte jeg arbejdsarket i udkast med teammedlemmer og ledere og indsamlede deres feedback. For det fjerde indtastede jeg denne feedback og min egen analyse i GenAI for at finpudse arbejdsarket. Jeg oplever, at både AI-plugins og GenAI-chatbots fungerer bedst med enkle opgaver. Ofte indebærer det første trin at få værktøjet til at opdele komplekse PM-koncepter i handlingsrettede opgaver.
Når AI-værktøjer ikke hører hjemme på arbejdspladsen
Teknologiledere føler ofte et pres for at udrulle værktøjer fra leverandører, som ganske enkelt endnu ikke tilbyder de sikkerhedskontroller, der er nødvendige for at forhindre reel skade. Jeg arbejder med mange risikobevidste organisationer, f.eks. inden for infrastruktur, uddannelse og forsvar. Jeg opfordrer disse ledere til skamløst at fremhæve den kapacitet, der allerede er på plads, og som ofte kan overgå den skinnende nye AI, alle gerne vil have.
En organisation, jeg arbejder med, forbyder f.eks. i øjeblikket alle agentbaserede platforme, og sådan som jeg ser det, er det af alle de rigtige grunde. I stedet har den samme organisation påbegyndt en gennemgribende ændring af sin styring, som vil reducere projektbureaukratiet og gøre det muligt at bruge eksisterende arbejdsgangsautomatiseringer.
De første tegn tyder på, at projektgodkendelser vil blive fremskyndet fra måneder til dage uden at indføre den efterlignende teknologianskaffelse, som vi ser i overskrifterne.
Nytænkning af projektledelse i en AI-drevet arbejdsstyrke
Vi ser allerede den mest dystre forudsigelse gå i opfyldelse: Ansættende ledere bruger i stigende grad AI-drevet personale i stedet for at ansætte nye medarbejdere. Det gælder især i teknologibranchen.
For tre år siden befandt vi os i en tid med millionærlønnede softwareingeniører på mellemniveau. I dag gælder det kun for AI-ingeniører, mens resten af teknologiarbejdsstyrken står over for øget konkurrence. Det skal indrømmes, at vi stadig befinder os i AI-hypecyklussen, og at der på et tidspunkt vil ske en korrektion af boblen. Men alle PM'er bør straks gentænke deres plads i en AI-drevet arbejdsstyrke.
Vi ser allerede den mest dystre forudsigelse gå i opfyldelse: Ansættende ledere bruger i stigende grad AI-drevet personale i stedet for at ansætte nye medarbejdere. Alle PM’er bør straks gentænke deres plads i en AI-drevet arbejdsstyrke.
Følg med
Du kan følge Jesse Fewell på LinkedIn og hans websted. Eller læs hans bog, Untapped Agility.
Der kommer flere ekspertinterviews fra The Digital Project Manager!
