Stresli Proje Yöneticisi misiniz? Motivasyonunuzu Geri Kazanmak İçin 10 İpucu
Stresli bir proje yöneticisi misiniz? Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, proje yönetimi inanılmaz derecede stresli olabilir. Teslimattan zamanında, bütçeye ve kapsama uygun şekilde sorumluyuz; ancak çoğu zaman sınırlı veya yeterince donanımlı olmayan kaynaklarla, gerçekçi olmayan müşteri beklentileriyle ve kolayca dünyanın öbür ucuna gidip gelebilecek uzunlukta bir yapılacaklar listesiyle başa çıkmak zorunda kalıyoruz. Peki bu konuda ne yapabiliriz? Stresli bir proje yöneticisi olarak hayatı kabullenip katlanmak zorunda mıyız, yoksa proje yönetimindeki motivasyonumuzu yeniden kazanmanın bir yolu var mı?
Bu yazıda, beni tükenme noktasına getiren zorlu projeleri yönetme deneyimlerime dayanarak stresli bir proje yöneticisi için en önemli tavsiyelerimi paylaşıyorum.
Bu, kaynakları yetersiz bir teknoloji ekibinin ve iş yükünü karşılayacak kadar proje yöneticisinin bulunmadığı klasik bir durumdu. Vicdanlı bir proje yöneticisi olarak bu durum, altı ay boyunca uykusuz geceler geçirmeme neden oldu. Uykusuz kalmam ve buna eşlik eden iş stresi beni bitkin düşürdü ve gözyaşlarına boğulmama neden oldu—olduğumu bildiğim yetkin proje yöneticisinin gölgesine dönüşmüştüm.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Birleşik Krallık'taki yetişkinler artık haftada ortalama bir gün çevrim içi geçiriyor. Teknoloji sektöründe çalışırken hepimizin dijital ekranlarımıza sürekli bağlı olduğunu hissedebiliyoruz. Bunun sonucunda 2016 yılında yetişkin internet kullanıcılarının üçte biri (%34)—Birleşik Krallık'ta 15 milyon kişiye eşdeğer—çevrim dışı kalacakları bir dönem arayışına girdi (Ofcom 2016).
Dijital sektörde aşırı çalışmanın ve yüksek baskılı ortamların stres ve kaygı düzeylerini artırdığına dair bildirimler giderek çoğalıyor. Buna ek olarak, çalışanlara rutin olarak cep telefonu veriliyor; bu da çoğumuzun toplantılarda zavallıca aynı anda birden fazla işi yapmaya çalışmasına ve sürekli kontrol etme ihtiyacı hissetmesine neden oluyor. Peki, büyük önem taşıyan dijital iş-yaşam dengesini nasıl sağlayabiliriz ve ekiplerimizin de bunu başarmasına nasıl yardımcı olabiliriz?
Stresli Bir Proje Yöneticisi İçin İpuçları
1. Gününüzü aşırı planlamayın
Stresli bir proje yöneticisiyseniz, her gün yapmanız gereken ve ertelenemeyecek en önemli üç görevi yeniden değerlendirin ve bunlar için zaman ayırdığınızdan emin olun. Bu, bir işi takviminize eklemenin bile onu gerçekleştirme olasılığınızı artırdığına dair basit bilgelik kırıntısına dayanır.
Bir başka basit öğrenme yöntemi de gününüzü sekteye uğratabilecek plansız işler için her zaman zaman ayırmaktır. Hepimiz arka arkaya çok fazla toplantı planladığımız ve sonra bir şeyler ters gittiğinde bütün günün mahvolduğu durumları yaşamışızdır!
2. Önceliklendirme matrisi oluşturun
Sıklıkla acil-önemli matrisi olarak da adlandırılan ünlü Eisenhower matrisi, ne yapmanız gerektiğine odaklanmanıza yardımcı olacak çok yararlı bir kaynaktır. Özellikle de “yapılmaması gerekenler” için ayrılan dördüncü çeyrek söz konusu olduğunda. Zamanınızı boşa harcayan alışkanlıklarınız neler? Komik GIF'ler mi arıyorsunuz? Gelen kutunuza bakıp eski e-postaları dosyalıyor veya arşivliyor musunuz? Bir dahaki sefere stresli hissettiğinizde, iş yükünüze öncelik vermenin bir yolunu bulmak için bu matrisi kullanın.
3. Gereksinimleri anlayın
Gereksinim derken yalnızca bir projenin işlevsel kapsamını veya kullanıcı hikâyelerini kastetmiyorum. Bir projenin başlangıcında temel kuralları belirlemek ve ekibin ve müşterinin sizden ne beklediğini netleştirmek için zaman ayırın. Örneğin, her cuma günü haftalık bir durum raporu hazırlanması gerektiği konusunda anlaştıysanız, her perşembe takviminizde bunun için zaman ayırdığınızdan emin olun. Böylece bir adım önde olursunuz ve o gün, katkınızı gerektirebilecek diğer işler için zaman kazanırsınız.
4. Araştırma için zaman planlayın
Google çalışanlarının zamanlarının %20'sini kendi yan projelerinde kullanabildiğine dair meşhur bilgiyi hepimiz duymuşuzdur—ancak yeni fikirleri ve proje yönetimi yaklaşımlarını araştırmak için zaman planlamanın da faydalı olduğu söylenebilir. Müşterilerle, iş arkadaşlarımızla ve kendimizle nasıl başa çıkacağımıza dair yeni fikirler edinmek, daha dayanıklı olmamıza yardımcı olacak bir araç seti geliştirmede paha biçilmez olabilir. Proje yöneticileri olarak ekibi/projeyi bir arada tutma baskısını hissedebiliriz; bu nedenle önceliklendirme ve farkındalık gibi temel yaşam becerilerini geliştirmeye zaman ayırmak, stresli durumlarla başa çıkmaya daha hazırlıklı hissetmenizi de sağlayabilir.
5. Kendinizi ortaya koyun
Benim için bu, stres yönetimi açısından gerçekten önemli ve çoğu zaman göz ardı edildiğini düşündüğüm bir nokta: bazen kendinizi ortaya koyup hayır deme cesaretini gösterin. Proje yöneticileri çoğu zaman insanları memnun etmeye çalışabilir ve insanları hayal kırıklığına uğratmak istemediğimiz için her şeye evet dersek bu durum başımıza büyük işler açabilir. Hayır demeyi öğrenmek ve doğru şekilde, doğru zamanda itiraz etmek gerçekten önemli bir beceridir.
Bir gün veya hafta içinde ne kadar işi teslim edebileceğinizi bilmek, işinizde gurur ve tatmin duygusu hissetmeniz açısından çok önemlidir. Örneğin bunu denemenin kolay bir yolu şu soruyu sormaktır: Bu toplantı davetinin amacı ne? Katılmam gerekiyor mu? Anlamsız toplantıların ne kadar zaman tüketebileceğini hepimiz biliyoruz; bu nedenle mümkün olduğunda yalnızca projelerinize değer katan ve işlerin tamamlanmasına yardımcı olan şeylere bağlı kalın.
Bir gün veya hafta içinde ne kadar işi teslim edebileceğinizi bilmek, işinizde gurur ve tatmin duygusu hissetmeniz açısından çok önemlidir. Örneğin bunu denemenin kolay bir yolu şu soruyu sormaktır: Bu toplantı davetinin amacı ne? Katılmam gerekiyor mu? Anlamsız toplantıların ne kadar zaman tüketebileceğini hepimiz biliyoruz; bu nedenle mümkün olduğunda yalnızca projelerinize değer katan ve işlerin tamamlanmasına yardımcı olan şeylere bağlı kalın.
6. Parçalara ayırın
Kullanıcı hikâyelerinin ve bir görevi daha küçük bileşenlere ayırmanın faydalarını hepimiz biliyoruz; sonuç olarak bu, gereken zamanı daha iyi anlamamızı sağlar. Proje yöneticileri olarak çoğu zaman büyük resme odaklanabiliriz; bu nedenle kendi işinizi düşünmeye ve belirlediğiniz zaman dilimlerinde gerçekçi bir şekilde tamamlayabileceğiniz, yönetilebilir görevler belirlemeye zaman ayırın.
Stresli bir proje yöneticisiyseniz ve işlerin sizi bunalttığını hissediyorsanız, bu ipucu özellikle faydalı olabilir; çünkü her şeyi tek seferde üstlenmeye çalışmak yerine, daha küçük görevlerden oluşan bir listeye sahip olmak daha yönetilebilir hissettirebilir.
7. Öğle yemeğinizi masanızdan uzakta yiyin
Yapmanız gereken çok iş olduğunda boğuluyormuş gibi hissedebilirsiniz; bu da “Mola vermeyi göze alamam!” diye düşünmenize neden olabilir. Bu, yanlış bir tasarruf anlayışıdır ve deneyimlerime göre masanızda stresli bir şekilde ne kadar uzun süre oturursanız kendinizi o kadar kötü hissedebilirsiniz. Masanızdan 10-15 dakika uzaklaşıp biraz temiz hava almak ve neyin önemli olduğunu düşünmek büyük fark yaratabilir.
Ajanslarda, geliştiricilerin ve tasarımcıların öğle molalarını eksiksiz kullandığını, proje yöneticilerinin ise masalarında stresli bir şekilde oturduğunu gördüm. Çoğu zaman ihtiyaç duydukları zamanı kendilerine ayırmayanlar proje yöneticileri veya kaynak yöneticileridir; bu nedenle proje yöneticileri olarak kendimiz için de aynı beklentileri belirlemeliyiz.
8. Yükü paylaşın
Sorumluluğunu üstlendiğiniz ve diğer ekip üyelerine devredilebilecek işleri gözden geçirin. Müşteriye uygun hâle getirmek için geri bildirimleri yeniden yazmak ve hatta metin yazarlığı yapmak gibi ekip içi idari görevleri üstlenmenin kolay olduğunu öğrendim. Zamanınız olmayan bazı görevleri üstlenmeleri için ekibi güçlendirmek, yöneticilerinizin hangi becerileri iki kez üstlenmek zorunda kaldığınızın farkında olmasını sağlamaya yardımcı olur.
9. Yöneticinizle ve ekibinizle konuşun
Endişelerinizi dile getirmenin utanılacak bir yanı yoktur ve hatta deneyimlerime göre proje yöneticileri, işe doğrudan atılan ve zorlandıklarının görülmesini istemeyen kişilerdir. Bu durumda stresli bir proje yöneticisiyseniz yöneticinizle konuşmanız daha da önemlidir; çünkü zor zamanlar geçirdiğinizin farkında bile olmayabilir.
Özünde, açık bir görüşme yapmak “size yardım edebilmeleri için onlara yardımcı olun” şeklindeki eski deyişin bir örneğidir. Diğer proje yöneticisi meslektaşlarınızla iş birliği yapın, görevleri devredin ve yükü paylaşın. Açık ve samimi konuşmalar, meslektaşlarınızın farkında olmadığı sorunları da ortaya çıkarabilir; böylece siz ve diğerleri işlerin nasıl daha iyi yönetilebileceğini görebilirsiniz.
10. Düşünmek için biraz zaman ayırın
Bu noktaları okuduktan sonra uygulamaya çalışmanıza rağmen hâlâ stresli hissediyorsanız, düşünmek ve bu işin sizin için uygun olup olmadığına karar vermek için zaman ayırın.
Bu yazının başında belirttiğim gibi, kendimi stresli bir çalışma ortamında bulmuştum ve üst düzey yöneticilerle konuştuktan sonra şirket kültürünün ve işlerin tamamlanmasına yönelik tutumların benim değerlerimle gerçekten uyuşmadığını fark ettim. Bu nedenle, işimden nefret ettiğim bir noktaya gelmek yerine, buranın benim için doğru yer olmadığını biliyordum. Sorun aslında çalışma yerindeyse hiçbir üretkenlik yöntemi ve stres yönetimi ipucu bu sorunu çözemez.
Bu yıl iş değiştirdiğimden beri artık aşırı stresli bir proje yöneticisi değilim; ancak iş yükü doğal olarak biraz arttığında, dengemi korumaya ve sağlıklı bir iş-yaşam dengesi sürdürmeye yardımcı olması için yukarıdaki ipuçlarını sık sık uyguluyorum.
Sırada ne var?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişmek ve yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmak için üyelik topluluğumuza katılın ve erişim sağlayın.
