Sanal Ekiplerde Güçlü İlişkiler Kurmak İçin 5 Teknik
Mevcut görevime ilk alındığımda, büyük ve karmaşık bir yeniden yapılandırma projesini yönetmekle görevlendirildim. Ekibimizin tamamı müşteriyle her gün görüntülü görüşmeler üzerinden bir araya geliyor, günümün geri kalanının büyük bir kısmını ise uzaktaki ekibimiz ve proje paydaşlarıyla sohbet üzerinden sürekli iletişim kurarak geçiriyordum.
Projenin zorlu yapısı ve sıkıştırılmış takvim nedeniyle, son teslim tarihine yetişmek ve proje bütçesine uymak için müşteriyle çok yakın çalışarak lansmanda sunulacak özelliklere öncelik vermek zorundaydık.
Müşteri paydaşlarımıza, lansmanda sahip olmayı planladıkları bazı özelliklere sahip olamayacaklarını ya da uygulamadaki bir hatanın daha önce öngörülenden daha fazla zaman ve bütçe gerektireceğini sık sık söylemek zorunda kalıyorduk.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu konuşmalar kesinlikle zordu, ancak müşteriyle kurmak için emek verdiğim ilişki sayesinde çok daha kolay hale geliyordu. Sık görüşmelerimiz ve yüz yüze bağlantılarımız, müşterimizin paydaşlarını tanımamı ve açık, dürüst proje iletişimine olanak sağlayan bir güven düzeyi oluşturmamı mümkün kılmıştı.
Modern proje yöneticileri olarak birçok role sahibiz ve ilişkileri yönetmek bunların en önemlilerinden biridir. Konumumuz bizi projenin sağlığından sorumlu kılar ve ekiplerimizin sağlığını ve müşterilerimizle devam eden ilişkilerimizi geliştirmek için bize özel bir fırsat sunar. Proje ekibimizin üyeleriyle ilişkilere yatırım yaptığımızda ekip çalışması ve iş birliğinin temellerini atmaya, iletişimi geliştirmeye, yaratıcı ve çözüm odaklı bir proje ortamı oluşturmaya ve ortak hedefimize (projemizin başarısına) yönelik paydaş yatırımını artırmaya yardımcı oluruz. İlişkiler, günlük görevlerimizin ötesinde, proje yöneticileri olarak yaptığımız işe anlam ve önem kazandırır.
Bir dijital ajansın üyesi olarak kendimi sık sık uzaktaki ekip arkadaşları ve müşterilerle çalışırken buluyorum; çoğu zaman ilişki kurma sürecimiz telefon, görüntülü görüşmeler ve çevrim içi sohbet araçları üzerinden gerçekleşiyor. Çoğu insan proje ekiplerimizin üyeleriyle yüz yüze mümkün olduğunca çok zaman geçirmeyi tercih eder, ancak iletişimimiz dijital ortamlarda gerçekleştiğinde bile şefkatli ve empatik kalmasını nasıl sağlayabiliriz?
Sanal Ekiplerde Güçlü İlişkiler Nasıl Kurulur?
Sanal iletişim kurarken uzaktaki ekibiniz ve müşterilerinizle başarılı bir şekilde ilişkiler kurmak için kullanabileceğiniz 5 basit ama son derece etkili teknik aşağıda yer alıyor. Buna sanal görgü kuralları diyebilirsiniz.
Bu adımları atmak, insanların onlara değer verdiğinizi görmesine yardımcı olur ve böylece ilgili paydaşlarla aranızda kritik proje müttefikleri oluşturmanızı sağlar.
1. Varsayımda Bulunmayın
İlişki kurarken (hangi durumda olursa olsun) hatırlanması gereken en önemli şeylerden biri, asla ama asla varsayımda bulunmamaktır. Bir kişinin kimliği, öncelikleri ve motivasyonu ya da nasıl biri olduğu hakkında, yalnızca birkaç örnek vermek gerekirse, hiçbir varsayımda bulunmayın.
Bunun yerine, kim olduklarını öğrenmek ve anlamak için onlara kendileri hakkında sorular sorun. Bilinçli ve kapsayıcı bir dil kullanın. Ayrıca biriyle konuşurken ilişkinizi her zaman “biz” çerçevesinde ifade edin; böylece ikinizin aynı ekipte olduğunuzu ve birbirinizin uzantısı olarak görülebileceğinizi açıkça ortaya koyun. Ardından, etkin dinleme, empati ve saygı gösterme pratiği yaparak kişinin sizin yanınızda güvende olduğunu bilmesini sağlayın.
Uzaktaki ekiplerle çalışan bir yaşam tarzı işletmesi sahibi olan meslektaşım Jase Rodley'e varsayımda bulunmanın tehlikelerini sorduğumda şöyle açıkladı:
“Sanal ve uluslararası bir ekiple çalışırken ‘çeviride kaybolmak’ her gün yaşanan bir durum. Varsayılan yaklaşımım, yorumlar üzerine saatlerce düşünmek; bu sırada kolayca birçok yanlış varsayıma ulaşabiliyorum. Bununla mücadele etmek için kendime ‘odadaki en bilgisiz kişi benim’ diye hatırlatıyorum. Bir şeyi tam olarak anlamazsam açıklama istiyorum.
Ama dünyanın dört bir yanından insanlarla çalışırken bu soruların nasıl yorumlandığını da dikkate almak önemli. ‘Anlamama yardımcı olabilir misiniz?’ veya ‘Daha iyi anlayabilmem için bana bir örnek gösterebilir misiniz?’ diye sorduğunuzda, odak onların söylediklerinden (ki bu bazen gücenmelerine neden olabilir) uzaklaşıp, yardım etmekten memnuniyet duydukları bana, yani anlamak isteyen kişiye yönelir.”
2. Konuşmanızı Profesyonel Konularla Sınırlamayın
İş dışında nasıl biri olduğunuzu görmelerine izin vererek başkalarıyla güven oluşturun:
- Ona, erkek kardeşinin üniversiteden yeni mezun olduğunu ve onunla gurur duyduğunuzu söyleyin.
- Evcil hayvanınız veya çocuğunuz hakkında komik bir hikâye paylaşın.
- Antika mobilyaları restore etmeye olan tutkunuzdan bahsedin.
O zorlu proje sırasında, müşterimin paydaşlarıyla bireysel olarak haftalık iletişim kurmaya ve hafta sonlarının nasıl geçtiğini veya hafta sonuna doğru haftalarının nasıl geçtiğini sormaya çalıştım. Yavru bir kedi sahiplendiğim hafta sonu bir fotoğraf paylaştım ve bazıları da karşılığında ailelerinin fotoğraflarını paylaştı. Proje zorlaştığında bu, aramızda bağ kurabileceğimiz bir şey sağladı ve dinamik ekibimizi daha eksiksiz tanımamıza olanak verdi.
Müşterilerinize ve iş arkadaşlarınıza özel hayatınızdan küçük kesitler sunmak, çok yönlü bir insan olduğunuzu daha iyi anlamalarına yardımcı olur; böylece size duydukları güveni ve sizinle iletişim kurarken hissettikleri rahatlığı artırır. Daha samimi bir ilişki kurar, ortak ilgi alanlarınızı keşfetmeniz için olası bir ortak zemin sağlar ve onların da kendileri hakkında daha fazla şey paylaşırken güvende hissedebileceklerini gösterir!
3. Yüz Yüze Görüşmeye Zaman Ayırın
Bu ipucu çığır açıcı olmaktan çok uzak, ancak tekrarlamakta fayda var: mümkün olduğunda, konferans görüşmesi yerine görüntülü görüşmeyi tercih edin! Bunun için birçok görüntülü konferans yazılımından veya görüntülü iş birliği aracından birini kullanabilirsiniz.
Onlar da videolarını açamasa veya açmamayı tercih etse bile, iş arkadaşınızın ya da müşterinizin güzel gülümsemenizi görmesine izin verin (ve sık sık gülümsemeyi unutmayın)! Nerede çalıştığınızı, yakında her zaman bir fincan kahve bulundurduğunuzu veya en sevdiğiniz Steelers şapkasıyla çalışmayı sevdiğinizi görmelerini sağlayın.
Özellikle uzaktan çalışan ekip arkadaşlarımızla ilişkiler kurmak açısından bunun çok önemli olduğunu düşünüyorum. Hafta içinde onlarla etkileşim kurma veya ekip oluşturma etkinliklerimiz sırasında birlikte zaman geçirme fırsatımız pek olmuyor. Bu nedenle geliştiricilerimden birinin inanılmaz bir ressam olduğunu ya da bir diğerinin çalışırken kucağına kıvrılmayı seven bir kedisi olduğunu öğrenmek, onları konferans görüşmelerinin sağlayamayacağı bir şekilde tanımama olanak veriyor.
Görüşmeniz yalnızca birkaç dakika sürecek olsa bile, birinin yüzünü ve çevresini görmek, sadece sesini duymak yerine daha derin bir bağ kurulmasını sağlar ve sevilebilirliği artırır (bkz. Salt Maruz Kalma Etkisi). Bu, uzaktan mümkün olduğu ölçüde tuhaflıkları, yüz ifadelerini ve beden dili ipuçlarını ortaya çıkarmanın kapısını açar ve mevcut ve gelecekteki projelerinizin başarısını destekleyecek daha samimi bir ilişki kurmanıza yardımcı olur.
4. İnsanlar İyi Bir Şey Yaptığında veya Söylediğinde Onları Takdir Edin
İnsanların onları dinlediğinizi ve konuşmaya kattıklarına değer verdiğinizi bildiklerinden emin olun. Bir şeyi iyi yaptıklarında bunu belirtin, bir öneriye katıldığınızı söyleyin veya sadece “hmm, iyi bir noktaya değindin!” demek için bir dakikanızı ayırın. Hatta bu, Slack'te birinin mesajına emoji tepkisi bırakmak kadar basit (ve saçma) bir şey bile olabilir!
Yalnızca uygulanabilir bir sonraki adıma odaklanmaktan veya konuşmaya kendi fikirlerimizi eklemekten uzaklaşmak istiyoruz. Bunun yerine, önce birinin söylediklerine olumlu tepki vermek için biraz zaman ayırarak onu dinlediğinizi ve varlığının önemli olduğunu hissettirin.
5. Takip Edin / İletişim Kurun
Sanal ekibinizde her zaman diğerleri kadar konuşma fırsatı bulamayan üyeler ve biraz daha fazla ilgiye ihtiyaç duyan insanlar olacaktır. Bu kişilerle, seslerinin duyulduğundan emin olmak özellikle önemlidir (çok daha fazla konuştuklarını düşünseler bile ).
Ekip arkadaşlarınıza ve proje paydaşlarınıza “Bu konu hakkında ne düşünüyorsunuz?” “Sizce o toplantı nasıl geçti?” “Haftanız nasıl gidiyor?” “İşleri sizin için kolaylaştırmak adına yapabileceğim bir şey var mı?” diye sormayı deneyin. Birine düşüncelerini ve duygularını sormak, söyleyecek çok şeyleri olmadığı ortaya çıksa bile, genellikle kendilerini değerli ve dinlenmiş hissetmelerini sağlar ve o kişiyle kurduğunuz ilişkiyi güçlendirir.
İlişki Kurmak Neden Önemlidir?
İç ekiplerinizin ve müşteri ekiplerinizin üyeleriyle ilişki kurmak çok önemlidir. Proje paydaşlarınızla ittifaklar kurduğunuzda, bir proje yöneticisi olarak yaptığınız işin daha fazla ağırlık taşımasını ve ileride yapmanız gerekebilecek zorlu konuşmaların çok daha sorunsuz ilerlemesini sağlarsınız.
Empatiyle ve bilinçli bir şekilde iletişim kurarak, yalnızca proje paydaşı rollerini üstlenen iki “kaynak” arasında değil; düşünceleri, duyguları ve kişisel ilgi alanları olan insanlar arasında bir ilişki kurarsınız. Dijital iletişim yoluyla bile ilişkiler kurmaya çalıştıkça projeleriniz daha başarılı olacak, ekipleriniz daha mutlu olacak ve bu sanal ekiplerle gelecekte başarı elde etme olasılığınız artacaktır.
Bu basit eylemlerin profesyonel ilişkilerde nasıl büyük bir fark yarattığına defalarca tanık oldum. İlişki kurmak somut bir sonuç doğurmayabilir, ancak projenizin finansal sonuçları üzerinde her zaman olumlu bir etkisi olacaktır. O zorlu projenin paydaşlarıyla kurabildiğim ilişkiler için çok minnettarım. Ürünü piyasaya sürdüğümüzde, her biri ekibimin ve benim projeye harcadığımız emek için teşekkür etmek üzere bana kişisel bir e-posta göndermeye zaman ayırdı.
Sırada Ne Var?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.
Daha fazla iletişim ipucu için yazılı iletişimde üslubu geliştirme hakkındaki makalemize göz atın.
