Proje Yöneticisinin Uyumluluk Programı Uygulama Rehberi
Yaklaşık on yıldır B2B SaaS alanında çalışıyorum ve bu süre boyunca hedefim geliri sürekli olarak artırmak oldu. Bu hedefe ulaşmanın birçok farklı yolu var, ancak hepsinde başarı için kritik önem taşıyan ortak unsur iyi proje yönetimidir.
Son iki yıldır Everbridge ve Mirai Security gibi büyük işletmelerde ve danışmanlık ajanslarında çalışan deneyimli uzmanlarla konuşarak GRC veya Yönetişim, Risk ve Uyumluluk adı verilen bu niş sektör hakkında daha fazla bilgi edinmeye çalışıyorum. Buraya geldiyseniz muhtemelen bunu duymuşsunuzdur ve şirketiniz veya müşteriniz için bir uyumluluk programını nasıl uygulayacağınızı öğrenmek istiyor olabilirsiniz.
Bu kısa kılavuzu, uzmanların neredeyse her kuruluşta uyumluluk programlarını başarıyla uygulamak için kritik olduğunu belirttiği temel proje yönetimi bilgi alanlarını ve en iyi uygulamaları vurgulamaya yardımcı olmak için yazdım.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Uyumluluk Programı Nedir?
Çeşitli şekillerde tanımlanabilse de uyumluluk programı, esasen kuruluşun eylemlerini yöneten geçerli tüm kurallara, düzenlemelere, sözleşmelere ve politikalara uyumu sağlamak amacıyla geliştirilen “süreçler, politikalar ve prosedürler ile kontrollerden oluşan bir sistemdir.”
Manuel Yöntemler ve GRC Araçları
Bir proje yöneticisinin vermesi gereken ilk kararlardan biri, GRC araçlarından yararlanıp yararlanmayacağı veya manuel yöntemleri kullanıp kullanmayacağıdır. Uyumluluk programlarını manuel yöntemlerle (hesap tabloları, Word belgeleri, e-postalar vb.) uygulamanın düşük başlangıç maliyetleri, şirketinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirme ve potansiyel olarak otomatik bir sistem kullanmaktan daha hızlı tamamlanma gibi avantajları vardır.
Manuel yöntemleri kullanmanın dezavantajı, bunların ölçeklenebilir olmaması ve şirketin uyumluluk ihtiyaçları büyüdükçe kısa sürede yönetilemez hâle gelebilmesidir. Uymanız gereken uyumluluk çerçevelerinin sayısı arttıkça, bunları desteklemek için daha fazla ekip üyesi ve paydaş gerekecektir.
Bu da uyumluluk ekibinizi büyütmeniz gerektiği anlamına gelir ve uyumluluğu manuel olarak yönetmenin en büyük maliyetini oluşturur: maaşlar. Orta ölçekli bankalarda uyumluluğun maliyeti üzerine hazırlanan bir teknik rapor, personel giderlerinin uyumluluk maliyetlerinin %70'inden fazlasını oluşturduğunu ortaya koymuştur.
Proje yöneticilerinin uyumluluk programlarını uygularken ve yönetirken GRC çözümlerini tercih etmelerinin nedeni çoğu zaman ölçeklenebilirliktir. Maliyet tasarruflarına ek olarak diğer avantajlar arasında süreç otomasyonu sayesinde genel performansın artması, uyumsuzluğun azalması ve kuruluş genelinde daha fazla görünürlük yer alır.
Uyumluluk programlarını manuel bir yaklaşımla veya bir GRC aracıyla uygulamayı seçmeniz fark etmeksizin, aşağıdaki bilgi alanları ve en iyi uygulamalar her iki durumda da aynı şekilde uygulanacaktır.
İlgili Okuma: StandardFusion Nedir? Özelliklere Genel Bakış ve Tur
Proje Yönetimi Bilgi Alanları Nelerdir?
Proje yöneticileri bu kavramları günlük işlerinde zaten kullandığından onlara oldukça aşina olabilirsiniz, ancak kısaca üzerinden geçeceğim.
Başarılı olan her projede olduğu gibi bir uyumluluk programının uygulanması da baştan sona dikkatli bir planlama, organizasyon ve yürütme gerektirir. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), Proje Yönetimi Bilgi Birikimi (PMBOK) adı verilen bir çerçeve oluşturmuştur. Bu çerçeve, proje yöneticilerinin izlediği tüm terminolojileri, kılavuzları, en iyi uygulamaları ve süreçleri standartlaştırır.
PMBOK'un (şu anda 7. baskısında) içinde süreç grupları ve bilgi alanları adı verilen kavramları bulabilirsiniz. Süreç grupları bir projenin genel aşamalarıdır, bilgi alanları ise izlenebilecek bireysel süreç gruplarıdır.
Esasen bu kılavuzlar, uyumluluk uygulamanızın başarıyla yürütülebilmesi için projeyi anlaşılması kolay aşamalara ve adımlara ayırır.
Uyumluluk Programı Uygulamak İçin Temel Bilgi Alanları
Entegrasyon
Entegrasyon, uyumluluk programlarının temel unsurlarından biridir. Görünürlük ve hesap verebilirliği sağlamak için doğru zamanda doğru paydaşlara ulaşması gereken çok miktarda bilgi vardır. Entegrasyon, uyumluluk düzenlemelerini karşılamak için gereken devam eden bireysel süreçleri ve görevleri bir araya getirir.
İletişim eksikliği, anlayış eksikliği ve planlama eksikliği uyumsuzluğun başlıca nedenlerindendir. Özellikle uyumluluk programları ölçeklendirildikçe entegrasyonu verimli ve zamanında sürdürmek en zor konu olabilir.
Yinelenen işlemleri, hataları, kaybolan çalışmaları ve bağlantıları kurmaya harcanan zaman kaybını azaltmak için merkezi bir sistem oluşturmak en iyisidir. Bir GRC aracı, kuruluş üyelerine merkezi ve erişilebilir bir uyumluluk programı sağlar. Bunları yönetmek daha kolaydır ve şirket genelinde tamamen entegre edilebilir. Görevleri uygun şekilde dağıtın ve ilgili sorumlulara devredin.
GRC aracı kullanmak istemiyor musunuz?: Jotform, mükemmel uyumluluk özelliklerine sahip manuel bir form oluşturucudur.
Kapsam
Sizi proje kapsamının dışına çıkaran konuların içinde kaybolmak çok kolaydır. Uygulama gecikmelerine yol açabilecek kapsam kaymasını önlemek için iyi tanımlanmış bir kapsam belirlemeye zaman ayırın.
Bir uyumluluk uygulaması için kapsam bildiriminizi tanımlarken, belirli sertifikanıza uyum sağlamak için gereken hedeflere odaklanmak en iyisidir. Sektörünüz ve ülkenizle ilgili tüm geçerli mevzuata dayalı uyumluluk gerekliliklerini not edin ve kuruluşunuzun hedeflerini, paydaş beklentilerini ve mevcut kaynaklarını uyumlu hâle getirin.
Kalite
Kalite yönetimi kusursuzlukla ilgili değildir; projeleriniz genelinde tutarlılık sağlamakla ilgilidir. Kapsam bilgi alanında, paydaşlarınızın beklentilerini anlamaktan bahsettik. Bunun diğer yarısı, paydaşlar ile uygulama ekibiniz arasında makul anlaşmalar belirlemektir.
Bir uyumluluk programı ilk oluşturulduğunda mutlaka boşluklar ortaya çıkacaktır. Boşluk değerlendirmeleri ile iç ve dış denetimler gerçekleştirmek şunları belirlemenize yardımcı olur:
- kontrollerin ve politikaların etkinliği
- kontrollerinizin ve politikalarınızın kapsamınızla ne ölçüde uyumlu olduğu
- nelerin eksik olduğu veya anlam ifade etmediği
Tarafsız bir değerlendirme gerçekleştirmesi için üçüncü bir taraftan yardım istemek de önerilir.
Risk
Risk yönetimi, riskleri azaltmaya yönelik planlar yapabilmeniz için riskleri belirlemek, kategorilere ayırmak ve önceliklendirmekle ilgilidir. Uyumluluk programlarını uygularken odak noktanız, söz konusu uygulamayla ilgili riskleri değerlendirmek olmalıdır.
Bu, kontrollere, politikalara ve prosedürlere bakarak neyin, kim tarafından, hangi amaçla yapıldığını, yapılıp yapılmadığını ve adım adım talimatlarla nasıl yapılması gerektiğini belgelemek anlamına gelir. Bazı çerçeveler, uyumluluk programlarında riskleri azaltmak amacıyla kontrolleri tanımlamak için yapılandırılmış bir kontrol listesi sunar.
Kontrolleri, politikaları ve prosedürleri tanımladıktan sonra, kontrol ve politikalar için sorumlular ile paydaşlar atamanız; ayrıca ekip üyelerine bu süreç için sorumluluk vermeniz ve süreci yönetmelerinden onları sorumlu tutmanız gerekir.
Bir GRC aracı kullanmanın en önemli avantajlarından biri, özellikle büyük ölçekte kontrollerin izlenmesini ve yönetilmesini otomatikleştirebilme olanağıdır. Manuel yöntemlerin iş akışlarını ciddi şekilde yavaşlatabileceği ve boşluklar ile uygunsuzluklar oluşturabileceği nokta burasıdır.
İnsan Kaynakları
Ekibiniz en önemli kaynağınızdır ve kaynak yönetimi yalnızca görev atamaktan ibaret değildir. Ekibinizin yeteneklerini anlamanız, onların sınırları dâhilinde çalışmanız, bilgi boşluklarını belirlemeniz, gelişim fırsatları sunmanız ve ilerlemelerini takip etmeniz çok önemlidir.
Eğitim veya araçlar yoluyla ekibinizi desteklemek ve bunu yapmak için gerekli kaynakları ayırmak sizin sorumluluğunuzdadır. GRC sistemleri, kontrollerin sorumluluğunu atayabilir; böylece uygulamanın bu bölümü için tam olarak hangi kaynaklara ihtiyaç duyacağınızı bilirsiniz.
More Articles
İletişim
İletişim yönetimi, bilgi alanları arasında büyük önem taşır. Proje yöneticileri, projeye veya bu durumda uygulamaya dâhil olan herkesin projenin her yönü hakkında bilgilendirilmesini sağladığı için zamanlarının yaklaşık %90'ını iletişim kurarak geçirebilir.
İletişim yönetimi planınız, uygulama başlamadan önce değişikliklerin ve güncellemelerin nasıl iletileceğini, kimin hangi bilgiyi ne zaman bilmesi gerektiğini belirlemek açısından kritik öneme sahiptir. Uyum sağlamak istediğiniz çerçevelere bağlı olarak, uyumluluğu göstermek ve paydaşlara sunmak için raporlar oluşturmanız gerekecektir.
Uygulamayla Sona Ermez: Uygunsuzluklar İçin Plan Yapın
Bu, bir uyumluluk programının uygulanmasının başarısı üzerinde en büyük etkiye sahip olma eğilimindeki proje yönetimi bilgi alanları ve süreç grupları için genel bir rehberdir. Ancak bazı açılardan uygulama yalnızca başlangıçtır.
Örneğin, uygunsuzluklar meydana geldiğinde düzeltme faaliyetleri ve iyileştirme planları oluşturmanız gerekir. Bu planlar, gerekli düzeltmeleri yapmak için gerçekleştirilmesi gereken görevleri ana hatlarıyla belirtir.
İyileştirme planındaki düzeltici faaliyetleri gerçekleştirdikten sonra geriye sürekli ve devamlı izleme süreci kalır. Kontroller düzenli olarak test edilmeli ve otomatik yinelenen görevlerin ayarlanması, uyumluluk programınızın olgunluğunun sağlanmasına yardımcı olur.
Uygulama ve uyumluluk programları ile GRC yazılım araçları hakkında daha fazla bilgi için The Digital Project Manager bültenine abone olun.
Kendi kendini yöneten ekipleri hiç duydunuz mu? Bunun sizin için ne anlama gelebileceğini merak ediyorsanız, şuna göz atın: Proje Yöneticileri Olmadan Proje Ekipleri: PM İkilemini Keşfetmek (Railsware'den Julia Ryzhkova ile)
