Proje Yöneticileri İçin 3 Adımlı Değişim Yönetimi Süreci
Klişe olabilir ama doğru: hayattaki tek sabit değişimdir. Değil mi? Bir dijital proje yöneticisiyseniz (veya olmayı hedefliyorsanız), etkili bir değişiklik yönetimi sürecine sahip olmanın ne kadar önemli olduğunu muhtemelen çok iyi biliyorsunuz.
Sözleşmeli bir proje yöneticisi ve proje yönetimi danışmanı olarak, ekiplerin ve dijital ajansların değişiklik yönetimi uygulamalarını her gün hayata geçirmelerine yardımcı oluyorum. İyi bir kurumsal değişiklik yönetiminin ne kadar önemli olabileceğini ve hem ekip performansını hem de şirket kültürünü nasıl etkileyebileceğini biliyorum.
Bu nedenle bazı ipuçlarını paylaşmaktan ve şirketinizde veya proje ekibinizde nasıl değişim öncüsü olabileceğinizi göstermekten heyecan duyuyorum.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Değişiklik Yönetimi Nedir?
En baştan başlayalım ve hepimizin değişiklik yönetiminin ne olduğu konusunda aynı anlayışa sahip olduğundan emin olalım. Proje yönetimi ve değişiklik yönetimi dünyalarında, ortada birden fazla tanım dolaşıyor ve etkili bir değişiklik yönetimi oluşturmak için bunların tümünden yararlanabileceğimiz pek çok iyi bilgi var.
Proje Yönetimi Enstitüsü şöyle diyor: “Değişiklik yönetimi, kuruluşlara iş stratejilerini gerçekleştirmeleri için temel bir süreç sağlayan değişim bilgi, araç ve kaynaklarının düzenli ve sistematik biçimde uygulanmasıdır.”
Ayrıca değişiklik yönetiminin, hem kuruluş açısından hem de bireysel düzeyde değişimle başa çıkmaya yönelik sistematik bir yaklaşım olduğunu açıklıyorlar. Değişiklik yönetiminin biraz belirsiz bir terim olduğunu da belirtiyorlar.
Değişime uyum sağlama, değişimi kontrol etme ve değişimi gerçekleştirme dahil olmak üzere en az üç farklı yönü vardır. Değişimle başa çıkmaya yönelik proaktif bir yaklaşımın, bu üç yönün de temelinde yer aldığını anlamak önemlidir. Sonraki birkaç bölümde, değişim söz konusu olduğunda nasıl proaktif olunabileceğine bakacağız.
İnceleyeceğimiz bir başka tanım ise değişiklik yönetimi profesyonellerini sertifikalandırmaktan sorumlu kuruluş olan PROSCI'ye ait. Değişiklik yönetimini şöyle tanımlıyorlar: Değişiklik yönetimi, değişimin insan boyutunu yönetmeye yönelik kolaylaştırıcı bir çerçevedir.
Vurgularının insan boyutunda olduğunu fark edeceksiniz; bu, PMI'ın tanımıyla ilginç bir tezat oluşturuyor. PMI'ın tanımı daha çok kuruluş ve sürece odaklanıyor.
Bunlar değişiklik yönetiminin genel tanımları olsa da değişiklik yönetimi çerçevelerinin kısa vadeli, uzun vadeli ve hatta dönüşümsel değişimler için kullanılabileceğini unutmayın. Değişimin niteliğine ve büyük ya da küçük bir değişim olup olmadığına bağlı olarak bazı adımlar eklemeniz veya süreci sadeleştirmeniz gerekebilir.
Değişiklik Yönetimi Süreci Nedir?
Değişiklik yönetiminin tanımında olduğu gibi, kuruluşların değişiklik yönetimi süreçlerini tanımlama biçimleri de farklılık gösterebilir. Bizim amaçlarımız doğrultusunda değişiklik yönetimi süreci, bir kuruluşun veya ekibin değişimi nasıl yönettiğini belirleyen çerçevedir. Süreç ve iş akışları, kurumsal değişimin türüne bağlı olarak farklılık gösterebilir.
Örneğin, bir müşteri için web sitesi üzerinde çalışan dört kişilik bir ekibin, müşterinin web sitesindeki bir sayfanın değiştirilmesi talebini karşılamak üzere gerçekleştireceği değişim girişimi; tüm CRM sistemini değiştirmek ve 1.200 satış temsilcisiyle yöneticisini yeni teknoloji konusunda eğitmek isteyen bir Fortune 500 şirketinin gerçekleştireceği girişimden çok daha az karmaşık olabilir.
Değişiklik yönetiminin önemi hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.
Proje Yöneticileri Neden Bir Değişiklik Yönetimi Sürecine İhtiyaç Duyar?
Proje yöneticileri olarak yaptığımız çoğu şeyde olduğu gibi, belgelenmiş bir sürece sahip olmak önemlidir. Ancak bir proje yöneticisi olarak değişiklik yönetimi sürecine sahip olmak, karmaşık bir projenin başarısı için kritik olabilir.
PROSCI'ye göre, bir sürece sahip olmak şu sonuçları sağlar:
- Çalışanların proje hedeflerine ulaşma olasılığı 6 kat daha fazladır
- Takvime uyma olasılığı 5 kat daha fazladır
- Bütçeye uyma olasılığı 2 kat daha fazladır
Takvim, kapsam ve bütçe, iyi bir proje yöneticisinin bir projeyi veya girişimi yürütürken odaklandığı en önemli üç unsurdan olduğuna göre, bu veriler resmi bir süreci benimsemenin neden bu kadar önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olmalıdır.
Proje yöneticilerinin bir değişiklik yönetimi sürecine sahip olması gerekmesinin bir diğer önemli nedeni de ekip moralidir.
Bir düşünün: Çok fazla değişiklik içeren uzun ve karmaşık bir proje üzerinde çalışırken, değişim sistematik bir şekilde uygulanıp yönetilmezse mecazi anlamda başınız dönebilir.
Bazen projeyi verimli bir şekilde ilerletmek, çalışma saatlerinin boşa harcanmasını veya ekibinizin bunalmasını önlemek için biraz yavaşlamanız ve değişimi gerçekten sindirmeniz gerekir.
Proje yöneticisi olarak ekibi değişim sürecinde yönlendirmek sizin sorumluluğunuzdur. Bu da üç bölümden oluşan bir değişiklik yönetimi stratejisi oluşturmak anlamına gelir.
- Değişikliği açıklamak
- Bir değişiklik yönetimi planının geliştirilmesini kolaylaştırmak
- Soruları yanıtlamak ve geri bildirim sağlamak
Bunu gerçekleştirmek için tutarlı bir çerçeveye sahip olmak daha başarılı olmanıza yardımcı olacaktır. Bu süreci daha tekrarlanabilir hâle getirmek için kendi şablonunuzu bile bulabilir veya oluşturabilirsiniz. Ayrıca, daha rahat hâle geldikçe bunu otomatikleştirmek bile isteyebilirsiniz.
Uzun süren bir projede kapsamda, bütçede, zaman çizelgesinde ve hatta proje ekibinde kolayca değişiklikler olabilir. 2021'deki Büyük İstifa, birçok proje yöneticisi için son noktayı gerçekten görünür hâle getirdi.
Kendi çalışmamda, yönetmek üzere dâhil olduğum bir projenin dört kişilik çekirdek bir ekiple başladığı sırada bunu gördüm. Zaman çizelgesi değiştiği için ilk ekip üyelerinden ikisi başka projelerde görevlendirildi ve biri başka bir fırsat için şirketten ayrıldı.
Bu durum, yeni ekip üyelerini işe alıştırmam ve roller ile sorumluluklarla ilgili beklentileri belirlemeye yardımcı olmam gerektiğinden proje başlangıcında gecikmelere yol açtı.
Projeyi başlattığımızda, iki proje ekibi üyesi daha projeden ayrıldı. Çalışmayı organize etmem, yeni ekip üyelerini işe dâhil etmem ve müşteri beklentilerini yönetmem gerektiğinden bu durum daha fazla gecikmeye yol açtı.
Tahmin edebileceğiniz gibi bu durum projeye saatler ve karmaşıklık ekledi. Değişikliği şirket içinde ve dışında iletmek, işe alıştırma ve işten ayırma süreçlerinin tamamını yönetmek için bir sürece sahip olmak, herkesi bilgilendirmek ve projeyi planlandığı şekilde sürdürmek açısından büyük bir yardımcı oldu.
Zaman çizelgesini tamamen değiştirmekten kaçınmanın bir yolu olmasa da bu proje mümkün olduğunca sorunsuz ilerlemeye devam etti.
Bir Değişiklik Yönetimi Süreci Örneği
Bir değişiklik yönetimi planı oluştururken kullanabileceğiniz çeşitli metodolojiler vardır. Bu yazının amacı doğrultusunda PROSCI'nin metodolojisine bakacağız. Bir kuruluşta veya proje ekibinde başarılı değişiklik yönetimini mümkün kılan bir değişiklik yönetimi süreci oluşturmak için iki model kullanırlar. İlki Prosci Değişiklik Üçgeni (PCT), ikincisi ise ADKAR modelidir.
Prosci Değişiklik Üçgeni (PCT), değişiklik yönetimi ekibini oluşturan üç temel role sahiptir. Bunlar liderlik/sponsorluk, proje yönetimi ve değişiklik yönetimidir. Üçgenin merkezinde ortak başarı tanımı yer alır. Bu model, değişikliği desteklemek için üç role ve başarılı bir değişikliği nasıl tanımladığımıza ilişkin ortak bir tanıma ihtiyaç duyduğumuzu gösterir.
ADKAR şu ifadelerin baş harflerinden oluşur:
- A: değişiklik ihtiyacının farkındalığı
- D: değişikliğe katılma ve onu destekleme arzusu
- K: gereken değişikliği nasıl gerçekleştireceğine ilişkin bilgi
- A: istenen beceri ve davranışları uygulama yeteneği
- R: değişiklik gerçekleştirildikten sonra onu sürdürmek için pekiştirme
Bir değişiklik yönetimi modeli oluşturmak için bu PROSCI çerçevelerini veya kendi çerçevenizi kullanıyor olsanız da bu çalışmayı iş süreçlerinize entegre etmeniz önemlidir. Çerçevenizi oluştururken ve uygulamaya hazırlarken değişikliğin türü ile başarı ölçütleri dikkate alınmalıdır.
3 Adımlı Değişiklik Yönetimi Süreci
Çerçeveler değişikliği uygulamak için kime ve neye ihtiyaç duyacağımızı söylerken süreç bize nasıl yapacağımızı gösterir. Bu üç adım, kuruluşunuzda başarılı bir değişikliği uygulama yolunda sizi iyi bir noktaya taşıyacaktır.
1. Değişikliğinizi tanımlayın ve değişikliğinize hazırlanın
Bu aşamada başarıyı tanımlamak isteyeceksiniz.
- Değişiklik başarıyla uygulandığında projeniz nasıl görünecek?
- Başarılı olduğunuzu anlamak için hangi KPI'ları kullanacaksınız?
- İdeal durumunuz mevcut durumdan ne kadar uzakta?
Ayrıca değişikliğinizin etkisini de tanımlamanız gerekecek.
- Kim veya ne, nasıl etkilenecek?
- Bu değişikliği yapmanın istenmeyen sonuçları olabilir mi?
- Bunu nasıl azaltabilirsiniz?
- Sizin veya ekibinizin aşması gereken herhangi bir engel var mı?
Son olarak, değişikliğe yaklaşımınızı tanımlamak isteyeceksiniz. Değişikliği nasıl yapacaksınız ve kimlerin sürece dahil olması gerekiyor? Proje zaman çizelgenizi yönetmeye benzer şekilde, belirli kilometre taşları içeren bir değişiklik zaman çizelgesi de oluşturmak isteyebilirsiniz.
Bu aşamada, tüm paydaşlarınızın desteğini aldığınızdan emin olmanız gerekir. Bu makalenin büyük bölümü ajanslara odaklansa da, eğer kurum içinde çalışıyorsanız, bu kişiler proje ekibinizin yanı sıra projenizin başarısıyla ilgilenen sponsorlar veya diğer yöneticiler olacaktır.
2. Değişikliği uygulayın ve yönetin
Değişikliğinizi tanımlayıp bir plan yaptığınıza göre harekete geçme zamanı! Bu aşamada planı uygulayacaksınız. İlerleyişinizi izleyin; böylece sorular veya sorunlar ortaya çıktığında, bunlar çok büyümeden ya da başarılı değişikliğin önünde engel oluşturmadan çözebilirsiniz.
Bu aşamada kendinizi bir koç olarak düşünün; bir oyun planınız (planlarınız) var, ancak oyun ilerledikçe uyum sağlamak istiyorsunuz. Zaferinizi çok erken kutlamamanın önemli olduğunu unutmayın! Durum geliştikçe bazı yeni “oyunlar” planlamanız gerekebilir.
1. adımda belirlediğiniz KPI'ları (temel performans göstergelerini) hatırlıyor musunuz? Bu aşamada ilerlemenizi bunlara göre takip etmek gerçekten önemlidir. Bu, değişiklik uygulamanızın nasıl ilerlediğini anlamanız için ihtiyaç duyduğunuz verileri sağlayacaktır.
3. Değişikliğinizi sürdürün (benimsenmesini sağlayın)
Değişiklik başarıyla uygulandıktan sonra kalıcı olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Bir alışkanlık oluşturmanın zaman aldığını unutmayın. Bu nedenle eski yöntemlerin ve alışkanlıkların zaman zaman geri dönmesini bekleyin; bunları nazikçe belirtmek ve ekip üyelerini işleri yapmanın yeni yöntemine yönlendirmek için bir süreciniz olsun.
Yaptığınız değişikliği benimsemeye gerçekten bağlı olan kişileri takdir etmek de çok faydalı olabilir. İster günlük toplantıda veya ekip toplantısında gayriresmî olarak, ister ödül, prim ya da terfi gibi resmî bir şekilde olsun, ekip üyelerini değişikliği benimsemeleri karşılığında ödüllendirmek, değişikliklerin kalıcı olmasına yardımcı olmak için iyi bir yoldur.
Bir değişikliğin yerleşmesi zaman alıyorsa sabırlı olun. Yol boyunca elde ettiğiniz başarıları kutlamayı unutmayın. Bu, ekibin daha önce kaydettiği ilerlemenin üzerine koymaya devam etmesine yardımcı olabilir.
Uygulamadaki Değişim Süreçlerine İki Örnek
Bir proje yöneticisi olarak değişim sürecini nasıl ve ne zaman uygulayacağınızı bilmek rolünüzün bir parçasıdır. Burada, gerçek hayatta değişim süreçlerini kullanan (veya duruma göre daha iyi değişim süreçlerine ihtiyaç duyan) iki proje yöneticisi örneğine bakacağız. Değişim yönetimi örneklerini burada bulabilirsiniz.
Örnek 1
Bir web ajansında dijital proje yöneticisi olan Josephine bir sorunla karşı karşıyaydı. Harika müşterisi doğum iznine ayrılmıştı ve geri döndüğünde iletişim biraz farklı görünüyordu.
Teslim tarihleri kaçırılıyordu ve geri bildirim, müşterisinin izninden önceki kadar kapsamlı veya eyleme dönük değildi. Yaratıcı iş akışı sürecinin sekteye uğradığı açıktı. Müşteriyi azarlayıp onunla çalışmanın ne kadar zor olduğunu tartışmak için bir toplantı düzenleyebilirdi, ancak tam tersini yaptı.
Müşterisinden, inceleme döngüleri ve geri bildirimle ilgili sorunu kendi bakış açısından açıklamasını istedi. Müşteri, yeni doğmuş bir bebeğe bakarken teslim tarihlerine uymanın ve kapsamlı geri bildirim sağlamanın zor olduğunu paylaştı. Bu, Josephine'a hem önemli bir bağlam hem de müşterisinin tasarımlar hakkında geri bildirim sağlamaya çalışırken yaşadığı sorunun temel nedenini sundu.
Bu nedenle Josephine ve ekibi değişikliği kendileri yapmaya karar verdi. Süreci kolaylaştırmak ve herkes için işleri daha kolay hâle getirmek üzere yeni bir sistem geliştirdiler. Tasarım incelemeleri için büyük bir toplantı yapmak ve müşteriden ve ekibinden Figma'da yorumlarını paylaşmalarını istemek yerine (tipik bir ajans süreci olduğu gibi), ekip farklı bir yöntem denedi.
Tasarım incelemesinin, müşterinin uygun olduğu bir zamanda gözden geçirebileceği bir video anlatımını gönderdiler. Gerektiğinde incelemenin bölümlerini duraklatıp tekrarlayabiliyordu (not almasına veya bir tasarım tercihinin ardındaki mantığı hatırlamasına gerek yoktu) ve ekibe sesli not olarak geri bildirim sağlayabiliyordu. Bu, değişimi yönetmenin ve projenin değerli bir ekip üyesini desteklemenin harika bir örneğidir!
Örnek 2
Yaklaşık bir yıl önce, bir ajans için bir web sitesi lansmanını proje yöneticisi olarak yönetmem üzere işe alındım. Ajansın kaynak yöneticisi ile görüştüğümde, ihtiyaç, büyük ölçüde tamamlanmış bir projeyi son aşamaya getirirken proje ekibini yönetmek olarak tanımlanmıştı.
Ancak olan bu değildi. Personel değişiklikleri sırasında yaşanan bir karmaşada, müşterinin tasarımları hiçbir zaman resmen onaylamadığı ortaya çıktı. Bu nedenle geliştirme planlandığı gibi devam edemedi. Artık yönetmem gereken projenin takviminde ve kapsamındaysa önemli bir değişiklik olmuştu.
Tasarım ekibi birkaç yineleme yaptı ve metin ile tel kafeslerin ayarlanması gerekti. Üstelik işleri daha da zorlaştıran bir durum olarak, tasarım ögelerinin müşterinin e-ticaret mağazasının yenilenmesinde kullanılması planlanmıştı.
Dolayısıyla yaklaşık 12-14 hafta sürmesi beklenen zaman çizelgesi, tüm işlerin tamamlanması için yaklaşık 7 aya uzadı. Bu neden oldu? Çünkü iyi bir değişim yönetimi süreci uygulanmamıştı. İlk hesap yöneticileri resmi onay almadığından, ek tasarımlar gerçekten bir değişiklik olarak değerlendirilmemişti.
Müşterim bu zorluktan hangi dersleri çıkardı?
- Müşteriden yazılı onay aldığınızdan emin olun
- İş Kapsamı Belgesi'nde (SOW) tasarım ve geri bildirim turlarını sınırlamayı değerlendirin
- Artan çalışma düzeyi için artan maliyeti açıkça belirten değişiklik taleplerinin yürütülmesine yönelik resmi bir süreç oluşturun
Tüm bu dersler önemli olsa da üçüncü derse odaklanalım. Değişikliği başlatmak için resmi bir sürecin olması, ekibin tasarımları müşterinin istediği hale getirmek ve metin ile tel kafesleri düzenlemek için gereken ek çalışmayı müşterimize faturalandırmasına olanak tanırdı.
Proje Yöneticilerinin Değişikliği Yönetmesine Yardımcı Olacak Yazılımlar
Projelerinizi yönetmek için yazılım kullandığınız gibi, değişim yönetimi yazılımlarını da kullanmak isteyebilirsiniz. İhtiyaçlarınıza ve kuruluş yapınıza bağlı olarak kullanabileceğiniz birçok değişim yönetimi aracı vardır.
İş birliğine dayalı bir şey arıyorsanız Wrike iyi bir seçenektir (proje yönetimi için de iyidir ve belki de zaten tanıdığınız bir araçtır). Yeni bir yazılım kullanmaya başlamak için Whatfix'i deneyebilirsiniz. Hem şirket içi çalışanlar hem de dış müşteriler için değişimi yönetiyorsanız WalkMe'yi değerlendirin.
Değişim Yönetimi Uzmanı Olun
Değişimin insani yönünü büyüleyici buluyorsanız daha derinlemesine incelemek isteyebilirsiniz. Değişime Öncülük Etmek gibi John Kotter'ın kitaplarından birini okumayı, canlı veya isteğe bağlı bir web seminerine katılmayı ya da Kotter Eğitimi veya PROSCI aracılığıyla değişim uygulayıcısı olarak sertifika almayı değerlendirin.
PMP gibi bir proje yönetimi sertifikanız varsa, bu etkinlikler (bu blog gönderisini okumak da dahil) sürekli eğitim saatlerinize sayılabilir.
Burada gördüklerinizi beğendiniz mi? The Digital Project Manager'ın bültenine abone olarak öğrenmeye devam edin!
