Proje Teklifleri Neden Önemlidir?

Ancak gerçek şu ki, kötü hazırlanmış bir teklif itibar kaybına yol açabilir, büyük boşluklar içeren önerilen yaklaşımlar ortaya çıkarabilir ve hatta kuruluşunuzun iş açısından zararlı koşulları kabul etmesine neden olabilir.

Doğru şekilde hazırlandığında başarılı bir teklif, yeni ve heyecan verici işlerin önünü açabilir, bir kuruluşun büyümesine yardımcı olabilir ve kurum kültürüne ve çalışanların moraline olumlu katkıda bulunabilir. İster bir girişimde, ister küçük bir işletmede, ister devasa bir kuruluşta çalışın, rekabetçi olmakla gereken özeni göstermek arasında denge kuran sağlam bir sürece sahip olmak önemlidir.

Proje Yöneticileri Proje Tekliflerini Neden Önemsemeli?

Koşullar ne olursa olsun, proje yöneticilerinin teklif yazımına dahil olmayı benimsemesi gerektiğini düşünüyorum. Bunun yalnızca birkaç nedeni şöyle:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

  1. Kapsamları devralmak yerine şekillendirebilirsiniz

Her zaman biraz farklı şekillendirilmesini dilediğiniz bir iş kapsamını devralmak yerine, satış aşamasında proje yaklaşımını, fiyatlandırmayı, metodolojiyi, zaman çerçevesini ve teslimatları etkilemeye başlayabilirsiniz. Her zaman bir miktar uzlaşma olacaktır, ancak görüşleriniz yaklaşımın sizin ve proje ekibinizin uygulamaktan memnuniyet duyacağı bir şeye dönüşmesine yardımcı olabilir.

  2. Daha ilgi çekici işler ve daha iyi istikrar yaratılmasına yardımcı olabilirsiniz

İş geliştirmeye dahil olarak, hangi fırsatların değerlendirilmesi gerektiği ve potansiyel riskler konusunda bir bakış açısı sunarak kuruluşunuzun büyümesine ve stratejik vizyonunu gerçekleştirmesine yardımcı olabilirsiniz. Bu, ekibinizin becerilerine uygun, daha tatmin edici işlere yol açabilir; bu da daha iyi bir kurum kültürü, çalışanların elde tutulması ve istikrar sağlayabilir.

  3. Yeni ilişkiler kurabilirsiniz

Bir teklif oluşturma sürecinde, günlük proje bağlamınızda düzenli olarak birlikte çalışmadığınız kuruluş içindeki ekip üyeleriyle iş birliği yapmanız gerekecektir. Bunlar konu uzmanlarını, hukuk ekibinizi, pazarlama ekibinizi, liderlik ekibinin üyelerini ve diğer proje paydaşlarını içerebilir.

  4. Kariyerinizi ilerletebilirsiniz

İster müşteri hizmetleri sunan bir kuruluşta (örneğin bir ajans veya danışmanlık şirketinde), ister kurum içi bir ekipte çalışın, yeni projeler için gerekçe oluşturma sürecine dahil olmak, kuruluşunuzun güncelliğini korumasını önemseyen biri olarak sizi farklılaştırabilir. Bu da sizi diğer dönüştürücü projeler ve hatta farklı roller için öncelikli bir aday haline getirebilir.

Benim kişisel görüşüm ise şöyle:

Ayrıca proje yöneticilerinin tekliflere dahil olmasının önemli olduğunu düşünüyorum; çünkü hepiniz, sürecin gerçekçi bir zeminde ilerlemesine yardımcı olabilecek proje ekiplerini yönetme becerilerine ve deneyimine sahipsiniz.

Bir teklif oluşturmak, düzenlenmesi ve yönetilmesi gereken pek çok parçaya sahip, başlı başına bir projedir. Örneğin, resmi bir teklif talebinin (RFP) yerine getirilmesi gereken yüzlerce zorunlu, puanlamaya tabi ve ek gereksinimi olabilir; buna karşın eldeki ayrıntı oldukça az olabilir. Bu süreci daha iyi yönetmek için RFP yazılımını kullanabilirsiniz.

Proje yöneticileri dahil olduğunda, risk yönetimi, ekip yönetimi ve beklenti yönetimi unsurlarının süreç boyunca ön planda tutulduğunu görüyorum; bu da akıllı karar alma sürecini yönlendiren gerçekçi ve ayakları yere basan bir bakış açısı sağlıyor.

Bu nedenle, şu anda görev tanımınızın dışında olsa bile, mevcut rolünüzün ötesine geçmekle ilgileniyorsanız veya yalnızca farklı türde bir etki yaratacak yeni bir deneyim arıyorsanız tekliflere proaktif bir şekilde dahil olmanızı öneririm. Madem işe koyuldunuz – neden tüm ekibi de sürece dahil etmeyesiniz? Bir proje teklif ekibi oluşturma kılavuzumuza göz atın.

İş Geliştirme Sürecine Nasıl Dahil Olunur?

Peki, ya şu anda iş geliştirme sürecine dahil olmayan bir PM iseniz? Masada kendinize nasıl yer bulabilirsiniz? Her iki rolde de bulunmuş biri olarak benim önerim şu:

• İlgi gösterin

Teklifi hazırlamakla görevli kişileri bulun ve mevcut ve yaklaşan fırsatları sorun. Ne üzerinde çalıştıklarını, hangi zorluklarla karşılaştıklarını ve mevcut pazar koşullarında ilerlemeye devam etme stratejisinin ne olduğunu öğrenin.

• Değer gösterin

Bu bilgileri, proje yönetimi becerilerinizin nasıl kullanılabileceğini önermek için kullanın. Sürece nasıl dahil olabileceğinizi anlatın: Bir müşterinin sorununu ve/veya sponsorun özel ihtiyaçlarını, teklifinizin onaylanmasına yardımcı olacak şekilde özetleyip ele alabilir misiniz? Hikâye anlatımı ve yazılı bir belgeyi biçimlendirme söz konusu olduğunda süper kahraman yetenekleriniz var mı? Ekibin sizi meşgul etmenin bir yolunu bulması gerektiğini düşünmesine neden olmayın (sonunda elinizde çeşitli angarya işler bulursunuz!).

• Katılın!

Kuruluşunuzda yeni fırsatları veya satış sürecini gözden geçirmek için düzenli olarak yapılan bir toplantı varsa, toplantıya katılıp sessizce gözlemci olarak bulunabileceğinizi sorun. İşlerin nasıl yürütüldüğünü gözlemleyin ve odada, konuyla ilgilendiğinizi ve yardımcı olmaya istekli olduğunuzu hatırlatan fiziksel (gerçi günümüzde sanal demek daha doğru olabilir) bir varlık olun.

Kuruluşunuzda bu mümkün değilse, yukarıdaki yöntemlerin aynısını kullanarak yöneticilerinizin veya diğer karar vericilerin iş geliştirmeyle ilgilendiğinizi bildiğinden emin olun — çoğu ekip ek kaynakları memnuniyetle karşılar!

İpucu: Bu tamamlayıcı makalede bir proje teklifinin nasıl yazılacağını öğrenin!

Siz ne düşünüyorsunuz?

Proje yöneticileri, bir sonraki projelerini alabilmek için iş geliştirme ve proje tekliflerine dahil olmalı mı? Yoksa proje yöneticileri teslimat işine odaklanıp satış sürecinden kendilerini çekmeli mi? Düşüncelerinizi yorumlarda paylaşın!

Bir sonraki proje teklifinizde ustalaşmaya yönelik daha fazla ipucu için Galen Low'un proje teklifleriyle ilgili ipuçlarına göz atın.