Proje Tamamlanma Oranı: Nedir ve Nasıl Hesaplanır?

Proje Tamamlanma Oranı Nedir?

Proje tamamlanma oranı, kuruluşların proje yöneticilerinin ne kadar iyi performans gösterdiğini anlamasına yardımcı olan bir temel performans göstergesidir (KPI).

Proje tamamlanma oranı, zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilen projelerin sayısını dikkate alır.

Proje Tamamlanma Oranı Neden Önemlidir?

Ölçülen diğer tüm KPI'lar gibi proje tamamlanma oranı da önemlidir; çünkü bir proje yöneticisinin performansı hakkında içgörüler sağlayabilir.

Bununla birlikte, yüksek bir tamamlanma oranı her zaman bir proje yöneticisinin iyi olduğu anlamına gelmez; düşük bir tamamlanma oranı da proje yöneticisinin kötü olduğu anlamına gelmez.

Örneğin, karmaşık ve riskli bir projeyi üstlenmek, projenin zamanında veya bütçe dahilinde tamamlanamayacağı anlamına gelebilir. Zamanlamayı ve bütçeyi duraklatıp yeniden müzakere etmek doğru yaklaşım olabilir.

Ekibine baskı yapan ve zorbalık eden, iş-yaşam dengesine ve uyuma zarar veren bir proje yöneticisi daha fazla projeyi tamamlayabilir. Ancak her gün içinde çalışmak veya ekibinizin çalışmasını istediğiniz ortam gerçekten bu mu?
Bir proje yöneticisi olarak, ekibinizi ileriye taşımak için toksik ve yüksek baskılı bir ortam oluşturmak gerçekten istediğiniz liderlik biçimi mi?

Dolayısıyla proje tamamlanma oranı, bir proje yöneticisinin performansı hakkında değerli bazı içgörüler sağlayabilse de tüm KPI'ların nihai ölçütü değildir. Bir proje yöneticisini değerlendirirken, tamamlanma oranlarına ilişkin açıklaması sayının kendisinden daha fazlasını ortaya koyar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proje Tamamlanma Oranıyla İlgili Zorluklar

Proje yöneticilerinin becerilerini ölçmek için proje tamamlanma oranının kullanılmasına karşı çıkmamın nedeni, proje yöneticisinin kontrolü dışında kalan ve bu oranı etkileyebilecek çok sayıda unsur bulunmasıdır. 

Bunlar aşağıdakileri içerir ancak bunlarla sınırlı değildir: 

• Proje devam ederken finansmanın kaybedilmesi (ör. devlet finansmanının veya hibenin kaybedilmesi)
• Temel paydaşların kuruluştan ayrılması veya desteğini geri çekmesi 
• Personel sorunları 
• Projeler için yetersiz bütçe ayrılması 
• Kapsamın veya beklentilerin en başından itibaren gerçekçi olmaması 
• Yazılımın kullanım ömrünün sona ermesi 

Proje yöneticilerine genellikle kapsam belirleme veya bütçe görüşmelerine katılmadan işler atanır; bu da tamamlanma oranı değerlendirmelerini potansiyel olarak adaletsiz hale getirir.

Örneğin, bütçeleri dondurulmuş bir devlet kurumunda çalışan bir proje yöneticisi son derece yetkin olabilir ancak projeleri tamamlayamayabilir.

Proje Tamamlanma Oranı Nasıl Hesaplanır?

Proje tamamlanma oranı basit bir formülle hesaplanabilir. Formül şöyledir:

Tamamlanan proje sayısı/başlatılan toplam proje sayısı * 100 = proje tamamlanma oranı

Örneğin, bu yıl 10 proje üstlenir ve bunların 8'ini zamanında ve bütçe dahilinde tamamlarsam, proje tamamlanma oranım %80 olur.

Tamamlanma oranlarını yıllık olarak takip ediyorsanız bu hesaplamayı her yılın sonunda yapın. Gerekli olmasa bile bu, performans değerlendirmesine dahil edilebilecek iyi bir ölçüt olabilir. Başka bir şey olmasa bile, ilginç bir tartışma konusu olur.

Kaynak Yönetimi Proje Tamamlanmasını Nasıl Etkiler?

Kaynak yönetimi, proje tamamlanma oranınızı olumlu ya da olumsuz etkileyebilir. Bir projenin tamamlanıp tamamlanamayacağında birçok faktör rol oynasa da kaynaklar en önemli unsurlardan biridir.

Yönetmeniz gereken kaynaklar arasında zaman, bütçe, proje üzerinde çalışabilecek ekip, gerekli donanım ve yazılım, hatta ekibinizin enerjisi bulunur.

Ne kadar süredir proje yönetiyor olursanız olun, proje için ihtiyaç duyduğunuz her kaynağın gereğinden fazla bulunduğu bir durumla karşılaşmanın oldukça nadir olduğunu bilirsiniz. Projeler için her zaman sınırsız zaman ve para mevcut olsaydı çok yüksek tamamlanma oranlarına kolayca ulaşabilirdiniz. Ancak özellikle bu ekonomik koşullarda durum nadiren böyledir.

Bu nedenle yapabileceğimiz en iyi şey, kaynakları proaktif bir şekilde yönetmektir. Kaynak yönetimi söz konusu olduğunda, kullanabileceğiniz en yaygın kaldıraçlardan bazıları şunlardır.

Zaman

İyi zaman yönetimi, zaman çizelgeniz sıkışık olduğunda bile programı optimize etmenize yardımcı olabilir. Bu, temel paydaşlarla tasarım incelemelerini proaktif bir şekilde planlamak veya geri bildirim verecek kişi sayısını sınırlamak şeklinde olabilir. Ayrıca, tasarımcının bir sonraki inceleme turundan önce geri bildirimleri uygulamak için yeterli zamana sahip olması amacıyla revizyonlar için zaman aralıkları oluşturmayı da içerebilir.

Enerji

Zaman gibi enerji de sınırsız bir kaynak değildir. Tamamen tükenmiş bir ekibe sahip olmak, projenizi tamamlama oranınıza yardımcı olmaz. İşleri önceliklendirmek ve acil durum telaşlarını en aza indirmek için müşterinizle veya paydaşlarınızla birlikte çalışmak, ekibinizin tükenmesini önleyebilir. 

Ekip üyelerinin makul saatlerde çalıştığından ve dinlenip enerji toplamak için işten uzaklaşabilecekleri zamana sahip olduğundan emin olun. Bir ekip üyesinin tükenmişlik belirtileri gösterdiğini veya normalde hızlıca tamamladığı görevleri daha uzun sürede tamamladığını fark ederseniz, enerji toplamak için bir süre işten uzaklaşmasını teşvik edin.

Ekip üyeleri

Doğru ekip üyelerine sahip olmak, tamamlama oranınıza ulaşmak için en önemli etkenlerden biridir. Deneyimsiz olan veya birlikte iyi çalışamayan bir ekip, projenin ilerlemesini kolayca engelleyebilir.

Diğer yaygın sorunlar arasında personel eksikliği veya aşırı iş yükü altında olan ekip üyeleri bulunur. Bunların her ikisi de projenin tamamlanmasında büyük aksaklıklara yol açabilir.

Bütçe

Ekip saatleri, toplantılar, donanım ve yazılım giderleri de dahil olmak üzere proje bütçesinin nasıl harcandığına yakından dikkat edin. Kalan iş önemli ölçüde fazlaysa ve bütçe kısıtlıysa ekibin ve paydaşların olası riskleri anladığından emin olun.

Daha sonra ek fon bulunup bulunamayacağını öğrenmek için bir değişiklik talebi veya bütçe artışı olasılığını sorun.

Deneyimlerime göre, bu özellikle proje bütçesinin olması gerekenden düşük olduğu durumlarda, yönetilmesi en zor kaynaklardan biri olabilir. Bunun nedeni, ajansın veya kuruluşun bütçenin düşük olduğunu baştan bilmesine rağmen projeyi sabit bir bütçeyle üstlenmeyi kabul etmiş olmasıdır. 

Bu durumun durgun dönemlerde, yeni hizmetler geliştirilirken veya liderlik ekibi belirli bir müşteriyle çalıştığını söylemek istediğinde gerçekleştiğini gördüm.

Ekipman ve yazılım

Herhangi bir projeyi tamamlamak için doğru ekipman ve yazılıma sahip olmak, her zaman dikkatle yönetilmesi gereken temel bir kaynaktır. Bir web sitesini açık kaynaklı bir platformda oluştururken bile düzgün işlevsellik için eklentilere, aboneliklere ve Google Analytics gibi optimizasyon araçlarına ihtiyaç duyarsınız.

Mobil uygulamalar için üzerinde test yapabileceğiniz çeşitli telefonlar bulundurun. Gerekli ekipmanı kritik proje aşamalarında ekibin kullanımına sunmak, ilerlemeyi hızlandırabilir ve projenin başarıyla tamamlanmasını sağlayabilir.

Yazılım satın alıyorsanız, sahip olduğunuz kullanıcı sayısı için yeterli sayıda lisansın bütçeye dahil edilmesini sağlamaya çalışın. Ortak oturum açma bilgileri bazen ilerlemeyi durdurabilir.

Proje Tamamlama Oranını Yönetmek İçin Araçlar

Artık proje tamamlama oranlarınızı manuel olarak takip etmek zorunda değilsiniz. İş tamamlanırken projenin ilerleme hızını ve bütçesini takip etmek için kullanabileceğiniz birçok kaynak yönetimi aracı bulunmaktadır. Genel tamamlama oranınızı artırmanıza yardımcı olacak kararlar almak için projeden elde edilen bu içgörüleri kullanabilirsiniz.

Şu anda kullanılabilen en iyi kaynak yönetimi yazılım araçlarından bazıları şunlardır:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Saviom — Best for resource planning & capacity management
4. 4. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

Daha Fazla Proje Tamamlama Oranı İçgörüsü İçin Katılın

Proje tamamlama oranı kuruluşunuz için önemliyse, daha iyi bir proje yöneticisi olmanıza yardımcı olacak içgörüler için aktif ve etkileşimli topluluğumuza katılın.

Sizi desteklemeye yardımcı olacak araçlar ve şablonların yanı sıra pratik tavsiyeler sunabilecek aktif ve etkileşimli bir meslektaş topluluğu sağlıyoruz.