Profesyonel Bir E-postada Asla Yazmamanız Gereken 6 Şey
İyi bir proje yöneticisi olmak istiyorsanız, işin hakkını vermenin yanı sıra nasıl konuşulacağını da bilmelisiniz. Kalıplaşmış ifadeleri ve müşterilerinize gönderdiğiniz aşırı resmî e-postaları unutun – onlarla iş ortaklarıymışsınız ve işlerini geliştirmelerine yardımcı oluyormuşsunuz gibi konuşmanız gerekir.
Bu yazma biçimi okulda öğrendiğimiz bir şey değil ve çalışma hayatına atıldığımızda müşterilerimizle nasıl konuşacağımızı da böyle hayal etmemiştik; ancak uzun süreli olumlu müşteri ilişkileri geliştirmenin en iyi yolu bu. Önemli olan e-posta görgü kurallarına uymak.
Müşterilere e-posta yazarken kaçınmanız gereken en önemli noktalar şunlar. Bunları profesyonel e-postalarınızdan çıkarın ve müşteri ilişkilerinizin gelişmesini izleyin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Sadece inanmakla yetinmemelisiniz
Bunun doğru olduğuna inanıyorum. Toplantıda bunu konuştuğumuza inanıyorum. Geliştirme ekibi bunun yapılmasının mümkün olduğuna inanıyor.
inanmak kelimesini profesyonel ve olumlu görünmenizi sağlayacağını düşünerek cümlenin içine yerleştirebilirsiniz; ancak aslında bu ifade sizi biraz kopuk, konuya hâkim kişiden ziyade sadece mesajı ileten biri gibi gösterir.
Neden basitçe “Evet, bu doğru.” demiyorsunuz? Ya da “Geliştirme ekibi bunu yapabilir.” Böylece çok daha özgüvenli ve güvenilir görünürsünüz.
Bazen müşterilerin beklentilerini belirlemek için %100 emin olmadığınızı bilmelerini sağlamanız gerekir. Bunu aktarmak için tek bir küçük kelimeye güvenmek yerine doğrudan söyleyin: “Geliştirme ekibi konuyu inceledi ve ilk izlenimler olumlu. Paydaşlara taahhütte bulunmadan önce çözümü araştırmak ve bunun mümkün olduğundan emin olmak için yarım gün ayırmamızı öneririm.”
2. Tahmin etmeyi bırakın, bilmeye başlayın
Düzeltici önlem almazsak bu projede %20 oranında bütçe aşımına uğrayacağımızı düşünüyorum. Bunu yapmak için yeterli kaynağımız olacağını tahmin ediyorum. Yaklaşımımızı yeniden düşünürsek bunu takvime sığdırabileceğimizi sanıyorum.
Bu üç kelime – Düşünmek, Tahmin etmek ve Sanmak benim kara listemde. Proje yöneticilerinin “bir şeyleri tahmin ettiklerini” söylemeleri yüzünden itibarlarının zedelendiğini gördüm. Kulağa sert gelebilir; ancak bir müşteri bir projeye birkaç bin dolar yatırmışsa ve siz de projenin tesliminden sorumluysanız, en küçük şeyler bile onu tedirgin edebilir.
Düşündüğünüzü, tahmin ettiğinizi veya sandığınızı söylemeniz iki şekilde algılanabilir. Birincisi, kararsızmışsınız ya da tüm riski ve kararı müşterinize yüklüyormuşsunuz gibi görünmenizdir.
İkincisi, ne yaptığınızı veya neden bahsettiğinizi gerçekten bilmediğiniz ve bu nedenle durumla ilgili en iyi tahmini yapmaya çalıştığınız izlenimini vermenizdir. Bunların hiçbiri sizi olumlu bir şekilde göstermez.
Bir dahaki sefere profesyonel e-postalarınıza bu kelimeleri yazarken kendinizi yakaladığınızda neden “tahmin”, “öngörü” gibi kelimeleri veya “Y kapsamını daraltmaya razı olursak X'i belirtilen sürede tamamlayabiliriz” ifadesini denemeyesiniz? Bu, durumu değerlendirmek için zaman ayırdığınızı ve tahminlere değil gerçeklere dayanan profesyonel bir öneriniz olduğunu gösterir.
3. İlk izlenimler
Tıpkı ilk izlenimlerde olduğu gibi, profesyonel bir e-postadaki ilk kelimeler de önemlidir. Bu ilk birkaç kelime, e-postanızın konu satırı kadar önemlidir — e-postayı alan kişinin başka herhangi bir şeyden önce gördüğü şey budur. Bunu yanlış yaparsanız e-postanızın genel tonu bozulur. Birinin e-postayı okuyup tam olarak kastettiğiniz şekilde anlamasını sağlamak zaten yeterince zorken, neden onu daha ilk cümlede savunmaya geçiren bir açılışla işi kendiniz için zorlaştırasınız?
Bir açılışın nasıl kötü olabileceğinden emin değilseniz, aldığınız ve sizi anında kötü bir ruh hâline sokan e-postaları düşünün. Benim favorilerimden biri, “Merhaba Janet ve diğerleri” ifadesi; çünkü ben de o “diğerleri”nin içindeyim. Burada sevgi emaresi hissettiğim kesinlikle söylenemez.
Bir diğer favorim ise doğrudan “Peta,” diye başlayıp içeriğe geçen e-posta. Ne merhaba var ne selam; doğrudan işe giriyor. Sanırım o kişi gerçekten çok meşgul ve onun zamanından bir an ayırabildiğim için şanslıyım … hiçbir müşteri böyle düşünmez.
Son olarak, “Selam Peta”. Bu uygun olurdu; ancak o yatırılan binlerce doları unutmayın – “Selam” demek, müşteriye bu projeyi başarıyla tamamlayabileceğiniz konusunda güven vermez.
Profesyonel e-postalara başlarken işi garantiye alın; birden fazla kişi varsa ‘Merhaba [name]’, ‘Selam [name],’ veya ‘Merhaba ikiniz,’ Herkese merhaba’, ifadelerine bağlı kalın.
4. Bunun ne kadar bariz olduğunu söylemeyin
Bu kelime, e-posta dünyasında açıkçası kaçınılması gereken başka bir ifadedir.
Ne yaptığımı gördünüz mü? “Açıkçası” kelimesi genellikle müşterilere güvence vermeye veya bir şeyi olduğundan daha önemsiz göstermeye çalışırken kullanılır.
Ama bir düşünün; Bu konuyu geçen toplantıda açıkça konuştuk ifadesini okuyunca kendinizi daha sakin hisseder misiniz? Elbette hayır. Bu ifade saldırgan ve savunmacı bir izlenim bırakır. E-postalarınıza iyilik yapın ve bu kelimeyi tamamen ortadan kaldırın!
5. Doğru üslubu belirlemek
İyi cumalar!
Of. Çoğu müşteri cuma sabahı bu kadar neşeli bir yaklaşım için hazır değildir. Ancak daha da kötüsü, bu neşeli ifadenin ardından bir projenin geciktiğini, bütçeyi aştığını ve hiç de iyi gitmediğini açıklamaktır.
Bir müşteriye projesini önemsemediğinizi ve yalnızca hafta sonunun başlamasını istediğinizi, vermeniz gereken mesajla çelişen ve insanı utandıran kalıp ifadelerden daha hızlı anlatan başka bir şey yoktur. Bu nedenle e-postanızın üslubunu belirlerken dikkatli olun.
6. Patron siz olun
Profesyonel e-postalarınızdan çıkarmanız gereken son ifade şudur: “Şununla teyit edeyim…”
Bir soru sorup karşılığında hiç yanıt olmayan bir yanıt almak ne kadar sinir bozucudur, değil mi? Bir restoranda masa ayırtmaya çalıştığınızı ve restoran sorumlusunun rezervasyonunuzu onaylamak için şefe danışması gerektiğini söylediğini düşünün. Evet, bir projeyi büyütmek için bütün bir ekip gerekir (en azından atasözünün böyle olduğunu düşünüyorum); ancak bu ekibin hâlâ bir lideri olmalıdır ve bir PM olarak bu kişi sizsiniz. Bu nedenle kime danışmanız gerekiyorsa danışın, ancak müşterinize sürecin her adımını anlatmayın.
Daha iyi bir profesyonel e-posta yazmak
Müşterilerle yüz yüze sohbet etmek ve onları arayarak konuşmak, onları ve işlerini tanımanın en iyi yoludur; ancak sizi olduğunuz yıldız PM gibi göstermeyen e-postalar göndererek tüm bu sıkı çalışmanın boşa gitmesine izin vermeyin. Bu profesyonellikten uzak e-posta hatalarına son verin ve müşteri ilişkilerinizin gelişmesini izleyin.
Bir proje iletişim planı oluşturmak, e-postalarınızın doğru paydaşlara doğru zamanda ulaştığından emin olmanıza da yardımcı olur.
Sırada ne var?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'den fazla şablona, örneğe ve taslağa erişmek ve yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmak için üyelik topluluğumuza katılın ve erişim kazanın.
