Bir Uzmanın Yapay Zekâdan Gerçek Yatırım Getirisi Elde Etme Konusundaki Görüşü

Proje yöneticileri neden değerlerini koordinasyonun ötesinde tanımlamalı?

Yapay zekâyla birlikte proje yöneticisinin rolü ya daha üst seviyeye taşınır ya da yok olur.

Artık görevleri koordine etmek, insanların peşinden koşmak veya takip tablolarını kollamak için zaman harcamıyorum. Yapay zekâ durum güncellemelerini, toplantı notlarını, takip işlerini, planlamayı, biçimlendirmeyi ve ilk taslak raporları şikâyet etmeden daha hızlı ve daha temiz bir şekilde hazırlıyor. Bu işler artık değeri tanımlamıyor.

Çoğu proje yöneticisinin gözden kaçırdığı uyarı şu: Değeriniz burada yatıyorsa başınız dertte.

Çoğu proje yöneticisinin gözden kaçırdığı uyarı şu: Değeriniz işi yapmaya dayanıyorsa başınız dertte.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Justin Bateh

PhD (Operasyon Yönetimi), PMP

Artık dikkatimi çeken şeyler, sonuçları yönlendiren unsurlar:

• Gerçek sorunu çerçevelemek
• Tek bir sorumlu belirlemek
• Riskleri büyümeden önce görünür kılmak
• Net seçenekler ve sonuçlarla kararları zorunlu kılmak

Gürültüyü ortadan kaldırmak ve anlamlı sinyalleri erkenden ortaya çıkarmak için yapay zekâyı kullanıyorum. Böylece daha erken devreye girebiliyor, doğru insanları aynı hedefte buluşturabiliyor, ödünleşimleri çözebiliyor ve yön belirleyebiliyorum. Benim değerim işi yapmakta değil. İşi ilerleten kararları almakta.

Yapay zekâ destekli proje yöneticileri için etkinin bulunduğu yer

Koordinasyon ve uygulama daha kolay otomatikleştirildikçe önemleri azalıyor. Ancak muhakeme hâlâ bir insan gerektiriyor:

• Kararlar
• Güç dengeleri
• Hangi risklerin önemli, hangilerinin önemsiz olduğunu bilmek
• Ödünleşimleri çerçevelemek
• Teşvikleri okumak
• Ne zaman baskı yapacağını, ne zaman bekleyeceğini ve ne zaman bir şeyi kökünden değiştireceğini bilmek.

Otomasyon işin bu kısmını ele alamaz. Gerçek etki burada ortaya çıkar. Burada faaliyet göstermiyorsanız vazgeçilmez değilsiniz. Sıradaki sizsiniz.

Proje yöneticileri projeleri "doğru" şekilde yürütmeyi neden bırakmalı?

Eskiden projeleri "doğru" şekilde yürütürdüm. Büyük platformlar. Uzun planlar. Göze hoş görünen durum şablonları. Çok fazla emek gerektiriyor, ancak çok az ilerleme sağlıyorlardı. Zamanımın çoğunu sistemi kontrollü görünmesi için beslemekle geçiriyordum. Hata buydu.

Hepsini kapattım. Yalnızca hâlâ canlı olanları korudum ve daha hafif, daha keskin hatlara sahip bir yapıyla yeniden kurdum. Notion bağlamı ve öncelikleri tutuyor. Excel işi yürütüyor — kararlar, sorumlular, riskler ve taahhütler. Zapier, hiçbir şeyin tıkanmaması için devirleri yönetiyor. ChatGPT toplantı özetleri, eylem listeleri ve ilk taslak güncellemeler gibi angarya işleri yapıyor. Kimsenin peşinden koşmak yok.

Gerçek kararları kaybetmemek için geçmişi taramak üzere NotebookLM'yi kullandım, ancak eski alışkanlıkları geleceğe taşımadım. Önemli değilse hayatta kalamadı.

Bu değişimin en büyük zorluğu şaşırtıcıydı: Egoydu. Her şeyi yavaşlatsalar bile etkileyici görünen ve güven veren sistemlere alışkındım. İşleri sadeleştirdiğimde saklanacak hiçbir yer kalmadı. Şişirilmiş planlar yoktu. Kontrolün bizde olduğu izlenimini veren gösterge panoları yoktu. Bu, insanları hızla rahatsız etti.

Bir sonraki sorun dirençti. Bazı kişiler daha az aracı daha az titizlikle eş tuttu. Bununla, netlik konusunda tavizsiz davranarak başa çıktım. Tek bir sorumlu. Tek bir karar. Tek bir sonraki adım. Tartışma yok.

Son zorluk ise benim de bırakmayı öğrenmemdi. Yapay zekâ koordinasyonu devraldığında, sürekli kontrol etmeyi bırakmam gerekti. Basit kontrol noktaları ekledim, sinyale güvendim ve yoluma devam ettim.

Sonuç; daha az toplantı, daha kısa güncellemeler, daha düşük genel giderler ve sorunların erken ortaya çıkması oldu; bu da zamanında çözüme olanak sağladı. Üstelik kimse eski sistemi geri istemedi.

Yapay zekâ temel proje teslim ritüellerini nasıl yeniden tanımlıyor?

Kapsamı tek bir sayfada, yalın bir dille tanımlar; bunu bir karara ve sorumlu kişiye bağlarım. Bir şey jargon kullanılmadan açıklanamıyorsa kapsamı belirlenmiş değildir. Yapay zekâ bunu sadeleştirir, ancak kararı ben veririm.

Uyum sağlamak için açılış toplantısı gösterisi düzenlemem. Sorumluları, karar yetkilerini ve teşvikleri en baştan belirler, iş başlamadan önce çatışmaları ortaya çıkarmak için yapay zekâyı kullanırım. Uyum, “süregelen iletişime” bağlıysa zaten bozulmuş demektir.

Doğrulama için uzun inceleme döngülerini ortadan kaldırırım. Net kabul kriterleri belirler, ilk kontrolleri yapay zekâya yaptırır ve insanları yalnızca muhakeme gerektiğinde sürece dâhil ederim.

Yürütme basit kurallarla ilerler. Yapay zekâ ilerlemeyi özetler, tıkanmaları işaretler ve riskleri ortaya çıkarır. Bir karar, üst yönetime taşıma veya yeniden başlatma gerektiğinde devreye girerim.

Model tutarlıdır. Yapay zekâ angarya işleri yapar. Düşünme işini ben yaparım. Karar almayı sağlamayan, riski azaltmayan veya işi ilerletmeyen hiçbir şey varlığını sürdüremez.

Justin'ın İpuçları

Kapsamı tek bir sayfada, yalın bir dille tanımlayın ve bunu bir karara ve sorumlu kişiye bağlayın. Yapay zekâ bunu sadeleştirebilir, ancak kararı siz verirsiniz.

Yapay zekânın proje teslimini basitleştirmesine gerçek hayattan bir örnek

Yapay zekânın proje teslimini basitleştirmesine bir örnek verelim. Gürültüye gömülmüş bir ekibimiz vardı. Bitmek bilmeyen güncellemeler. Çatışan öncelikler. Riskler geç ortaya çıkıyor, herkes de şaşırmış gibi davranıyordu.

Sorun sistemdi. Biz de onu tamamen söküp attık.

İlk adımımız birleştirmek oldu. Tüm proje materyallerini tek bir yere koyduk: NotebookLM. Belgeler, notlar, e-postalar, kararlar. Tartışma yok. Bu birkaç saat sürdü ve hemen “bilmiyordum” bahanesini ortadan kaldırdı.

Sonra disiplini uygulamak için ChatGPT'yi kullandık. Haftalık güncellemeler, risk özetleri ve paydaş bilgilendirmelerinin tümü aynı yapıyı izledi. Yaratıcı yazım yok. Gerçeği çarpıtmak yok. Hazırlık süresi saatlerden dakikalara indi.

Ardından Excel'i ait olduğu yere geri koyduk: işi yürütmenin başına. Basit kurallarla tıkanmaları ve yaklaşan görüşmeleri işaretleyen kararlar, sorumlular, riskler ve taahhütler. Gösterişli hiçbir şey yoktu.

Sonuç sihir değildi. Kontroldü. Riskler daha erken ortaya çıktı. Toplantılar kısaldı. Yöneticiler rastgele güncellemeler istemeyi bıraktı. Ekip tepki vermeyi bırakıp karar almaya başladı. Bu, teslim sürecini istikrara kavuşturdu ve güveni yeniden oluşturdu.

Yapay zekâ entegrasyon sorunlarınızdan araçlar neden sorumlu değil?

Teslim süreçlerimizde yapay zekâyı benimserken sorunların aslında hiç de teknik olmadığını görünce şaşırdık. Araçlar çalışıyordu. İş akışları çalışıyordu. Bizim düşünme biçimimiz çalışmıyordu.

Yapay zekâ bunu hızla açığa çıkardı. Net olmayan kararlar işe yaramaz çıktılarla sonuçlandı. Bir şeyin gerçek anlamda sahibi yoksa bu hemen görünür hâle geldi. Saklanacak hiçbir yer yoktu.

Hedefleri, sorumluluğu ve ödünleşimleri netleştirdiğimizde geri kalan her şey yerine oturdu. Asıl değişim hız değildi. Disiplindi. Geç tepki vermeyi bırakıp erkenden, net kararlar almaya başladık. Bu, işin ilerleme biçimini değiştirdi.

Hedefleri, sorumluluğu ve ödünleşimleri netleştirdiğimizde geri kalan her şey yerine oturdu. Asıl değişim hız değildi. Disiplindi. Geç tepki vermeyi bırakıp erkenden, net kararlar almaya başladık. Bu, işin ilerleme biçimini değiştirdi.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Justin Bateh

PhD (Operations Management), PMP

Proje yöneticileri ilerleme sağlamadan hareketlilik yaratan araçları neden bırakmalı?

Geçen yıl elde edilen kazanım daha fazla araç değildi. Daha az araçtı. İlerleme sağlamadan hareketlilik yaratan her şeyi kaldırdım.

Ayrıca, yapay zekâyı üstüne ekleyip buna yenilik diyenler de dâhil olmak üzere eski proje yönetimi platformlarını tamamen kullanmayı bıraktım.

İşte AI araç setim:

• ChatGPT ilk başvurduğum araç. Yazmak için değil; düşünmek için. Karmaşık girdileri ona atıyor, kararları açıkça ortaya koymaya zorluyor ve planlar masamdan çıkmadan önce onları sıkı bir sınamadan geçiriyorum.
• Riskler daha yüksek olduğunda Claude'u kullanıyorum. Uzun belgeler. Hassas dil. Üslubun önemli olduğu ve özensiz ifadelerin risk yarattığı durumlar.
• NotebookLM projenin hafızası. Sessiz silah. Gerçek belgeleri yüklüyorum; böylece neye karar verildiğini düşündüğümüz konusunda tartışmayı bırakıp gerçekten neye karar verildiğine başvuruyoruz. Bu tek başına pek çok yeniden çalışmayı ortadan kaldırdı. Kazanç; daha az hizalanma toplantısı, daha hızlı sonuçlanan zorlu görüşmeler ve kimin önemli olup kimin olmadığını anlamada çok daha az hata.
• Gamma hız için. Bir şeyin görsel olması ve hızla kullanıma sunulması gerektiğinde.
• Zapier, güncellemelerin arka planda aksamasını önleyerek işlerin ilerlemesini sağlıyor.
• Notion sadece ana merkez. Törene gerek yok.

NotebookLM'nin proje tesliminde oyunu değiştirmesinin nedeni

NotebookLM'nin proje yönetimindeki önemini vurgulamak istiyorum.

Sürekli “hizalanmaya ihtiyaç duyan” bir projemiz vardı. Bu bir yalandı.

Asıl sorun, hiç kimsenin herhangi bir kararı kimin verdiğini bilmemesiydi. Her toplantıda aynı fikirler yeniden dolaşıma giriyordu. Onaylar haftalarca sürüncemede kalıyordu.

Tartışmayı durdurdum. Gerçek kanıtları topladım: E-postalar, sunumlar, notlar, eski onaylar. Her şeyi NotebookLM'ye yükledim. Sonra doğrudan sorular sordum:

• Hangi kararlar alındı?
• Kimler toplantıdaydı?
• Kim onay verdi, kim sadece konuştu?
• İşler nerede tıkandı?

Sonuç rahatsız ediciydi. Sözde iki karar verici hiçbir şeyi onaylamamıştı. Gerçek güce sahip bir kişi sessizce sürecin dışında kalmıştı.

Paydaş haritasını unvanlara göre değil, gerçeklere göre yeniden oluşturduk. İki onay adımını kaldırdık. Kararları da sonucu sahiplenen kişinin eline geri verdik.

Sonuç mu? Toplantılar ortadan kalktı. Kararlar haftalar yerine günler içinde alındı. Tahmin etmeyi bırakıp gerçeklerle ilgilenmeye başladığımız için proje ilerledi.

Proje liderleri ajan tabanlı iş akışlarını kullanmaktan ne zaman kaçınmalı?

Ajan tabanlı iş akışlarını denemeye başlıyorum, ancak bu konuda bilinçli hareket ediyorum. Hatta herhangi bir şeyi geniş ölçekte uygulamaya koymadan önce daha derinlemesine bilgi edinmek için ajan tabanlı iş akışları ve orkestrasyon platformları üzerine bir kursa yeni kaydoldum.

Şu anda teslimatın önce otomatikleştirilebilecek en güvenli kısımlarına odaklanıyorum: koordinasyon, devirler, özetler ve sinyal tespiti. Sürtüşme yaratan ancak muhakeme gerektirmeyen görevler.

Kararları veya liderliği otomatikleştirmeye çalışmıyorum. Bu bir hata olur.

Şimdiye kadar, ajanların karmaşıklık eklemeden sürtüşmeyi azaltabileceği noktaları anlamanın faydasını gördüm. Henüz erken, ancak yön belli. Gürültüyü sıkıştırmak ve sinyali görünür kılmak için ajanları kullanın; hesap verebilirliğin yerini almaları için değil.

AI proje yönetimini neden ikiye bölecek?

Bence proje yönetimi ikiye bölünecek — ortası olmayacak. Bir taraf otomatikleştirilecek. Diğer taraf daha üst bir düzeye taşınacak. Çoğu insan vardığı yeri beğenmeyecek.

Bu kural, AI çağında proje teslimatını sessizce yönetiyor. İşim kararlara ne kadar yakınsa, yerime konulması o kadar zor. İşim görevlere ne kadar yakınsa, otomatikleştirilmesi o kadar kolay. Bunun çabayla, yetkinliklerle veya deneyimle hiçbir ilgisi yok. Mesele yakınlık.

Günümüzde çoğu proje yöneticisi görev koordinasyonuna odaklanıyor. Ben de yıllarca böyle yaptım. İşleri koordine etmek. Güncellemelerin peşinden koşmak. Zaman çizelgelerini takip etmek. Hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamak. Kritik işler. Ve artık bunların neredeyse tamamı otomatikleştirilebilir. AI yürütme işini çoktan üstlendi. Koordinasyon oyunu sona erdi.

Gördüğüm en kötü tepki, yürütme işine daha fazla sarılmak. Daha iyi takip araçları. Daha düzenli raporlar. Daha sıkı süreçler. Bu strateji değil. Bu, inkâr. AI'nin her seferinde kazandığı bir alanda rekabet ediyorsunuz.

Yürütme işi, zaten kararlaştırılmış olanı uygular. Karar işi ise en başta neye karar verileceğini şekillendirir. Biri akışın aşağısında gerçekleşir. Diğeri akışı şekillendirir. Kalıcı değeri yalnızca biri taşır.

Yürütme işi, zaten kararlaştırılmış olanı uygular. Karar işi ise en başta neye karar verileceğini şekillendirir. Biri akışın aşağısında gerçekleşir. Diğeri akışı şekillendirir. Kalıcı değeri yalnızca biri taşır.

Kararları şekillendirmek, kimsenin almak istemediği kararları belirlemek demektir. İş akışları arasındaki sorunları birbirine bağlamak. Teknik sorunları ticari sonuçlara çevirmek. Liderliğin henüz görmediği riskleri gün yüzüne çıkarmak. Uygulama süreci onları geri dönülemez hale getirmeden önce ödünleşimleri, bir stratejik düşünme ortağı olarak çerçevelemek.

Benim için her şeyi belirleyen çizgi bu. Değerim kararlar alındıktan sonra ortaya çıkıyorsa, aşağı akışta ve savunmasızım. Neyin kararlaştırılacağını şekillendiriyorsam, yukarı akışta ve kalıcıyım.

İnsanlar istese de istemese de yapay zekâ, değeri karar çalışmalarına doğru yoğunlaştırıyor.

Teslimat liderleri neden yapay zekâ odaklı değişimi benimsemeli?

İşte tavsiyem:

• Yapay zekânın otomatikleştirdiği işleri korumaya çalışmayı bırakın. Gururunuzun çoğu düzenli, hızlı yanıt veren veya “her şeyin üstünde” olmaktan kaynaklanıyorsa, yanlış tepeyi savunuyorsunuz. Yapay zekâ bu işi zaten daha iyi ve daha ucuza yapıyor. Bırakın.
• Kendinizi bilinçli olarak yukarı akışa taşıyın. Yalnızca uygulandığı değil, kararların çerçevelendiği yerlerde görünmeye başlayın. Davet edilmeyi beklemeyin. Liderlere kaçındıkları kararı, gözden kaçırdıkları riski veya adını koymak istemedikleri ödünleşimi getirin.
• Netlik sağlamaya zorlamayan her şeyi ortadan kaldırın. Bir toplantı, rapor veya rutin bir kararla, bir sorumluyla ya da bir sonuçla bitmiyorsa, bu yalnızca bir gösteridir. Kesip atın.
• Yapay zekâyı agresif bir şekilde, ancak körü körüne değil, kullanın. Koordinasyonu, özetleri ve sinyal tespitini ona bırakın. Zamanınızı muhakeme, etki ve hesap verebilirlik için saklayın. Katlanarak değer kazanan iş budur.
• Son olarak kendinize karşı dürüst olun. Değeriniz kararlar alındıktan sonra ortaya çıkıyorsa, savunmasızsınız. Neyin kararlaştırılacağını şekillendirmeye yardımcı oluyorsanız, kalıcısınız. Seçiminizi buna göre yapın.

Takipte kalın

Justin Bateh'in ücretsiz haftalık bülteni Tactical Memo'ya abone olabilirsiniz — yapay zekâ çağında çalışan proje yöneticileri ve operasyon sorumluları için haftalık taktik brifingler. Her sayı, bir uygulama sorununu ele alır ve net bir çözüm sunar.

The Digital Project Manager'da daha fazla uzman röportajı yayınlanacak!