5 Adımda Çalışan El Kitabı Yazma

Ne yazık ki ilk iş günü gelir ve personelden zihin okumasını beklemenin (henüz) makul bir beklenti olmadığını hatırlarsınız (müşterileriniz öyle olduğunu düşünüyor gibi görünse de!) Müşterilerinizden söz açılmışken, bütün sabah sizi arayıp duruyorlar ve zavallı yeni çalışanınız, odanın diğer ucundan ona ağız hareketleriyle özür dilerken başparmaklarını çevirip duruyor.

Keşke yeni çalışana telefon görüşmeleri arasında okuyabileceği bir belge verebilseydiniz!

İşte çalışan el kitabı bu yüzden önemlidir: En yoğun günlerde bile yeni çalışanınızın kendini hoş karşılanmış hissetmesini ve işe başlamak için ihtiyaç duyduğu bilgileri edinmesini sağlar.

Çalışan el kitabı hazırlama hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin; örnekleri, örnek taslağı ve kendi el kitabınızı oluşturma adımlarını burada bulabilirsiniz.

Çalışan El Kitabı İçin Diğer Adlar

“Çalışan el kitabı” adı size tanıdık gelmiyorsa bu belge şu adlarla da biliniyor olabilir:

• Standart çalışma prosedürleri
• İşe alıştırma kılavuzu
• Kullanım kılavuzu
• Kaynak kılavuzu
• Çalışan eğitim kılavuzu veya çalışan kılavuzu
• Şirket el kitabı

Dolayısıyla kariyeriniz boyunca bir çalışan el kitabıyla bir şekilde, biçimde veya başka bir yolla karşılaşmış olma ihtimaliniz yüksek.

Çalışan El Kitabına Neler Dahil Edilmeli?

En iyi çalışan el kitapları yalnızca yeni çalışanlara değil, tüm ekibe fayda sağlar. Ekibinizin çalışan el kitabı şunları yapmalıdır:

• Yeni personelin işe alıştırılmasını sorunsuz biçimde sağlamak
• Herkesin en iyi işini yapmasına yardımcı olan, üzerinde anlaşılmış prosedürleri yazılı hâle getirmek
• Projenin başarısı için beklentileri netleştirmek

İster küçük bir girişimde ister büyük bir holdingde çalışın, çalışan el kitabı oluşturmak faydalıdır. Büyük şirketlerin zaman bildiriminden insan kaynaklarına, etik ve uyum konularına kadar uzanan başlıklarda hâlihazırda politikaları olması muhtemeldir. Ekip düzeyindeki bir çalışan el kitabı, personeli şirket genelindeki kaynaklara yönlendirir; ancak esas olarak ekibinizin başarıya ulaşmasını sağlayan standart çalışma prosedürlerine odaklanır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Çalışan El Kitabına Dahil Edilecek Noktalar

Çalışan el kitabı yazma söz konusu olduğunda sihirli bir formül yoktur—ekibiniz için işe yarayan şeyi yapmalısınız! Ancak başlangıç noktası olarak aşağıdaki bilgileri dahil etmeyi düşünün:

• İşe alıştırma prosedürleri. Yeni işe alınanlar ilk günlerinde ne yapmalı? İlk haftalarında? İlk 90 gün içinde? BT ihtiyaçlarından eğitim gerekliliklerine ve mesleki gelişim hedeflerine kadar çeşitli konularda rehberlik sağlayın.
• Şirket genelindeki politikalara veya kaynaklara referans. Başka yerlerde zaten bulunabilecek bilgileri tekrarlamak yerine ekibinizle ilgili konularda mevcut şirket politikalarına referans verin. Örneğin bu; uzaktan çalışma, zaman bildirimi veya kıyafet yönetmelikleriyle ilgili politikaları içerebilir. Referans verebileceğiniz şirket genelindeki politikalarınız yoksa bunları yazmanıza yardımcı olması için bir İK uzmanından destek alın!
• Proje başlatma belgesi. Ekibinizin üzerinde çalıştığı projelere ilişkin 1-2 sayfalık bir genel bakış oluşturun. Projeleriniz sık sık değişiyorsa bunun yerine müşterileriniz hakkında profillere yer vermek isteyebilirsiniz. Bu kısa belgeleri her zaman ek arka plan materyalleriyle tamamlayabilirsiniz; ancak işleri kısa ve öz tutmanın personelin belgeyi a) okuma ve b) bilgileri hatırlama ihtimalini artırdığını düşünüyorum.
• Ekibin kullanmayı sevdiği araçlar hakkında bilgiler. Herkesin kullandığı belirli bir şey varsa bunu belgeleyin! Araçlara örnek olarak bir iletişim platformu veya dosya paylaşım deposu verilebilir.
• Kalite güvencesi/stil kılavuzu. Ekibinizin Oxford virgülü tartışmasında hangi tarafta yer aldığını açıkça ve gururla belirtin! Kalite güvencesi kılavuzu, çalışanların teslim edilecek ürünleri göndermeden önce başvurabileceği tek duraklı bir kaynak sağlar.
• İşten ayrılma prosedürleri. Bir çalışanın son gününde dosyalarını nasıl devredeceği gibi sıradan bir konuyu çözmek için kaç kez telaşla uğraştığımı anlatamam. Kendinize bir iyilik yapın ve neyi devretmesi gerektiğini belirleme sorumluluğunu çalışana bırakın. Son gününde kontrol listesini gözden geçirirken bir şeyi unutmuş olabileceğiniz endişesini yaşamazsınız.

• Ekip yetkinlikleri. Ekip üyelerinizin her biri hakkında; geçmişleri, ekipteki rol(leri) ve iş dışında yapmaktan hoşlandıkları şeyler de dâhil olmak üzere bilgiler içeren profiller
• Yöneticiler için bir “kullanım kılavuzu”. Yeni çalışanların yöneticileriyle nasıl çalışacaklarını anlamalarına yardımcı olmak için yöneticilerin kişilik tipi (ör. MBTI, Clifton StrengthsFinder) ve tercih ettikleri çalışma tarzı hakkında bilgiler. Yatay organizasyonlar için her ekip üyesinden, yetkinlik profilinin bir parçası olarak bir “kullanım kılavuzu” hazırlamasını isteyerek bunu bir adım ileri taşımayı düşünebilirsiniz.

Başka Neler Eklenmeli?

Bir çalışan el kitabına hangi ek içerikleri dâhil edeceğinize karar verirken kendinize şu soruları sorun:

• İlk gününüzde hangi bilgileri faydalı bulurdunuz?
• Yarın organizasyondan ayrılsaydınız, hangi bilgiler sizinle birlikte giderdi?
• Bu belgeyi okumak istemenizi sağlayacak şey ne olurdu? Belki yaratıcı bir başlık, parlak bir kapak veya kişiselleştirilmiş hikâyeler.
• Yararlı bir çalışan el kitabı, idari bilgiler sağlamanın yanı sıra ekip uyumunu da teşvik etmeli ve performansı artırmalıdır. Ekibinizi şu anda başarılı kılan şey nedir ve gelecekte başarılı olmasına hangi bilgiler yardımcı olur?

Çalışan El Kitabı Örnekleri

Kendi el kitabınızı oluşturmanız için size fikir verecek bazı yaratıcı çalışan el kitabı örneklerini burada bulabilirsiniz.

1. Trello’nun Çalışan El Kitabı

Trello, çalışan el kitabını barındırmak için kendi Kanban görev yönetimi sistemini kullanıyor. Bu örnekte şirket politikalarının farklı bölümleri, çalışanların işe başlaması için “İlk Gününüzde” adlı bir sütun da dâhil olmak üzere sütunlar halinde düzenlenmiştir.

2. Netflix’in Kültür Rehberi

Netflix, çalışanlarına şirket kültürünün önemli yönlerini ve her çalışanda aradığı davranışları ayrıntılı olarak açıklayan slaytlar sunuyor.

100’den fazla slayttan oluşmasına rağmen çok basit bir tasarıma sahip ve hızlı okunuyor.

3. Sterling Mining Co’nun Çevrim İçi Tek Sayfalık Rehberi

Sterling Mining Co., bir çalışan el kitabının mutlaka kitapçık biçiminde olması gerekmediğini; kelimelerle doldurulmuş bir belge olmak zorunda da olmadığını gösteriyor. Çalışanların çevrim içi olarak bulabileceği, yalnızca kaydırarak gezilen tek sayfalık yaratıcı ve ferahlatıcı işe alım sayfalarına göz atın.

Sayfada görseller, grafikler ve yeni çalışanların öncelikle merak ettiği konulara değinen yaygın sorulara verilmiş bazı doğrudan yanıtlar yer alıyor: “İnsanlar ne giyiyor?”, “Ne zaman maaş alacağım?” ve “Hangi madencilik proje yönetimi yazılımını kullanıyoruz?”.

5 Adımda Çalışan El Kitabı Nasıl Yazılır?

Şimdi bir çalışan el kitabının ne olduğunu ve içinde nelerin yer alması gerektiğini bildiğinize göre muhtemelen şöyle düşünüyorsunuz: “Evet, bu şeyi yazmaya ne zaman vakit bulacağım?”

Kabul edelim…müşteriler ararken iç operasyonlarımızın çarklarını yağlamak hiçbir zaman en yüksek öncelik değildir—her zaman söndürülmesi gereken yangınlar vardır. Çalışan el kitabı hazırlama sürecini basitleştirdim—işte yalnızca 5 adımda çalışan el kitabı nasıl yazılır:

1. Bir taslakla başlayın. Bir çalışan el kitabına neleri dahil etmek istediğinize karar verin ve ilgili bölümlerin bir taslağını oluşturun. DPM'deki arkadaşlarınızın hazırladığı örnek taslakla başlayın; böylece neredeyse işiniz bitmiş olur. Görsel düşünmeyi tercih ediyorsanız boş bir tuvalle başlayıp bir zihin haritalama yazılımı kullanmak yardımcı olabilir—ayrıca bir sonraki adımda fikirlerinizi ekibinize sunmanızı da kolaylaştırır.
2. Geri bildirim almak için taslağı diğer ekip üyeleriyle paylaşın. Bir sonraki ekip toplantınızda taslağı gözden geçirmek ve hangi ek içeriklerin dahil edilmesi gerektiğine ilişkin geri bildirimleri toplamak için 15 dakika ayırın.
3. Boşlukları doldurun. Şimdi zor kısım geliyor—taslağınızdaki bölümleri içerikle doldurmak. Ancak işi bölüp paylaşarak ilerlerseniz bu düşündüğünüz kadar zor olmak zorunda değil. Ekibe en son katılan çalışanınız ekip işe alıştırma prosedürlerini yazabilir. Bir dahaki sefere teslim edilmesi gereken bir iş olduğunda, bir ekip üyesinden işi yaparken izlediği QA adımlarını belgelemesini isteyin. İşi parçalara ayırıp zaman içinde üzerinde çalıştığınızda, bu daha az ek iş gibi görünür (ve bu zamanı müşterinize faturalandırmaktan çekinmeyin; sonuçta müşteri daha iyi bir ürün almaktan faydalanacak). Son olarak, mümkün olduğunca dış kaynaklı içeriklerden yararlanın. Örneğin, ekip yetkinliklerinizi hazırlarken kişinin LinkedIn profiline bağlantı vermek kadar kolay olabilir. Böylece tüm çalışanların yapması gereken yalnızca rollerini, iş dışındaki üç hobisini ve MBTI bilgilerini listelemektir. İşte bu kadar.
4. Bitmiş olanın mükemmelden daha iyi olduğunu unutmayın. Birinci sürümü bir ay içinde tamamlamayı hedefleyin. Dilimlenmiş ekmekten bu yana en büyük icat olmaması kimin umurunda? Minimum uygulanabilir ürünü kullanıma sunmak için çevik bir yaklaşım benimseyin ve ardından zaman içinde yinelemeler yapın.
5. Ürünü tanıtın. Herkesin el kitabının nerede bulunduğunu bildiğinden emin olun ve yeni çalışanların ilk günlerinde bir kopya almasını sağlamaktan kimin sorumlu olduğunu belirleyin. Bu kişi işe alım yöneticisi, işe alıştırma sürecindeki yol arkadaşı veya İK uzmanı olabilir.

Çalışan El Kitabı Yazarken Nelerden Kaçınılmalı

Bir çalışan el kitabının parçası olması gereken içerikleri ve böyle bir el kitabı yazmak için izlemeniz gereken adımları ele aldık. Peki çalışan el kitabının nasıl hazırlanacağına karar verirken hangi olası tuzakları aklınızda bulundurmalısınız? Aşağıdaki tabloda, çalışan el kitabı hazırlanırken ortaya çıkan bazı yaygın sorunlar, bu sorunları ele almaya yönelik çözümler ve faydalar listelenmiştir:

Sorun	Çözüm	Faydalar
El kitabını sizden başka hiç kimse faydalı bulmuyor	Çalışan el kitabını geliştirme sürecine tüm ekibi dahil edin	Ekip belge üzerinde sahiplik duygusu geliştirir ve ürünü iyileştirmeye yatırım yapar Bu çalışmadan sonra hiç kimse el kitabını faydalı bulmazsa, böyle bir el kitabına ihtiyacınız olmadığını bilirsiniz!
Hiç kimse el kitabını güncellemiyor. Yeni çalışan işe başladığında belge artık kullanışlı olmuyor.	Yeni çalışanınıza işe alıştırma sürecinin bir parçası olarak el kitabını güncelleme görevini verin (unutmamak için bu talimatları el kitabının kendisine dahil edin!) Yeni çalışan, ekibin yetkinlik profillerini güncellemesini sağlamaktan da sorumlu olmalıdır	Ekip, müşteriye teslim süreçleri üzerindeki etkisini en aza indirerek el kitabını düzenli aralıklarla günceller Yeni çalışana işe başladığı ilk dönemde yapacak bir şey verir!

Çalışan El Kitabı Örnek Taslağı

1. Giriş
   1. Yeni çalışanınızı harika ekibinizde karşılayın!
2. İşe alıştırma prosedürleri
   1. İK gereklilikleri (istihdam ilişkisi, vergi bilgileri, yan haklar, iş kazası tazminatı, ailevi sağlık izni, tatil süresi, ücretli süre, çalışma saatleri, yasalar ve yönetmelikler vb. hakkında ayrıntılar)
   2. Mesleki davranış kuralları ve beklentiler
   3. İlgili şirket politikalarına referanslar (ör. uzaktan çalışma, kıyafet yönetmeliği, çalışma süresi bildirimi, gider bildirimi,  çalışanların performans değerlendirmelerini ne zaman bekleyebileceği)
   4. Gerekli eğitim
   5. BT gereksinimleri (dizüstü bilgisayarın, telefonun vb. nasıl kurulacağı)
3. Ekip oryantasyonu
   1. Personel yetkinlikleri
   2. Proje portföyüne/proje başlatma belgelerine genel bakış
   3. Yöneticiler/çalışanlar için kullanıcı kılavuzu
4. Kalite güvence
   1. Ekip yazılımlarına/araçlarına genel bakış ve kullanım beklentileri (ör. anlık mesajlaşma platformları ve protokolleri, iş yeri dışında olunduğunu belirten bir e-posta mesajının nasıl hazırlanacağı)
   2. Ekip kalite güvencesi için en iyi uygulamalar
   3. Gerekli çıktı biçimleri/şablonları
   4. Stil kılavuzu
5. İşten ayrılma prosedürleri (Bu bölümü olumlu bir şekilde tanıtın. Çalışanlar şirketten ayrılmıyor olabilir; yeni bir göreve geçiyor veya rollerini değiştiriyor olabilirler)
   1. İK gereklilikleri (vergi bilgileri, yan haklar vb.)
   2. BT gereksinimleri (şirket ekipmanlarının nasıl, ne zaman ve nereye teslim edileceği)
   3. Dosya aktarımı prosedürleri

Yeni Ekip Üyelerini Yönetme Hakkında Daha Fazla Bilgi

Galen'in uzaktan ekip üyelerini işe alma hakkındaki ipuçlarını buradan okuyun.