Sanal Yüklenicilerle Uzun Vadeli Sadakat Nasıl Oluşturulur

Deşifreyi Okuyun:

Podcast yayınlarımızın deşifresini bir yazılım programı kullanarak hazırlamayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Serbest çalışma ekonomisi. Kâğıt üzerinde, proje tabanlı bir kuruluşun rüyasıdır: İhtiyaç duyduğunuzda uzaktan çalışan yüklenicileri ekibe dahil edin ve yolunuza devam edin. Ancak birçok proje yöneticisi için sürekli değişen uzaktan çalışan yükleniciler, faydadan çok baş ağrısı gibi görünebilir.

Öncelikle bağlılık sorunu var: Bu kişinin projenin ortasında ortadan kaybolmayacağından nasıl emin olabilirim? Sonra beceri sorunu geliyor: Çalışmalarının kalitesinin projeyi etkilemeden önce yeterli olup olmadığını nasıl değerlendireceğim? Her şeyden önemlisi de tutarlılık sorusu var: Projenin bir sonraki aşamasına geçtiğimizde aynı yüklenici artık müsait değilse ne olacak?

Peki ya bu hiç bitmeyen bir döner kapı olmasaydı? Ya günümüzün serbest çalışma ekonomisini kullanarak yıllarca sizinle kalacak istikrarlı bir uzaktan çalışan yüklenici ekibi oluşturabilseydiniz? Uzaktan çalışan yüklenicilerin sağladığı kolaylık ile tam zamanlı çalışanların bağlılığı arasında denge kurmakta zorlanıyorsanız dinlemeye devam edin.

Dağınık ve birbirinden kopuk bir uzaktan çalışan yüklenici grubundan nasıl sadık ve yüksek performanslı bir ekip oluşturabileceğinizi inceleyeceğiz.

Merhaba arkadaşlar, bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager’dan Galen Low. Birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantı kurmasına yardımcı olmayı amaçlayan dijital profesyoneller topluluğuyuz. Böylece dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabiliriz. Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresini ziyaret edin.

Bugün, projeleriniz arasında tutarlılık oluşturmak ve hatta bunun etrafında bir işletme kurmak için uzaktan çalışan yüklenicilerden oluşan bir ekiple nasıl uzun vadeli sadakat oluşturabileceğinizi konuşuyoruz. Bugünkü konuğum, On Purpose Projects’in kurucusu ve baş teknik proje yöneticisi olarak tam da bunu başaran Natasha Golinsky.

Natasha, bugün bize katıldığın için çok teşekkürler.

Natasha Golinksy: Beni görüşmeye davet ettiğiniz için çok teşekkür ederim.

Galen Low: Hikâyelerinden bazılarını dinlemek için çok heyecanlıyım; seninle konuştuk, fikir alışverişinde bulunduk. Hikâyen gerçekten harika. En az dört bölüm boyunca konuşabileceğimiz konu var. Ancak beni en çok şaşırtan şey, asıl sonucu açıklamak istemesem de, sadık ve tutarlı uzaktan çalışan yüklenicilerden oluşan bir ekibin etrafında küçük bir dijital ajans kurabilmiş olmandı.

Bugün derinlemesine incelemek istediğim konu bu. Ancak bana anlattığın geçmiş hikâyenin bir kısmını paylaşabilir misin? Anladığım kadarıyla biraz tesadüfen girişimci olmuşsun. Kendini mutlaka bir dijital uzman olarak görmüyorsun. Dinleyicilerimize On Purpose Projects’i nasıl kurduğunu, kimlere yardımcı olduğunu ve ne tür projeler üstlendiğini biraz anlatabilir misin?

Natasha Golinksy: Elbette. Bir web geliştirme ajansı işletiyorum. Kanada’nın Vancouver kentindeyim ve yaklaşık sekiz yıldır bu ajansı yönetiyorum. Hayatımda hiç web sitesi geliştirmedim, gerçekten bir kez bile. Ekibimdeki insanların yaptıkları işi nasıl yaptıklarını bile bilmiyorum. Benim geçmişim yönetim danışmanlığına, proje yönetimine dayanıyor.

Kâr amacı gütmeyen sektörde çalışırken bir müşterim vardı. Bana, “Web sitemizi güncellememiz gerekiyor. Bunu yapmamıza yardımcı olacak birini bulabilir misin?” dedi. Ben de “Evet, tabii,” dedim. Upwork’e girdim ve fazla düşünmeden Bangladeşli birini işe aldım.

Ne yaptığımı bilmiyordum. “En ucuz kişi olsun,” diye düşündüm. Herkesin yaptığı şey bu sanırım. Neyse ki işler yolunda gitti, siteyi tamamladık. Sonra o kişi, “Bir ortağım var, bazı değişiklikler yapmak istiyor. Senin ekibindeki kişi buna da yardımcı olabilir mi?” dedi.

Ben de “Tabii,” dedim. Altı ay içinde yönetim danışmanlığından çıkıp web dünyasına girdim. İlk günden beri bir ekibim oldu. Web siteleri konusunda Survivor’a katılsaydım adadan ilk elenen kişi olurdum. Belki nereden başlayacağımı bile bilmezdim.

Çok şanslıyım; harika bir ekibim var. Bu işi gerçekten onlar mümkün kılıyor.

Galen Low: Buna bayıldım. Hikâyende takdir ettiğim şey, bu cesaret; ama biraz da tesadüfi bir cesaret. “Neyse, deneyelim,” diyerek omuz silkmen.

Topluluğumuzda, web sitesi, uygulama ya da dijital pazarlama kampanyasının nasıl oluşturulduğunu çok iyi bilen ancak bir başkasının işinde tam olarak neler olduğunu bilmediği için dezavantajlı olduğunu düşünen pek çok proje yöneticisi var.

Senin hikâyen ise neredeyse bunun tam tersi: “Bir ekibe ihtiyacım var çünkü bu işi nasıl yapacağımı bilmiyorum.” diyorsun ve onlara güveniyorsun.

Natasha Golinksy: İşin ilginç yanı, bizim ekibimiz hazır şablonlarla web sitesi yapan bir ekip değil.

Özel geliştirme yapıyoruz. Bir web siteniz varsa ve bunu bir tür yapay zekâ ile entegre etmeniz ya da belirli bir işlevi yerine getirmesini sağlamanız gerekiyorsa, biz temel sürükle-bırak araçlarıyla Elementor sitesi yapan bir ekip değiliz. Hayal et, geliştir ve hayata geçir anlayışıyla çalışan bir ekibiz. Son derece teknik bir ekibiz; tüm ekibim tam kapsamlı geliştiricilerden oluşuyor.

Yaptığımız her şey özel. Özel ve karmaşık teknik sorunları çözme konusunda uzmanız. Sürekli olarak benim kelimenin tam anlamıyla bilmediğim işlerle çalışıyoruz. Satış görüşmelerinde bana “Peki bunu nasıl yapacaksınız?” diye soruyorlar, ben de “Bilmiyorum. Bir ekibim var,” diyorum. Operasyonun beyni onlar.

Teknoloji değiştikçe sunduğumuz hizmetler de giderek daha teknik hale geliyor. Ben de yıllar önce bunu anlamaya çalışmaktan vazgeçtim. Benim bir görev alanım var; ne olduğunu biliyorum. Onların da kendi alanlarında kalmalarına izin veriyorum ve bu işe yarıyor. Gerçekten iyi bir ekip dinamiği oluşturuyor.

Galen Low: Ekibinin kendi alanında gelişmesine izin vermen ve onların becerilerine güvenmen gerçekten dikkat çekici. Peki uzaktan çalışan yüklenicilerle uzun vadeli sadakati nasıl oluşturdun?

Natasha Golinksy: Bu gerçekten harika bir soru. İlk günden logomu tasarlayan kişi hâlâ baş web tasarımcım. Hiç kimse kendi isteğiyle ayrılmadı. İnsanları işten çıkardım ama kendi isteğiyle ayrılan olmadı. Beş yıldır aynı sanal asistanla çalışıyorum. Çok şanslı ve minnettarım.

İlk işe aldığım kişi hâlâ bizimle çalışıyor. Yalnızca benim için çalışan beş kişilik çekirdek bir ekibim var. Bazı işler için dışarıdan kişiler getiriyorum; tam zamanlı bir grafik tasarımcım ya da JavaScript geliştiricim yok. Her gün ihtiyaç duymadığım tedarik uzmanlarım var.

Benim işim onların iş sahibi olmasını, işlerini sevmelerini ve mutlu olmalarını sağlamak. Bence en önemli konu, onların benim çalışanlarım olmadığını hiçbir zaman unutmamam. Aynı ofiste çalışan bir ekibimiz yok; hepimiz uzaktan çalışıyoruz. Bu sadakati kazanmam gerekiyor. Bunu hak edilmiş bir şey gibi görmüyorum.

Her gün başka bir yerde çalışabilirler. Sözleşmeli çalışanlar ve serbest çalışanlar. Onlara iş garantisi veremem. Bu nedenle hedeflerinin ne olduğunu bilmeye ve benimle çalışırken kendi hedeflerine ulaşmalarını sağlamaya çok dikkat ediyorum.

Onlarla çalışmanın günlerinin en iyi kısmı olmasını istiyorum. Mutlu olmalarını, burada çalışmak istemelerini ve benimle çalışırken güçlenmelerini istiyorum. Her birinin neyi hedeflediğini bilmek önemli.

Bazı insanlar çok fazla iletişim, düzenli kontroller ve günlük Scrum toplantıları ister. Bazıları ise “Ben konuşmak istemiyorum, beni rahat bırakın; işimi yapayım ve günde bir kez Slack’ten bilgi vereyim,” der. Bu da tamamdır. Herkesin mutlu olduğu bir ekip oluşturmak istiyorum.

Ekibimle çok Scrum tarzı çalışıyoruz ve müşterilerle hepimiz iletişim kuruyoruz. Bu nedenle teknik ekibimin yalnızca olağanüstü teknik becerilere değil, aynı zamanda iyi insan ilişkileri becerilerine de sahip olması gerekiyor.

Onların müşterilerle nasıl iletişim kurduğuna, gösterdikleri nezakete, sabra ve anlayışa dikkat ediyorum. Ben onlara sabır, nezaket ve saygıyla davranırsam, bunun müşterilere karşı tutumlarına da yansıyacağını biliyorum.

Galen Low: Sadakati onların hakkı gibi görmüyor, her gün kazandığını söylüyorsun. Bu bence çok güçlü bir yaklaşım.

Natasha Golinksy: Bunu gerçekten anbean düşünüyorum. Gün boyunca Slack üzerinden iletişim kuruyoruz. Toplantı odaklı bir ekip değiliz; Slack odaklıyız. Onların çoğuyla yüz yüze hiç tanışmadım.

Örneğin asistanımın bazen migreni oluyor. Bana mesaj atıp “Başım çok ağrıyor,” dediğinde ona “Çarşamba konuşuruz, acil bir şey yok, gününü dinlenerek geçir,” diyorum. Bu kişisel tarafı önemsemekle ilgili.

Ekibimdeki insanların çoğu yaptıkları işe ilk başladıklarında o işi tam olarak bilmiyordu. Web tasarımcım mühendisti; sekiz yıl önce makine mühendisiydi. Yaptığı işi beğendim ve becerilerini benimle çalışırken geliştirdi.

Ekip kurarken beceriler bunun yalnızca bir parçası. Karakter ve tutum için işe alım yapabilirsiniz; beceriler geliştirilebilir. Teknik olmayan birini teknik birine dönüştüremezsiniz. Ama nazik, zeki, çalışkan, ayrıntılara dikkat eden ve iyi iletişim kuran birini bulursanız, becerilerini geliştirebilirsiniz.

Herkesin kendi kariyerinde gelişmesine nasıl yardımcı olabileceğimi düşünüyorum. Kalacaklarının garantisi yok. Ancak bu ekipte bulunmanın onlara çok fazla değer kattığını bilirlerse ayrılmak istemeyeceklerini düşünüyorum.

Ayrıca onlara yaşadıkları yerdeki birçok geliştiriciden daha yüksek ücret ödüyorum. Brezilyalı geliştiricilere Kuzey Amerika ücretleri ödüyorum. Sırf Brezilya’da yaşıyorlar diye ücretlerinin yüzde 25’ini ödemek adil olmaz.

Galen Low: Bu, insanlara yalnızca düşük maliyetli kaynaklar olarak değil, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar gelişebilecek iyi insanlar olarak baktığını gösteriyor.

Natasha Golinksy: Evet. Benim için işe alımda en önemli konu iletişim. Yirmi yıldır kendi işimi yürütüyorum ve iletişime çok ihtiyaç duyuyorum. Karanlıkta çalışamam.

Web geliştirme dünyasında yeni bir müşteriye başladığımda en büyük şikâyetin kötü iletişim olduğunu görüyorum. Geliştiricilerin işlerini kesintiye uğratmak istemediğini anlıyorum; ancak müşteriden bir güncelleme talebi geldiğinde ekibimin en azından belirli aralıklarla Slack’i kontrol edip bana bilgi vermesi gerekiyor.

Bir kişinin yanıt süreleri kötüleşiyorsa, bu benim proje yöneticisi olarak ritmimi bozuyor. Bu nedenle iletişimi düzeltmesini ve ardından ücret artışını konuşmayı tercih ederim.

Benim için birinci kriter, duyarlı, açık, sabırlı ve zamanında iletişim kuran biri olmasıdır. Herkese deneme işi veririm. Bana nasıl iletişim kurduğunu, düzenli olup olmadığını ve güncellemeleri zamanında verip vermediğini görürüm.

Kişiliğini de gerçekten sevmem gerekir. Birlikte çok zaman geçiriyorsunuz. Kodlama ve teknik beceriler bazen en alt sırada gelir; çünkü bunlar geliştirilebilir. Ancak bu kişinin ekip ve benim çalışma tarzımla uyumlu olması gerekir.

Galen Low: Deneme işi yaklaşımını çok beğendim. Mülakat sırasında herkes kendisinin en iyi versiyonunu gösterir. Gerçek bir deneme projesinde ise iletişim, kişilik ve çalışma biçimi hakkında çok daha fazla şey görürsünüz.

Ekibiniz uzaktan çalışıyor, tam zamanlı çalışanlardan oluşmuyor; ancak yine de kendilerini bir ekip gibi hissediyorlar. Bu doğru mu?

Natasha Golinksy: Evet. Bunun büyük ölçüde kendiliğinden oluştuğunu düşünüyorum. Benim teknik konuları bilmediğimi bildikleri için teknik, barındırma veya DNS sorunlarıyla ilgili soruları bana getirmiyorlar. Slack’te birbirleriyle konuşuyor ve sorunları birlikte çözüyorlar.

Ekibimin çoğu Brezilyalı. Birbirleriyle Google Çeviri kullanarak iletişim kuruyorlar. Birinin işi yoğunsa başka biri destek oluyor. Çapraz işlevli bir ekip gibi çalışıyoruz.

Bir kişi hastalandığında başka birini devreye alabiliyoruz. Kimse “Bu benim işim,” diye sahiplenmiyor; çünkü herkesin bir noktada başka birinin kendi işini üstlendiğini biliyor.

Scrum felsefesini seviyorum: Ekibin kendi işini yapmasına, kendi kendini organize etmesine ve sorunları ele almasına izin vermek. Kimse bir çocuk gibi yönetilmek istemez. Herkes kendi kararlarını almak ve yaratıcı çözümler bulmak ister.

Galen Low: Bu yaklaşımın oluşturduğu psikolojik güvenliği seviyorum. Bir kişinin hasta olduğunu söyleyebilmesi, ekip arkadaşlarından destek alabilmesi ve hataların birlikte çözülebilmesi çok değerli. Ancak bu yıllar boyunca bazı zorluklarla da karşılaşmış olmalısınız. En büyük zorluklar nelerdi ve bunlarla nasıl başa çıktınız?

Natasha Golinksy: COVID döneminde arka arkaya üç zor müşterimiz oldu. Bunlardan biri bize hakaret ediyor, dava açmakla tehdit ediyor ve ödeme yapmayı reddediyordu. Teknik liderim durumu sakin biçimde yönetmeye çalışıyordu ancak müşteri, sorun çözülene kadar ödeme yapmayacağını söylüyordu. Sorunun mevcut yapı içinde çözülemeyeceği açıktı.

Sonunda müşteriye, “Bu koşullarda bunu çözemeyiz. İsterseniz yeni bir ekip getirebilirsiniz; geçiş sürecinde yardımcı oluruz,” dedim. Paradan vazgeçtik. Ekip arkadaşımın emeğinin karşılığını kendim ödemeyi teklif ettim ama o da “Sen ödeme almadıysan ben de almayacağım,” dedi.

Bu süreçte birbirimizi korumamız gerekiyordu. Müşteri bana kızabilir; ancak bu öfkeyi ekibime yöneltmemeliyim. Benim önceliğim onların duygusal sağlığıdır.

Ekibimizde kimsenin ücretsiz çalışmaması bir kuraldır. Kapsam kaymasını yönetmeye çok önem veriyorum. Biri kapsam belgesini inceliyor ve müşterinin beklentilerinin gerçekçi olmadığını söylüyorsa, ona güvenirim. Müşteriye “Projeye katılmayacağız,” diyebilirim.

Ancak bu, insanları hiçbir koşulda işten çıkarmayacağım anlamına gelmez. Bir kişi sürekli olarak işini kötü yapıyorsa ve üç uyarıdan sonra düzelmiyorsa iş ilişkisini sonlandırırım. Bu kuralı işe alım sırasında açıkça anlatırım. Böylece kimse şaşırmaz.

Galen Low: Bir yandan ekibinize güvenli bir ortam sağlıyor, diğer yandan kaliteyi korumak için hızlı kararlar alıyorsunuz. Yükleniciler ödeme almayı beklediği için kapsam ve maliyet kararlarına doğrudan dahil olmaları gerekiyor.

Natasha Golinksy: Tahminleri tamamen onlar yapıyor. Benim ekipteki görevim para yönetimi ve pazarlama. Onların iş sahibi olmasını sağlamak benim sorumluluğum.

Kapsam belgesini kontrol ederim ancak tahmin yapmam. Belgeyi onlara gönderirim, soruları varsa müşteriye yöneltirim. Ardından onlar tahminlerini oluşturur. Sonra kapsam kaymasına karşı yüzde 10 pay eklemelerine izin veririm.

Tahmin sekiz saatse ve ben de müşteriye sekiz saat üzerinden teklif verdiysem, işin on beş saat sürmesi onların sorumluluğudur. Elbette önceden öngörülemeyen teknik sorunlar için değişiklik kapsamı ve ek çalışma süreçlerimiz var. Ancak yanlış tahmin onların sorumluluğundadır çünkü tahmini onlar yazmıştır.

Galen Low: Bu, kendi kendini yöneten bir ekibin sahiplenme ve hesap verebilirlik duygusunu oluşturuyor. İnsanlar başkasının kararını uygulamıyor; kendi işlerinin sorumluluğunu üstleniyorlar.

Natasha Golinksy: İlk yıl tahminleri ben yapıyordum ve sürekli yanılıyordum. Ek sürelerin ücretini cebimden ödüyordum çünkü işi nasıl tahmin edeceğimi bilmiyordum. Sonra bunu işi yapan kişilerin yapması gerektiğini anladım.

Böylece birbirimize bağlı olduğumuzu görüyoruz. Onların işi, benim daha fazla iş kapatabilmem ve onların çalışmaya devam edebilmesiyle doğrudan bağlantılı. Bu nedenle rollerimize saygı duyuyoruz.

Galen Low: Bu ekosistem simbiyotik. Herkes ortak hedefe ulaşmak için birbirine bağlı ve bu, güçlü iletişim ile birlikte sadakat oluşturuyor.

Natasha Golinksy: Evet, gerçekten çok minnettarım. Onların lideri olma fırsatına sahip olduğum için kendimi şanslı hissediyorum.

Galen Low: Son bir soruyla bitirelim. Bugün biri seninkine benzer küçük bir dijital ajans kurmak istese; web sitesi geliştirme, özel entegrasyonlar ve sorun çözme hizmetleri sunsa, ona ne tavsiye ederdin? Senin yaptıklarını modellemeli mi?

Natasha Golinksy: Bunun çok rekabetçi bir alan olduğunu söylerdim. Yaptığınız işi sevmeniz gerekir çünkü teknoloji sürekli değişiyor. Çok çevik ve uyumlu olmalısınız.

Teknoloji sorunlarının yükünü insanların üzerinden kaldırmayı seviyorum. Bir müşterinin, “Bunu çözmeye çalışan beşinci kişisiniz,” dedikten sonra sorunun bir saat içinde çözülmesini görmek beni çok mutlu ediyor.

İşi sevmiyorsanız çok zorlanırsınız. Bunu yalnızca modaya uygun ya da iyi bir iş fikri olduğunu düşündüğünüz için yapmayın. Gerçekten işi ve ekip kurmayı sevdiğiniz için yapın. Bunu tek başınıza yapamazsınız.

Galen Low: Peki uzaktan çalışma düzeni hakkında ne düşünüyorsun? Bazıları uzaktan çalışırken yeterli görünürlüğe sahip olamayacağını ve ekibine güvenemeyeceğini düşünüyor.

Natasha Golinksy: Ben her zaman uzaktan çalıştım. COVID başladığında “Ben zaten yirmi yıldır karantinadayım,” diye düşündüm. Slack ve Zoom sayesinde teknoloji dünyasında uzaktan çalışmanın hiçbir dezavantajını görmüyorum.

Uzaktan çalışma sizi daha iyi bir iletişimci olmaya zorlar. Beden dili yoktur ve ima edilen iletişim yoktur; Slack üzerinden yazılı iletişim kurarsınız. Bu nedenle iletişiminizi açık ve net hale getirmeniz gerekir.

Genel giderleriniz çok daha düşüktür. Herkes kendi saat diliminde ve kendi programında çalışabilir. Programların yeterince örtüşmesi ve herkesin aynı beklentiler üzerinde anlaşması yeterlidir.

Galen Low: Belki de bu, daha önce söylediğin noktaya geri dönüyor: Yaptığınız işi sevmeniz gerekiyor; ama çalışma biçiminizi, ekibinizle iletişim şeklinizi ve içinde rahat ettiğiniz düzeni de sevmeniz gerekiyor.

Natasha, bugün paylaştığın içgörüler ve hikâyelerin için çok teşekkürler. Seni programımızda ağırlamak büyük bir zevkti. Dinleyicilerimizin çok şey öğrendiğini umuyorum. Seni tekrar ağırlamaktan memnuniyet duyarız.

Natasha Golinksy: Ben teşekkür ederim. Birinin sorusu olursa bana ulaşabilir; yardımcı olmaktan mutluluk duyarım.

Galen Low: İnsanlar seninle nasıl iletişime geçebilir?

Natasha Golinksy: LinkedIn en iyi seçenek. Sanal ekipler hakkında daha fazla konuşmak için bir LinkedIn sayfası oluşturdum. Orada adımı arayarak beni bulabilirler.

Galen Low: Natasha’ya ulaşmak isteyenler için LinkedIn profilini program notlarına ekleyeceğim.

Her zaman olduğu gibi, binden fazla benzer düşüncedeki proje yönetimi savunucusuyla sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın. Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.