Proje Kapsam Bildirimlerini Kullanarak Kendinizi Kurtarın (Robyn Birkedal ile)

Deşifreyi Okuyun:

Podcast bölümlerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmaya çalışıyoruz. Yazılım her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Ben Aston:

Telefonu elinizde tutarken soğuk terler döküyorsunuz. Müşteri öfkeli. Telefonda projeyi iptal etmekle ve yapılan işin ücretini ödememekle tehdit ediyor. Üstelik şimdiye kadar her şey çok iyi gidiyordu. Hem onlar hem de siz oldukça rahattınız. Web sitelerinin yeniden tasarlanmasını istediler. Basit görünüyordu. Herkes ne yapılacağını anlamış gibi hissettiği için hiçbir şeyi yazılı hâle getirmeye de pek uğraşmadınız. Ancak şimdi durum değişti. Aslında bekledikleri şey, yeniden tasarlanan web sitesine ek olarak bir marka yenilemesiydi. Şimdi mideniz düğümleniyor, çünkü bu işi berbat ettiğinizi biliyorsunuz. Hiçbir şey yazılı değildi ve artık onların sözü sizin sözünüze karşı. Bu podcasti dinlemeye devam ederek kapsam bildirimlerinin neden bu kadar önemli olduğunu, nasıl yazılacağını ve projenizde nasıl kullanılacağını keşfedin.

Dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Digital Project Manager'ın kurucusu Ben Aston. DPM Podcast'e hoş geldiniz. Proje yöneticilerinin başarılı olmasına ve projeleri yöneten kişilerin daha iyi işler teslim etmesine yardımcı olmak için çalışıyoruz. Proje yönetimi becerilerinizi bir üst seviyeye taşımanıza yardımcı olmak için buradayız. Üyelik aracılığıyla sunduğumuz eğitim ve kaynaklar hakkında bilgi edinmek için thedigitalprojectmanager.com adresine göz atın. Bu podcast, kurumsal proje ve portföy yönetimi yazılımlarında lider olan Clarizen tarafından sunulmaktadır. Daha fazla bilgi için Clarizen.com adresini ziyaret edin.

Bugün Robyn benimle birlikte. Robyn, DPM uzmanlarımızdan biri. Kendisi emoji kullanmayı, liste yapmayı ve yavru köpekleri seviyor. Ajanslarda ve girişimlerde on yılı aşkın proje yönetimi deneyimine sahip, aşçılıktan proje yöneticiliğine geçmiş biri. Ayrıca yakında sözleşmeli işler üstlenmek için daha fazla zaman ayırabilecek. Sözleşmeli bir proje yöneticisi arıyorsanız onu LinkedIn'de bulabilirsiniz. Robyn, bugün bize katıldığın için çok teşekkürler.

Robyn Birkedal:

Merhaba Ben. Seninle birlikte olmak her zaman güzel.

Ben Aston:

Bugüne liste yaparak mı başladın?

Robyn Birkedal:

Evet. Bugünün öncelikli hedefleri için bir listem, planlayıcımda başka bir listem ve Google Takvimim var. Görünüşe göre her an üç farklı listeye ihtiyacım oluyor. Arkamda göremediğiniz şey ise yapışkan notlardan oluşan suç duvarım.

Ben Aston:

Yani bu, listelerin arşivi gibi.

Robyn Birkedal:

Kişisel ve profesyonel olarak gerçekleştirmeye çalıştığım farklı kategorilerdeki şeyler ya da sizin için farklı içerik fikirleri.

Ben Aston:

Yanında bir yavru köpek de var mı?

Robyn Birkedal:

Sekiz yaşındaki köpeğim yanımda. Köpekleri kedilerden çok daha fazla seviyorum. Son zamanlarda emojiler konusunda eskisi kadar hevesli değilim ama sanırım o yüz ifadesiydi.

Ben Aston:

Geçen yıl ben de öyleydim.

Robyn Birkedal:

Bilmiyorum.

Ben Aston:

Listeler senin için önemli. Peki ilhamını nereden alıyorsun? Şu anda neler okuyorsun ve neleri takip ediyorsun?

Robyn Birkedal:

Bu harika bir soru. Şu anda bunun hakkında yarım saat konuşabilirim. Digital Project Manager sürekli bir ilham kaynağı. Bir süre Slack topluluğunda eskisi kadar aktif değildim. Geri döndüğümde oradaki arkadaşlarımın çoğunu özlediğimi fark ettim. Bu çok güzel bir duygu oldu. Yerel arkadaşlarım ve topluluğum da bana ilham veriyor. Yıllardır içinde yer aldığım Portland topluluk gruplarından biri olan PDXWIT'ten özellikle bahsetmek istiyorum. PDXWIT, Portland Teknoloji Kadınları anlamına geliyor. İyi organize edilmiş, beceri geliştirme etkinlikleri, mentorluk ve iş fırsatları sunan bu topluluğu gerçekten takdir ediyorum. Bana çeşitlilik ve kapsayıcılık hakkında çok şey öğrettiler. Hepinizi buna benzer bir oluşum kurmaya veya pdxwit.org adresine göz atmaya teşvik ediyorum.

Ben Aston:

Peki hangi konuda daha iyi olmaya çalışıyorsun? Şu sıralar hepimizin biraz daha fazla zamanı var. Ben ustalık sınıfları, spor eğitimleri ve her türlü içerikle bombardımana tutuluyorum. Seni ne ilhamlandırıyor? Yeni bir hobi mi ediniyorsun, yeni bir programlama dili mi öğreniyorsun? Neler yapıyorsun?

Robyn Birkedal:

Yakın zamanda, yaklaşık yedi yıldır çalışmadığım Drupal'a geri döndüm ve gelişmeleri yakalamaya çalışıyorum. Bunun dışında farklı sertifikalar almayı düşünüyorum. PMP sertifikası almak ya da güvenli yöntemleri araştırmak gibi seçenekleri değerlendiriyorum. İleride bu yöntemlere ve metodolojilere daha fazla maruz kalmak istiyorum.

Ben Aston:

Harika. Başka keşfettiğin ve hayatını güzelleştiren bir şey var mı?

Robyn Birkedal:

Evden çalışmaktan gerçekten keyif alıyorum. Arka planda YouTube TV'de bir kanal açıyorum. Portland'da yaşadığım için sahile gitmek bir buçuk saat sürüyor. Sörfçü değilim ve sörf hakkında hiçbir şey bilmiyorum ama arka planda sörf şampiyonalarını izlemekten çok keyif aldım. Andy Irons ve Kelly Slater hakkında çok şey öğrendim. Hayatımı güzelleştiren en son tuhaf şey bu.

Ben Aston:

En sevdiğin sörfçü kim?

Robyn Birkedal:

Kesinlikle Kelly Slater.

Ben Aston:

Ben de bir zamanlar Hawaii'de Kelly Slater ile sörf yaptığımı söyleyebilirim.

Robyn Birkedal:

Bunu öylece söyleyemezsin; pek inandırıcı olmuyor.

Ben Aston:

Sudan çıkıyorduk, o da kız arkadaşıyla suya giriyordu. Karşılaştık ve ona “Merhaba Kelly” dedik. Yani onunla birlikte sörf yaptık.

Robyn Birkedal:

Aynı anda suda bulunmuşsunuz.

Ben Aston:

Evet, yani bu da bir şey.

Robyn Birkedal:

Büyük dalgaların altında kalmış gibi anlatıyorsun.

Ben Aston:

Asıl konuya, kapsam bildirimlerine dönelim. Başlangıçta neden kapsam bildirimlerini önemsememiz gerektiğini anlatmaya çalıştım. Projeler yanlış gidebilir, yanlış anlaşılmalar yaşanabilir ve kapsam bildirimleri bizi kurtarabilir. Peki senin deneyimin ne? Kapsam bildiriminin olmadığı korkunç durumlar yaşadın mı? Kapsam bildirimleri neden seni heyecanlandırıyor?

Robyn Birkedal:

Kesinlikle. Kapsam bildirimleri çok önemli, çünkü ekibinizin ve müşterinizin genel gereksinimlerin ne olduğu konusunda net bir anlayışa sahip olmasını sağlar. Ayrıca nasıl başarısız olabileceğinizi de tanımlar. Burada korumaya çalıştığımız şey, müşteriyle veya iç ekiple çatışmaya girmemek ve herkesin aynı doğrultuda ilerlemesini sağlamaktır. Böylece olası hukuki anlaşmazlıklardan da kaçınabiliriz.

Ben Aston:

Yani anlayışı mümkün olduğunca netleştirmeye ve ortak hâle getirmeye çalışıyoruz. Kapsam bildirimlerinin güçlü yanı, bu anlayışı yazılı hâle getirmeleridir. Herkesin aynı fikirde olduğunu düşünebiliriz. Ancak bazen arkadaş olduğumuzda durum daha da kötüleşir, çünkü herkes diğer kişinin ne demek istediğini anladığını varsayar. “Güncelleme” veya “yenileme” gibi belirsiz ifadeler kapsam bildirimlerinde gri alanlar yaratabilir. Kapsam bildirimleri bu belirsizliği azaltır ve işleri daha siyah-beyaz hâle getirir.

Robyn Birkedal:

Kesinlikle. Bu alanda çalıştığım on yıl boyunca kullanılan terminolojinin üç ayda bir bile değiştiğini gördüm. Kapsam bildirimi yazmak bu rolde yeterince takdir edilmiyor. İşin en kuru kısmı gibi görünüyor ve genellikle projeyi başlatmanın en zor bölümü oluyor. Kimse sahiplenmek istemiyor. Ancak ben bunu seviyorum, çünkü projenin başında harcanan bu zaman, projenin ilerleyen dönemlerinde çok daha verimli çalışmamızı sağlıyor.

Ben Aston:

En temel hâliyle konuşalım. Kapsam bildirimi nedir?

Robyn Birkedal:

Kapsam bildirimi, teslim etmeyi kabul ettiğiniz işi tanımlamanın bir yoludur. Projenin kısıtlarını ve sınırlamalarını açıklar. Nelerin teslim edileceğini, nelerin teslim edilmeyeceğini, teslimata ilişkin varsayımları ve ek açıklamaları belirtir.

Ben Aston:

Kapsam bildirimini işi tanımlamak ve kapsamı yazılı hâle getirmek için kullanıyoruz. Ne yaptığımızı ve ne yapmadığımızı söylüyoruz. Bazen ne yaptığımızı tanımlayamıyorsak en azından izleyeceğimiz süreci tanımlayabiliriz. Çevik projelerde de ne yaptığımızı ve ne yapmadığımızı tanımlamamız gerekir. Teslimatları tek tek tanımlamak yerine ulaşmaya çalıştığımız sonucu ve bu sonuca ulaşmak için izleyeceğimiz süreci hedefleyebiliriz.

Robyn Birkedal:

Her dijital proje yöneticisinin kullandığı tek bir şablon yoktur. Her işletme ve her proje farklıdır. Burada aradığımız şey, arkanızı koruyacak tutarlılığı sağlamaktır. Ekibinizi ve iş girişiminizi korumanız gerekir.

Ben Aston:

Kapsam bildirimlerinin nasıl yazılacağından bahsedelim. İyi ve kötü kapsam bildirimlerini nasıl ayırt ederiz?

Robyn Birkedal:

Geçmişteki kapsam bildirimlerinden ve mevcut iş yerinizdeki diğer kişilerden yararlanın. Böylece her seferinde sıfırdan başlamazsınız. Kapsamınızı korumak için beş önerim var. İlk olarak projenin neden var olduğunu, neyi başarması gerektiğini ve neden yapıldığını açıklayan bir genel bakış bölümü oluşturun. Kısa ve öz tutun. İkinci olarak onay sürecini açıklayın. Müşteri ne zaman geri bildirim verecek, bu geri bildirimi kim sağlayacak ve nasıl iletecek? Üçüncü olarak tam olarak ne teslim edeceğinizi belirleyin. Teslimatların ne olduğunu, ne zaman ve nasıl teslim edileceğini yazın. Dördüncü olarak nelerin dahil olduğunu ve nelerin dahil olmadığını belirtin. Bağımlılıkları, varsayımları ve kapsam dışı maddeleri açıkça yazın. Beşinci olarak da kapsam bildirimi matrisi oluşturun. Böylece proje boyunca hangi teslimatın nasıl yürütüldüğünü takip edebilirsiniz.

Ben Aston:

Teslimatları tanımlamak mümkünse onları tanımlamalıyız. Emin olmadığınız durumlarda, en düşük kesin teslimat düzeyini belirlemek iyi bir yaklaşım olabilir. Örneğin dört konsept sunabileceğinizi düşünüyorsanız, iki konsept teslim etmeyi taahhüt edin. Böylece kendinizi aşırı taahhüt altına sokmaz ve müşteriyi olumlu yönde şaşırtabilirsiniz.

Robyn Birkedal:

Bu yaklaşım, ekibiniz içinde yaşanan karmaşayı da kontrol etmeye yardımcı olur. Tasarımcı, geliştirici veya stratejist farklı miktarlarda iş gerektiğini düşünebilir. Başlangıçta yapılan keşif görüşmeleri bu iç karmaşayı azaltır. Ayrıca kapsam dışı maddeleri de belirtmek gerekir. Müşterinin isteyebileceğini düşündüğünüz ancak sizin sağlamayacağınız her şeyi yazın. Bu, sonradan ortaya çıkabilecek yanlış anlaşılmalara karşı sizi korur.

Ben Aston:

Kapsam dışı maddeler, kesinlikle yapmayacağımız işleri listeler. Müşteri web sitesini yenilemek istediğini ve yeniden markalama yapılmasını da istediğini söyleyebilir. Ancak bütçesi tam bir yeniden markalamaya yetmiyorsa, kapsam bildiriminde yeniden markalama çalışması yapılmayacağını açıkça belirtmek gerekir. Böylece daha sonra bu belgeye dönüp neyin kararlaştırıldığını gösterebilirsiniz.

Robyn Birkedal:

Bunun tek bir doğru yolu yok. İçgüdülerinize güvenin ve işlerin nasıl kötü gidebileceğini düşünerek bunları yazın. Riskleri projenin en başında azaltmaya çalışın. Son önerim, kapsam bildirimi matrisi oluşturmaktır. Geçmişte belgelerin, dosyaların, e-postaların ve mesajların sürüm geçmişlerini inceleyerek ne söylediğimizi anlamaya saatler harcadım. Kapsam bildirimi teslim edilirken teslimatları takip etmek, bu sorunu en baştan önler.

Ben Aston:

Bu matrisi kullanmak, çalışma bildirimini tek seferlik bir belge olmaktan çıkarır ve proje boyunca geçerli hâle getirir. Teslimatları matrise eklemek, müşteriye ve paydaşlara bu belgeyi ciddiye aldığımızı gösterebilir.

Robyn Birkedal:

Bu matrisi her zaman doğrudan müşteriyle paylaşmıyorum. Bazen proje dosya yapısında, ekip içinde tutuyorum. Ancak bir anlaşmazlık ortaya çıktığında, gerekli kaynaklara sahip olduğumu göstermek için kullanabiliyorum.

Ben Aston:

Bu önerileri izlerseniz her şey sorunsuz gider mi? Kapsam bildirimleri nerede başarısız olur?

Robyn Birkedal:

Her projeye aynı şablonu uygulamak yerine esnek olmak gerekir. Müşterilerin yaklaşım biçimleri farklıdır. Projenin gerektirdiği şekilde uyarlanabilmek önemlidir. Bununla birlikte, gerçekten neyi teslim etmeyi taahhüt ettiğimiz konusunda daha katı olmalıyız.

Ben Aston:

En büyük zorluklardan biri ne kadar kesin olacağımıza karar vermektir. Projenin başında ne teslim edeceğinizden emin değilseniz, gereğinden fazla söz verebilirsiniz. Keşif veya tasarım aşamasından sonra bazı teslimatların gereksiz olduğu ortaya çıkabilir. Bu nedenle planlama ufkunuzu düşünün. Kapsam bildirimlerini gerçekçi parçalara ayırın ve yalnızca yakın aşamalar için kesin taahhütlerde bulunun.

Robyn Birkedal:

Bir diğer zorluk, müşteri kapsam bildirimini onaylarken tüm paydaşlarını sürece dahil etmemiş olabilir. Bu da projeye zarar verebilir. Belgeyi birlikte sözlü olarak gözden geçirmek ve herkesin aynı doğrultuda olduğundan emin olmak çok faydalıdır.

Ben Aston:

Sözlü gözden geçirme önemli, çünkü müşterinin belgeyi okumadan imzalamasını istemeyiz. Bu belgenin amacı hukuki bir mücadeleye zemin hazırlamak değil, beklentileri aynı seviyeye getirmektir. Kapsam bildirimi bir konuşma aracıdır. Müşteriyi kandırmaya veya kelimeler üzerinden avantaj sağlamaya çalışmıyoruz. Herkesin aynı şeyi anladığından emin olmak istiyoruz. Bu nedenle bunu bir hukuki belge olarak görmeyin. Bu noktaya gelinirse herkes para kaybedebilir ve müşteri ilişkisi zarar görebilir.

Robyn Birkedal:

Müşteriyle ve iç paydaşlarla gerçekten aynı doğrultuda olduğunuzu bilmekten daha iyi bir şey yok. Kapsam bildirimini gerektiğinde hukuken bağlayıcı bir belgeye aktarabilmek de bunun sonucudur.

Ben Aston:

Robyn, bugün bize katıldığın için çok teşekkürler.

Robyn Birkedal:

Beni davet ettiğin için teşekkür ederim.

Ben Aston:

Siz dinleyiciler için de kapsam bildirimleri ve çalışma bildirimleri konusundaki önerilerinizi merak ediyorum. Bildirimlerinizi nereye koyuyorsunuz? Nasıl oluşturuyorsunuz? Ne işe yarıyor, ne işe yaramıyor? Yorumlarda bize bildirin. Daha fazla bilgi edinmek ve işinizde ilerlemek istiyorsanız DPM Üyeliği topluluğumuza katılın. Slack ekibimize, mentorluk programlarına, şablonlara, atölyelere, çalışma saatlerine, soru-cevap oturumlarına, e-kitaplara ve daha fazlasına erişmek için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın. Bir sonraki bölüme kadar bizi dinlediğiniz için çok teşekkürler.