Dijital Dönüşümde Kuruluşunuzun PMO’sunun Gücünden Nasıl Yararlanabilirsiniz

Deşifreyi okuyun:

Podcast'lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Merhaba arkadaşlar, yayınımızı dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager'dan Galen Low. Dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabilmek için birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantı kurmasına yardımcı olma misyonuyla çalışan dijital profesyonellerden oluşan bir topluluğuz. Bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız thedigitalprojectmanager.com adresine göz atın.

Bugün, kuruluş genelindeki dijital dönüşüm girişimlerinde proje yönetimi ofisinin rolünü ve yalnızca proje yönetimini değil, değer sunumunu da operasyonlara entegre etmenin doğru yolunu konuşuyoruz. Bugünkü konuğum The PMO Squad'ın kurucusu ve başkanı, ayrıca Project Management Office Hours podcast'inin sunucusu Joe Pusz. Ancak birçoğunuz onu yalnızca PMO Joe olarak tanıyor olabilir.

Joe, programımıza katılman harika.

Joe Pusz: Teşekkürler Galen. Burada olmak harika. Dinleyicilerinle konuşmayı seviyorum ve keyifli bir sohbet için sabırsızlanıyorum.

Galen Low: Kesinlikle. Küçük bir not: Joe ve ben az önce kuliste gerçekten çok güzel bir sohbet ediyorduk. Muhtemelen kaydetmeliydim ama konuya dalmak için sabırsızlanıyorum.

PMO senin uzmanlık alanın. On yılı aşkın süredir bunu yapıyorsun ve dijital dönüşüm çağında hızla ilerleyen kuruluşlar açısından bunun ne anlama geldiğini konuşmak istiyorum. Ancak önce, girişte de söylediğim gibi, herkes PMO Joe'yu tanıyor. Seni tanımayan dinleyiciler için geçmişinden, The PMO Squad'ın nasıl kurulduğundan ve yardımcı olduğunuz insan tiplerinden kısaca bahsedebilir misin?

Joe Pusz: Elbette. Teşekkürler. The PMO Squad, söylediğin gibi, on yılı biraz aşkın süredir faaliyet gösteriyor. Ancak saçlarımdaki ve sakalımdaki grilikten de anlayabileceğin üzere 20 yılı aşkın süredir proje yürütüyorum. Kariyerimin başında kurumsal dünyada proje yöneticisiydim; ardından PMO yöneticiliğine, PMO icra direktörlüğüne yükseldim ve çeşitli sektörlerde PMO'lar yönettim. Aynı konu tekrar tekrar gündeme geliyordu. Patronum benden kuruluşun PMO'lar konusunda gelişmesine yardımcı olacak danışmanlar bulmamı istiyordu.

Deloitte ve Accenture gibi büyük dört danışmanlık şirketini bulabiliyorduk ancak yalnızca PMO'lara odaklanan uzmanlaşmış şirketler neredeyse yoktu. Sonuçta genellikle PMO'lar hakkında hiçbir şey bilmeyen, deneyimsiz insanlara çok yüksek ücretler ödüyorduk. “Bu danışmanlık şirketinin getirdiği kişiden PMO'lar hakkında daha çok şey biliyorum” diye düşünüyordum.

Eve geldiğimde bunlardan şikâyet etmemden eşim bıkmıştı. Bir gün, “Kuruluşlara yardım edecek bir şirket kurmaya ne dersin? Yaptığın tek şey proje yönetimine ve PMO'lara odaklanmak olsun” dedi. Ben de “Neden olmasın?” dedim. Sonra aklıma bazı gerçekler geldi: Kendisi evde çocuklarla ilgileniyordu ve dört çocuğumuz vardı.

Bunu nasıl başaracaktık? O da “Yeter ki başarısız olma” dedi.

Galen Low: Hiç baskı yok yani.

Joe Pusz: İşte buradayız; on yıl sonra bütün bu baskıyla birlikte The PMO Squad büyümeye devam ediyor. Amerika Birleşik Devletleri'nin dört bir yanındaki ve Kanada'daki müşterilere yardım ediyoruz. Bu yolculuk harikaydı ve aslında daha yeni başladığımızı düşünüyorum.

Galen Low: Başlangıç hikâyeni seviyorum. Hem doğru fikir hem de doğru baskı varmış; gerçekten büyük bir baskı gibi görünüyor. Ancak söylediğin gibi, insanlar sana bunu tekrar tekrar soruyormuş. Pazarda bir boşluk varmış ve sen de bunu değerlendirmişsin. Bence bu harika.

Şirketin adına da yansıyor ve talep açısından doğru fikirmiş. PMO konusunda oldukça tutkulu olduğunu tahmin ediyorum. Doğru mu?

Joe Pusz: Evet. Kendi çalışmalarım ve müşterilerle yaptığım görüşmeler sayesinde bunun sektörümüzde gerçekten yanlış anlaşılan bir alan olduğunu gördüm.

Her şirket operasyonlarını kontrol altında tutar. Ürettikleri ürün veya sundukları hizmet ne olursa olsun, standart operasyon prosedürleri vardır ve herkes ne yapacağını bilir. Üretim süreci düzenlidir. Ancak proje sunumu söz konusu olduğunda her şirket bu konuda zorlanıyor.

Proje yönetimini ilk kez öğrendiğimde bunun bir meslek olduğunu bile bilmiyordum. Varlığını bilmeden önce bile bu işi yapıyordum. Bir gün patronum Dennis bana “Joe, proje nasıl gidiyor?” diye sordu. Yazılım şirketinde müşteri sahalarında çalışan, yirmili yaşlarında genç biriydim. “Dennis, proje nedir? Ne hakkında konuştuğun hakkında hiçbir fikrim yok” dedim. Bana açıkladıktan sonra “Ben galiba böyle çalışıyorum. Ben buyum. Kariyerimi bunun üzerine kurabilirsem ne kadar harika olur” diye düşündüm.

DNA'ma uygun bir meslek bulduğum için şanslıyım. İşe gittiğimde rol yapmam gerekmiyor. Eve geldiğimde de rol yapmam gerekmiyor. Ben her zaman PMO Joe'yum; çünkü ben buyum. Şirketlere yardım ederken para kazanabilmek, Michael Jordan'ın “İyi olduğum ve sevdiğim işi yaparak para kazanıyorum” demesi gibi.

Galen Low: Proje yönetiminin ne olduğunu hiç düşünmeden onu yapıyor olmanla ilgili hikâyeni seviyorum. Bunu daha geniş ölçekte de görebiliriz. Kuruluşların proje olduğunu düşünmeden projeler yürüttüğünü sık sık görüyorsundur. Operasyonlarla iç içe geçmiş olabilir, birisi sadece bir şey yapmak istemiş olabilir ve bunun etrafında herhangi bir resmiyet bulunmayabilir.

Bu nedenle bunun bir proje olmadığı, yalnızca gerçekleşen bir şey olduğu düşünülür. Oysa bu, bazı kuruluşların aşil topuğudur; çünkü aslında genel açıdan çok önemli olan projeleri gayriresmî biçimde yürütürler.

Joe Pusz: Bunlara “kazara yürütülen projeler” demeyi seviyoruz. Bir konferansa veya ağ oluşturma etkinliğine gittiğimizde çevremizdeki insanların konuşmalarını dinliyoruz ve “proje” kelimesinin sürekli kullanıldığını duyuyoruz. İnsanlar çoğu zaman bilinçli olarak yürüttükleri bir projeden söz etmiyor; yalnızca şirketlerinin bir proje yaptığını söylüyorlar.

Yanlarına gidip proje yönetimi hakkında konuşmaya başladığımda gözlerinin büyüdüğünü görüyorum. “Hayır, hayır, bundan bahsetmiyoruz” diyorlar. Ben de “Aslında bahsettiğiniz şey bu; yalnızca farkında değilsiniz” diyorum. Büyük veya küçük kuruluşlara proje sunumu hakkında konuşmanın, operasyonlardan ve kuruluşu nasıl daha iyi hâle getirebileceğimizden söz etmek kadar normal olduğunu öğretmeye çalışıyoruz.

Şirketler için PMO değerlendirmeleri yaptığımızda bulgular listesi oluşturuyoruz. Bulguların yaklaşık yüzde 70'i PMO'yla değil, kuruluşun gelişmesiyle ilgili oluyor. Daha önce konuştuğumuz faturalama sürecini düşün. Faturalama sürecinin sahibi muhasebedir ancak şirketteki herkes bu sürece katılır. Pazarlamadaki biri fatura göndermez; mühendislikteki biri de fatura göndermez.

Bunu herkes yapsaydı kaos çıkardı. Ancak proje yönetiminde biri bir proje başlatıyor ve kimse bunun gerçekleştiğini bilmiyor. Operasyonel işler için kurallarımız var ama kuruluşta değişimi projeler aracılığıyla nasıl sunacağımız konusunda aynı düzeyde düzenimiz yok.

Bence PMO'ların evrimi de burada yatıyor: Operasyonlardan değer sunduğumuz gibi proje çalışmalarından da değer sunmaya odaklanmak.

Galen Low: Bu, konuya geçiş yapmak için iyi bir nokta. Topluluğumuzdaki bazı kişilerle konuştuğumda önemli bir bölümünün ajans tarafında geldiğini gördüm. Şirket içinden gelenler de var. PMO'lardan söz ettiğimizde akıllarına genellikle gelen iki şey var: İnsanları bir araya getiren geleneksel kurumsal PMO veya farklı departmanlardan insanları bir projede çalıştıran yapı.

Bazen de hava trafik kontrolü gibi düşünülüyor; projelerin kaynaklar ve hedefler açısından çakışmamasını sağlamak. Ancak PMO'lara uzun süredir odaklandığını ve kuruluşların giderek daha fazla proje odaklı hâle geldiğini görüyorum. 2023'te bir PMO'nun yapısı ve amacı ile The PMO Squad'ı kurduğun zamanki PMO'nun yapısı ve amacı arasındaki en büyük fark nedir?

Joe Pusz: Geçmişteki anlayışımın kurbanıydım. İlk kurduğum PMO'lar o dönemde kabul gören yapıdaydı: Süreç ağırlıklı, bürokratik ve denetim odaklıydı. Ancak bir sağlık kuruluşunda PMO yönetirken bir dönüm noktası yaşadım. CIO'ya rapor veriyorduk ve CIO aynı zamanda acil servis doktoruydu.

Bir projede, sağlık prosedürlerinden birini değiştirmek için aşamalı bir yöntem kullanıyorduk. Bir aşama incelemesine geldik ve PMO direktörü olarak “Kontrol listelerinden birini tamamlamadığınız için sonraki aşamaya geçemezsiniz” dedim. Proje sponsoru bana bağırarak bunun hastaları etkileyebileceğini söyledi. Ben de “Süreç böyle” dedim.

Daha sonra patronum yanıma gelip “Joe, bir hastanın hayatını kurtarmak mı, yoksa sürece uymak mı daha önemli?” diye sordu. Daha önce kimse bana bunu sormamıştı. Elbette hastanın hayatını kurtarmak daha önemliydi. Bana acil serviste nasıl çalıştıklarını görmem için bir geziye katılmamı önerdi.

Her şey için standart bir süreç vardı: Hasta gelir, triyaj yapılır ve sonraki adıma geçilirdi. Ancak asıl önemli olan hastanın hayatta kalmasıydı. Bu, PMO'lara bakışımı tamamen değiştirdi.

Eskiden bürokrasi ve yönetişim kabul ediliyordu. Günümüzde kuruluşlar buna karşı çıkıyor ve değer yönetimi ofisi, strateji gerçekleştirme ofisi veya XMO istiyor. Bunun nedeni PMO'ların strateji ve değer sunmamasıdır. PMO bunu zaten sağlıyor olsaydı yeni bir işlev talep edilmezdi.

Biz PMO'yu “Project Management Office” olarak biliyoruz. Bizim için PMO, “Purpose, Measure, Optimize” yani “Amaç, Ölç, İyileştir” anlamına geliyor. Proje sunumunun kuruluşunuzdaki amacı nedir? Başarılı olup olmadığınızı nasıl ölçeceksiniz? Ardından başarıyı güvence altına almak için nasıl iyileştirme yapacaksınız?

Böylece odak bürokrasi değil sonuçlar olur. Amaç, neyi başarmaya çalıştığınızı gösterir. PMO'ların evrimi bu yönde ilerliyor. Sektör henüz tamamen oraya ulaşmadı; ancak doğru yönde hareket ediyor.

Galen Low: Bu gerçekten ilginç. Proje yönetiminde bile, insanların farkında olmadan proje yürütmesiyle proje yönetimi süreçleri arasında bir boşluk var. İnsanlar yalnızca bir proje yapmak istiyor; bütün terimleri ve süreçleri öğrenmek istemiyor. Aynı şekilde PMO'nun tanımı da bazen amacından kopuyor ve süreç odaklı hâle geliyor.

Joe Pusz: Simon Sinek'in “Neden ile Başla” adlı kitabını hepimiz görmüşüzdür. Çoğu PMO kuruluşlara gidip “Nasıl çalışacağız ve sürecimiz ne olacak?” diye sorar. Biz bunu değiştirerek “Neden ile başlar” diyoruz. PMO'nuz neden var? Amacınız nedir?

Yeni müşterilerle çalışmaya başladığımızda yaptığımız ilk çalışmalardan biri, üst yönetimden ve PMO liderinden PMO'nun amacını bağımsız olarak yazmalarını istemektir. On yılı aşkın süredir bunu yapıyoruz ve hiçbir zaman aynı yanıtı aldığımız olmadı. Başlangıçtan itibaren PMO'nun neden var olduğu konusunda uyumsuzlar.

PMO direktörü genellikle sürece, üst yönetim ise sonuçlara odaklanıyor. Bu nedenle proje yönetiminden proje sunumuna geçiyoruz. Sürecin ne olduğundan ziyade projenin sonucunu sunmaya odaklanıyoruz. Süreç hâlâ önemlidir ancak yöneticiler sürecin kendisiyle ilgilenmez; sonuçla ilgilenir.

Galen Low: Bu yaklaşım, PMO yöneticilerinin bakış açısını tamamen değiştiriyor gibi görünüyor.

Joe Pusz: Her şeyi sarsıyor ancak süreci çöpe atın demiyoruz. Sadece sürecin, varoluş amacınızın önüne geçmemesi gerektiğini söylüyoruz. Süreç iyi sonuçlar elde etmek için hâlâ gerekli. Ancak kuruluşlara “Bu süreci uygulayacağız ve sonuç alacağız” diye liderlik etmeyin. Önce neden var olduğunuzu düşünün.

Bir pizzacı örneğini kullanıyorum. İki dilim biberonili pizza sipariş edersiniz ve mutfakta bir süreç işler. Müşteri olarak bu sürecin ne olduğunu umursamazsınız. Beklentiniz sipariş ettiğiniz pizzayı almaktır. Size biberoni yerine mantarlı pizza getirirlerse memnun olmazsınız.

Yöneticilerimize “Projenizin tadı güzel mi?” diye sormuyoruz. Bunun yerine onlara süreç ölçümlerini gösteriyoruz. Oysa onlar sonuçla ilgileniyor. İstedikleri şeyi aldılar mı? Biz sürece onlardan daha fazla önem veriyoruz.

Galen Low: PMO lideri ile üst yönetimin PMO'nun amacı konusunda farklı düşünmesi, liderliğin de sorumluluk taşıdığı anlamına gelmiyor mu?

Joe Pusz: Evet, üst yönetim siparişi verdi ancak PMO isteneni sunmadı. Bunun nedeni PMO liderinin yöneticilere gidip siparişi doğrulamamış olması olabilir. Biz bu çalışmayı onları aynı noktada buluşturmak için yapıyoruz.

Galen Low: PMO liderinin proje yöneticisinden farklı olması gerektiği açık. PMO lideri için hangi özellikler gerekli?

Joe Pusz: Benim için bir numara iş zekâsıdır. İşletmenin neden var olduğunu anlamak gerekir. Proje yöneticisi yalnızca projeyi düşünür. Proje sunum ekibinin işlevsel lideri ise bunun kuruluşun stratejik hedeflerine nasıl katkı sağlayacağını düşünmelidir.

Ayrıca üst düzey yöneticilerle çalışabilmek gerekir. PMO CIO'nun altında olsa bile müşterileri üst yönetimdir. İnsanları öğle veya kahvaltıya davet edin, onları kişisel düzeyde tanıyın ve nasıl düşündüklerini anlayın.

PMO lideri, proje faydalarından çok kuruluşun iş sonuçlarına odaklanan, daha üst düzey ve daha geniş bir bakış açısına sahip kişidir. Beyzbolda iyi bir oyuncunun iyi bir menajer olmasının garanti olmaması gibi, iyi bir proje yöneticisinin de iyi bir PMO lideri olması garanti değildir. PMO lideri artık takımın oyuncusu değil, menajeridir.

Galen Low: Bu, geçici projelerle uzun vadeli iş ilişkileri arasındaki farkı da ortaya koyuyor.

Joe Pusz: Kuruluşlarda operasyonların verimli ve kârlı olmasını sağlayan operasyon direktörleri vardır. Projeler ise değişimdir. Her proje bir şeyi değiştirir. O hâlde kuruluşun baş değişim sorumlusu kimdir? Genellikle böyle bir rol yoktur. Bu nedenle PMO liderlerine baş değişim sorumlusu gibi davranmalarını söylüyorum.

Her proje kuruluşun çalışma biçimini değiştirir. Bu değişim yalnızca proje ekibini değil, bütün kuruluşu etkiler. İnsanlar “Günlük işlerimi yapmam gerekiyor, bu projede yer almak istemiyorum” der. Oysa neden, günlük işlerini iyileştirmeye çalışıyor olmamızdır.

Galen Low: İnsanlar ve kuruluşlar iş zekâsı becerilerini nasıl geliştirebilir?

Joe Pusz: Çoğu kuruluşta liderlik geliştirme programları var ancak PMO genellikle bu programlara dâhil edilmiyor. Yetenekli ve yüksek değer sunan proje yöneticilerini bu programlara dâhil edin. Bir PMO lideri becerilerini geliştirmek istiyorsa mentorluk ve koçlukla başlamalıdır.

Şirketinizde proje yönetimiyle ilgisi olmayan bir üst düzey yönetici bulun ve bir yıl boyunca size mentorluk yapıp yapamayacağını sorun. Ayda bir kez birlikte öğle yemeğine çıkıp onun kuruluş içinde nasıl düşündüğünü ve konuştuğunu öğrenin.

Profesyonel koçluk da önemlidir. Dünyanın en iyi sporcularının, oyuncularının ve şarkıcılarının koçları vardır. Proje alanında çalışanlar ise “Ben profesyonelim, neden koça ihtiyacım olsun?” diye düşünür. Oysa sizi daha iyi hâle getirecek bir koçtan yararlanabilirsiniz.

Galen Low: İnsanlar koça ihtiyaç duyuyorsa işlerinde iyi olmadıklarını düşünüyor. Oysa projelerin ötesine geçip kuruluşu, işleyişini ve liderlerin sorunlara yaklaşımını görmek için farklı bir bakış açısına ihtiyaç var.

Joe Pusz: Kesinlikle. Her şey sonuçla ilgilidir. Herkesin neden ile başlaması ve sonuca odaklanması gerekir. Bir şirket kalp kapakçıkları üretiyordu ve büyümesi durmuştu. Danışmanlar, fabrikanın girişine kalp kapakçığı takılmış insanların fotoğraflarını ve dinlenme odasına da aynı şirketin çalışanlarından kalp kapakçığı takılmış olanların fotoğraflarını koymalarını önerdi.

Üretim hattında veya süreçte hiçbir şeyi değiştirmediler. Ancak çalışanlara ortak bir neden sundular. Artık yalnızca ürün üretmiyor, hayat kurtardıklarını görüyorlardı. Altı ay sonra verimlilik yüzde 20 arttı.

Projelerde de aynı şey geçerlidir. Ortak bir neden olduğunda başarı oranı yükselir. İnsanlar yalnızca 107 numaralı projeyi tamamlamaya değil, daha büyük bir sonuca katkıda bulunmaya çalışır. Amaç odaklı PMO'nun kuruluşla bütünleşmesi ve herkesin şirket sonuçlarını birlikte sunması gerekir.

Galen Low: Joe, bugün benimle zaman geçirdiğin için çok teşekkürler. Programımıza katılman büyük bir onurdu. Dinleyicilerimiz yaptıkların ve The PMO Squad hakkında daha fazla bilgiyi nereden edinebilir?

Joe Pusz: Bizi LinkedIn'de bulabilirler. PMO Joe'yu arayın; tek kişi benim. Ayrıca thepmosquad. com adresinden daha fazla bilgi edinebilirsiniz. The PMO Leader adında küresel ve ücretsiz bir topluluğumuz da var. Daha iyi PMO liderleri olmamıza, ağ kurmamıza, bilgi paylaşmamıza ve birbirimizden öğrenmemize yardımcı oluyor.

Galen Low: Bizimle zaman geçirdiğin için tekrar teşekkürler.

Joe Pusz: Burada olmak harikaydı.

Galen Low: Herkese merhaba. Proje yönetimi alanında binden fazla benzer düşünceli profesyonelle sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın. Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugünkü programı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.

Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.