Daha İyi Önceliklendirme ve Paydaşlarla Dürüstlük Yoluyla Proje Stresi Nasıl Azaltılır?

Transkripti okuyun:

Podcast'lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Merhaba arkadaşlar, bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Digital Project Manager'dan Galen Low. Dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabilmemiz için birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantılar kurmasına yardımcı olmayı amaçlayan dijital profesyonellerden oluşan bir topluluğuz. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin.

Bugün, proje kapsamındaki öğeleri önceliklendirme sanatından ve bunun çatışmacı ve kapalı olmak yerine iş birlikçi ve şeffaf bir yaklaşım oluşturacak şekilde nasıl kullanılabileceğinden bahsediyoruz. Bugünkü konuğum, eski bir bilgi işlem yöneticisi ve proje yönetimi savunucusu olan James Louttit. James, Büyük Dörtlü danışmanlık şirketlerinden birinde proje teslim profesyonellerinden oluşan bir ekibe liderlik ettikten sonra, proje liderlerinin projelerinde daha etkili olmalarına yardımcı olan bir eğitim kuruluşu olan Impactful Project Management'ı kurdu.

James, bugün burada olduğun için teşekkürler.

James Louttit: Galen, seninle tanışmak çok güzel. Beni davet ettiğin için teşekkürler.

Galen Low: Evet, bu harika. Ayrıca Leading Impactful Teams kitabının bir kopyasını bana gönderdiğin için teşekkür ederim. Çizimleri gerçekten beğendim. Hikâyeler de çok hoşuma gitti. Seni tebrik etmek istedim. Az önce kuliste bana Leading Impactful Teams'in artık sesli kitap olarak da yayımlandığını söyledin.

Yani çizimler hariç, sanırım.

James Louttit: Evet, evet. Yaz boyunca kaydedildi ama yayımlanması biraz zaman aldı. Şimdi yayımlandı ve gelecekte daha fazla platformda erişilebilir olacak; ancak şu anda yalnızca Audible'da mevcut.

Galen Low: Harika. Peki sen nasıl buldun? Yavaş ve sakin bir proje yönetimi bölümü gibi bir ASMR bölümün var mı?

James Louttit: Hayır, gerçekten yok. Tarzım oldukça enerjik. Bu podcast'in geri kalanını dinlersen kitabın nasıl olduğunu anlayabilirsin. Sesli kitapları sürekli dinliyorum ve onları çok seviyorum.

Podcast'lerle birlikte gerçekten ilginç şeyleri tüketmenin harika bir yolu olduklarını düşünüyorum. Yürüyüşe çıkıyorum ve kitabı kendim seslendirmek istedim. Özellikle materyali çok iyi bildiğinizde ve okuduğunuz kelimeler size ait olduğunda, ona farklı şekillerde enerji katabilir ve bundan keyif alabilirsiniz.

Galen Low: Kesinlikle. Buna bayıldım. Birazdan dinlemek için sabırsızlanıyorum.

Bugün kitapta da bahsettiğin bir konu olan önceliklendirmeden söz ediyoruz. Belki de büyük ve çarpıcı bir soruyla başlayabilirim: Bir projede önceliklendirmeyi bu kadar tartışmalı yapan nedir? Neden doğru yapmak bu kadar zor?

James Louttit: Gerçekten zor, çünkü farklı şirketlerle çalışıyorum ve projeleri teslim ederken çalıştığım şirkette de bunu görmüştüm. Herkes kendi işinin neden önemli olduğunu başkalarına açıklamakta zorlanıyor ama herkes bunu yapmak zorunda olduğunu düşünüyor.

Çoğu zaman bu, en kıdemli kişinin ya da kendi fikrini desteklemek için en kıdemli kişiyi arkasına alabilen kişinin istediği kapsamı elde ettiği siyasi bir mücadeleye dönüşüyor. Bu talihsiz bir durum, çünkü projelerde önceliklendirme hakkında yeterince konuşmuyoruz.

Bana göre yapılacak işin miktarı sonsuzdur. Hiçbir şey yapmıyorsam ya da işim bittiyse, üzerinde çalıştığım projenin sonuçlarına ulaşmama yardımcı olacak işler düşünmeye başlarım. Dolayısıyla iş miktarı sonsuzdur.

Bu nedenle önceliklendirme becerisi, bunu tekrar tekrar yapma alışkanlığı ve paydaşlarınızın bu sürece katılmasına yardımcı olmanız; proje yöneticilerinin ve proje teslim profesyonellerinin başarısı için temel öneme sahiptir. Aslında proje yöneticisi olmayan hepimiz için de öyle. Çünkü ne yapacağınıza karar vermek zorundasınız.

Bu süreç kapalı ve zor olabilir. Ancak projelerde işlerin nasıl sonuçlandığı konusunda büyük fark yaratabilecek birkaç basit teknik olduğuna gerçekten inanıyorum.

Galen Low: Buna bayıldım. Siyasi yönüne ve neyin önemli olduğu konusunda yaşanan mücadeleye dikkat çekmen çok yerinde.

Bazen bir projeyi proje yöneticisi olarak devralırsınız ve şöyle düşünürsünüz: Kapsam kapsamdır. Burada, yazılı olarak duruyor. Yapacağımız şey bu. İçinde duygu yoktur. Sonra paydaşlarla ve sponsorlarla konuşmaya başlarsınız ve birdenbire bunun bir at yarışına, siyasi hiyerarşiye dönüştüğünü görürsünüz. Projede ne yapacağımızdan çok daha derin bir mesele vardır.

James Louttit: Paydaşlar hakkında öğrendiğim ilginç şey şu: Birçok projede kıdemli bir paydaş olduğum için, aslında ne bilmediklerini fark ettim. Bir şeyleri yapmanın ne kadar zor olduğunu ya da çoğu zaman gerçekten ne istediklerini bilmiyorlar.

Genel olarak bildiklerini düşünüyorlar ama bizim ayrıntı düzeyinde düşünmemiz gerektiği kadar düşünmemiş oluyorlar. Bu nedenle varsayımları, neyin önemli ve neyin önemsiz olduğunu ortaya çıkarmak ve insanları bu sürece dahil etmek için konuşmayı nasıl yönettiğiniz çok önemli hale geliyor.

Galen Low: Buna biraz daha derinlemesine girmek istiyorum. Önceliklendirme konusunda, özellikle projeler bağlamında, kendine özgü bir yaklaşımın olduğunu düşünüyorum. Bana göre bu, MoSCoW gibi; mutlaka olmalı, olmalı, olabilir, olmayacak şeklindeki geleneksel çerçevelerin ötesine geçiyor.

Dinleyicilerimize önceliklendirme yaklaşımını ve çözdüğü sorunları kısaca tanıtabilir misin?

James Louttit: Henrik Kniberg'in Product Ownership in a Nutshell videosunu izleyip izlemediğini bilmiyorum. Çevik yaklaşımı anlatan harika bir video ve kesinlikle tavsiye ederim.

YouTube'da mevcut. Videoda değer ve çaba önceliklendirmesinden bahsediyor. Ben de buradan hareketle, bu iki kaldıracı kullanma fikrini geliştirdim. Ancak çoğu kuruluş sizin anlattığınız gibi MoSCoW önceliklendirmesi yapıyor: mutlaka olmalı, olmalı, olabilir, olmayacak.

Paydaşlar bunu gördüğünde, “Bir dakika, bu oyunu biliyorum. Daha önce buradaydım. Geçen sefer mutlaka olması gerekenleri belirledim, sonra olması gerekenler ve olabileceklerin hepsi kapsam dışı kaldı. Bu kez istediğim her şeyi mutlaka olmalı kategorisine koyacağım,” diye düşünüyor.

Kategorilerin kendi içinde bir önceliklendirme olmayınca, mutlaka yapılması gerekenlerden oluşan büyük bir kutu ortaya çıkıyor. Bu da proje ekipleri için çok zorlayıcıdır; çünkü gerçekten yapılması ya da önce yapılması gerekenlerle önemli olmakla birlikte daha sonra yapılabilecek veya kapsam dışı bırakılabilecek şeyleri birbirinden ayıramazlar. Böyle bir kutu yaklaşımı gerçek bir önceliklendirme değildir. Sadece öyleymiş gibi davranmaktır ve zor kararları ertelemektir.

Bence bundan çok daha iyisini yapabiliriz.

Galen Low: Bu çok önemli. Aslında önceliklendirme değil, kategorilendirme yapılıyor.

James Louttit: Aynen öyle. Önceliklendirme söz konusu olduğunda hiçbir şeyin eşit olmasına izin vermeyin. Bir şey diğerinden yukarıda ya da aşağıda olmalı. Böylece biri yeni bir fikirle geldiğinde onu listede bir yere koymak zorunda kalır. Bu da yeni bir şeyi mutlaka yapılması gerekenler kutusuna eklemek yerine, listenin altından başka bir şeyin çıkması anlamına gelir.

Galen Low: Planlama pokerinden ve değer tahmini bağlamında bunun ne kadar faydalı olduğundan bahsetmene sevindim. Paydaşlarla bu konuşmaya çoğu zaman doğrudan parayla başlıyorsunuz: “Bunun yatırım getirisi ne?” Ancak değer her zaman yalnızca para değildir. Bazen göreli bir sayı kullanabiliriz; kapsamda yer alan başka bir şeyle karşılaştırıldığında daha mı büyük, daha mı küçük?

James Louttit: Aslında mutlak sayıları tercih ederim. Bu konuda oldukça netim. Bunun bize bir milyon dolar daha fazla kâr getireceğini düşünüyorsanız, harika; bunu gerekçelendirin ve nasıl olacağını açıklayın. Ben de sorgularım ve belki bunun aslında 750.000 dolar olduğunu ortaya çıkarırız. Ama artık sen ve ben bu sayı üzerinde anlaşabiliriz. Bu, ikimizin ortaya çıkarabildiği en iyi gerçek sayıdır.

Amaç, senin bana karşı olman değil; senin ve benim probleme karşı birlikte hareket etmemizdir. Kuruluş için en iyi sonucu bulmaya çalışıyoruz. Göreli sayılar ya da tişört bedenleri kullanabilirsiniz; ancak bir değer elde ettiğinizde bunu yine bir listeye koyabilirsiniz. Değeri çabaya bölersiniz ve projede harcadığınız zamanın günlük değerini bulursunuz. Bu da karar vermek için göreli bir rehber olur.

Galen Low: Bu ilginç. Çünkü bu sayının senin, benim ve proje ekibinin ortak sayısı olması fikrini daha önce düşünmemiştim. Bu bir tahmin ya da öngörü değil. Bu kapsam öğesinin kesinlikle bir milyon dolar, 750.000 dolar değil, getireceğini iddia etmiyoruz. Bu sadece değeri, çabayı ve öğenin ağırlığını anlamak ve önceliklendirmek için kullanılıyor.

James Louttit: Aslında ikisinin de birazı. Önceliklendirme için kullandığımız sayılar bazen şişirilmiş olabiliyor ama paydaştan geldikleri için yeterince iyi oluyorlar. Böylece kuruluşun önemine ilişkin bir gösterge haline geliyorlar.

Önemli olan bu konuşmayı herkesin önünde yapmaktır. Kararları tek başınıza, kapalı bir odada vermeyin. Herkesin katılımına izin verin. Bunu şeffaf biçimde yaptığınızda paydaşlarla olumlu konuşmalar yapabilirsiniz.

Bir kişi “Buna ihtiyacım var ve çok önemli,” dediğinde, “Bunun önemli olduğunu görüyorum ama bunu yapmak şu kadar zaman alacak,” dersiniz. Sonra bunun hangi kısmının zor olduğunu konuşursunuz. Belki zor olan bölüm asıl amaç için gerekli değildir. Böylece zor kısmı çıkarır, değerin yüzde 80'ini korursunuz. Birdenbire kapsam hakkında, ulaşmaya çalıştığınız hedef ve bunu gerçekleştirmenin zorluğu hakkında verimli bir konuşma yapmış olursunuz.

Galen Low: İş birliğine dayalı yönünü ve farklı bakış açıları konusunda karşılıklı öğrenmeyi seviyorum. Bunun her zaman iş birlikçi ve açık başlamadığını tahmin ediyorum.

James Louttit: İnsanların başta savunmaya geçmesi normaldir. Ancak karar verici olmak istemiyorum. Hakem olmaktan memnunum ama kararları tek başıma vermek istemiyorum. İnsanlara, işlerinin değerini açıklamayı öğreten kısa bir eğitim hazırladım. İlk başta sayılarla başlamadık. Önce yalnızca “Buna neden ihtiyacımız var?” diye sorduk.

Örneğin biri, her ay dört saat süren bir rapora ihtiyacı olduğunu söyleyebilir. Sorular sorarsınız: Bunu yalnızca sen mi yapıyorsun, yoksa başka kişiler de mi yapıyor? Rapor dört saatin tamamını mı ortadan kaldıracak, yoksa yine bazı işler kalacak mı? Böylece gerçek zaman tasarrufunu anlarsınız.

Daha sonra bu zamanı parasal değere çevirebilirsiniz. Raporun maliyeti bundan çok daha fazlaysa yapılmaması gerektiğini anlarsınız. Ancak çözümü basitleştirirseniz, örneğin birine pivot tablo kullanmayı öğretirseniz, yüksek değerli ve düşük çabalı bir çözüm elde edebilirsiniz.

Galen Low: Bu konuşmanın aynı zamanda yenilik yapmayı da sağladığını seviyorum. Herkes 40.000 dolara mal olacağını düşünürken biri bunun yalnızca 4.000 dolara, hatta bir pivot tablo eğitimiyle çözülebileceğini söyleyebilir. Böylece kapsam öğesi ortadan kalkabilir ya da dönüşebilir. Değer ve çabayı birlikte ele alarak satır satır yatırım getirisini değerlendirirsiniz.

James Louttit: Çaba hesabında risk de çok önemlidir. Çoğu kuruluş riski ayrı olarak hesaba katmaz. Bu nedenle kişiler riski tahminlerinin içine gizler. Geliştirici iki gün der, sonra işler ters gidebilir diye dört gün söyler. Ekip lideri altı gün der. Proje yöneticisi iki hafta söyler. Böylece iki günlük iş iki haftalık görünür ve ekip verimsiz görünür.

Bunun yerine riskleri belirleyin ve tahminden ayırın. İşler planlandığı gibi giderse maliyet bu kadar, gitmezse şu kadar deyin. Aradaki fark gerekçelendirilebilir beklenmedik durum payıdır. Böylece paydaş, zamanında karar vererek bu ek maliyeti önleyebilir.

Galen Low: Ekibiniz de kötü görünmedi.

James Louttit: Aynen, ekibiniz kötü görünmedi.

Galen Low: Bu, şişirme ile gerçek bir beklenmedik durum payı arasındaki farkı gösteriyor. Risklere dayalı olarak hesaplanmış bir bütçe söz konusu ve bunun gerekçesi var.

James Louttit: Riskin hikâyesini doğru anlatırsanız, paydaşlar projeye devam edip etmeme kararını verebilir. Çok riskli ve büyük bir beklenmedik durum payı gerektiren düşük değerli projeleri daha başlamadan iptal edebilirsiniz. Böylece kaynaklarınızı yüksek değerli, düşük çabalı işlere yönlendirebilirsiniz.

Galen Low: Peki bu yaklaşım nasıl ölçeklenir? Her kapsam öğesi ve her proje için nicel ve nitel risk analizi yaparsak, bütün zamanımızı toplantı odalarında geçirip işi yapmaya zaman bulamayız.

James Louttit: Bu nedenle hızlı ve pratik olmak önemli. Sorgulanabilecek bir sayı ortaya koyun. Bunu hiç yapmazsanız kötü tahminlerle beklentiler belirlersiniz. Planlama pokeri kullanıldığında, işi yapan kişiler görevi tartışır, araçları ve kısıtları ortaya çıkarır ve tahminler gelişir.

Önceden biraz zaman ayırarak yüksek değerli, düşük çabalı işleri belirlemek ve gereksiz şeyleri elemek, projelerin başarısız olmasını önleyebilir.

Galen Low: Kapsamdan bir şeyi çıkardığımızda birinin hayal kırıklığına uğramasından endişeleniyorum.

James Louttit: Aslında listeden çıkarmıyoruz; yalnızca listenin üst sıralarında yer almıyor. Bu, “asla” değil, “şimdi değil” demek. Altı aylık bir dönem için çalışıyorsanız, o dönemde yapılmayacak işleri çizginin altına koyarsınız. İki haftalık kısa döngülerde ise bir kişiye bu hafta işini yapamayacağınızı ama iki hafta sonra tekrar değerlendireceğinizi söyleyebilirsiniz. Bu, konuşmanın sertliğini azaltır.

Galen Low: Yapay zekâyı risk belirleme dışında önceliklendirmede kullanıyor musun?

James Louttit: Önceliklendirme konuşmasının insanlar arasında yapılması gerektiğini düşünüyorum. Yapay zekâyı riskleri belirlemek için kullanıyorum. Ekibin önce kendi risklerini sessizce yazmasını sağlıyorum. Daha sonra proje hakkında ChatGPT'ye bilgi verip “Neler yanlış gidebilir?” diye soruyorum. Bazen veri geçişi gibi benim düşünmediğim önemli bir riski ortaya çıkarabiliyor. Sonra bunu risk kaydına ekleyip iyi bir konuşma yapıyoruz.

Galen Low: Bu, üretken yapay zekâ için harika bir kullanım alanı. İnsanların bir toplantıda gerçek zamanlı olarak bilemeyeceği ya da işleyemeyeceği çok sayıda olası sorunu ortaya çıkarabiliyor. Sonra hangilerinin bize uygulanmadığını kolayca eleyebiliyoruz.

James Louttit: İnsanların uzman olması gerekmiyor. Onlara sadece “Sizce neler yanlış gidebilir?” diye sorun ve düşünmeleri için zaman verin. Sessiz yazma tekniği çok güçlüdür. Herkese not kâğıtları verin ve beş dakika boyunca yazmalarını isteyin. Konuşmamalarını sağlayın. Böylece herkesin fikrini alabilirsiniz.

Galen Low: Bu, otorite sahibi kişilerin de sürecin içine girmesini sağlıyor. Her şeyi biliyormuş ve karar vermek zorundaymış gibi davranmak yerine, onları yeniden işin içine ve ortak çalışmaya dahil ediyor.

James Louttit: Buna en yüksek maaşlı kişinin fikri, yani HIPPO denir. Burada çözmeye çalıştığımız sorun budur. Kıdemli kişilere hangi seçenekler arasında karar verdiklerini ve nelerin yanlış gidebileceğini gösterin. Kapsam, kalite, zaman ve maliyet arasındaki ödünleşimleri açıkça ortaya koyun. Seçenekleri sunun ve kararı onların vermesini sağlayın.

Galen Low: “Neden?” sorusu bu bağlamda meydan okuma gibi algılanabilir. Ancak “Bunun sizin için neden önemli olduğunu anlamak istiyorum” şeklinde sorarsanız konuşmanın tonu değişir.

James Louttit: Sorunun tonu önemlidir. Gerçekten anlamak istiyorsanız olumlu bir konuşma olur. Önce onları dinleyin, sorular sorun ve bakış açılarını anlayın. Sonra onlar da sizin bakış açınızı dinleyecektir. Belki haklı olan siz değilsinizdir.

Galen Low: İş birliği diyalogdur. Yapay zekâ bazı şeyleri belirlemeye yardımcı olabilir ama bizi ileriye taşıyan asıl şey insanlar arasındaki konuşmadır. Bir proje yöneticisi olarak kapsamınızı korumak için her şeye direnen kişi siz de olabilirsiniz. Ancak insanlarla diyalog kurmaya istekli olursanız yüksek etkili ve yüksek değerli fırsatları görebilirsiniz.

James Louttit: Kariyerimin bir döneminde kendime “kapsamın rottweiler'ı” diyordum. Kapsamı değiştirmeyeceğim, katı bir değişiklik talebi sürecimiz olacak diye gurur duyuyordum. Şimdi geriye dönüp utanıyorum. İnsanların iyi fikirleri vardı. Daha iyi bir konuşma yapmayı seçebilirdik.

Değişiklik taleplerinin etrafına büyük bir süreç koyduğunuzda kimse bunları yapmaz. Böylece fırsatları kaçırır ve yıllar önce düşünülen ama artık geçerliliğini yitirmiş şeyleri teslim edersiniz. Proje yöneticisinin becerisi, ne zaman planlı yaklaşımın, ne zaman daha çevik bir yaklaşımın gerekli olduğunu anlamaktır.

Galen Low: Bu yaklaşım Çevik ve Scrum'a mı dayanıyor, yoksa her projede uygulanabilir mi?

James Louttit: Proje yönetimi eğitimlerinde insanların ya öngörücü ya da çevik olması gerektiği söyleniyor. Bunun yanlış olduğunu düşünüyorum. Asıl beceri, bir araç kutusu oluşturmaktır. Günlük toplantı projeniz için faydalıysa kullanın. Scrum dünyasından gelmiş olması önemli değil. Risk kaydı faydalıysa, çevik bir projede de kullanabilirsiniz.

Scrum ve PRINCE2 gibi metodolojilerin yeri vardır ancak hiçbir proje ya da kuruluş bu metodolojilere kusursuz biçimde uymaz. Bu nedenle bazen bir aşama kapısı, bazen de önceliklendirilmiş bir iş listesi kullanabilirsiniz. Tasarım aşamasını yinelemeli biçimde yürütüp sonrasında binayı öngörücü bir projeyle inşa edebilirsiniz.

Önemli olan doğru dengeyi bulmaktır. Projeniz, kuruluşunuz ve ekibiniz diğerlerinden farklıdır. Kendinize güvenin, mümkün olduğunca çok şey öğrenin ve sonuçlarınıza ulaşmak için gereken doğru parçaları kullanın.

Galen Low: Harika. Sanırım burada bitirmek için çok iyi bir nokta.

James, önceliklendirme hakkında konuşmak için zaman ayırdığın için çok teşekkürler. Risk yönetimini, metodolojileri, iş birliğini, insanları ve siyaseti de ele aldık. Çok keyifliydi.

James Louttit: Benim için de çok keyifliydi. Çok teşekkürler Galen.

Galen Low: Gitmeden önce, insanlar kitabın hakkında nereden daha fazla bilgi edinebilir? Bir kopyasını ya da sesli kitabı nereden alabilirler?

James Louttit: Web sitem impactfulpm.com. LinkedIn'de James Louttit adıyla bulunabilirim. Bana LinkedIn üzerinden ulaşabilirsiniz. Sesli kitap Audible'da mevcut ve yakında başka platformlarda da yayımlanacak.

Kitap Amazon'da ve diğer mağazalardan sipariş edilebilir. Yeni bir yazar olarak böyle bir kitabı yayımlatmanın şaşırtıcı derecede zor olduğunu gördüm. Ancak Amazon'daki diğer proje yönetimi kitaplarından daha yüksek puanlara ve daha fazla yoruma sahip.

Galen Low: Harika. Kitabın giderek daha fazla ilgi göreceğini düşünüyorum. Görsel bir kitap ve seninle çalışan bir illüstratör var. Sadece metin duvarından oluşmuyor. Sesli kitap da çok ilginç görünüyor.

Tarzını gerçekten seviyorum. Umarım dinleyicilerimiz de sever ve James'in materyallerinin daha fazlasına ulaşırlar.

James Louttit: Teşekkürler Galen.

Galen Low: Pekâlâ arkadaşlar, işte böyle. Her zaman olduğu gibi, binden fazla benzer düşüncedeki proje yönetimi savunucusuyla sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın! Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın. Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.