2 Haftalık Bir Projeyi Yönetmek (Globant’tan Jenna Trunzo ile)

Transkripti Okuyun:

Podcast'lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru olmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.

Ben Aston:

Daha iyi dijital projelere liderlik etmeniz için uzman proje yönetimi tavsiyeleri vermek üzere teorinin ötesine geçtiğimiz DPM podcast'ine hoş geldiniz. Bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben, The Digital Project Manager'ın kurucusu Ben Aston. Evimiz olarak adlandırdığımız bu dijital Vahşi Batı'da, bütçesi küçük, kapsamı oldukça belirsiz ve zaman çizelgesi sıkışık bir projeyle karşılaşmamız çok şaşırtıcı değil. Peki bu kısa zaman çizelgesi yalnızca iki haftaysa ne yaparsınız? Bugünkü podcast'te, dürüst olmak gerekirse bir işi düzgün şekilde yapmak için yeterli zaman olmadığında bir projeyi nasıl etkili biçimde planlayıp yürütebileceğinizi ele alacağız. Neleri kesebileceğinizi ve ne tür köşe kesme yöntemlerinin projenizi batıracağını öğrenmek istiyorsanız dinlemeye devam edin.

Ben Aston:

Bugün bana Jenna Trunzo eşlik ediyor. Jenna Sertifikalı ScrumMaster ve aynı zamanda Sertifikalı Ürün Sahibi; ayrıca Globant'ta proje yöneticisi. En azından şirketin adını böyle telaffuz ettiğimi düşünüyorum. Şirket Raleigh, Kuzey Carolina'da bulunuyor. Jenna'nın proje yöneticisi olma yolculuğundan biraz bahsedeceğiz; kendisi bunu mutlu bir tesadüf olarak tanımlıyor. Bu tesadüfün ne olduğunu öğreneceğiz. Bugün becerilerini, Çevik yaklaşım hakkında çok konuşan bu ajanstaki ekipleri ileriye taşımak için kullanıyor. Bunun hakkında da konuşmak istiyorum. Merhaba Jenna, bugün programımıza katıldığın için mutluyuz.

Jenna Trunzo:

Merhaba Ben, beni davet ettiğin için çok teşekkürler. Ayrıca iyi iş çıkardın, doğru telaffuz ettin. Adı Globant.

Ben Aston:

Globant. Globant'ın ne olduğunu biliyor musun? Global kelimesinden türemiş bir isim mi, yoksa nedir?

Jenna Trunzo:

Kulağa ilginç gelecek şık bir hikâye uydurmak isterdim ama açıkçası bilmiyorum.

Ben Aston:

Eskiden FCV adında bir ajans için çalışıyordum ve insanlar her zaman FCV'nin ne anlama geldiğini bilmek istiyordu.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Gerçekte hiçbir şeyin kısaltması değildi. Bir zamanlar False Creek Ventures adlı bir şeyi temsil ediyordu ama bu kulağa... A, kulağa iyi gelmiyor, B, gerçekten bir ajans gibi de duyulmuyor.

Jenna Trunzo:

Yani siz de hikâyeler mi uydurdunuz?

Ben Aston:

FCV işte. Evet. Ne yazık ki telefonda FCV dediğinizde cinsel yolla bulaşan hastalık da dâhil her türlü şeyi andırıyor.

Jenna Trunzo:

Evet, bu pek hoş değil.

Ben Aston:

Evet, dikkatli olmak gerekiyor.

Jenna Trunzo:

Kesinlikle.

Ben Aston:

Neyse, isimler hakkında yeterince konuştuk. O hâlde Globant'ta ne yaptığından biraz bahseder misin?

Jenna Trunzo:

Elbette. Burada Globant'ta proje yöneticisiyim. Veri aktarımından yapay zekâya kadar her şeyi yapıyoruz. Her şey proje tabanlı ve durum gerçekten değişiyor. Çok küçük projelerden şu anda üzerinde çalıştığım oldukça büyük projeye kadar her tür projeyi yönettim. Burada oldukça geniş bir çeşitlilik var. Şirket genelinde yaklaşık 8.000 kişi bulunuyor. Ben burada, Raleigh'deyim. Bu ofiste yaklaşık 150 kişi var.

Ben Aston:

Harika. Önce hikâyenden biraz bahseder misin? Bunu mutlu bir tesadüf olarak tanımlıyorsun. Tasarımcı olarak başlayıp pazarlama yöneticisi, ardından proje yöneticisi olmuşsun. Yaşanan mutlu tesadüf neydi?

Jenna Trunzo:

Evet. Eminim yaratıcı alanlarda kariyerlerinin başında olan insanlar vardır. Ben o işi yaparken çalışmaların büyük bölümü dışarıdan hizmet olarak alınıyordu ve çok fazla iş imkânı yoktu. Aslen Pittsburgh, Pennsylvania'danım ve o alanda çalışıyordum. Gerçekten pek fazla fırsat yoktu. Kuzey Carolina'ya taşındığımda bir gayrimenkul ekibinde pazarlama yöneticisi olarak işe girdim ve yaklaşık 10 yılın büyük bölümünü bunu yaparak geçirdim. Bundan gerçekten keyif aldım ama aslında yaptığım şey proje yönetimiydi; yalnızca buna proje yönetimi demiyorduk.

Ben Aston:

Evet.

Jenna Trunzo:

Bu şirkette çalışan bazı insanları tanıyordum ve o sırada bulunduğum yerden pek memnun olmadığımı onlara söylemiştim. “Bu şirkete mutlaka göz atmalısın. Şu anda proje yöneticileri arıyoruz. Yaptığın işe çok benziyor,” dediler. Ben de “Teknoloji dünyasında hiç deneyimim yok. Bilmiyorum, gerçekten bilmiyorum,” dedim. Bir süre bunu erteledim ve sonunda beni ikna ettiler; başvurdum. Verdiğim en iyi kararlardan biri oldu, yani gerçekten mutlu bir tesadüftü.

Ben Aston:

Harika. Aslında daha önce de etkin biçimde proje yönetimi yaptığını söyledin. Peki Globant'a geldiğinde, büyük bir ajansta çalışırken, çalışma biçimin açısından geçiş yapman veya uyum sağlaman gereken önemli şeyler nelerdi?

Jenna Trunzo:

En temel düzeyde, daha önce evden ve uzaktan çalışıyordum. Bu işte ofise geliyorum; bu da harika oldu. Ancak uyum sağlamam gereken çok farklı süreçler ve çalıştığım müşteri türleriyle ilgili yeni işler vardı. Karşılamaya çalıştığım talepler de farklıydı. Gayrimenkulden teknolojiye geçiş kesinlikle bir değişimdi. İnanması zor olabilir ama bazı benzerlikler var; bununla birlikte en temel düzeyde çok sayıda yeni terim, yeni süreç ve projeyi yürütmenin farklı yolları vardı. Bu oldukça büyük bir geçişti ama gerçekten iyi bir geçiş oldu.

Ben Aston:

Evet. Globant'ın web sitesine baktım ve Çevik ekiplerden çok söz ediyorlar. Birçok kişi Çevik yaklaşım hakkında konuşuyor ve bunu farklı biçimlerde uygulamaya çalışıyor. Ekipler, işe yarıyor gibi görünen bu yöntemlerden biri. Bize ekiplerin nasıl çalıştığını anlatır mısın? Sen hangi ekiptesin ve ekibini nasıl yönetiyorsun?

Jenna Trunzo:

Elbette. Çok genel bir düzeyde Globant birkaç farklı ekip türüyle çalışıyor. Örneğin bir geliştirme ekibi veya strateji ekibi olabilir. Sanırım toplam beş tür ekip var. Ancak bu konuşma kapsamında ben hibrit bir ekipteyim. Temel olarak yapılan şey, üzerinde çalıştığınız projeye uygun yetenekleri her rolden bulmak ve ardından bu kişilerden bir ekip oluşturmak. Bu aslında bir proje ekibi gibi; ancak fark şu: Kendi hedeflerimizi ve hesap verebilirliğimizi sürekli değerlendiriyoruz. Daha sonra bunları gerçekleştirmek için kendi yöntem ve ölçütlerimizi oluşturuyoruz. Ekip olgunlaştıkça fikir, bu değerlendirmeleri en iyi şekilde sürdüren üyelerin bir sonraki proje için alt ekipler oluşturması ve bir sonraki ekibe liderlik etmesi.

Ben Aston:

Peki ekipte toplam kaç kişi var?

Jenna Trunzo:

Değişebiliyor. 3 ila 20 kişi arasında olabilir. Şu anda bulunduğum ekipte sekiz kişi var.

Ben Aston:

Peki bu ekibe kaynak nasıl sağlanıyor? Bir proje geliyor ve bir ekibe atanıyor; ekip de projenin ne zaman teslim edileceğini mi belirliyor, yoksa süreç nasıl işliyor?

Jenna Trunzo:

Ne zaman ve ne teslim edeceğimizi proje belirliyor. Ekip genellikle o proje için oluşturuluyor; ancak belirli bir ekip o kadar etkili çalışıyorsa doğrudan bir projeden başka bir projeye veya müşteriye geçebiliyor. Her zaman böyle olmuyor ama ideal dünyada süreç böyle ilerlerdi. Ekip olgunlaşıp bölünene kadar ekip içinde kalır, ardından projeden projeye geçersiniz.

Ben Aston:

Anladım. Ekipler sürekli gelişiyor.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Çevik yaklaşımda veya özellikle Scrum'da proje yöneticisi genellikle bir rol değildir. Bu ekipteki rolünü veya yaptığın işlevleri anlatır mısın?

Jenna Trunzo:

Geleneksel proje yönetiminin birçok unsurunu yapıyorum. Bence Çevik terimi bazen oldukça gelişigüzel kullanılıyor. Bütçeden kapsama ve teslimatlara kadar geleneksel işlerin çoğunu yapıyorum. Ancak ekipler açısından bakıldığında iş daha çok ekibin ve projenin sağlığıyla, ekibin değerlendirmelerinden, olgunluğundan ve benzeri özelliklerinden sorumlu olmakla ilgili.

Ben Aston:

Değerlendirmelerden ve olgunluktan bahsettin. İnsanların girdiği testler mi var, süreç böyle mi işliyor?

Jenna Trunzo:

Tam olarak test değil. Daha çok birlikte yapılan bir çalışma. Bir araya gelip “Ekibin başında kendimiz için belirlediğimiz hedeflere ulaştık mı?” diye konuşuyoruz. Grup ve ekip olarak anayasamızı oluşturduğumuzda, sanırım her üç ila altı ayda bir, “Bunu sürdürüyor muyuz? Doğru şekilde yapıyor muyuz? Herhangi bir şeyi ayarlamamız gerekiyor mu?” diye değerlendiriyoruz. Şunu da belirtmeliyim ki bu bizim için nispeten yeni bir kavram. Çünkü çok uzun zaman önce Globant tarafından satın alındık ve şimdi onların çalışma biçimine geçiş yapıyoruz.

Ben Aston:

Önünüzde heyecan verici zamanlar var demek.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

İnsanlara kullandıkları araçları sorarım; çünkü proje yöneticilerinin başkalarının kullandığı yeni ve ilginç araçları öğrenmekle her zaman ilgilendiğini düşünüyorum. Büyük hayranı olduğun hangi proje yönetimi araçları araç setinde yer alıyor?

Jenna Trunzo:

Kesinlikle ağrı kesici, özellikle Advil. Şaka yapıyorum. Çok şanslıyım. Son derece işbirlikçi bir ortamda çalışıyorum. Aslında iş arkadaşlarım en büyük aracım. İkinci bir görüş almak için durumları ve proje çalışmalarını sürekli birbirimizle değerlendiriyoruz. “Bu senin projende işe yaradı mı? Peki ya şu, seninkinde işe yaradı mı?” gibi şeyler konuşuyoruz. Araç düzeyinde ise oldukça gelenekseliz. Jira'yı çok kullanıyoruz. Confluence kullanıyoruz. Google Drive buradaki ana merkezimiz. Tasarımcıların gönderdiği veya birlikte çalışmamız gereken diğer yan işler de oluyor ama bu üçü gerçekten temel araçlarımız.

Ben Aston:

Evet, klasikler.

Jenna Trunzo:

Evet, klasikler.

Ben Aston:

Şimdi yazından bahsedelim. Yazıyı henüz okumamış olanlar için, başta da belirttiğim gibi, Jenna'nın karşılaştığı iki haftalık bir projeydi. Önce bu projenin sana nasıl verildiğini anlatır mısın? Çünkü çoğu kişi “Bu projeyi teslim etmen gerekiyor ve bunu iki hafta içinde yapmalısın,” denildiğinde hafif bir kalp krizi geçirebilir. Bu proje sana nasıl geldi ve neden geri çevirmek yerine üstlendin?

Jenna Trunzo:

Biraz ikisi de diyebilirim. Müsaitliğim vardı, bu da iyi oldu. Projelerimden biri kısa süre önce tamamlanmıştı ve müsaittim. Aynı zamanda, üzerinde gerçekten çalışmak istemediğiniz bir şeyse bunu oldukça anlayışla karşılayan bir şirkette çalışıyorum; projeyi başka birine devrediyorlar. Ama ben biraz yaratıcılık ve zorluk içeren projeleri gerçekten seviyorum. Yapmaktan rahatsız olmadım. “Ne olabilir ki, iki haftada işler o kadar da kötü gidemez,” diye düşündüm.

Ben Aston:

İki haftada ne ters gidebilir ki?

Jenna Trunzo:

İki haftada ne ters gidebilir ki? Evet.

Ben Aston:

Zaman çizelgesi neden iki haftaydı? Yazında bazı testlerin planlandığından bahsediyorsun. Bu rastgele belirlenmiş bir tarih miydi, yoksa gerçekten yalnızca iki hafta olması önemli miydi?

Jenna Trunzo:

Yalnızca iki hafta olması gerçekten önemliydi. Şirket, o tarihe kadar ihtiyaç duyduğu işi tamamlayabileceğini varsayarak bir kullanıcı testi planlamıştı. Bu teste bağlıydılar ve tarih kesinleşmişti. Testin ayrıntılarını bilmiyorum ama ihtiyaç duydukları işi yapamamışlardı. İki hafta içinde tıklanabilir prototipler oluşturmamız gerekiyordu; böylece planladıkları kullanıcı testine hazır olacaklardı.

Ben Aston:

Proje kapsamında iki haftanız vardı ve kullanıcı testi için işlevsel bir prototip oluşturuyordunuz. Tarihi değiştiremediler. Prototipini oluşturduğunuz şey hakkında biraz daha bilgi verebilir misin?

Jenna Trunzo:

Şirket, cihaz kullanıcı arayüzünün nasıl göründüğünü inceliyordu. Bizden, belirli bir cihazın mevcut arayüzünü alıp tüketicinin cihazla nasıl etkileşime gireceğini taklit edecek şekilde prototiplememiz istendi. Her prototip, eksiksiz bir kullanıcı akışına karşılık geliyordu. Kullanıcının tıkladığı her düğme onu ardışık olarak belirli bir yola yönlendirecekti. Bu prototiplerin gerçekten kullanıcıları o yola yönlendirdiğinden emin olmamız gerekiyordu.

Ben Aston:

Bir cihaz derken yazılımdan değil, fırın gibi bir şeyden bahsediyorsun, değil mi?

Jenna Trunzo:

Doğru. Konveksiyonlu fırın gibi.

Ben Aston:

Harika. Gerçekte oluşturduğunuz prototipler neydi? Sadece fırının ekranının görüntüleri miydi?

Jenna Trunzo:

Bir bakıma. Kullanılabilir tüm düğmeler ve bu düğmelerle etkileşime girdiğinizde görüntülenecek ekranlar vardı. Belirli bir yiyecek türüne göre otomatikleştirme yapmak istediğimi varsayalım. Örneğin X düğmesine bastığınızda ekran A, B, C, D ve E'yi gösteriyor; ancak Y düğmesine bastığınızda ekran ne yapıyor ve bu tüketicinin ihtiyaçlarını nasıl karşılıyor?

Ben Aston:

Evet. Fırın kullanıcı deneyimi.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Son prototip, tıklanabilir tel kafeler miydi? İki haftanın sonunda ortaya çıkan çıktı neydi?

Jenna Trunzo:

Temel olarak tıklanabilir tel kafelerdi; ancak müşterinin isteği doğrultusunda biraz daha fazla tasarım özelliği içeriyorlardı. Gerçek cihazda kullanılacak yazı tipleri, boşluklar ve tasarım parametreleri daha belirgindi. Ama evet, temelde tıklanabilir tel kafelerdi.

Ben Aston:

Bu Envision'da mı yapıldı?

Jenna Trunzo:

Sanırım Envision'da yaptılar.

Ben Aston:

İki hafta içinde sıfırdan başlamadınız; çünkü fırının arayüzü zaten bir ölçüde vardı, değil mi?

Jenna Trunzo:

Evet, evet.

Ben Aston:

İki hafta içinde farklı akışları belirleyerek insanların bu fırını kullandığında arayüzün onlara anlamlı gelip gelmediğini test etmeye çalıştınız?

Jenna Trunzo:

Evet. Karşılaştığımız zorluklardan biri, müşterinin tasarım ekibinin başlangıçta bize yanlış tasarım özelliklerini vermesiydi. Yalnızca iki haftanız olduğunda ve onların isteğine göre yanlış şeyi ürettiğinizde bu bir soruna dönüşüyor. Bu, en hafif ifadeyle ciddi bir engeldi.

Ben Aston:

Bunların yanlış olduğunu ne zaman fark ettiniz?

Jenna Trunzo:

Yazımda bahsettiğim şeylerden biri, bu kadar kısa bir projede iki temel noktanızın günlük toplantılar ve demolar olması gerektiği. Biz de tam olarak bunu yaptık; çünkü bir şeyin doğru olmadığını mümkün olduğunca erken öğrenmek istiyorduk. Burada da aynısı oldu. Müşteriyle günlük görüşmeler, ilerlemeyle ilgili günlük güncellemeler yaptık. Bunların çoğu demo veya görsel kontrol şeklindeydi. Yanlış bilgiyi bize verdikleri çok erken ortaya çıktı. Neyse ki bunu mümkün olduğunca hızlı düzeltebildik; ancak bu kadar sürekli iletişim kurmasaydık bunu yapamazdık.

Ben Aston:

Zaman çizelgesi ve bütçenin sabit olduğunu söylüyorsun. Peki kapsam konusunda ne kadar esnekliğiniz vardı? Kullanıcı testi yapılacaktı ve geliştirmeniz gereken bazı akışlar vardı. Kaç ekran ve akış geliştireceğiniz konusunda ne kadar esneklik vardı?

Jenna Trunzo:

Aslında fazla yoktu. Sanırım altı akış ve altı eksiksiz prototip oluşturmamız istenmişti. Sorun şu ki hepsini üretmezsek test etkileniyordu; çünkü biri diğerine bağlıydı. Kapsam biraz bile değişse, kullanıcının deneyiminin tamamını değiştirmiş oluyordunuz.

Ben Aston:

Yani sabit kapsam ve sabit zaman çizelgesi.

Jenna Trunzo:

Evet...

Ben Aston:

Peki bunu nasıl planladınız? Birinci günün sonunda tasarımın yanlış olduğunu fark ettiğinizi varsayıyorum ama 10 günde altı akış tamamlamanız gerekiyordu. Nasıl planladınız?

Jenna Trunzo:

Böyle bir şeyi planlayabildiğiniz ölçüde planladık diyelim. Tüm ekiple önceden çok fazla işbirliği yaptık. Bu, proje yöneticisi olarak kendinizi sınamanız ve geleneksel kalıpları uyarlayıp kırmanız gereken durumlardan biri. Proje yöneticisi olarak rahat ettiğimiz belirli bir sürecin içine kendimizi sıkıştırma eğilimindeyiz. Bu proje bunların hepsini altüst ediyor. Gereklilik nedeniyle verimli olmanın yollarını bulmanız gerekiyor ve bu da çok iyi bir öğrenme deneyimine dönüşüyor. Temel plan, müşterinin mevcut varlıklarına, sonunda neye ihtiyaç duyduğumuza ve takvime bakarak ortaya çıktı. “Tamam, ortalama olarak iki günde yaklaşık bir akış tamamlayabileceğimizi biliyoruz,” dedik. Bazılarının biraz daha kısa, bazılarının biraz daha uzun süreceğini bilerek ortalama aldığımızda plan işe yarıyordu.

Ben Aston:

Evet.

Jenna Trunzo:

Temelde “Bunu yapmak zorundasınız,” denildi. Fazla bir değişkenlik yoktu.

Ben Aston:

10 gününüz vardı ama bu iş 12 gün sürecekti. Yaklaşımınız, akışların geliştirilmesini zaman kutularına ayırmaktı. Sıkışık bir zaman çizelgesinde karşılaşılan zorluklardan biri bu olabilir. İnsanlar ilk akıştan sonra onu mükemmelleştirmek ve doğru hâle getirmek ister; bu sırada zaman çizelgeniz erir. Her akış için yaklaşık iki gün planladınız.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Başlangıçta daha uzun süreceğini ve ilerledikçe hızlanacaklarını hesaba kattınız mı?

Jenna Trunzo:

Evet. Temel unsurların bir kısmı netleştiğinde kalan işlerin biraz daha hızlı ilerleyeceğini biliyorduk. Müşteriyle ilk gerçekten iyi demoyu gerçekleştirdiğimizde geri bildirimlerinin hangi yönde olacağını biliyor ve buna göre ayarlama yapabiliyorduk. Geliştiricilerimizin çalışma hızını ve ayırabildiğimiz saatleri de biliyorduk. Kesinlikle bir riskti ama böyle kısa bir projenin doğası bu.

Ben Aston:

Sadece tel kafeleri hazırlamıyor, aynı zamanda bir şey de geliştiriyorlardı?

Jenna Trunzo:

Geliştiriciler onu tamamen tıklanabilir hâle getiriyordu ama tam kapsamlı bir geliştirme değildi.

Ben Aston:

Birinci günün ardından yanlış özelliklere sahip olduğunuzu fark ettiniz. Bu sizi bir gün geriye attı veya en azından planınızı etkiledi. Bu aksaklıktan sonra planınızı nasıl uyarladınız?

Jenna Trunzo:

Kâr marjımız için biraz bütçe esnekliğimiz vardı. Bir veya iki günlüğüne fazladan bir geliştirici getirip gerektiğinde yardım etmesini sağladık. Bu mükemmel şekilde işe yaradı. Kendi maliyetimizi fazla etkilemedik ve yine de zaman çizelgesi içinde üretimi tamamlayabildik.

Ben Aston:

Harika. Plan işe yaradı diyebilir misin?

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Bu yeterli bir plan mıydı?

Jenna Trunzo:

Fazla hareket alanı olmadığını düşünürsek yeterliydi. İş tamamlandı, doğru şekilde tamamlandı ve sonunda müşteriyle gerçekten sağlıklı bir ilişkimiz oldu. Bence plan işe yaradı. Geriye dönüp baktığımda, teknoloji liderimizden hangi akışların biraz daha fazla zaman gerektireceğini daha iyi anlamaya çalışırdım. Böylece hangi gün hangi akış üzerinde çalışacaklarını ayarlamalarına yardımcı olabilirdim. Ancak geliştiricilerimizden o sorumluydu ve onların çalışma hızını gerçekten iyi biliyordu. Ona çok güvendim. Bunun bir parçası da ekibinize güvenmek.

Ben Aston:

Peki planın hangi yönleri işe yaramadı? İki gün şeklinde planladığınız süreçte işler nerede rayından çıktı?

Jenna Trunzo:

Yanlış gidebilecek pek çok şey olup da hiçbirinin gerçekleşmemesinden gerçekten memnun olduğumu söylemeliyim. Sonuçtan oldukça memnunum. Yine de başlangıçta müşteriyi biraz daha fazla sorumlu tutmam gerektiğini düşünüyorum. Çalışmaya başlamadan önce tam olarak ihtiyacımız olan her şeye sahip olduğumuzdan emin olmalıydım. Öyle görünüyordu ama bugün yeniden yapsaydım her şeyi iki, hatta üç kez kontrol etmelerini isterdim. Projeden kesinlikle bir gün kazandırabilirdi.

Ben Aston:

Böyle bir projeye yaklaşma konusunda öğrendiklerin neler? Bir dahaki sefere farklı planlar mıydın veya neyi farklı yapardın?

Jenna Trunzo:

Birçok doğru adım attığımızı düşünüyorum ama yol boyunca kesin dezavantajlar ve feda etmeniz gereken şeyler var. Geriye dönüp gerçekten değiştirmek isteyeceğim bir şey var mı diye düşünüyorum.

Ben Aston:

Kesmeye çalıştığınız ama sonunda yine de yapmak zorunda kaldığınız köşeler oldu mu? Sıkışık bir zaman çizelgesinde “Doğru dürüst bir brifing hazırlayacak zamanımız yok,” deyip ekibi bir araya getirerek konuşmaya çalışabilirsiniz.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Sonra ekip iki saat sonra dönüp “Lütfen bir brifing yazar mısın?” diyebilir.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

“Günlük Scrum toplantıları yapmayacağız çünkü buna zamanımız yok,” dediğiniz ama sonunda yine de her gün Scrum toplantısı yaptığınız durumlar olur. Kesmeye çalıştığınız ve sonrasında yine yapmak zorunda kaldığınız köşeler oldu mu?

Jenna Trunzo:

Resmî bir başlangıç toplantısı yapmadık. Rollerle ilgili açıklık sağlayan oturup yapılan bir görüşme olmadı. Buna kesinlikle ihtiyacımız var mıydı, emin değilim ama ekibin “Kim neyi en hızlı yapabilir?” şeklinde serbestçe hareket etmesi yerine nasıl çalışacağına dair daha yapılandırılmış bir süreç olsaydı kesinlikle yardımcı olurdu.

Ben Aston:

Evet.

Jenna Trunzo:

Başlangıç toplantısı olması şart değildi; ancak çok temel bir rol açıklığı oturumu faydalı olabilirdi. Kestiğimiz ama kullanabileceğimiz şeylerden biri buydu.

Ben Aston:

Bu kadar sıkışık zaman çizelgesine sahip projelerde her dakikanın önemli olduğunu biliyorsunuz.

Jenna Trunzo:

Evet.

Ben Aston:

Özellikle ilk sabah, “Bunu yapmak için iki haftamız var, hemen başlamamız gerekiyor,” dediğiniz anda bu durum zor olabilir. Zor olan, ekibe neye ulaşmaları gerektiğini ve yol boyunca atılacak adımları bilecek kadar açıklık sağlamak ama bunu ayrıntının en küçük seviyesine kadar indirmemek. Ekip neyin yapılması gerektiğini, neden yapılması gerektiğini ve başarıyı neyin sağlayacağını gerçekten net biçimde biliyor mu? Bunu netleştirmek gerekiyor.

Jenna Trunzo:

Ve kimin yapacağı.

Ben Aston:

Evet, kimin yapacağı.

Jenna Trunzo:

Kesinlikle.

Ben Aston:

Bu, kalan süre boyunca etkinliklerinde büyük bir fark yaratabilir. Ancak çoğu zaman “Biz anlıyoruz, o hâlde ekip de mutlaka anlıyordur; zaten bu çok karmaşık değil,” diye düşünürüz.

Jenna Trunzo:

Kesinlikle. Müşteri konusunda da dikkatli olmanız gereken şeylerden biri bu. Müşterilerin hepsi bizim kadar aynı konulara hâkim olmayabilir. Ne yapacağımızı tamamen anladıklarını düşünebilirler; sonra teslim ettiğimizde “Bir dakika, bunu hiç anlamıyorum,” diyebilirler. Yine köşe kesme konusuna dönersek, işleri biraz daha iyi tanımlamak için bir saat bile ayırabilirdik.

Ben Aston:

Jenna, bize katıldığın için çok teşekkürler. Seni aramızda görmek harikaydı.

Jenna Trunzo:

Ben teşekkür ederim. Seninle konuşmak benim için gerçekten çok değerliydi.

Ben Aston:

Siz ne düşünüyorsunuz? Hiç çılgın bir zaman çizelgesine sahip bir proje yürüttünüz mü? Nasıl gitti? Ne düşündüğünüzü, nasıl yönettiğinizi, kestiğiniz köşeleri ve kesmeye çalışıp da işe yaramayan köşeleri bize anlatın. Ardından TheDigitalProjectManager.com adresine gidin ve Slack ekibimize katılın. Orada dijital proje yönetimiyle ilgili her konuda ilginç konuşmalar bulacaksınız. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz lütfen abone olun ve birkaç dakikanızı ayırarak dürüst bir değerlendirme bırakın. Hepsini okuyoruz ve programı şekillendirmemize, daha iyi hâle getirmemize gerçekten yardımcı oluyor. Bunun için minnettarız. Bir sonraki bölüme kadar dinlediğiniz için teşekkürler.