7 Proje Yöneticisinin Günlük Görevi: PY’ler Her Gün Ne Yapar?
Proje yöneticisi olmak zaman zaman bunaltıcı olabilir; ancak bu kullanışlı yazıda, proje yöneticisinin günlük rutininde size rehberlik edeceğiz. Harika bir proje yöneticisi olmak ve gününüzden en iyi şekilde yararlanmak için her gün neleri düşünmeniz ve yapmanız gerektiğini öğrenin.
Bu yazıya, sizi başarıya hazırlayan bir günlük rutine sahip olmanın ne kadar harika olduğunu söyleyerek başlamak isterdim. Erken uyandığınız (evden çıkmanız gerekenden en az iki saat önce) ve her şeyin kontrolünü elinizde tuttuğunuz bir rutin. Gerçekten her şeyin kontrolünü elinizde tuttuğunuz, biraz yeşil çay yudumladığınız, yoga yaptığınız, belki de hızlı bir koşuya çıktığınız türden bir rutin.
Ama doğrusu, övünecek kadar aşina olduğum bir şey değil.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bunun yerine, sabah 9:00'dan sonra başlayan başarılı günlük rutinden bahsedeceğim.
Günlük Proje Yönetimi Rutininiz İçin 7 Şey
Bir proje yöneticisi olarak gün boyunca neler yapacağınıza içeriden bir göz atın. Özellikle daha önce hiç deneyiminiz yoksa proje yöneticisi olma hakkında daha fazla bilgi edinin.
1. Proje durumunuzu kontrol edin: Projenizin kritik yollarını optimize etmek için
Beyoncé'nin diyeceği gibi, üzerinde çalışmaya başlamadan önce onu kontrol etmek önemlidir.
Her ne kadar günlük olarak saat girişi yapan, zaman kaydı kahramanlarından oluşan bir ekibinizin olması pek olası değilse de projelerinizi gün be gün gözden geçirmek ve durumlarının nasıl olduğunu görmek iyi bir fikirdir. Özellikle ekip aynı anda birden fazla teslimat üzerinde aktif olarak çalışıyorsa.
İşler birikme ve gece boyunca fark ettirmeden ortaya çıkma eğilimindedir; bu nedenle sürprizlerden kaçınmak için güne ilerlemeyi gözlemleyerek başlamak iyi olur. Bu aynı zamanda gün boyunca kaçınılmaz olarak ortaya çıkan sorulara yanıt vermenize de yardımcı olur.
2. Slack / Araç gelen kutusunu gözden geçirin: Ekibinizin ihtiyaçlarını yakından takip etmek ve engel olmaktan kaçınmak için
Şimdi e-postanızı kontrol etmenizi söyleyeceğimi düşündüğünüze bahse girerim. Hayır! Siz ekibiniz için oradasınız ve gününüzü hemen etkileyecek olan şey onların ihtiyaçlarıdır. Kurum içi iletişimi kolaylaştırmak için hangi aracı kullanıyorsanız kullanın, sabah önceliğiniz bu olmalıdır. Ekibinizin size nerede ihtiyaç duyduğunu görmezseniz proje için bir engel oluşturma olasılığınız daha yüksektir.
Ofisinizin düzenine bağlı olarak iletişim aracınızı kontrol etmenin yerini çoğu zaman birinin masanıza yanaşıp aklındakileri sözlü olarak anlatması alır.
3. Toplantılara hazırlanın: Bilgileri proaktif biçimde edinmek ve zamanın verimli ve programa uygun ilerlemesini sağlamak için
Proje yöneticisi manifestosu “Her gün farklıdır” dese de bazen gerçekten o kadar dramatik biçimde farklı değildir. Takvimlerimizde oldukça sabit bazı temel unsurlar vardır; bunlar ekip toplantıları ve müşteri durum kontrolleridir. Proje yöneticisi olarak bu toplantıların her birine önceden hazırlanmış olmanız gerekir.
Bilginin koruyucusu olmak ve her şeyi bilmek sizin sorumluluğunuzdur. Sabah programınızda bu toplantıların gündemlerini oluşturup müşterileriniz ve kurum içi ekibinizle paylaşmaya zaman ayırmaya değer.
4. E-postalarınızı kontrol edin: Müşterileriniz için hangi soru ve taleplerin beklediğini görmek için
Yaygın inanışın aksine, e-postalarınızı kontrol etmek güne yaptığınız ilk iş olmamalıdır. Proje yönetimi ipuçları 101. *Telaşlı e-postaların gün içindeki görevlerinizi tamamen ele geçirme ve önceliklerinizi değiştirme eğilimi vardır. *Ya da e-postalarınızı güne başlarken kontrol edebilirsiniz; ancak önceliklerinizi belirleyen tek unsur olmalarına izin vermeyin.
5. Toplantılara katılın: Projeleriniz için eylem planlarını kesinleştirmek ve kararları netleştirmek için
Kaçınılmazdır; müşteri ekibi ile ajans ekibiniz arasındaki köprü sizsiniz. Rutin toplantıların temel amacı genellikle devam eden projeler hakkında güncellemeler ve görünürlük sağlamaktır. Bunun altında yatan amaç ise ilişki kurmaktır; müşterilerle yüz yüze yürütülen tüm fırsatlarda güven ve iletişim ön plandadır.
Müşteri toplantılarının ne zaman yapılacağını düzenlemek sizin yetkiniz dahilindeyse, çoğu DPM müşteri toplantılarının sabah yapılmasını önerir. Bunun birkaç nedeni vardır:
- Saat dilimleri:
- Batı yakasında (PST) çalışıyorsanız bazen doğu tarafında, 3 saat ileride (EST) bulunan bir müşteriyle çalışıyor olabilirsiniz. Bizim sabahımız doğudaki müşterinin öğleden sonrasına denk gelir. Bu nedenle doğudaki bir müşteriyle yapılacak toplantı için zaman sınırı genellikle en geç 13:30 (PST) olur.
- Toplantıdan önce müşterinizin günü boyunca daha az sorun ortaya çıkmıştır; bu da sizin tepki vermeniz gereken daha az konu olduğu anlamına gelir! (Cazibesini yitirene kadar “Bu bir değişiklik talebi” diyebiliriz.)
- Müşteri, kaçınılmaz olarak acil hale gelen “Bu neden hâlâ yapılmadı? Bunu dün konuşmuştuk..” sorularını sormadan önce, müşteriyle görüştüklerinizi gerçekten hayata geçirmek için öğleden sonra daha fazla zamanınız olur.
6. İşe koyulun: Projelerinizde ivmeyi korumak için ihtiyaç duyduğunuz şeyleri edinmek
Sabahlar genellikle daha planlı geçer ve iş gününün sonuna kadar yapacağınız faaliyetleri ve atacağınız sonraki adımları yönlendirir. Öğleden sonraları ise daha çok, o gün gerçekleşenleri iyi bir şekilde kavradığınızdan emin olmaya ayrılır.
Günün bu bölümünü kendiniz için ayırmış olursunuz; bu da temelde şunlarla ilgileneceğiniz anlamına gelir:
- Yarına / haftanın geri kalanına hazırlanmak
- Gelen işleri ve görevleri gözden geçirmek
- Müşteri e-postalarını yanıtlamak
- İşleri tamamlamak için iç ekiple iletişim kurmak!
More Articles
7. Okumaya başlayın: Böylece odadaki en bilgili kişi siz olursunuz
Öğleden sonra ya da gününüzün herhangi bir anında yapabileceğiniz en zor ama en etkili şeylerden biri, çevrenizdeki dünyayı ve sektörü araştırmaya on dakika ayırmaktır.
Dijital alanda hareket eden ve fark yaratan kişiler olarak, dünyanızın jargonunu ve proje yönetimi terimlerini yakından takip etmeniz sizin için avantajlıdır. Bu, ekibe ve müşterilerinize fikirler sunmanıza yardımcı olabilir. Bunun için göz atabileceğiniz birkaç kaynak aşağıda yer alıyor:
- First Round Review: Ürün, insanlar ve kültür hakkında içgörüler ile yönetim ipuçları için
- Uxdesign.cc: Kullanıcı deneyimi, kullanılabilirlik ve ürün tasarımı için.
- Google Design: Google'ın tasarım radarında kimlerin öncü olduğunu görün
- Vancouver Tech Journal: Vancouver, BC bölgesinde neler olup bittiğini öğrenmenizi sağlayan ve her pazar gönderilen bir e-posta (okumak için iş günlerinin öğleden sonralarını kullanabilirsiniz) – özellikle teknoloji alanına odaklanır.
- Fastcodesign.com: Her zaman bir klasik.
- VE ELBETTE DIGITAL PROJECT MANAGER DA!
Yukarıdakilerin tümü tamamlandığında saat birdenbire akşam 5'i geçer ve ne oldu, yine ofiste kalan son kişi siz misiniz, yine mi?
En azından bu, işinizi eve götürme ihtimalinizin daha düşük olduğu anlamına gelir!
….Öyle değil mi?
Son bir not: Bir kuruluşta yeniyseniz bu rutin oldukça farklı görünebilir; bu nedenle listedeki bazı maddelere henüz başlamadıysanız paniğe kapılmayın. Bu durum sizi anlatıyorsa, sorumluluklarınızı daha iyi yansıtan bir 30-60-90 günlük plan oluşturmak için yöneticinizle birlikte çalışmanızı öneririz.
Sırada ne var?
Ağ kurmak ve bağlantılar kurmak için meslektaşlar mı arıyorsunuz? DPM üyeliğine katılın, Slack topluluğumuza erişim sağlayın ve diğer yüzlerce dijital proje yöneticisiyle tartışmalara katkıda bulunun.
