Projektbrief: Vad det är och hur du skriver en
En projektbrief är ett kort, grundläggande dokument som samlar teamet kring vad ett projekt är, varför det finns och hur ni ska leverera det innan ni börjar arbeta. Enligt min erfarenhet är det ett av de snabbaste sätten för ett projekt att misslyckas att hoppa över den: omfattningen växer, intressenter drar åt olika håll och ingen kan enas om hur ”klart” ser ut.
Den här guiden går igenom allt från vad som ska ingå och vem som skriver den till vanliga misstag och när den bör uppdateras. Jag tar också upp hur projektledningsprogramvara kan göra det mycket enklare för distribuerade team att skapa och dela projektbriefar.
Vad är en projektbrief?
En projektbrief är ett kort dokument som definierar vad ett projekt är, varför det genomförs och hur ni planerar att leverera det. Den samlar det viktigaste – mål, omfattning, tidsplan, intressenter och budget – på ett och samma ställe innan något arbete påbörjas.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det är den enda källa till sanning som teamet vänder sig till när det behöver påminnas om vad projektet faktiskt är till för.
Varför är en projektbrief viktig?
Här är vad en bra projektbrief gör för teamet:
- Samlar intressenterna tidigt: Alla är överens om hur framgång ser ut innan arbetet börjar, inte efteråt.
- Kontrollerar omfattningen: En skriftlig och godkänd omfattning ger er något konkret att hänvisa till när önskemålen börjar växa.
- Snabbar upp introduktionen: Nya teammedlemmar får snabbt sammanhanget utan ett 30-minuterssamtal.
- Minskar beslutströttheten: När avvägningar behöver göras under projektets gång ger briefen teamen en struktur för att fatta beslut.
- Skapar ansvarsskyldighet: Namngivna ansvariga och definierade resultat innebär mindre utrymme för oklarheter kring vem som ansvarar för vad.
En projektbrief förebygger de två vanligaste orsakerna till att projekt går snett: felanpassade förväntningar och en växande omfattning. PMI:s forskning visade att 52 % av projekten drabbas av växande omfattning eller okontrollerade förändringar. Enligt min erfarenhet är det de projekt som hoppat över en brief som löper störst risk att hamna i den statistiken.
Mall för projektbrief
Här kan du ladda ner min mall för projektbriefen och ett exempel på en projektbrief. Du kan anpassa den efter dina egna projektbriefar (och lägga till din organisations logotyp och grafiska profil), och exemplet visar exakt vad som bör ingå i varje avsnitt.
Exempel på projektbrief
Så här kan din projektbrief se ut när den är färdig:
| Jobbdetaljer | |||
|---|---|---|---|
| Kund och varumärke | Aston Baby / Rebecca Miller | AM | Hannah McNamee |
| Jobbnamn och nummer | Webbplatsuppdatering / AB5099 | PM | Ben Aston |
| Budget | $250,000 inkl. reserv | Tidsfrister | Lansering – 1 oktst |
| Varför? – Kundens affärsutmaning |
|---|
| AB:s försäljning har minskat betydligt under de senaste 6 månaderna; det här projektet är främst försäljningsdrivet Trafiken till webbplatsen har minskat, antalet e-postregistreringar har gått ner, antalet produktvisningar har minskat och antalet övergivna kundvagnar har ökat. Det primära målet är att öka försäljningen genom att: öka antalet visningar/besök till 4 sidor/besök (från nuvarande 2), minska andelen övergivna kundvagnar (från 60 % till 30 %) och öka antalet e-postregistreringar till 20 per dag (från nuvarande 5) |
| Vad? – Det vi ska göra/skapa för att möta den utmaningen |
|---|
| Uppdatera startsidan för att bättre visa upp produkter + inkludera fler livsstilsbilder Uppdatera produktsidan för att lyfta fram andra produkter, för korsförsäljning och merförsäljning Förenkla kategorisidorna och kassaflödet Öka synligheten för formuläret för e-postregistrering |
| När? – Projektets tidslinje |
|---|
| Projektstart med kunden den 20e september Lansering – 1 november (deadlinen styrs av den förbokade betalda mediekampanjen inför julhelgen.) |
| Hur? – Processen vi behöver följa |
|---|
| AB:s önskemål är att börja med en upptäcktsfas och skapa en prioriterad lista över förbättringar Projektet kommer sedan att genomföras i iterativa UX-/design- och utvecklingssprintar Prioriteten är att så snart som möjligt åtgärda snabba vinster för konverteringen längst ned i tratten och därefter hantera de större problemen på webbplatsen i den mån budgeten/tidsplanen tillåter. |
| Vem? – Personerna som deltar |
|---|
| Kund: Rebecca Miller (huvudsaklig intressent) DPM:s projektteam: Simon (CD), Suze (text), Dave (strategi) Warren (UX), Rory (teknik), Ben (AM) |
| Något annat? |
|---|
| Kunden vill behålla webbplatsen på Woocommerce och WordPress Tidigare strategiarbete kring tillväxten för astonbaby.com bör granskas och hänvisas till under hela detta projekt |
Projektbrief jämfört med andra projektdokument
En projektbrief förväxlas ofta med dokument som har andra syften. Använd den här tabellen för att förstå var en projektbrief passar in i förhållande till andra vanliga projektdokument:
| Dokument | Syfte | Typisk längd | När det skapas |
|---|---|---|---|
| Projektbrief | Samordna teamet kring mål, omfattning och arbetssätt | 1–2 sidor | Projektinitiering |
| Projektstadga | Formellt godkänna projektet; definiera beställarens mandat | 2–5 sidor | Före initiering eller under initiering |
| Projektplan | Detaljerad uppdelning av uppgifter, tidsplan och resursplan | 5–20+ sidor | Planeringsfas |
| Kreativ brief | Vägleda kreativt material (design, text, kampanjer) | 1 sida | Innan det kreativa arbetet börjar |
| Projektförslag | Argumentera för finansiering eller godkännande | Varierar | Innan projektet godkänns |
| Sammanfattning för ledningen | Sammanfatta resultat för ledningen | 1 sida | Vid projektets slut eller vid rapportering |
Briefen är mer detaljerad än en projektstadga men betydligt mindre detaljerad än en fullständig projektplan. Om någon i ditt team ger dig ett dokument på 15 sidor och kallar det en brief är det en plan.
Vem skriver en projektbrief och när?
Projektledaren ansvarar vanligtvis för briefen, men att skriva den är en samarbetsprocess. Du hämtar in synpunkter från intressenter, ämnesexperter och den som sponsrar projektet. Briefen återspeglar deras synpunkter, även om det är du som utformar den.
Skriv briefen under initieringen, innan någon planering eller resursfördelning äger rum. Om du fastställer tidsplaner eller tilldelar uppgifter innan briefen har godkänts arbetar du i fel ordning.
Här är vilka som vanligtvis bidrar till varje avsnitt:
- Projektledare: Utarbetar dokumentet, underlättar godkännandet och underhåller det under hela projektet.
- Projektsponsor: Bekräftar affärsgrunden och godkänner omfattning och budget.
- Viktiga intressenter: Validerar målen, synliggör begränsningar och bekräftar sina roller.
- Ämnesexperter: Bidrar med underlag om teknisk omfattning, genomförbarhet och resursbehov.
Jag föreslår att ni håller ett kort uppstartsmöte med deltagarna innan ni börjar skriva. Det tar mindre tid än att rätta ett underlag som inte återspeglar projektets mål.
Viktiga delar att ta med i ett projektunderlag
Alla underlag ser något olika ut beroende på projektet, men dessa delar ingår i regel alltid.
Bakgrund och sammanhang
Förklara varför projektet finns. Vilket affärsproblem, vilken möjlighet eller utlösande faktor handlar det om? Det här avsnittet ger nytillkomna och nya intressenter en bild av läget "före". Begränsa det till två eller tre meningar.
Mål och framgångsmått
Ange vad ni försöker uppnå och hur ni kommer att veta att ni har uppnått det. Formulera målen enligt SMART-ramverket (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna). Vaga mål som "förbättra användarupplevelsen" behöver kopplas till ett mätbart resultat, till exempel "minska bortfallet under introduktionen med 20 % senast under andra kvartalet".
Omfattning
Definiera vad som ingår och vad som inte ingår. Delar inom omfattningen är leverabler och arbete som teamet ansvarar för. Delar utanför omfattningen är uttryckliga undantag som annars kanske skulle tas för givna. Att vara specifik hindrar intressenter från att lägga till "bara en sak till" sex veckor efter projektstarten.
Tidsplan och milstolpar
Lista de viktiga datumen: projektstart, större milstolpar och måldatum för slutförandet. Ni behöver inte en fullständig Gantt-plan, men en handfull viktiga datum ger alla en gemensam känsla för tempo och angelägenhetsgrad.
Målgrupp
Beskriv vem projektets resultat är till för. För en produktfunktion är det slutanvändaren. För ett internt initiativ kan det vara en specifik avdelning. Det gör att besluten grundas i vem som faktiskt drar nytta av arbetet.
Intressenter och roller
Namnge de involverade personerna och tydliggör vad var och en ansvarar för. Använd en RACI-matris eller en enkel lista för mindre projekt om en fullständig matris känns överdriven. Det viktiga är att ingen behöver gissa om det är de som ska fatta ett visst beslut.
Budget och resurser
Ange den godkända budgeten och eventuella större resursåtaganden (t.ex. personalstyrka, verktyg, leverantörer och infrastruktur). Ni behöver inte ha en uppdelning per kostnadspost i underlaget. Ett takbelopp och viktiga resursbegränsningar räcker i det här skedet.
Kommunikationsplan
Beskriv hur teamet ska hålla samsyn. Ta med mötesfrekvens, format för statusrapportering och vem som får vilka uppdateringar. Det behöver inte vara detaljerat. Till och med en enda mening som "statusmejl till sponsorer varje fredag" är mer användbar än ingenting.
Så skriver du ett projektunderlag: steg för steg
Följ dessa steg för att skapa ett underlag som är användbart från dag ett:
- Samla in bakgrund innan du skriver: Prata med projektsponsorn och de viktigaste intressenterna. Förstå den affärsmässiga drivkraften, kända begränsningar och hur ett lyckat resultat ser ut för de personer som har störst betydelse.
- Skriv bakgrunden och målen först: Börja med "varför" före "vad". När syftet är tydligt blir resten av underlaget enklare att skriva på ett konsekvent sätt.
- Definiera omfattningen uttryckligen: Lista vad som ingår och vad som inte ingår. Involvera intressenterna i det här steget. Tvister om omfattningen är mycket enklare att lösa i ett utkast än mitt under leveransen.
- Lägg till viktiga datum och namn på ansvariga: Även ungefärliga milstolpedatum och namngivna roller är bättre än platshållare. Specificitet skapar ansvarsskyldighet.
- Fyll i budget och resurser: Be sponsorn bekräfta ett budgetintervall innan du slutför underlaget. Uppskattningar utan godkännande skapar problem senare.
- Skriv kommunikationsplanen: Kom överens med sponsorn om uppdateringarnas frekvens och format. Den här delen tar fem minuter men sparar timmar av ad hoc-kommunikation.
- Skicka ut för granskning och få godkännande: Skicka utkastet till alla viktiga intressenter. Inför återkopplingen och inhämta sedan ett skriftligt godkännande.
- Dela det med hela teamet: Publicera det någonstans där alla kan hitta det, till exempel i ert projektstyrningsverktyg, på en gemensam enhet eller på teamets dokumentationsplattform.
Vanliga misstag i projektbriefen att undvika
De flesta problem med projektbriefar handlar inte om vad som står i dokumentet, utan om hur det skapades eller användes. Se upp för följande:
- Skriva den på egen hand: En brief som utarbetats utan synpunkter från intressenter behöver revideras, ofta mer än en gång. Involvera rätt personer tidigt.
- Vara vag kring omfattningen: ”Förbättra instrumentpanelen” är inte en omfattningsbeskrivning. Otydlighet leder till antaganden, och antaganden leder till att omfattningen växer.
- Hoppa över listan över sådant som inte ingår: Om du bara definierar vad som ingår kommer intressenterna själva att fylla i luckorna (vanligtvis till sin egen fördel).
- Fastställa mål utan mätetal: Mål utan mätbara resultat kan inte utvärderas. Om du inte kan mäta det kan du inte bekräfta att det är klart.
- Arkivera den efter projektstarten: Briefen bör vara en levande referens, inte ett engångsdokument. Om den inte är lätt att hitta kommer den inte att användas.
Verktyg för att effektivisera din projektbrief
Här är några verktyg som gör processen snabbare och resultatet mer användbart:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
När du bör uppdatera eller revidera din projektbrief
En projektbrief bör förbli korrekt under hela projektets livslängd, vilket innebär att du behöver se över den när saker förändras.
Uppdatera briefen när något av följande inträffar:
- Förändringar i omfattningen: Alla formellt godkända tillägg eller borttagningar av leverabler bör återspeglas i briefen.
- Förändringar i tidsplanen: Om viktiga milstolpar flyttas ska du uppdatera briefen så att den inte motsäger din aktuella plan.
- Förändringar av intressenter eller ansvar: Nya beslutsfattare behöver namnges och personer som har lämnat projektet behöver ersättas.
- Budgetrevideringar: Godkända budgetförändringar bör dokumenteras i briefen, inte bara i ett kalkylblad.
- Målen utvecklas: Om verksamhetens mål förändras under projektets gång bör briefen återspegla det nya målet.
När du uppdaterar briefen ska du ange versionen och vad som har ändrats. Det gör ändringshistoriken synlig och ger intressenterna en tydlig redogörelse för varför projektet utvecklades. Jag ser versionsanteckningar som en enkel ändringslogg. Det tar två minuter och sparar många samtal av typen ”vänta, jag trodde att vi hade kommit överens om …”.
Ge ditt nästa projekt en bra start
En väl utarbetad projektbrief är ett av de tydligaste sätten att visa att du är en förberedd och samordnad projektledare. Om du vill ha fler verktyg som detta för att vässa ditt arbete med projektleveranser kan du registrera dig för vårt kostnadsfria nyhetsbrev och medlemskap för att få tillgång till mallar, handböcker och insikter från andra yrkesverksamma, framtagna för projektledare som arbetar i AI-eran.
