Din projektplan är fiktion, och det är okej
Projektplanering: Projektplanering misslyckas ofta eftersom vi är alltför känslomässigt bundna till själva planen.
AI:s roll: Artificiell intelligens anpassar snabbt planer men har inget som helst intresse av att planerna genomförs.
Flexibla metoder: Kortare planeringshorisonter kan ge meningsfull flexibilitet men måste synkroniseras med verksamheten.
Beslutsgrindar, inte framstegsmilstolpar: Att enbart följa upp framsteg kan dölja möjligheter att styra om mot större värde.
En kultur där resultat kommer först: När vi betonar åtaganden kring resultat främjar det ansvarstagande och uppmuntrar team att lösa problem proaktivt.
Jag brukade tro att detaljerade projektplaner innebar kontroll.
Jag kunde tillbringa veckor instängd i rum med ledningsgrupper och skapa detaljerade Gantt-scheman och snygga färdplaner som fick plats på en enda bild — om än med komiskt liten text — övertygad om att vi kunde förutsäga framtiden bara vi planerade tillräckligt noggrant.
Sedan började vi sätta planen i verket, och den började falla samman så snart den fick sin första kontakt med verkligheten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varje gång det hände brukade vi vanligtvis pausa, samla oss, ha några möten för att åter hitta samsyn och sedan hitta fotfästet igen.
Men vad händer när vi rör oss i AI:s hastighet och det är betydligt svårare att trycka på ångra-knappen?
Tre ledare och en projektplan går in på en bar
Säg till om du har hört den här förut.
I ett produkt- och FoU-projekt som jag ledde behövde vi följa upp framstegen, förstå när vi skulle behöva resurser och prognostisera när intäkterna skulle börja komma in. Ganska standard. En projektplan med milstolpar skulle göra jobbet. Det tog två veckors samtal och resulterade i något detaljerat, men ändå lätt att kommunicera och skapa förväntningar kring.
Men så snart vi började gå framåt förändrades allt: marknadskrafterna ändrade våra prioriteringar, personalförändringar krävde nya resurser, tekniktrender gjorde vår strategi inaktuell — och viktigast av allt berättade våra potentiella användare för oss att de behövde något annat än det vi hade föreställt oss.
Vår plan förändrades, till det bättre. Eller åtminstone var det så jag såg det.
Problemet var inte planeringen. Det var oförmågan att förena kontinuerlig förändring. Det var en rädsla för osäkerhet.
Men i stället för att mötas av entusiasm fann jag mig själv försvara varför planen höll på att spricka: hur mycket jag än förklarade varför vi justerade vår strategi verkade jag inte kunna ta mig ur underläget. Även om vi skulle få större värde av den nya strategin kändes det som om alla var besvikna över att vi inte följde planen. Det kändes som om de hellre skulle följa planen rakt ut över en klippkant än försöka förstå något mer dynamiskt.
Problemet var inte planeringen. Det var oförmågan att förena kontinuerlig förändring. Det var en rädsla för osäkerhet.
Alla projektplaner är sagor
Spola fram några år, så har jag kommit till insikten att varje projektplan i grunden är ett skönlitterärt verk. Att säga att du är bra på att göra en plan är som att säga att du kan en bra saga.
Så varför gör vi det?
Planering handlar egentligen mindre om att fastställa framtiden och mer om att kommunicera en idealisk version av den.
Orsakerna sträcker sig långt längre tillbaka än till projektbaserat kunskapsarbete: människor har utvecklats som sociala varelser vars fördel har varit vår förmåga att samarbeta för att uppnå gemensamma mål — från att arbeta tillsammans för att fälla en ullhårig mammut till att utveckla ett industrialiserat samhälle byggt på olika specialiseringar.
Planer är helt enkelt vår evolutionära mekanism för att enas om en väg som har en viss sannolikhet att leda till det resultat vi vill ha. Vi betraktar dem som heliga, och på vissa sätt är de det eftersom de är ett socialt kontrakt som på något sätt, i någon form, knyter samman våra öden.
Planering handlar egentligen mindre om att fastställa framtiden och mer om att kommunicera en idealisk version av den.
AI bryr sig inte om din plan
Men vet du vem som inte bryr sig om din plan? Just det, artificiell intelligens.
AI besväras inte av att planerna ändras. När du har berättat för din chattbot att planen måste ändras har den redan planerat om tidslinjen i 10 olika varianter.
Den bryr sig inte heller särskilt mycket om vilken plan som fungerar och vilken som inte gör det. Om ditt projekt inte går ut på att avveckla din LLM har AI faktiskt inget att vinna på ditt projekt. Medan ditt team försöker förstå planen och förlika sig med den risk och arbetsinsats som krävs, dricker AI glatt ur internetbrandslangen och förvandlar människors foton till actionfigurer och karikatyrer.
För AI spelar det egentligen ingen roll åt något håll.
Det är både bra och dåligt: å ena sidan bör AI förmodligen INTE litas på implicit, precis som vi inte bör lita på personen som erbjuder sig att stanna kvar och inte gå in i den undervattensdödsfälla som kanske leder till frihet, kanske inte.
Å andra sidan behöver vi, när AI finns med i bilden, bli snabbare på att utvärdera en plan, förstå riskerna och komma överens om den så att vi kan fortsätta framåt. Och inte bara då och då — flera gånger under ett och samma projekt.
När AI finns med i bilden behöver vi bli snabbare på att utvärdera en plan, förstå riskerna och komma överens om den så att vi kan fortsätta framåt.
Du behöver fortfarande en plan
Så missförstå mig inte: jag säger inte att vi ska göra oss av med projektplaner helt och hållet.
Det jag säger är att vi behöver bli bättre på att inte hålla fast lika hårt vid de delar av planen som vi lämnar bakom oss.
Vi bör fortfarande ha rätt samtal för att skapa samsyn och nå enighet. Vi bör fortfarande kommunicera idéer med varandra. Vi bör fortfarande inspirera varandra och innovera tillsammans.
Men kanske kan vi göra allt det utan möten där vi beklagar oss över förändringar, pekar finger, anklagar team för att prestera under förväntan och håller allt hårdare fast vid en plan som vi visste skulle förändras från första dagen.
Så vad är balansen? Hur kan vi utnyttja kraften i AI och våra egna mänskliga superkrafter för att utveckla en bättre relation till planering, som faktiskt skyndar på saker i stället för att bromsa oss.
Så här tänker jag.
Så kan vi bli ”bättre” på att planera
Kortare och mer realistiska planeringshorisonter
Människor försöker i allmänhet planera för långt fram i tiden. Faktum är att de flesta affärsmodeller försöker blicka 6, 12, eller 18 månader framåt. Det är logiskt när man behöver samordna resurser och annat som tar tid att mobilisera, men för de flesta projekt inom det digitala området är det bara en trygghetsfilt … och det stämmer nästan aldrig.
I stället är min teams detaljerade planer nu anpassade till kortare affärscykler. Vi har till exempel sett bättre resultat med projektiterationer på 7–8 veckor, så att de ligger i linje med vår QBR-cykel. Inte sprintar, inte hela projekt, utan något däremellan.
Vi har fortfarande en långsiktig färdplan med lägre detaljeringsgrad för att planera rekryteringar, hantera resursfördelning och samordna oss med andra program. Men att försöka göra specifika åtaganden för datum långt fram i tiden ledde nästan alltid till besvikelse. Därför har vi tagit bort den förväntningen från vår interna kultur.
Ta den kortaste vägen mot visshet
Med det sagt finns det vanligtvis ett arbetsflöde som kan bidra till att kasta ljus över några av de dunkla okändheterna längre fram. Och även om det kanske inte skapar absolut visshet är många projekt jag har varit involverad i skyldiga till att följa en logisk sekvens av uppgifter baserad på bästa praxis och därmed helt missa möjligheten att skingra dimman.
I våra senaste projekt är en del av teamets uppgift att ligga steget före och ta itu med osäkerheten — som ett spaningsteam. Det kan vara ett koncepttest, en gerillabaserad användarundersökning eller till och med att validera ett koncept med en grupp beslutsfattare med starka åsikter. De har specifika mål som undanröjer specifika blinda fläckar för projektets framgång. Och när vi har fått större klarhet lägger vi till saker i planen eller justerar den.
Beslutsgrindar i stället för framstegsmilstolpar
Milstolpar kan vara användbara när det gäller att följa projektets framsteg, men de kan också förändra arbetet från att ”leverera resultat” till att helt enkelt ”få det gjort”. Med andra ord kan framsteg snabbt bli ett fåfängomått som döljer möjligheter med högt värde.
I stället för att mäta framsteg har vi flyttat fokus till beslutsgrindar — viktiga tidpunkter i projektet som kräver att människor samlas för att besluta hur vi ska gå vidare.
Framsteg kan vara en del av att nå den beslutspunkten, men fokus ligger inte längre på huruvida alla uppgifter blev utförda som förväntat. Det handlar mer om att hålla kursen om målet fortfarande är giltigt och att byta riktning om målstolparna har flyttats.
Avstämningspunkter längs vägen
Men att kommunicera mindre är inte heller svaret.
Vi behöver fortfarande följa våra framsteg mot projektets resultat. Det är så vi vet om resurser kommer att frigöras för nästa projekt, och det är så vi vet om vi håller kursen mot ett bredare lanseringsdatum för produkten.
För att inte tala om att det, när AI och annan framväxande teknik gör stora framsteg varje dag, är lätt att ha en plan som blir inaktuell på ett ögonblick.
För vårt team har vi, även om vi har skalat ned möten, statusrapporter, milstolpar och långsiktiga åtaganden, lagt till fler avstämningspunkter i processen. Dessa tar formen av utvärderingar på teamnivå för att avgöra om vi fortfarande strävar mot rätt mål eller om vi kör 200 mph i fel riktning.
Och i stället för att se det som "en människa i loopen" ser vi det som "ett team av människor i loopen". Med andra ord är det fortfarande en kreativ teamövning som bygger relationer, skapar trygghet, delar kunskap och diskuterar risker.
Viktigt nog utgår våra beslut från projektets önskade resultat, inte nödvändigtvis från hur väl vi genomför planen. Faktum är att planen sällan står i centrum över huvud taget.
Därefter lyfts de informella uppdateringarna från våra samtal fram till intressenterna genom AI-utformade statusrapporter som granskas och anpassas av våra projektledare innan de publiceras. Det håller rätt personer informerade och ser till att rätt personer styr skutan.
I stället för att se det som ‘en människa i loopen’ ser vi det som ‘ett team av människor i loopen’. Med andra ord är det fortfarande en kreativ teamövning.
Åtaganden för resultat, inte aktiviteter
Det som håller ihop allt detta är en kultur av ansvarstagande och ägarskap. Verkligt självstyrande team med hög prestation lämnar inte sina ansvarsområden åt slumpen. De bockar inte bara av rutorna på sin uppgiftslista och eskalerar saker om de kör fast. De söker proaktivt efter lösningar och gör det till sitt ansvar att driva fram det nödvändiga resultatet som håller projektet på väg mot sina mål.
Det har varit den svårare omställningen för våra team. Men jag ser det som motvikten till risken för att färdigheter förtvinar i en värld där vi bara kan ge en AI en instruktion och sedan försöka skylla tekniken för alla brister.
Vi håller vårt viktigaste verktyg vasst: vår förmåga att arbeta kreativt tillsammans för att uppnå ett mål som vi inte skulle kunna nå på egen hand, inte ens med hjälp av AI.
Gör ditt team till strategiska projektledare
Vår expertledda utbildning i projektledning hjälper team att gå från att leverera resultat till att skapa verkliga effekter.
Var detta gäller – och var det inte gör det
Jag inser att detta tillvägagångssätt kanske inte fungerar för alla – särskilt inte i större, reglerade organisationer med komplexa intressentnätverk och mer omfattande styrning. Men för mindre, teknikfokuserade team som försöker bevara det mänskliga i en tid när AI-appfabriker lanserar färdiga produkter på timmar i stället för månader tror jag att det finns mycket att vinna på att lära om några av våra gamla vanor kring planering.
Visshet är en myt. Och kanske är det helt okej.
Vilken spänning upplever du just nu mellan planen du har åtagit dig att följa och den verklighet du ser utvecklas?
