Så sätter du gränser och skapar balans för att lyckas som projektledare
I den snabbföränderliga projektledningsvärlden är det viktigt att hitta en balans mellan professionella ambitioner och personligt välbefinnande.
Galen Low får sällskap av Ken Stewart – förändrings- och leveransguide samt författare till ”Burn That Project Down” – för att erbjuda en vägledning till att bemästra projektledning utan att förlora sig själv.
Höjdpunkter från intervjun
- Dilemmat med att ta på sig för mycket [01:28]
- Ken reflekterar över sin karriär och delar med sig av att det är avgörande att förstå ”spelet” och dess ”regler” för att kunna navigera på arbetsplatser.
- Han framhåller att vissa företag förväntar sig intensiv lojalitet och till och med profilerar de anställda som sina egna.
- Att känna till spelet gör det möjligt för honom att snabbt lämna när moraliska problem uppstår eller att hålla ut genom utmaningar när det behövs.
- Ken betonar personligt ansvar och råder människor att inte vara passiva eller spela offerrollen; gör i stället medvetna val utifrån tydliga mål och självinsikt.
- Ken påpekar att många förbiser de långsiktiga kostnaderna av att överinvestera i projekt.
- Han identifierar två huvudsakliga kostnader: ånger och förlorad tid.
- Yngre projektledare kanske inte fullt ut förstår dessa kostnader förrän de har fått mer erfarenhet.
- Visdom, som ofta förvärvas med tiden, hjälper en att fatta beslut utan framtida ånger.
- Målet är att fatta beslut som man kan leva med på lång sikt.
- Personliga erfarenheter och lärdomar [05:41]
- Ken berättar att han under sin karriär utvecklade många olika färdigheter inom affärsverksamhet, tekniska områden och ledarskap, och att han önskar att han hade sluppit vissa ”hårda” lärdomar.
- Hans önskan att ge tillbaka växte när han handledde en kämpande ung projektledare som hade problem med kommunikation med ledningen och med att skapa förtroende hos intressenter.
- Att se projektledarens svårigheter inspirerade Ken att skriva, vilket utvecklades från blogginlägg till en hel bok.
- Skrivandet blev Kens personliga kall och hjälpte honom genom svåra perioder samtidigt som det uppfyllde hans önskan att stötta andra projektledare.
- Ken anser att projektledare av naturen är ”gåvoinriktade” och ofta ansvarar för organisationens mål utan att ha direkt befogenhet.
- Ken värdesätter stark handledning, som hade en positiv inverkan på hans erfarenheter i organisationer.
- Han påpekar att brist på stöttande ledarskap ofta leder till passivt aggressiva beteenden och ett ”vi mot dem”-tänkande.
- Denna uppdelning skapar friktion och hindrar projektleveransen, vilket skadar värdet för intressenterna.
- Ett effektivt organisatoriskt ledarskap bör sträva efter att förebygga improduktiv kritik bakom kulisserna.
- I stället bör ledare fokusera på coachning, ge återkoppling och främja samsyn för smidigare projektresultat.
- Strategier för att sätta gränser och upprätthålla balans [10:58]
- Ken råder till att hålla identiteten åtskild från arbetet och betonar vikten av det personliga varumärket och självinsikten.
- Viktiga strategier är att förstå sina personliga värderingar, sätta och upprätthålla gränser samt kommunicera för att skapa kontakt genom att anpassa sig till andras drivkrafter.
- Ken rekommenderar att vara konsekvent med sina gränser, även när det gäller små uppgifter, för att skapa respekt och pålitlighet.
- Han betonar vikten av att inte ta på sig för mycket, lära andra hur de kan samarbeta effektivt med en och investera i identiteter utanför arbetet, exempelvis hobbyer, för att upprätthålla balansen och förebygga utbrändhet i karriären.
Säg vad du tänker göra och gör det; det är en viktig princip. Ta inte på dig för mycket. Du bör också kommunicera för att skapa kontakt. Om du saknar emotionell intelligens kanske du inte förstår detta intuitivt.
Ken Stewart
- Generationsperspektiv på karriärråd [16:09]
- Ken betonar att verklig förståelse ofta kommer genom personlig erfarenhet och påpekar att tillämpat lärande i hög grad förbättrar förmågan att minnas.
- Han berättar hur avgörande erfarenheter, med början i marinkåren, hjälpte honom att prioritera familjen och livets värderingar framför lukrativa men isolerande karriärmöjligheter.
- Ken berättar att han tackade nej till välbetalda tjänster på grund av den personliga kostnaden, som att missa viktiga milstolpar i familjens liv, och betonar att dessa val formade hans prioriteringar.
- Han citerar Christensens råd från Hur kommer du att mäta ditt liv? och framhäver att djupa relationer skänker varaktig glädje.
- Ken uppmuntrar unga yrkesverksamma att reflektera över vad de verkligen vill få ut av sina karriärer och att fokusera på önskade resultat snarare än enbart på prestationer under hög stress.
- Vikten av självreflektion [20:51]
- Ken föreslår att man regelbundet omprövar sina livsprioriteringar för att hålla sig i linje med det som betyder mest.
- Han berättar om den effektfulla övningen “dödsbädden”, där man uppmuntras att föreställa sig att man ser tillbaka på sitt liv vid dess slut för att identifiera möjliga ånger.
- En coach vägledde Ken genom denna övning med hjälp av mindfulness-tekniker, vilket hjälpte honom att känna sina prioriteringar på djupet.
- Ken betonar att beslut till stor del är känslomässiga, inte bara logiska.
- När Ken reflekterade över sitt liv fann han ingen ånger tack vare sitt fokus på familjen, även om han påpekar att prioriteringar varierar mellan individer.
- Hans råd är att genomföra övningen med fullt känslomässigt engagemang för att tydliggöra sina verkliga prioriteringar.
- Att hantera giftiga arbetsmiljöer [24:31]
- Ken erkänner att många människor befinner sig i denna situation och betonar Maslows behovshierarki, där han påpekar att grundläggande överlevnadsbehov kommer först.
- Han råder människor att finna styrka i insikten att det är ett val att fortsätta dyka upp, även när alternativen känns begränsade.
- Ken föreslår personlig utveckling genom självstudier och att investera i färdigheter efter arbetstid för att förändra sin karriärbana över tid.
- Han berättar om sin egen erfarenhet av att bekosta AI-utbildning för att anpassa sig till framtida marknadstrender, oberoende av arbetsgivarens mål.
- Ken utmanar yrkesverksamma att använda kvällar och helger till att utveckla sina färdigheter om de vill byta karriärinriktning.
- Ken reflekterar över en period av improduktivt hanterande, då han tillbringade helgerna med att passivt konsumera medier.
- Han insåg att detta beteende var en hanteringsmekanism och förstod att han behövde förändra sitt tankesätt och förbättra sin hälsa.
- Genom att lämna en “offermentalitet” bakom sig återfick han framdriften i sitt liv, i linje med Jim Collins begrepp “svänghjulseffekten”.
- Han betonar att det är svårt att bygga upp positiva vanor, som att motionera, i början, men att det gradvis leder till fördelar och hjälper en att återknyta till både sin nutida och framtida identitet.
- Att balansera överprestation och personligt välbefinnande [30:49]
- Det är acceptabelt att vara överpresterande om man är förankrad i sina värderingar och mål.
- Ken betonar vikten av att förstå sina personliga drivkrafter och hur de påverkar ens känslor och beslut.
- Överprestation kan leda till betydande belöningar, som ekonomisk stabilitet eller möjligheter till personlig utveckling.
- Ken skiljer mellan ett “långsamt körfält” och ett “snabbt körfält” i livet och förespråkar en målmedveten strävan efter sina mål som en väg till framgång.
- Ken liknar förändringar i livet vid ett lapptäcke och betonar att omständigheterna utvecklas över tid.
- Han noterar teknikens påverkan på olika områden, vilket har lett till en hektisk förändringstakt.
- Sociala medier bidrar till samhälleliga påtryckningar kring framgång och prestation.
- Han hänvisar till en bok om att inte övervärdera allting och framhäver vikten av traditionella familjeroller.
- Ken menar att framgång inte kräver överprestation och betonar behovet av självmedvetenhet i karriärmässiga och personliga val.
- Han erkänner att företag ofta utnyttjar de extra insatser som anställda gör, men att det är ett personligt val att delta i den kulturen.
- Ken undviker att föreskriva specifika handlingar och uppmuntrar individer att bedöma råd utifrån sina unika erfarenheter och behov.
De som verkligen accelererar är de som kopplar bort sin tid från pengar och häller sin energi i sina mål med brinnande engagemang.
Ken Stewart
Möt vår gäst
Ken Stewarts uppdrag är att förenkla val och förstärka fokus för dem som navigerar i livets hektiska krav. Med en djupt rotad önskan att hjälpa individer och organisationer att förverkliga sina drömmar har Kens engagemang sträckt sig från att höja distansarbetares personliga produktivitet till att lansera prisbelönta program för lokala företag och ge strategiska insikter till Fortune 500-jättar.
Som en erfaren ledare inom förändringshantering och leverans började Kens tre decennier långa karriär i USA:s marinkår och har omfattat många roller inom informations- och programvaruutvecklingsbranschen. Hans expertis omfattar strategiskt ledarskap, förändrings- och projektledning samt produktutveckling.
Ken brinner också för skrivandets tjänst, som har varit en källa till hopp och välsignelse i hans liv. Med flera års praktisk erfarenhet och en djup förståelse för dynamiken inom förändrings- och projektledning förespråkar han teamdynamik till stöd för organisatoriska resultat. Mer av Kens skrivande finns på ChangeForge.com och täcker ämnen som artificiell intelligens (AI), ledarskap, förändrings- och projektledning samt strategisk samordning.
I sitt privatliv hämtar Ken inspiration från sin älskade familj. Melissa, hans trofasta partner, har varit ett viktigt stöd genom livets utmaningar. Utanför sitt yrkesliv är Ken en hängiven kampsportare med nästan två decenniers träning i Beckham Hoshiki Aikido, Nihon Goshin Aikido, Yoshinkan Aikido, Yoseikan Aikido och på senare tid Moy Yat Ving Tsun.
Handlingsutrymme är helt avgörande, inte bara för egot och makten, utan för hoppet självt. Och vad är vi utan hopp? Bara skal och tomma höljen.
Ken Stewart
Resurser från det här avsnittet:
- Gå med i Digital Project Manager-gemenskapen
- Prenumerera på nyhetsbrevet för att få våra senaste artiklar och poddavsnitt
- Ta kontakt med Ken på LinkedIn
- Läs Kens bok ”Bränn ner det projektet”
Relaterade artiklar och poddavsnitt:
Läs transkriberingen:
Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte har rätt 100 % av gångerna.
Galen Low: Hej allihop, tack för att ni lyssnar. Jag heter Galen Low och representerar The Digital Project Manager. Vi är en gemenskap av digitala yrkesverksamma med uppdraget att hjälpa varandra att utveckla våra färdigheter, bygga självförtroende och skapa kontakter, så att vi kan förstärka värdet av projektledning i en digital värld. Om du vill höra mer om det kan du gå till thedigitalprojectmanager.com/membership.
I dag pratar vi om riskerna och fördelarna med att ta på sig för mycket som projektledare, och mer specifikt om strategier för hur projektledare kan sätta rätt gränser utan att begränsa sina karriärmöjligheter. Med mig i dag har jag Ken Stewart, förändringsledare och leveransansvarig inom teknikområdet samt författare till Burn That Project Down, A Salty Project Manager's Guide to Stand Out Without Burnout.
Ken, tack för att du är med i dag.
Ken Stewart: Tack, Galen. Det är fantastiskt att vara här. Jag uppskattar det, och jag uppskattar möjligheten att få tillbringa lite tid med din gemenskap.
Galen Low: Jag är verkligen entusiastisk, eftersom det här ämnet verkligen berör mig efter våra tidigare samtal. Jag hör så mycket om det, inte bara om de långsiktiga konsekvenserna, eller hur?
Som utbrändhet, men också om förväntningarna på en projektledare och hur man försöker förstå och bedöma dem i relation till det liv man vill leva, sin allmänna försörjning, livet utanför arbetet eller till och med livet inom arbetet, och hur man undviker att hamna i en situation där man ser tillbaka och tänker: oj, jag har gått över mina gränser och det här utvecklas inte i en bra riktning.
Jag kanske kan börja med en brännande fråga för att rama in det hela. De flesta organisationer vill ha en projektledare som lägger ner hela sitt hjärta och sin själ i ett projekt för att säkerställa att det ger resultat. Är det enligt dig fel att vilja ha det? Vilka är riskerna och fördelarna med att ha en projektledare som ger för mycket?
Ken Stewart: Oj, det är en fantastisk fråga, och en fråga som har följt mig under hela min karriär. Ross Perot hade ett bra uttryck. Han sa att krig har regler. "Brottning har regler, men politik har det inte." Det jag brukar säga till människor är att man måste känna till spelet man spelar, och man måste också känna till reglerna för att vinna.
Jag vet inte hur det är med dig, men jag har arbetat på många företag som velat att jag skulle tatuera deras namn på armen och förmodligen även på några andra ställen längs vägen. Det ger en helt ny innebörd åt ordet varumärke, eller hur? När man väl förstår spelet, reglerna och hur man spelar för att vinna kan man faktiskt avgöra om man vill spela eller inte.
Det gjorde det möjligt för mig att under årens lopp snabbt lämna när jag behövde det, eftersom det fanns moraliska komplikationer i ett visst projekt eller företag som jag arbetade med. Det hjälpte mig också att förstå hur jag skulle spela spelet och stanna kvar genom känslomässiga omvälvningar som jag gick igenom.
Det jag försöker säga är att vad du än väljer måste du komma ihåg att det är du som väljer. Var därför inte passivt aggressiv och klaga på saker eller spela offer. I slutändan kan du inte vara offret. Du måste fatta ett beslut, men fatta det med vetskap om vilket spel du spelar och vem du är samt vilka dina mål är.
Det var allt.
