Så får du ut ditt team ur helvetet med processdokumentation med hjälp av AI & automatisering
I den ständigt föränderliga verkligheten för byråverksamhet är det inte bara en uppgift att bemästra processdokumentation – det är en strategi för framgång.
Galen Low får sällskap av Alyson Caffrey (medgrundare av Operations Agency), Gray Mackenzie (medgrundare av ZenPilot) och Brian Kessman (grundare av Lodestar Agency Consulting) för att utforska hur byråer kan omvandla sina arbetsflöden genom strategisk processdokumentation och innovation.
Intervju – höjdpunkter
- Utmaningen med processdokumentation [02:17]
- Att skapa processdokumentation är utmanande eftersom det kräver löpande uppdateringar och förbättringar, inte bara en engångsinsats.
- Processer går igenom tre faser: testning, justering och operationalisering/förstärkning.
- Många antar att de befinner sig i operationaliseringsfasen, men testar eller justerar ofta fortfarande, vilket gör att dokumentationen snabbt blir inaktuell.
- Dokumentationens livslängd är kortare när processerna fortfarande testas eller justeras.
- Företag bör fokusera på fyra centrala processer: att generera leads, konvertera leads, uppfylla löften och förbättra.
- Innan dokumentationen skapas bör man fastställa vilken fas varje process befinner sig i för att säkerställa en effektiv och hållbar dokumentation.
- Processdokumentation kopplar samman organisationens strategi med praktiskt genomförande.
- Bristen på standardiserade processer beror på att byråer tar sig an varierande kunder och projekt, vilket leder till ständig återuppfinning och ineffektivitet.
- Arbetsbaserade affärsmodeller prioriterar debiterbara timmar framför förbättring av interna processer och betonar kundarbete framför verksamhetsförbättring.
- Traditionella teamstrukturer, där medarbetare tilldelas per projekt, leder till fler möten, större kommunikationskostnader och ökat motstånd mot standardiserade processer.
- Dedikerade teamstrukturer eller poddmodeller främjar samarbete, ansvarstagande och ett gemensamt fokus på att förbättra processerna mellan projekten.
Innan vi tar oss an ett dokumentationsprojekt behöver vi undersöka de fyra viktigaste processerna i verksamheten: Hur genererar vi leads? Hur konverterar vi dessa leads? Hur uppfyller och håller vi de löften vi ger våra kunder? Och slutligen, hur förbättrar vi oss?
Alyson Caffrey
- Värdet av bra processdokumentation [09:03]
- Kunder motsätter sig ofta att investera i processekosystem på grund av bristande upplevt värde och tidigare negativa erfarenheter.
- Motståndet beror på att man inte förstår fördelarna med välutformade processer, såsom enklare delegering och tidsbesparingar.
- Värdet beskrivs utifrån två centrala områden: effektivitet (snabbare eller mer kostnadseffektivt arbete) och ändamålsenlighet (bättre resultat och färre fel).
- Dåliga processer finns redan och leder till ineffektivitet, fel och förlorade kunder – konsekvenserna av att undvika en tidig investering.
- Frågan är om man ska stå ut med fortsatt ineffektivitet eller investera från början för att skapa smidigare och skalbara processer.
- Motivationen att investera anpassas efter varje kunds problemområden, med fokus på det som gör mest ont och driver till handling.
- Valet handlar inte om att samarbeta med en specifik partner, utan om att inse det långsiktiga behovet av att investera i effektiva processer.
- Använd mätbara verksamhetsmått (t.ex. kostnad per lead, livstidsvärde och bruttovinst) för att bedöma effekten av processförändringar.
- Dokumentera processer först efter att deras positiva effekt på centrala mått har bekräftats genom testning och förbättringar.
- Undvik ”syndromet med det glänsande nya” genom att fortsätta fokusera på att förbättra grunderna och ge förändringarna tillräckligt med tid för att visa resultat.
- Inför en utvärderingsperiod på 90 dagar för processförbättringar för att avgöra deras effektivitet och anpassa dem till verksamhetens typiska mätcykler.
- Konsekvent arbete och tålamod, vilket Kobe Bryants citat betonar, är avgörande för framgångsrika processförbättringar.
Alla har olika processer för hur de gör saker, men det finns alltid en process. Oavsett vilket kommer du att investera – antingen genom att betala konsekvenserna av att inte göra detta från början, eller genom att lägga ner ett initialt arbete för att få saker att fungera smidigare i framtiden.
Gray Mackenzie
- Verktyg och metoder för processdokumentation [15:23]
- Använd verktyg som Loom för skärminspelning för att dokumentera processer, särskilt i de inledande faserna.
- Skärminspelningar gör det möjligt för andra att återskapa uppgifter även om processen ännu inte är perfekt eller skalbar.
- Utnyttja AI-funktioner (t.ex. i Loom eller Scribe) för att organisera och skapa stegvisa, lättlästa och välstrukturerade processbeskrivningar.
- Säkerställ att “definitionen av klart” är tydlig genom att visa slutresultaten (t.ex. hur en slutförd uppgift eller leverans ska se ut).
- Samla exempel på resultat av hög kvalitet för att upprätthålla standarder och vägleda teamets genomförande.
- Prioritera verktyg som effektiviserar arbetsflöden och stöder tydlighet i processerna samt kvalitetskontroll.
- Du kan använda skärminspelning utan att slå på kameran för att dokumentera processer på ett effektivt sätt.
- Verksamhetsstyrning handlar inte om att lägga till byråkrati, utan om att säkerställa att trasiga processer åtgärdas och att inget faller mellan stolarna.
- Processer bör förbli anpassningsbara, eftersom bättre metoder alltid kommer att utvecklas med tiden.
- Loom möjliggör snabba uppdateringar av processer utan den extra arbetsinsats som krävs för att revidera och rulla ut formella SOP:er.
- Använd Loom som ett flexibelt inkubationsverktyg för att dela och förbättra arbetsflöden tillsammans.
- Brian stöder kampanjer genom att inrätta AI-råd för att definiera teknikstrategier, policyer, kvalitetsförväntningar och datasäkerhet.
- Arbetssessioner hjälper team att dokumentera processer tillsammans och främjar delaktighet.
- Verktyg kategoriseras för människor (läsbar dokumentation) eller maskiner (automatiserade arbetsflöden).
- För människor kan verktyg som OpenAI:s anpassade GPT:er utarbeta processer, medan plattformar som ClickUp, Monday.com, Notion och Loom underlättar organisering och videodokumentation.
- Tango och Scribe förenklar videodokumentation genom att automatiskt skapa kapitel och steg.
- ChatPRD hjälper produktchefer att utarbeta kravdokument, och Jasper stöder marknadsföringsbehov.
- För maskiner automatiserar verktyg som Copy AI, Make och Writer.com arbetsflöden.
- OpenAI:s kommande agentfunktionalitet kan ytterligare förbättra automatiserat genomförande av arbetsflöden.
- Brian utvärderar processer utifrån förutsägbarhet, tydliga indata/utdata och slutförande av uppgifter.
- Om en process är förutsägbar och inte kräver vägledning kan den lämpa sig för automatisering.
- Mänsklig revidering eller granskning är ofta nödvändig, men automatisering kan fungera som ett första steg.
- Processer som kräver förtroende, unika upplevelser eller hantering av nyanser lämpar sig bättre för mänsklig medverkan.
- Att kategorisera processer hjälper till att avgöra vad som lämpar sig för automatisering.
- Använd verktyg som Loom för skärminspelning för att dokumentera processer, särskilt i de inledande faserna.
- Motstånd mot införande: Att övervinna utmaningar [24:32]
- Gör processerna tillgängliga där arbetet utförs genom att länka SOP:er direkt till uppgifter.
- Införande av processer är en vanefråga; konsekvens är avgörande.
- Att tolerera att processer inte följs leder till att de följs ännu mindre.
- Förenkla processerna och gör dem lättillgängliga för att förbättra införandet.
- Använd Loom-videor för inledande vägledning och komplettera sedan med punktlistor och tidsstämplar för enklare hänvisning.
- Uppmärksamma konsekvens och processförbättringar, särskilt inom områden som bruttomarginal.
- Använd ClickUp med överordnade uppgifter för leveranser och deluppgifter för konkreta steg.
- Inkludera tidsuppskattningar, roller och kapacitetshantering för resursfördelning.
- Anpassade GPT:er granskar mallar, betygsätter dem och föreslår förbättringar (t.ex. konsekvent namngivning och uppgiftsberoenden).
- Fokusera på att hålla mallarna uppdaterade och konsekventa i stället för att genomföra omfattande engångsöversyner.
- Involvera flera teammedlemmar i att skapa och uppdatera arbetsflöden för att hålla dem relevanta.
- Kontinuerlig förbättring: Att hålla processerna uppdaterade [30:17]
- Kontinuerlig förbättring och kultur är avgörande för att uppdatera processer.
- Googles NotebookLM är effektivt för hantering av omfattande dokumentation.
- Det kan generera leveranser som innehållsförteckningar, studiehandledningar och poddar.
- Använder hämtförstärkt generering (RAG) för bättre dokumenthantering.
- Uppdatera referenser enkelt genom att markera eller avmarkera dokument i NotebookLM.
- Nya videor för processuppdateringar är idealiska; medarbetare kan skapa egna genomgångsvideor.
- Regelbundna påminnelser och att utse en SOP-ansvarig bidrar till att säkerställa att dokumentationen uppdateras.
- Framhäv fördelarna med att följa processer, till exempel integrering av arbete och privatliv samt kortare utbildningstid.
- Främja karriärutveckling genom att visa vägar från medarbetare till chef och direktör.
- Uppmuntra bidrag från hela teamet till kunskapsbaser för starkare processer.
- I små team är processdokumentation allas gemensamma ansvar.
- Att balansera flexibilitet och struktur [35:08]
- Börja med verksamhetsprinciper och hämta inspiration från Agile och Lean, samtidigt som kreativa processbegränsningar beaktas.
- Fokusera på att definiera minimala fungerande processer som påverkar intäkter eller kundupplevelsen.
- Använd en teamöverenskommelse som ett informellt socialt kontrakt som tar upp centrala frågor om hur teamet ska samarbeta.
- Efter retrospektiv kan teamöverenskommelser förfinas med ytterligare relevanta frågor.
- Dessa metoder hjälper till att bevara flexibiliteten, minska förvirring och skapa konsekvens.
- Byråer kan förbli flexibla genom att fastställa två uppsättningar standarder: produktionsstandarder och kvalitetsstandarder.
- Produktionsstandarder definierar tidsfrister och svarstider gentemot kunder.
- Kvalitetsstandarder definierar det förväntade resultatet när uppgifter är slutförda.
- Genom att arbeta enligt dessa standarder kan byråer förbli Lean och fokuserade på resultat, även med en rörig process.
- Verktygsprat: Trainual, Scribe och mer [37:52]
- Trainual och Scribe passar bra för processdokumentation, men är förenklade versioner av projekthanteringsverktyg.
- Team bör välja antingen ett projekthanteringsverktyg som är integrerat med kunskapshantering eller ett särskilt kunskapshanteringsverktyg.
- Att använda båda verktygen tillsammans leder ofta till utmaningar och ineffektivitet.
- För bättre resultat när det gäller bruttomarginal, effektivitet och ändamålsenlighet bör team välja ett verktyg.
- Alyson är partner på Trainual och förespråkar verktyget, särskilt för företag eller byråer med hög tillväxt eller en tillväxtmodell baserad på förvärv.
- Trainual är särskilt bra på introduktion och organisering av standardiserade verksamhetsprocesser i en enda användarvänlig plattform.
- Loom och Scribe är utmärkta för AI-baserad dokumentation, särskilt när man inte befinner sig i en fas med snabb rekrytering.
- Scribe kan bäddas in i projekthanteringsverktyg för enklare samarbete och samordning.
- Information bör vara lättillgänglig där arbetet utförs, så att den kan hittas med ett eller två klick.
- Det är viktigt att hålla projekthantering och dokumentationsverktyg åtskilda, men integration och tydliga regler för hur varje verktyg ska användas är avgörande.
- Effektiva AI-prompter för processbyggande [41:14]
- Gray föreslår att dokumentation efterfrågas ur perspektivet hos en nyanställd för att identifiera nödvändiga förändringar.
- Detta tillvägagångssätt är användbart för att förbättra introduktionsmaterial.
- Fokus ligger på att göra dokumentationen mer relevant och tillgänglig för nya teammedlemmar.
- Brian betonar att varje situation är unik, så prompter bör anpassas.
- Var specifik när det gäller uppgiften, målgruppen, det önskade resultatet och formatet.
- Att tillhandahålla mallar eller rubriker kan hjälpa till att vägleda processen.
- En användbar prompt skulle be om rätt information för att vägleda din tankeprocess.
- Exempel: En virtuell chef för prissättning ställer frågor för att hjälpa byråer att fastställa prisstrategier baserat på olika köpartyper.
- Gray föreslår att dokumentation efterfrågas ur perspektivet hos en nyanställd för att identifiera nödvändiga förändringar.
Bra promptar handlar mer om principerna. Det är som att leda någon eller vägleda en nyanställd på kontoret – var mycket specifik med vad du letar efter, vem arbetet är till för och vilket det önskade resultatet ska vara.
Brian Kessman
Möt vår gäst
Gray MacKenzie är medgrundare av ZenPilot, ett utbildnings- och konsultföretag som hjälper digitala byråer att bygga mer produktiva, lönsamma och välmående team. Han har gått igenom över 1800 digitala byråer för att hitta det bästa sättet att leverera bättre kundtjänster. Han är också en genuin processnörd och hjälper i dag byråer att effektivisera sin verksamhet i ClickUp.
Kulturellt sett får vi det vi tolererar och det vi hyllar, och det avgör i slutändan vad vi uppnår inom vilket område som helst. Detsamma gäller införandet av processer.
Gray Mackenzie
Alyson Caffrey är grundare av Operations Agency och medskapare av ramverket Operations Simplified™. Bland sina kunder kallas hon ofta ”Vargen”, eftersom hon helt enkelt får saker gjorda. Alyson är mest känd för att hjälpa till att effektivisera backofficeverksamheten för en mängd varumärken, men främst digitala och kreativa byråer.
När ni skriver ner alla era processer gör AI ett fantastiskt jobb med att organisera, kategorisera och se till att saker är tydliga, lättlästa och har ett bra flöde. Men den verkliga hemligheten, särskilt för byråer som siktar på att växa snabbt, är att upprätthålla kvalitetskontrollen och hålla den i fokus.
Alyson Caffrey
Brian är Lodestars grundare och huvudkonsult. Brian utvecklade Lodestars lösningar utifrån sina mer än 20 år som ledare inom varumärkesstrategi, interaktiv design, produktdesign och fullservicebyråer över hela USA. Han införlivar koncept och verktyg från Agile, Lean och andra ledningsinnovationer samt framtidens arbetsliv i sitt arbetssätt för att hjälpa byråer att utveckla fokuserade, värdedrivna erbjudanden och verksamhetsmodeller.
Det är processen som i slutändan får strategin att bli verklighet.
Brian Kessman
Resurser från det här avsnittet:
- Gå med i Digital Project Manager-communityn
- Prenumerera på nyhetsbrevet för att få våra senaste artiklar och poddar
- Ta kontakt med Alyson, Brian och Gray på LinkedIn
- Besök ZenPilot, Operations Agency och Lodestar Agency Consulting
Relaterade artiklar och poddar:
Läs transkriberingen:
Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom roboten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.
