Den bästsäljande författaren och PMO-chefen Peter Taylor om AI:s kommunikationsrevolution
Peter Taylor, global PMO-chef på Dayforce, förklarar hur AI håller på att göra projektledning till en mer strategisk roll genom att automatisera rutinuppgifter. Hans största fokusområde? Att använda AI för att radikalt förbättra kommunikation, samordning och beslutsfattande i globala team.
Peter Taylor
Bästsäljande författare, erfaren talare och global PMO-chef på Dayforce
Karriärfokus: Peter Taylor betonar kommunikation som ett centralt område för implementering av AI inom projektledning.
AI-omvandling: Artificiell intelligens förflyttar projektledning från genomförande till strategiska ledarroller.
Automatiseringsprinciper: Tio principer vägleder integreringen av AI, bland annat självstyrande projekt och insyn för intressenter.
Effektivitetsvinster: AI förbättrar projektledningen genom att automatisera uppgifter och förbättra beslutsprocesserna.
Förbered dig på förändring: Projektledare uppmuntras att ta till sig utbildning och experimenterande inför en AI-driven framtid.
Peter Taylor är en bästsäljande författare, erfaren talare och global PMO-chef på Dayforce. Han har bokstavligen skrivit boken om hur man blir en ”lat” — men framgångsrik — projektledare. Och det finns inget bättre sätt att göra det på än med AI.
Vi satte oss ner med honom för att se var han fokuserar AI-insatserna inom sin globala organisation. Det korta svaret: kommunikation. Här är vad han berättade för oss.
En karriär inom produktiv lättja
Jag har lett några av världens största PMO-kontor. För närvarande är jag global PMO-chef för transformation och kundkontoret på Dayforce, där jag ansvarar för leveransen av hundratals kundnära projekt över hela världen. Jag övervakar och möjliggör även många interna transformationsprojekt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag är en internationell talare inom allt som rör ”projekt” och ”produktiv lättja”. Jag har hållit över 500 föreläsningar i 28 länder och har beskrivits som: ”Kanske den mest underhållande och inspirerande talaren inom projektledning i dag.”
År 2021 oroade jag mig för att inga projektledare verkade prata om artificiell intelligens och vad den kunde innebära för yrket. Därför skrev jag en bok med titeln ”AI och projektledaren: Hur artificiell intelligens kommer att förändra din värld”.
Nu, år 2026, är den framtiden redan här.
Så förändrar AI rollerna inom projekt- och produktledning
Helt automatiserad projektledning är nu möjlig. Vi har:
- Beräkningskapaciteten
- AI som kan tolka och agera på information utan förskriven kod
- System som automatiskt övervakar och samordnar arbetet
- Den kulturella beredskapen att lita på automatisering inom projektledning
Som ett resultat förändrar AI både projekt- och produktledning från roller med fokus på genomförande till strategiska ledarroller som drivs av insikter.
AI förändrar både projekt- och produktledning från roller med fokus på genomförande till strategiska ledarroller som drivs av insikter.
Även om det alltid kommer att finnas en plats för mänskligt omdöme och mänskliga relationer kan rutinuppgifter som rapportering, schemaläggning, uppföljning, riskanalys och kundfeedback utföras utan att en mänsklig projektledare behöver vara involverad. AI kommer dessutom att ge värdefulla förutsägande insikter och beslutsstöd som hjälper chefer att förutse problem och prioritera effektivt.
Tio principer definierar denna förändring:
- Projekt kan och bör styra sig själva. AI leder, människor tänker. Och det nödvändiga tänkandet bör vara minimalt.
- Kontroll ersätts av insyn. Intressenter bör ha kontinuerlig insyn i projektets hälsa via instrumentpaneler.
- Styrning måste byggas in i stället för att upprätthållas genom kontroll. Den bör finnas i automatiseringen snarare än i granskningar och godkännanden.
- Team bör leda sig själva. Distribuerat ledarskap är möjligt med rätt struktur, tydlighet och verktyg.
- Möten bör betraktas som ett symtom på misslyckande. De kompenserar för bristfälliga arbetsflöden och otydligt ägarskap.
- Resultat är viktigare än aktivitet. Det bör vara mindre detaljstyrning och större genomslag.
- Mänskliga insatser behövs, men bör fokusera på innovation. Administration är till för algoritmer.
- Intressentcentrerat engagemang är viktigare än någonsin. Kommunikation bör vara proaktiv. Den bör också automatiskt anpassas individuellt och justeras för att ge effekt.
- Framsteg drivs av dynamisk och anpassningsbar planering. Planer måste ständigt uppdateras av AI utifrån projektets förutsättningar.
- PMO:er och AI måste alltid lära sig och utvecklas. PMO:er utvecklas till lärandecentrum i stället för kontrolltorn. AI lär sig av varje projekts resultat.
När det gäller kommunikation erbjuder AI en betydande möjlighet att spara tid vid framtagningen av mötesprotokoll, åtgärder och rekommendationer för alla projektmedlemmar. Personligen ser jag också språköversättningsfunktionerna som ett stort tillskott för den gemensamma förståelsen och minskningen av kommunikationsproblem i projekt, tack vare direktöversättning av ljud och/eller utskrifter på lokala språk — särskilt eftersom vi har en världsomspännande gemenskap av projektmedarbetare.
AI erbjuder en betydande möjlighet att spara tid vid framtagningen av mötesprotokoll, åtgärder och rekommendationer för alla projektmedlemmar.
Var AI ger de största automatiseringsvinsterna inom projektledning
Där jag arbetar är GPMO ett av många team som söker sätt att införa AI och skapa värde från investeringen i AI. Vi arbetar med människor — personalhantering — och därför är det alltid "människan först". Men vi fokuserar tydligt på AI-möjligheter som gör att vi kan förbättra oss och göra framsteg i hög takt.
Våra främsta fokusområden är:
- Kommunikationsvinster genom automatisering, rapportering, analys, teammöten och språkstöd
- Samordning av de många diskussionskanalerna kring kundernas behov och förväntningar till en gemensam bild av behovet
- Insamling av projektkrav
- Kunskapsdelning och insikter genom en gemensam plattform för kunskap från våra tusentals projekt och retrospektiv
- Utbildningsinnehåll för internt bruk
Kommunikation och kravinsamling är de viktigaste områdena.
Och omfattningsdefinition är en viktig ritual där det finns möjlighet till vinster. AI gör det möjligt för oss att sammanföra hundratals timmar av samtal, diskussioner, anteckningar, omfattningssessioner och annat till ett enda sammanhängande resultat.
Så förbättrar AI effektiviteten och beslutsfattandet inom projektledning
Vi slutförde nyligen en undersökning av effektiviteten inom projektledning. AI användes för att hjälpa till med dataanalys och identifiering av viktiga delar av projektledningens livscykel där vinster kunde uppnås genom processautomatisering, tekniskt stöd samt bättre processutformning och utbildning av våra projektteam.
Allt handlade inte om AI. Det fanns manuella delar, som att samla in uppföljningsstatistik från många projekt för att identifiera resurskrävande "problemområden", samt intervjua projektledare för att identifiera förändringspunkter som kunde ge produktivitetsvinster.
När allt hade sammanställts använde vi en intern ChatGPT-distribution för att bedöma processvariabler, validera föreslagna förbättringar och rangordna investeringsaktiviteter.
Det här var en mycket nylig undersökning, så jag har inga resultat att dela med mig av, men det ser lovande ut.
Så omformar AI centrala leveransrutiner för moderna PMO:er
Vi utformar våra centrala leveransrutiner på nytt med AI som en fullvärdig teamdeltagare:
- AI utarbetar nu de första versionerna av omfattningar, synliggör risker och samordnar underlag innan människor ens träffas.
- Under genomförandet sammanställer AI uppdateringar, uppmärksammar bristande samsyn och förutser problem, så att våra samtal fokuserar på beslut – inte på informationsinsamling
- För validering modellerar AI scenarier och testar antaganden tidigt, vilket ger oss snabbare trygghet att ändra riktning eller gå vidare.
Vi utformar våra centrala leveransrutiner på nytt med AI som en fullvärdig teamdeltagare.
I slutändan tar AI bort brus ur systemet så att våra team kan fokusera på värde, resultat och ett klokt ledarskap. Resultatet blir att framtidens projekt kommer att kunna börja leverera mycket snabbare.
Så här ser en enkel AI-redo teknisk stack för projektledning ut
De flesta organisationer driver projekt där tekniken tillför föga värde för projektledarna. Tekniken fungerar inte som en digital partner. En AI-värld bör vara annorlunda.
Projektledare presterar på topp när systemen de använder är enkla, samordnade och ger dem vägledning, snarare än att bara vara system för rapportering.
Här är vår enkla tekniska stack för projektledning:
- Certinia (PSA) med Smartsheet
- EnterpriseGPT – en intern ChatGPT-distribution
- MS Teams Premium
De flesta organisationer driver projekt där tekniken tillför föga värde för projektledarna. Tekniken fungerar inte som en digital partner. En AI-värld bör vara annorlunda.
Så kan PMO:er samordna AI-experiment i globala organisationer
Jag har blivit positivt överraskad av den allmänna entusiasmen hos många människor inför den potentiella nyttan med AI. Motståndet mot denna förändring har varit minimalt, vilket inte var det omedelbara förväntade resultatet.
En viktig faktor har varit företagets betydande investering i AI-utbildning. Det har lett till ett behov av att samordna många individers AI-experiment inom organisationen, så att vi kan identifiera var och när investeringar i tid och arbete kommer att ge störst nytta.
För att göra detta har GPMO upprättat ett register över alla AI-idéer inom vårt ansvarsområde. Vi godkänner och investerar i små experiment. Därefter genomför vi jämförande analyser av historiska projektdata mot nya processer och automatiseringar.
Så förbereder du dig för en AI-fokuserad framtid inom projektledning
Här är mitt råd till projektledare: Var öppna och förbered er genom utbildning. Läs, lyssna, diskutera, experimentera och engagera er i allmänhet!
Här är mitt råd till projektledare: Var öppna och förbered er genom utbildning. Läs, lyssna, diskutera, experimentera och engagera er i allmänhet!
Följ med
Du kan följa Peter Taylors arbete när han fortsätter att utbilda projektledare i hur man arbetar i globala, AI-förstärkta miljöer på LinkedIn, X och hans webbplats, thelazyprojectmanager.com. Missa inte heller hans bok, Den lata projektledaren: Så blir du dubbelt så produktiv och kan ändå lämna kontoret tidigt.
Fler expertintervjuer kommer i Den digitala projektledaren!
