Como selecionar corretamente software de gestão de projetos em 2023
Galen Low junta-se a Joe Ateya—Consultor Principal de Software na SoftwareSelect—para falar sobre software de gestão de projetos e o percurso que quase todas as organizações enfrentam para passar de dificuldades persistentes a uma eficácia sustentável através de ferramentas e tecnologia.
Destaques da entrevista
- O percurso de Joe [2:18]
- Anteriormente, trabalhava numa empresa chamada Crozdesk, que posteriormente se juntou ao grupo The DPM e mudou a sua marca para SoftwareSelect. Gere o serviço de aconselhamento sobre software há quase quatro anos.
- Sempre teve muito interesse por software e pela forma como este pode ajudar as pessoas, tanto a nível profissional como pessoal.
- Gosta de falar com as pessoas e de as ajudar através dos seus conhecimentos especializados em software. Também gosta de partilhar os seus conhecimentos sobre gestão de projetos para ajudar as pessoas a compreender como utilizar software na gestão de projetos.
- Quais são os tipos mais comuns de software relacionado com a gestão de projetos sobre os quais as pessoas procuram informação? [7:50]
- Existem 4 subáreas diferentes dentro dos principais tipos de software que as pessoas procuram: gestão de tarefas, gestão geral de projetos, gestão de portefólios e gestão de recursos.
- Gestão de tarefas – normalmente, as pessoas procuram algo que permita estruturar melhor a sua equipa. Que tarefas estão pendentes? O que foi concluído? Como podemos documentar isto?
- Gestão de portefólios – é particularmente adequada para organizações maiores; normalmente, pode ser a equipa de PMO de um departamento, que tenta obter uma visão geral de todos os seus diferentes projetos.
- Gestão geral de projetos – é algo que se vê cada vez mais atualmente: as pessoas querem algo que funcione como um local ou ferramenta tudo-em-um.
- Gestão de recursos – destina-se normalmente a organizações de média e grande dimensão, ou mesmo a organizações empresariais. Geralmente, apenas um departamento a utilizaria, possivelmente o departamento de PMO.
- Existem 4 subáreas diferentes dentro dos principais tipos de software que as pessoas procuram: gestão de tarefas, gestão geral de projetos, gestão de portefólios e gestão de recursos.
- Porque pensa que estes tipos de software estão em tendência? Na sua opinião, o que está a impulsionar estas tendências? [14:41]
- Muitas empresas estão agora numa fase em que tentam digitalizar tudo o que fazem. Estão a tentar afastar-se desta abordagem tradicional baseada em papel e caneta.
- Existe uma grande mudança, especialmente em determinados setores, como o da construção. Normalmente, as pessoas no setor da construção podem utilizar abordagens mais tradicionais (centradas no papel e na caneta). Mas há uma forte tendência para tentar digitalizar muito mais este processo, especialmente quando trabalham remotamente ou não estão no local.
- Se trabalhar numa agência criativa ou de meios de comunicação, pode utilizar software não só para planear os projetos, mas também para gerir documentos.
- Além disso, se quiser aceder rapidamente a um ficheiro, pode fazê-lo com apenas um clique. Não tem de pedir autorização a ninguém – o ficheiro está simplesmente disponível.
- Esta tendência é de alguma forma universal ou há setores específicos onde tenha observado um aumento da atividade no que diz respeito à substituição ou aquisição de novas ferramentas? [17:46]
- O Microsoft Project continua a ser líder de mercado e muitas pessoas confiam nele diariamente. Por outro lado, há pessoas que utilizaram o Microsoft Project e só o usam porque é a única solução que realmente conhecem. No entanto, existem mais de 480 ferramentas diferentes no mercado e há muitas ferramentas que diferem consideravelmente dele.
- O principal aspeto que as pessoas procuram é algo que não continue a ser tão manual como o Microsoft Project.
- Ao escolher um software, leve consigo algumas pessoas da equipa. Pessoas que o utilizariam diariamente, porque isso será uma ajuda.
É um aspeto realmente fundamental quando se trata de escolher o software certo: é importante perceber como este se sente quando o utilizamos.
Joe Ateya
- Quais são os 2-3 principais desafios que vê as pessoas enfrentarem quando lhes é pedido que selecionem um novo software para a sua organização? [24:00]
- As pessoas estão a tentar perceber se precisam realmente da funcionalidade.
- As pessoas dizem que há simplesmente demasiados softwares no mercado. Não sei de que funcionalidade precisamos. Isto é necessário? Será adotado? É fácil de utilizar?
- Por vezes, as pessoas sentem-se um pouco sobrecarregadas porque sabem que a implementação de um software pode demorar meses. Mas não tem realmente de demorar tanto tempo.
- Selecionar um novo software causa, de facto, muito stress. A maior preocupação das pessoas é saber se será adotado. Mas, em segundo lugar, se irá realmente melhorar a produtividade.
- Certifique-se de que sabe o que está a fazer, de que pesquisou o assunto e de que se sente confortável a utilizá-lo. Mas certifique-se também de que a sua equipa se sente confortável a utilizá-lo, porque, se assim for, a sua empresa também ficará satisfeita.
- Quais são os maiores erros ou pressupostos falsos que vê as pessoas trazerem consigo quando estão a selecionar um software? [31:07]
- As empresas preocupam-se consigo. Não estão apenas ali para lhe tirar o dinheiro, estão ali para o ajudar.
- Querem garantir que consegue realmente utilizar a ferramenta, que irá adotá-la amplamente e que a sua equipa também a irá adotar. Por isso, vão ajudá-lo ao longo desse processo.
- A adaptabilidade é realmente importante. Teste-a em pequena escala antes de mudar completamente para ela.
- Que dicas tem para ajudar outras pessoas a manterem-se a par das capacidades e tendências dos softwares? [33:03]
- Leia as notícias. Leia sobre tendências de software no LinkedIn. Leia diferentes blogues e publicações tecnológicas. Consulte páginas sobre software no Reddit. Quanto mais souber, mais fácil será ajudar as pessoas.
- Fala com pessoas e faz parte de várias comunidades online. Uma grande parte do seu trabalho consiste em falar com pessoas que não são apenas gestores de projetos, mas também diretores e gestores de PMO – para perceber o que está em tendência.
- O maior desafio que as pessoas enfrentam é a mudança. Nem toda a gente gosta de mudanças e, por vezes, a mudança nem sempre é a melhor opção, mas, na maioria das vezes, descobrem que utilizar um software ajuda efetivamente a reduzir as tarefas administrativas.
Se pode utilizar uma ferramenta que vai automatizar tarefas e reduzir o tempo despendido, porque haveria isso de ser um risco? Se a testar, experimentar e ela funcionar para si, porque não haveria de funcionar em toda a empresa?
Joe Ateya
- Como podem as pessoas tirar partido dos seus conhecimentos? Como funciona o seu serviço e de que forma podem as pessoas beneficiar? [37:35]
- O SoftwareSelect é um serviço de utilização gratuita. Ajudam empresas em todo o mundo.
- Normalmente, sugerem analisar quatro ou cinco fornecedores de software de cada vez. Irão orientá-lo sobre quais as ferramentas mais adequadas ao seu caso de utilização. Além disso, querem garantir que o software que recomendam será realmente utilizado.
- São completamente imparciais. Não favorecem nenhuma ferramenta específica. Dar-lhe-ão recomendações com base na melhor adequação e ajudá-lo-ão a obter demonstrações com os fornecedores de software relevantes para si.
Conheça o nosso convidado
Joe juntou-se à Crozdesk, um site de comparação de software sediado em Londres, em janeiro de 2020, como gestor de programas, supervisionando o programa Pay Per Lead. O programa é um serviço de consultoria de software que estabelece correspondência entre profissionais e fornecedores de software. Joe juntou-se à empresa numa fase inicial do produto e desenvolveu o programa através da gestão frequente de projetos internos e externos com as equipas de vendas, operações, marketing, desenvolvimento e sucesso do cliente, de modo a estruturar o programa. É um gestor de produto acreditado e utilizou a sua experiência e paixão pelo software para desenvolver a rede e o volume do programa, garantindo simultaneamente um aconselhamento fluido sobre software para as pessoas que solicitam ajuda adicional.
Em abril de 2022, a Crozdesk foi adquirida pela Black and White Zebra e rebatizada como SoftwareSelect. Joe alargou as suas funções, passando da Crozdesk a liderar o crescente serviço de aconselhamento sobre software da Black and White Zebra, formando novos consultores e garantindo conhecimentos consistentes sobre software em toda a equipa.
Desde que se juntou à empresa, o seu interesse por software continua a crescer diariamente e adora ajudar as pessoas a serem tão bem-sucedidas quanto possível no trabalho! Tem um conhecimento sólido de muitos tipos diferentes de software, embora as suas especialidades se encontrem em software de operações, como software de CRM, RH, gestão de projetos, ERP e LMS. Tem uma vasta experiência com software de gestão de projetos, compreende a evolução do mercado de software para profissionais de gestão de projetos, o que está em tendência e quais são as preocupações mais comuns dos gestores de projetos. Tem um interesse particular em saber como a tecnologia de software pode melhorar os processos e reduzir o tempo despendido pelos utilizadores.
Se gostaria de receber apoio para encontrar a solução de software certa, pode marcar uma chamada com o Joe.
Certifique-se de que sabe o que está a fazer, de que pesquisou o assunto e de que se sente confortável a utilizá-lo. Mas certifique-se também de que a sua equipa se sente confortável a utilizá-lo, porque, se for esse o caso, a sua empresa também ficará satisfeita.
Joe Ateya
Recursos deste episódio:
- Junte-se à comunidade do Digital Project Manager
- Subscreva a newsletter para receber os nossos artigos e podcasts mais recentes
- Contacte o Joe através do LinkedIn ou envie-lhe um e-mail para Joe@softwareselect.com
- Conheça a SoftwareSelect
Artigos e podcasts relacionados:
Ler a transcrição:
Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts utilizando um programa de software. Pedimos desculpa por quaisquer erros, uma vez que o bot não está correto 100% das vezes.
