A perspetiva de um especialista sobre como obter um ROI real com IA
A maioria dos gestores de projetos está a automatizar tarefas. Justin Bateh explica como obter ROI com IA através da automatização da coordenação e de uma aposta reforçada no trabalho de decisão que realmente impulsiona o negócio.
Justin Bateh trabalha na interseção entre a IA e a execução. Com mais de vinte anos de experiência na gestão de projetos e um PhD em Gestão de Operações, utiliza a IA para criar sistemas de projeto simples e dá formação em gestão de projetos com recurso à IA. É também o criador da newsletter Tactical Memo.
Falámos com ele para saber como obter um ROI real da IA. Eis o que nos disse.
Criar sistemas de IA que proporcionam um ROI real
O meu nome é Justin. Passei 21 anos a gerir projetos, a liderar pessoas e a ser responsável pelos resultados. Ajudo pequenas e médias empresas a utilizar a IA para criar sistemas de projeto simples que proporcionam um ROI real — não uma encenação. Também dou formações abertas e dinamizo grupos de aprendizagem sobre gestão de projetos com recurso à IA, e partilho conselhos práticos e objetivos sobre a gestão de projetos no YouTube, no LinkedIn e no Instagram.
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Porque é que os gestores de projeto têm de definir o seu valor para além da coordenação
Com a IA, o papel de um gestor de projeto ou passa a ser definido numa fase mais inicial ou desaparece.
Já não passo tempo a coordenar tarefas, a perseguir pessoas ou a tomar conta de ferramentas de acompanhamento. A IA trata das atualizações de estado, das notas das reuniões, dos acompanhamentos, do agendamento, da formatação e dos primeiros rascunhos de relatórios — de forma mais rápida e mais organizada, sem se queixar. Esse trabalho já não define o valor.
Eis o aviso que a maioria dos gestores de projeto não percebe: se é aí que reside o seu valor, está em apuros.
Eis o aviso que a maioria dos gestores de projeto não percebe: se o seu valor reside em executar o trabalho, está em apuros.
O que agora me chama a atenção são os fatores que impulsionam os resultados:
- Definir o problema real
- Nomear um único responsável
- Identificar os riscos antes de estes explodirem
- Obrigar a tomar decisões com opções e consequências claras
Utilizo a IA para eliminar o ruído e identificar os sinais desde cedo, para poder intervir mais rapidamente, alinhar as pessoas certas, resolver compromissos e definir a direção. O meu valor não está em executar o trabalho. Está em tomar as decisões que fazem o trabalho avançar.
Onde reside o impacto para os gestores de projeto que utilizam IA
À medida que a coordenação e a execução se tornam mais fáceis de automatizar, tornam-se menos importantes. Mas o discernimento continua a exigir um ser humano:
- Decisões
- Dinâmicas de poder
- Saber quais os riscos que importam e quais não importam
- Definir compromissos
- Interpretar os incentivos
- Saber quando insistir, quando esperar e quando deitar algo abaixo.
A automatização não consegue tratar dessa parte do trabalho. É aí que reside o impacto real. Se não está a atuar nesse espaço, não é indispensável. É apenas o próximo.
Porque é que os gestores de projeto devem deixar de gerir projetos da forma “correta”
Costumava gerir projetos da forma “correta”. Grandes plataformas. Planos longos. Modelos de atualização de estado impecáveis. Exigiam muito trabalho e proporcionavam muito pouco progresso. Passava a maior parte do tempo a alimentar o sistema para que parecesse estar sob controlo. Esse foi o erro.
Parei tudo. Mantive apenas o que ainda estava ativo e reconstruí tudo com uma configuração mais simples e mais rigorosa. O Notion guarda o contexto e as prioridades. O Excel gere o negócio — decisões, responsáveis, riscos e compromissos. O Zapier trata das transferências para que nada fique parado. O ChatGPT executa o trabalho pesado, como resumos de reuniões, listas de ações e atualizações preliminares. Sem andar atrás de ninguém.
Utilizei o NotebookLM para analisar o passado, para não perder decisões importantes, mas não transportei hábitos antigos para o futuro. Se não era importante, não sobreviveu.
O maior desafio desta mudança foi surpreendente: foi o ego. Estava habituado a sistemas que pareciam impressionantes e transmitiam segurança, mesmo quando tornavam tudo mais lento. Quando simplifiquei as coisas, não havia onde me esconder. Não havia planos inchados. Nem painéis de controlo a fingir que tínhamos controlo. Isso deixou as pessoas desconfortáveis — rapidamente.
O problema seguinte foi a resistência. Algumas pessoas associavam menos ferramentas a menos rigor. Lidei com isso sendo implacável quanto à clareza. Um responsável. Uma decisão. Um próximo passo. Sem debate.
O desafio final foi eu próprio deixar ir. Quando a IA assumiu a coordenação, tive de parar de supervisionar constantemente. Criei pontos de verificação simples, confiei no sinal e avancei.
O resultado são menos reuniões, atualizações mais curtas, custos indiretos mais baixos e problemas identificados mais cedo, permitindo uma resolução atempada. E ninguém pediu o antigo sistema de volta.
Como a IA está a redefinir os principais rituais de execução de projetos
Defino o âmbito numa página, em linguagem simples, associando-o a uma decisão e a um responsável. Se não puder ser explicado sem jargão, o âmbito não está definido. A IA simplifica-o, mas sou eu que tomo a decisão.
Para garantir o alinhamento, não organizo encenações de arranque. Identifico antecipadamente os responsáveis, os direitos de decisão e os incentivos e utilizo a IA para revelar conflitos antes de o trabalho começar. Se o alinhamento depender de “comunicação contínua”, já está comprometido.
Para a validação, elimino ciclos de revisão longos. Defino critérios de aceitação claros, utilizo a IA para fazer as verificações iniciais e envolvo pessoas apenas quando é necessário exercer julgamento.
A execução baseia-se em regras simples. A IA resume o progresso, assinala bloqueios e evidencia riscos. Intervenho quando é necessária uma decisão, uma escalada ou uma redefinição.
O padrão é consistente. A IA trata do trabalho rotineiro. Eu trato do pensamento. E tudo o que não conduza a uma decisão, reduza o risco ou faça o trabalho avançar não sobrevive.
Um exemplo real de como a IA simplifica a execução de projetos
Eis um exemplo de como a IA simplifica a execução de projetos. Tínhamos uma equipa soterrada em ruído. Atualizações intermináveis. Prioridades contraditórias. Os riscos surgiam tarde e todos fingiam estar surpreendidos.
O sistema era o problema. Por isso, desmontámo-lo por completo.
O nosso primeiro passo foi a consolidação. Colocámos todo o material do projeto num só lugar: NotebookLM. Documentos, notas, emails, decisões. Sem debate. Isto demorou algumas horas e eliminou imediatamente a desculpa “não sabia”.
Em seguida, utilizámos o ChatGPT para impor disciplina. As atualizações semanais, os resumos de riscos e as sessões informativas para as partes interessadas seguiam todos a mesma estrutura. Nada de escrita criativa. Nada de maquilhar os resultados. O tempo de preparação passou de horas para minutos.
Depois, voltámos a colocar o Excel no lugar a que pertence: na gestão do negócio. Decisões, responsáveis, riscos e compromissos, com regras simples que assinalavam bloqueios e chamadas futuras. Nada de sofisticado.
O resultado não foi magia. Foi controlo. Os riscos foram identificados mais cedo. As reuniões ficaram mais curtas. Os líderes deixaram de pedir atualizações aleatórias. A equipa deixou de reagir e começou a tomar decisões. Isto estabilizou a execução e reconstruiu a confiança.
Porque não são as ferramentas responsáveis pelos seus problemas de integração da IA
Quando adotámos a IA nos nossos fluxos de trabalho de execução, ficámos surpreendidos ao descobrir que os problemas não eram de todo técnicos. As ferramentas funcionavam. Os fluxos de trabalho funcionavam. O nosso pensamento é que não funcionava.
A IA expôs isso rapidamente. Decisões pouco claras resultavam em resultados inúteis. Se ninguém fosse verdadeiramente responsável por algo, isso tornava-se imediatamente evidente. Não havia onde se esconder.
Assim que clarificámos os objetivos, a responsabilidade e as concessões, tudo o resto se encaixou. A verdadeira mudança não foi a velocidade. Foi a disciplina. Deixámos de reagir tarde e começámos a tomar decisões claras desde o início. Isso mudou a forma como o trabalho avançava.
Assim que clarificámos os objetivos, a responsabilidade e as concessões, tudo o resto se encaixou. A verdadeira mudança não foi a velocidade. Foi a disciplina. Deixámos de reagir tarde e começámos a tomar decisões claras desde o início. Isso mudou a forma como o trabalho avançava.
Porque devem os gestores de projetos eliminar ferramentas que criam movimento sem progresso
Ao longo do último ano, o ganho não esteve em ter mais ferramentas. Esteve em ter menos. Eliminei tudo o que criava movimento sem progresso.
Também abandonei por completo as plataformas tradicionais de gestão de projetos, incluindo as que acrescentam IA por cima e lhe chamam inovação.
Eis o meu conjunto de ferramentas de IA:
- O ChatGPT é a ferramenta que uso primeiro. Não para escrever; para pensar. Lanço-lhe dados desorganizados, obrigo as decisões a vir ao de cima e testo rigorosamente os planos antes de saírem da minha secretária.
- Recorro ao Claude quando os riscos são maiores. Documentos longos. Linguagem sensível. Situações em que o tom é importante e uma formulação descuidada cria riscos.
- O NotebookLM é a memória do projeto. É a arma silenciosa. Carrego os documentos reais para deixarmos de discutir aquilo que achamos que foi decidido e passarmos a consultar o que foi realmente decidido. Só isso eliminou muito trabalho repetido. O resultado são menos reuniões de alinhamento, conversas difíceis que chegam mais depressa ao seu objetivo e muito menos erros sobre quem é importante e quem não é.
- O Gamma serve para ganhar velocidade. Quando algo precisa de ser visual e estar pronto a sair, rapidamente.
- O Zapier mantém as coisas a avançar nos bastidores, para que as atualizações não fiquem paradas.
- O Notion é simplesmente a base de tudo. Sem cerimónias.
Porque é que o NotebookLM é revolucionário na execução de projetos
Quero salientar a importância do NotebookLM na gestão de projetos.
Tínhamos um projeto que continuava a “precisar de alinhamento”. Essa era a mentira.
O verdadeiro problema era que ninguém sabia quem tinha decidido o quê. Todas as reuniões reciclavam as mesmas opiniões. As aprovações arrastavam-se durante semanas.
Pus fim ao debate. Reuni os documentos reais: e-mails, apresentações, notas e aprovações antigas. Carreguei tudo no NotebookLM. Depois fiz perguntas diretas:
- Que decisões foram tomadas?
- Quem estava presente?
- Quem aprovou e quem se limitou a falar?
- Onde é que as coisas ficaram bloqueadas?
O resultado foi desconfortável. Dois dos chamados decisores nunca tinham aprovado nada. Uma pessoa com verdadeiro poder tinha ficado discretamente fora do circuito.
Refizemos o mapa das partes interessadas com base na realidade, não nos títulos. Eliminámos duas etapas de aprovação. E devolvemos as decisões à pessoa responsável pelo resultado.
O resultado? As reuniões desapareceram. As decisões foram tomadas em dias, em vez de semanas. O projeto avançou porque deixámos de fazer suposições e começámos a lidar com factos.
Quando é que os líderes de projeto devem evitar utilizar fluxos de trabalho baseados em agentes
Estou a começar a experimentar fluxos de trabalho baseados em agentes, mas estou a fazê-lo de forma deliberada. Na verdade, acabei de me inscrever num curso sobre fluxos de trabalho baseados em agentes e plataformas de orquestração, para aprofundar os meus conhecimentos antes de implementar algo de forma generalizada.
De momento, estou concentrado nas partes mais seguras da execução que podemos automatizar primeiro: coordenação, passagens de trabalho, resumos e deteção de sinais. Tarefas que criam entraves, mas não exigem discernimento.
Não estou a tentar automatizar decisões nem liderança. Isso seria um erro.
Até agora, tenho encontrado valor em compreender onde os agentes podem reduzir a fricção sem acrescentar complexidade. Ainda estamos no início, mas a direção é clara. Utilize agentes para reduzir o ruído e destacar os sinais, não para substituir a responsabilidade.
Porque é que a IA vai dividir a gestão de projetos em duas
Acho que a gestão de projetos vai dividir-se em duas — e não haverá meio-termo. Um lado será automatizado. O outro será valorizado. A maioria das pessoas não vai gostar do lugar onde ficará.
Esta regra orienta silenciosamente a execução de projetos na era da IA. Quanto mais próximo o meu trabalho estiver das decisões, mais difícil será substituir-me. Quanto mais próximo o meu trabalho estiver das tarefas, mais fácil será automatizá-lo. Isto não tem nada que ver com esforço, qualificações ou experiência. Tem que ver com proximidade.
Atualmente, a maioria dos gestores de projetos concentra-se na coordenação de tarefas. Eu fiz o mesmo durante anos. Coordenar trabalho. Pedir atualizações. Acompanhar prazos. Garantir que nada fica esquecido. Trabalho essencial. E quase tudo isso pode agora ser automatizado. A IA já domina a execução. O jogo da coordenação acabou.
A pior resposta que vejo é insistir ainda mais na execução. Rastreadores melhores. Relatórios mais claros. Processos mais rigorosos. Isso não é estratégia. É negação. Está a competir onde a IA ganha sempre.
O trabalho de execução implementa aquilo que já foi decidido. O trabalho de decisão molda aquilo que será decidido à partida. Um acontece a jusante. O outro molda o fluxo. Apenas um mantém um valor duradouro.
O trabalho de execução implementa aquilo que já foi decidido. O trabalho de decisão molda aquilo que será decidido à partida. Um acontece a jusante. O outro molda o fluxo. Apenas um mantém um valor duradouro.
Moldar decisões significa identificar decisões que ninguém quer tomar. Ligar questões entre fluxos de trabalho. Traduzir problemas técnicos em consequências empresariais. Dar visibilidade a riscos que a liderança ainda não detetou. Enquadrar compromissos antes de a execução os tornar irreversíveis como parceiro de pensamento estratégico.
Esta é a linha que determina tudo para mim. Se o meu valor surgir depois de as decisões serem tomadas, estou a jusante e exposto. Se moldar aquilo que é decidido, estou a montante e sou duradouro.
A IA está a concentrar o valor no trabalho de decisão, quer as pessoas gostem, quer não.
Porque devem os líderes de entrega abraçar a mudança impulsionada pela IA
Eis o meu conselho:
- Deixe de proteger o trabalho que a IA automatiza. Se a maior parte do seu orgulho advém de ser organizado, responsivo ou de estar “a par de tudo”, está a defender a batalha errada. A IA já faz esse trabalho melhor e mais barato. Deixe-o de lado.
- Avance deliberadamente para montante. Comece a estar presente onde as decisões são enquadradas, não apenas executadas. Não espere que o convidem. Apresente aos líderes a decisão que estão a evitar, o risco que não estão a ver ou o compromisso que não querem nomear.
- Elimine tudo o que não obrigue a alcançar clareza. Se uma reunião, um relatório ou um ritual não terminar numa decisão, num responsável ou numa consequência, é apenas teatro. Corte-o.
- Utilize a IA de forma intensiva, mas não cegamente. Deixe-a tratar da coordenação, dos resumos e da deteção de sinais. Reserve o seu tempo para o discernimento, a influência e a responsabilização. É esse o trabalho que se acumula.
- Por fim, seja honesto consigo próprio. Se o seu valor surgir depois de as decisões serem tomadas, está exposto. Se ajudar a moldar aquilo que é decidido, é duradouro. Escolha em conformidade.
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