Napisz podręcznik pracownika w 5 krokach

Niestety, nadchodzi jego pierwszy dzień, a Ty przypominasz sobie, że czytanie w myślach nie jest (jeszcze) rozsądnym oczekiwaniem wobec pracowników (mimo że Twoi klienci zdają się tak uważać!). Skoro już mowa o klientach, dzwonili do Ciebie przez cały ranek, a Twój biedny nowy pracownik siedzi bezczynnie, podczas gdy z drugiego końca pokoju bezgłośnie przepraszasz.

Gdyby tylko istniał dokument, który można wręczyć nowemu pracownikowi do przeczytania między kolejnymi telefonami!

Właśnie dlatego podręcznik pracownika jest ważny: sprawi, że nowy pracownik poczuje się mile widziany i otrzyma informacje potrzebne do rozpoczęcia pracy, nawet w najbardziej chaotyczne dni.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak przygotować podręcznik pracownika, wraz z przykładami, przykładowym układem i etapami jego tworzenia.

Inne nazwy podręcznika pracownika

Jeśli nazwa „podręcznik pracownika” nic Ci nie mówi, ten dokument może być również znany jako:

• Standardowe procedury operacyjne
• Przewodnik wdrożeniowy
• Instrukcja użytkownika
• Przewodnik po zasobach
• Podręcznik szkoleniowy pracownika lub podręcznik pracownika
• Podręcznik firmowy

Jest więc bardzo prawdopodobne, że w trakcie swojej kariery zetknąłeś się z podręcznikiem pracownika w takiej czy innej formie.

Co powinien zawierać podręcznik pracownika

Najlepsze podręczniki pracownika przynoszą korzyści całemu zespołowi, a nie tylko nowym pracownikom. Podręcznik pracownika w Twoim zespole powinien:

• Płynnie wdrażać nowych pracowników
• Porządkować uzgodnione procedury, które pomagają wszystkim jak najlepiej wykonywać swoją pracę
• Wyjaśniać oczekiwania dotyczące pomyślnej realizacji projektów

Tworzenie podręcznika pracownika jest przydatne niezależnie od tego, czy pracujesz w małym startupie, czy w dużym konglomeracie. Większe firmy prawdopodobnie mają już wdrożone zasady dotyczące tematów od ewidencjonowania czasu pracy, przez zasoby ludzkie, po etykę i zgodność z przepisami. Podręcznik pracownika na poziomie zespołu kieruje pracowników do zasobów obowiązujących w całej firmie, ale koncentruje się przede wszystkim na standardowych procedurach operacyjnych, które zapewniają zespołowi warunki do osiągania sukcesów.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Punkty, które należy uwzględnić w podręczniku pracownika

Jeśli chodzi o pisanie podręcznika pracownika, nie istnieje magiczna formuła — rób to, co sprawdza się w Twoim zespole! Na początek rozważ jednak uwzględnienie następujących informacji:

• Procedury wdrożeniowe. Co nowi pracownicy powinni zrobić pierwszego dnia? W pierwszym tygodniu? W ciągu pierwszych 90 dni? Uwzględnij wskazówki dotyczące tematów od potrzeb informatycznych, przez wymagania szkoleniowe, po cele rozwoju zawodowego.
• Odwołanie do zasad lub zasobów obowiązujących w całej firmie. Zamiast powtarzać informacje, które mogą już istnieć w innym miejscu, odwołaj się do istniejących zasad firmowych dotyczących tematów istotnych dla Twojego zespołu. Mogą to być na przykład zasady pracy zdalnej, ewidencjonowania czasu pracy lub ubioru. Jeśli nie masz zasad obowiązujących w całej firmie, do których możesz się odwołać, zaangażuj eksperta ds. zasobów ludzkich, który pomoże Ci je opracować!
• Dokument inicjujący projekt. Przygotuj przegląd projektu lub projektów, nad którymi pracuje Twój zespół, obejmujący 1–2 strony. Jeśli Twoje projekty często się zmieniają, zamiast tego możesz uwzględnić profile klientów. Zawsze możesz uzupełnić te krótkie dokumenty o dodatkowe materiały kontekstowe, ale uważam, że zwięzła forma zwiększa prawdopodobieństwo, że pracownicy: a) przeczytają dokument i b) zapamiętają informacje.
• Informacje o narzędziach, z których zespół lubi korzystać. Jeśli wszyscy korzystają z czegoś konkretnego, opisz to! Przykładami narzędzi mogą być platforma komunikacyjna lub repozytorium do udostępniania plików.
• Przewodnik zapewniania jakości i stylu. Śmiało i otwarcie przedstaw stanowisko swojego zespołu w debacie na temat przecinka oksfordzkiego! Przewodnik dotyczący zapewniania jakości to jedno miejsce, do którego pracownicy mogą zajrzeć przed przekazaniem rezultatów prac.
• Procedury zakończenia współpracy. Nawet nie potrafię powiedzieć, ile razy musiałem w pośpiechu ustalać tak przyziemną rzecz, jak sposób przekazania plików pracownika w jego ostatnim dniu. Zrób sobie przysługę i przenieś na pracownika odpowiedzialność za ustalenie, co należy przekazać. W jego ostatnim dniu możesz przejść przez listę kontrolną bez obawy, że o czymś zapomniałeś.

• Kompetencje zespołu. Profile każdego członka zespołu zawierające informacje o jego doświadczeniu, roli (rolach) w zespole oraz o tym, co lubi robić poza pracą
• „Instrukcja obsługi użytkownika” dla menedżerów. Aby pomóc nowym pracownikom zrozumieć, jak współpracować z menedżerami, uwzględnij informacje o typie osobowości menedżerów (np. MBTI, Clifton StrengthsFinder) oraz preferowanym stylu pracy. W przypadku organizacji o płaskiej strukturze możesz pójść o krok dalej i poprosić każdego członka zespołu o przygotowanie „instrukcji obsługi użytkownika” jako części profilu jego kompetencji.

Co jeszcze uwzględnić?

Zastanawiając się, jakie dodatkowe treści uwzględnić w podręczniku pracownika, zadaj sobie następujące pytania:

• Jakie informacje byłyby dla Ciebie pomocne pierwszego dnia?
• Gdybyś jutro opuścił(-a) organizację, jaka wiedza odeszłaby razem z Tobą?
• Co sprawiłoby, że chciałbyś(-abyś) przeczytać ten dokument? Być może kreatywny tytuł, elegancka okładka lub spersonalizowane historie.
• Oprócz dostarczania informacji administracyjnych użyteczny podręcznik pracownika powinien także wspierać spójność zespołu i zwiększać efektywność. Co sprawia, że Twój zespół odnosi teraz sukcesy, i jakie informacje pomogłyby mu odnosić sukcesy w przyszłości?

Przykłady podręczników pracownika

Oto kilka kreatywnych przykładów podręczników pracownika, które mogą dostarczyć Ci pomysłów na stworzenie własnego.

1. Podręcznik pracownika firmy Trello

Trello wygodnie wykorzystuje własny system zarządzania zadaniami Kanban do przechowywania podręcznika pracownika. W tym przykładzie różne części zasad obowiązujących w firmie są uporządkowane w kolumnach, w tym w kolumnie dla pracowników rozpoczynających pracę, zatytułowanej „Pierwszego dnia”.

2. Przewodnik po kulturze firmy Netflix

Netflix udostępnia pracownikom slajdy szczegółowo opisujące najważniejsze aspekty kultury firmy oraz zachowania, których oczekuje się od każdego pracownika.

Prezentacja ma ponad 100 slajdów, ale korzysta z bardzo prostego projektu i czyta się ją szybko.

3. Jednostronicowa strona internetowa firmy Sterling Mining Co.

Sterling Mining Co. udowadnia, że podręcznik pracownika nie musi być podręcznikiem — ani dokumentem wypełnionym słowami. Zobacz ich kreatywną, odświeżającą stronę wdrożeniową, która jest po prostu przewijaną stroną jednostronicową dostępną dla pracowników online.

Zawiera obrazy, grafiki oraz proste odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące kwestii, nad którymi nowi pracownicy zastanawiają się w pierwszej kolejności, takich jak „Jak ubierają się pracownicy?”, „Kiedy otrzymam wynagrodzenie?” oraz „Z jakiego oprogramowania do zarządzania projektami górniczymi korzystamy?”.

Jak napisać podręcznik pracownika w 5 krokach

OK, skoro już wiesz, czym jest podręcznik pracownika i co powinien zawierać, prawdopodobnie myślisz sobie… „Tak, ale kiedy znajdę czas, żeby to napisać?”

Spójrzmy prawdzie w oczy… usprawnianie naszych wewnętrznych operacji nigdy nie jest priorytetem, gdy dzwonią klienci — zawsze jest jakiś pożar do ugaszenia. Uprościłem proces tworzenia podręcznika pracownika — oto jak napisać podręcznik pracownika w zaledwie 5 krokach:

1. Zacznij od konspektu. Zdecyduj, co chcesz zawrzeć w podręczniku pracownika, i przygotuj konspekt odpowiednich sekcji. Zacznij od przykładowego konspektu przygotowanego przez znajomych z DPM, a praktycznie będziesz już na finiszu. Jeśli myślisz bardziej wizualnie, pomocne może być rozpoczęcie od pustego płótna i skorzystanie z oprogramowania do tworzenia map myśli — ułatwi to również przedstawienie pomysłów zespołowi w kolejnym kroku.
2. Udostępnij konspekt innym członkom zespołu, aby zebrać informacje zwrotne. Podczas najbliższego spotkania zespołu przeznacz 15 minut na przejrzenie konspektu i zebranie opinii na temat dodatkowych treści, które należy uwzględnić.
3. Uzupełnij luki. Teraz nadchodzi trudna część — wypełnienie sekcji konspektu. Nie musi to być jednak tak trudne, jak myślisz, jeśli podzielisz pracę i rozłożysz ją między członków zespołu. Twój najnowszy pracownik może opisać procedury wdrażania zespołu. Następnym razem, gdy będzie zbliżał się termin oddania produktu, przydziel członkowi zespołu zadanie udokumentowania kroków QA, które wykonuje w ramach pracy. Kiedy rozłożysz to na części i będziesz pracować nad tym w miarę upływu czasu, będzie to przypominało mniej dodatkowej pracy (i nie bój się rozliczyć tego czasu z klientem, który skorzysta na otrzymaniu lepszego produktu). Na koniec w jak największym stopniu korzystaj z zewnętrznych treści. Na przykład przy tworzeniu opisu kompetencji zespołu może wystarczyć link do profilu danej osoby na LinkedIn. W ten sposób pracownicy muszą jedynie wymienić swoje role, trzy hobby niezwiązane z pracą oraz informacje MBTI. Gotowe.
4. Pamiętaj, że ukończone zadanie jest lepsze niż idealne. Wyznacz sobie cel ukończenia wersji 1 w ciągu miesiąca. Kogo obchodzi, że nie jest to największy wynalazek od czasu wynalezienia krojonego chleba? Zastosuj podejście zwinne, aby dostarczyć produkt o minimalnej wystarczającej funkcjonalności, a następnie z czasem go udoskonalać.
5. Promuj produkt. Upewnij się, że każdy wie, gdzie znajduje się podręcznik, i wskaż osobę odpowiedzialną za dopilnowanie, aby nowi pracownicy otrzymali jego kopię pierwszego dnia pracy. Może to być kierownik ds. rekrutacji, osoba wspierająca wdrożenie lub specjalista ds. HR.

Czego unikać podczas pisania podręcznika pracownika

Omówiliśmy już, jakie treści powinny znaleźć się w podręczniku pracownika i jakie kroki należy wykonać, aby go napisać. Jakie potencjalne problemy należy jednak mieć na uwadze, decydując, jak stworzyć podręcznik pracownika? Poniższa tabela przedstawia niektóre typowe problemy pojawiające się podczas opracowywania podręcznika pracownika, rozwiązania tych problemów oraz korzyści:

Problem	Rozwiązanie	Korzyści
Nikt nie uważa podręcznika za przydatny (poza tobą)	Zaangażuj cały zespół w opracowanie podręcznika pracownika	Zespół czuje, że jest właścicielem dokumentu, i angażuje się w ulepszanie produktu Jeśli po tym ćwiczeniu nikt nie uzna podręcznika za pomocny, będziesz wiedzieć, że go nie potrzebujesz!
Nikt nie aktualizuje podręcznika. Zanim nowy pracownik rozpocznie pracę, dokument nie jest już przydatny.	Powierz nowemu pracownikowi aktualizację podręcznika w ramach wdrożenia (zamieść te instrukcje w samym podręczniku, aby o nich nie zapomnieć!) Nowy pracownik powinien również odpowiadać za dopilnowanie, aby zespół zaktualizował swoje profile kompetencji	Zespół regularnie aktualizuje podręcznik przy minimalnym wpływie na realizację projektów dla klientów Nowy pracownik ma coś do zrobienia na początku pracy!

Przykładowy konspekt podręcznika pracownika

1. Wprowadzenie
   1. Powitaj nowego pracownika w swoim wspaniałym zespole!
2. Procedury wdrażania
   1. Wymagania działu HR (szczegóły dotyczące stosunku pracy, informacje podatkowe, świadczenia, odszkodowania pracownicze, urlop rodzinny i medyczny, urlop wypoczynkowy, płatny czas wolny, godziny pracy, przepisy i regulacje itp.)
   2. Profesjonalny kodeks postępowania i oczekiwania
   3. Odwołania do odpowiednich zasad obowiązujących w firmie (np. praca zdalna, zasady ubioru, ewidencjonowanie czasu pracy, rozliczanie wydatków,  kiedy pracownicy mogą spodziewać się ocen wyników pracy)
   4. Wymagane szkolenia
   5. Potrzeby związane z IT (jak skonfigurować laptop, telefon itp.)
3. Wprowadzenie do zespołu
   1. Kompetencje pracowników
   2. Przegląd portfela projektów/dokumentu(ów) inicjacji projektu
   3. Podręcznik użytkownika dla menedżerów/pracowników
4. Zapewnianie jakości
   1. Przegląd oprogramowania i narzędzi zespołu oraz oczekiwań dotyczących ich używania (np. platformy i protokoły komunikatorów internetowych, sposób tworzenia wiadomości e-mail z informacją o nieobecności w biurze)
   2. Najlepsze praktyki zespołu w zakresie zapewniania jakości
   3. Wymagane formaty/szablony materiałów końcowych
   4. Przewodnik po stylu
5. Procedury zakończenia współpracy (Przedstaw tę sekcję w pozytywny sposób. Pracownicy mogą nie odchodzić z firmy; mogą przechodzić do nowego zadania lub zmieniać role)
   1. Wymagania działu HR (informacje podatkowe, świadczenia itp.)
   2. Potrzeby związane z IT (jak, kiedy i gdzie zwrócić firmowy sprzęt)
   3. Procedury przekazywania plików

Więcej informacji o zarządzaniu nowymi członkami zespołu

Przeczytaj tutaj wskazówki Galena dotyczące zatrudniania zdalnych członków zespołu.