Jak napisać opis problemu projektu + przykłady

Dobry opis problemu jednoczy zespół wokół wspólnego rozumienia problemu. Określa granice prac, uzasadnia zasoby, o które występujesz, i daje interesariuszom powód, by się zaangażować.

Dobry opis problemu ma kilka kluczowych cech:

• Konkretny: Wskazuje dokładny problem, a nie ogólną kategorię problemów.
• Mierzalny: W miarę możliwości odwołuje się do danych, wskaźników lub obserwowalnych rezultatów.
• Osadzony w kontekście: Wyjaśnia, gdzie i kiedy występuje problem.
• Neutralny względem rozwiązania: Opisuje problem bez narzucania sposobu jego rozwiązania.
• Uwzględniający interesariuszy: Określa, kogo problem dotyczy i w jaki sposób.

Dlaczego warto napisać opis problemu dla projektu?

Oto kilka kluczowych powodów, dla których warto napisać opis problemu dla swojego projektu:

• Utrzymuje koncentrację na pracach projektowych: Opis problemu pełni funkcję zabezpieczenia dla całego projektu. Gdy pojawiają się nowe prośby, możesz odwołać się do opisu i sprawdzić, czy pomagają one rozwiązać problem. Zapobiega to rozszerzaniu zakresu, usprawnia podejmowanie decyzji i zapewnia jasną odpowiedzialność. Projekty bez pisemnego opisu problemu częściej tracą tempo.
• Ukierunkowuje badania i innowacje: Opis problemu definiuje pytanie, które analizujesz, wskazuje metodologię i pomaga formułować hipotezy możliwe do przetestowania. Osadza także burze mózgów w rzeczywistych trudnościach użytkowników, a nie w abstrakcyjnych pomysłach. Widziałem, że zespoły tworzyły znacznie lepsze rozwiązania, gdy poświęcały więcej czasu na zdefiniowanie problemu na początku.
• Buduje zaufanie interesariuszy: Interesariusze chcą wiedzieć, że ich inwestycja jest przeznaczana na coś rzeczywistego. Opis problemu zapewnia im przejrzystość i wspólne rozumienie sytuacji. Ułatwia uzyskanie akceptacji, ponieważ osoby oceniające mogą zobaczyć problem, jego wpływ i pilność. Ustanawia również kryteria sukcesu z wyprzedzeniem.

Kluczowe elementy opisu problemu

Każdy dobry opis problemu obejmuje te cztery elementy:

Opis problemu

To sedno Twojego opisu. Wskaż, co się dzieje lub co powinno się dziać, ale się nie dzieje. Pisz bezpośrednio i konkretnie. „Proces wdrażania klienta trwa zbyt długo” to dobry początek, ale „Nowi klienci korporacyjni czekają średnio 23 dni na ukończenie wdrożenia, podczas gdy średnia branżowa wynosi 10 dni” jest znacznie lepsze. 

Tło i kontekst

Wyjaśnij, dlaczego ten problem istnieje i jakie warunki mu towarzyszą. Przedstaw informacje potrzebne czytelnikowi do zrozumienia sytuacji. Uwzględnij historię, czynniki środowiskowe lub ograniczenia organizacyjne. Na przykład opóźnienie we wdrażaniu może wynikać z tego, że proces nadal opiera się na ręcznym wprowadzaniu danych w rozłącznych systemach. 

Wpływ i znaczenie

Określ, kogo dotyczy problem i co się stanie, jeśli pozostanie on nierozwiązany. W miarę możliwości przedstaw konsekwencje w liczbach.

Utracone przychody, zmarnowane godziny, spadające oceny zadowolenia klientów i niedotrzymane terminy to przykłady mierzalnych skutków. Ta sekcja odpowiada na pytanie, które zada każdy interesariusz: „Dlaczego powinniśmy się tym zająć właśnie teraz?”

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Cele lub proponowany kierunek

Opisz idealny stan przyszły. Jak wygląda sukces po rozwiązaniu problemu? Nie jest to pełne rozwiązanie, lecz wskazanie kierunku, które mówi czytelnikom, dokąd zmierzasz.

W przypadku przykładu z wdrażaniem celem może być „skrócenie średniego czasu wdrażania do 10 dni lub mniej w ciągu sześciu miesięcy”. Daje to projektowi konkretny cel, nie narzucając dokładnej drogi jego osiągnięcia.

Jak napisać opis problemu dla projektu?

Poniższy proces krok po kroku przedstawia sposób tworzenia skutecznego opisu problemu od podstaw.

1. Zidentyfikuj i opisz problem

Zacznij od obserwacji. Zbierz dane, przeanalizuj opinie klientów, porozmawiaj z pracownikami mającymi bezpośredni kontakt z klientami i przeprowadź wywiady z interesariuszami. Twoim celem jest konkretne nazwanie problemu, a nie zgadywanie go w sali konferencyjnej. Najlepsze opisy problemów pochodzą od osób, które są najbliżej danego zagadnienia.

2. Zadaj właściwe pytania

Po zidentyfikowaniu problemu poddaj go próbie, zadając konkretne pytania:

• Kogo dotyczy ten problem?
• Gdzie i kiedy występuje?
• Jaka jest różnica między stanem obecnym a stanem pożądanym?
• Dlaczego ma on znaczenie właśnie teraz?

Te pytania zmuszają do przejścia od ogólnej skargi do precyzyjnego opisu. Jeśli nie potrafisz na nie jasno odpowiedzieć, potrzebujesz więcej informacji, zanim cokolwiek napiszesz.

3. Dokładnie przeanalizuj problem

Skorzystaj z technik analizy przyczyn źródłowych, aby zrozumieć, co faktycznie napędza problem. Dobrze sprawdza się tu metoda 5 x dlaczego.

Wróćmy do przykładu wdrażania klienta z wcześniejszej części. Zaczynasz od objawu i kolejno pytasz dlaczego:

1. Dlaczego wdrażanie klienta trwa 23 dni? Ponieważ dane klienta trzeba wprowadzić do trzech oddzielnych systemów.
2. Dlaczego potrzebne są trzy oddzielne systemy? Ponieważ system CRM, platforma rozliczeniowa i narzędzie do udostępniania usług zostały zakupione niezależnie i nigdy ich nie zintegrowano.
3. Dlaczego nigdy ich nie zintegrowano? Ponieważ każdy dział wybrał własne narzędzie na podstawie własnych wymagań.
4. Dlaczego działy wybierały narzędzia niezależnie? Ponieważ nie było międzyfunkcyjnego nadzoru nad zakupami technologicznymi.
5. Dlaczego nie było międzyfunkcyjnego nadzoru? Ponieważ firma rozwijała się szybciej niż jej procesy zarządzania.

Po piątym pytaniu przechodzisz od stwierdzenia „wdrażanie klienta trwa zbyt długo” do strukturalnego problemu z zarządzaniem. Zmienia to rodzaj projektowanego projektu. Opis problemu może teraz odnosić się do jego przyczyny źródłowej, a nie tylko do objawu, dzięki czemu staje się znacznie bardziej użyteczny.

Author's Tip

Diagram rybiej ości to kolejne przydatne podejście, szczególnie gdy problem ma wiele współistniejących przyczyn dotyczących ludzi, procesów, technologii i polityki. Zmapuj każdą kategorię potencjalnych przyczyn i poszukaj skupisk. Cel jest ten sam: zajrzeć głębiej, zanim zdecydujesz się na ostateczne sformułowanie opisu.

4. Przygotuj opis

Wykorzystaj ten szablon jako punkt wyjścia:

[Grupa interesariuszy] doświadcza [problemu] w [kontekście], co prowadzi do [wpływu]. Celem tego projektu jest [cel].

Przykład: „Nowi klienci biznesowi doświadczają średnio 23-dniowego procesu wdrażania w trzech niepołączonych systemach, co prowadzi do rezygnacji 40% z nich przed pełną aktywacją. Celem tego projektu jest skrócenie czasu wdrażania do maksymalnie 10 dni w ciągu sześciu miesięcy”.

Pierwsza wersja nie musi być idealna. Skoncentruj się na uchwyceniu problemu, kontekstu, wpływu i celu. Następnie usuń wszystko, co nie wnosi wartości.

Author's Tip

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eWiększość opisów problemów powinna mieścić się w jednym do trzech zdań. Jeśli Twój opis ma więcej niż dwa zdania, dokładnie sprawdź, czy rzeczywiście opisujesz jeden problem, czy może dwa. Z mojego doświadczenia wynika, że krótsze opisy są czytane, zapamiętywane i faktycznie wykorzystywane przez zespoły.\u003c/span\u003e

5. Przejrzyj i dopracuj

Przeczytaj wersję roboczą na głos. Sprawdź jej klarowność, zwięzłość i szczegółowość. Usuń żargon, którego nie zrozumiałaby osoba spoza Twojego zespołu. Upewnij się, że opis pozostaje neutralny względem rozwiązania. Jeśli mówi „musimy wdrożyć X”, jest to rozwiązanie, a nie problem. Wróć do samej kwestii problemowej.

6. Zweryfikuj opis z interesariuszami

Udostępnij wersję roboczą osobom najbliżej związanym z problemem oraz osobom, które sfinansują projekt lub go zatwierdzą. Uwzględnij ich opinie, zanim przygotujesz ostateczną wersję.

Ten krok wydaje się prosty, ale to właśnie na tym etapie większość opisów problemu albo zyskuje na jakości, albo się rozpada. Oto jak poradzić sobie z dwoma częstymi problemami:

• Dwóch interesariuszy nie zgadza się co do problemu: Oprzyj się pokusie połączenia różnych perspektyw w jedno niejasne stwierdzenie. Potraktuj tę niezgodę jako sygnał, że potrzebujesz więcej danych. Często obie strony opisują objawy głębszego problemu, którego żadna z nich nie przedstawiła w pełni. Wróć do metody 5 Why.
• Przywództwo chce, aby opis uzasadniał ich rozwiązanie: Najskuteczniejszym działaniem, jakie udało mi się znaleźć, jest pytanie: „Jakie dowody musiałyby istnieć, aby to rozwiązanie było właściwe?”. Oprzyj opis na tych dowodach. Jeśli dowody istnieją, opis wskaże ich rozwiązanie. Jeśli ich nie ma, porozmawiajcie o założeniach.

Walidacja nie oznacza uzyskania poparcia i konsensusu za wszelką cenę. Oznacza upewnienie się, że opis jest trafny, a nie tylko wygodny.

Przykłady opisów problemów dla projektów

Oto pięć przykładowych opisów problemów z różnych branż. Zwróć uwagę, jak każdy z nich dostosowuje dowody i sposób ujęcia problemu do standardów swojej dziedziny.

IT i tworzenie oprogramowania

Przykładowy opis problemu: Pracownicy obsługi klienta korzystają obecnie z trzech oddzielnych narzędzi, aby rozwiązać pojedyncze zgłoszenie, co skutkuje średnim czasem obsługi wynoszącym 14 minut na żądanie. Średnia branżowa wynosi 7 minut. Celem projektu jest skrócenie czasu obsługi poprzez połączenie procesów obsługi na jednej platformie.

To typowy przykład opisu problemu w IT. Opiera się na wskaźnikach operacyjnych i danych porównawczych. Zespół pracujący zgodnie z metodyką zwinną może skrócić go jeszcze bardziej do jednego zdania określającego cel sprintu.

Ochrona zdrowia i zdrowie publiczne

Przykładowy opis problemu: Pacjenci z obszarów wiejskich w regionie obejmującym trzy hrabstwa pokonują średnio 45 mil, aby uzyskać dostęp do opieki specjalistycznej, co prowadzi do 38% nieobecności na wizytach kontrolnych. Celem projektu jest obniżenie tego odsetka do poziomu poniżej 15% poprzez rozszerzenie dostępu do konsultacji zdalnych.

Opisy problemów w ochronie zdrowia muszą spełniać wymagania osób oceniających zgodność z przepisami oraz komisji grantowych. Gdyby był to wniosek o grant, należałoby dodać odniesienia do opublikowanych badań dotyczących barier transportowych i wyników zdrowotnych.

Edukacja

Przykładowy opis problemu: Studenci pierwszego pokolenia na uniwersytecie rezygnują ze studiów o 22% częściej niż ich rówieśnicy, najczęściej w drugim semestrze. Kontakty z doradcami akademickimi w tej grupie obejmują średnio 0,8 spotkania na semestr, w porównaniu z 2,4 spotkania w przypadku studentów, których rodzice również ukończyli studia. Celem projektu jest zmniejszenie tej luki w doradztwie i poprawa utrzymania studentów na drugim semestrze.

Opisy problemów w sektorze edukacji zyskują na wartości dzięki danym przedstawionym w podziale na grupy. Wskazanie konkretnej populacji i konkretnego semestru sprawia, że można na ich podstawie podjąć działania.

Operacje biznesowe i doskonalenie procesów

Przykładowy opis problemu: Miesięczny proces zamknięcia ksiąg zajmuje zespołowi księgowemu średnio 12 dni roboczych i pochłania ponad 400 roboczogodzin w każdym cyklu. Błędy wykrywane podczas uzgadniania odpowiadają za 35% tego czasu. Celem projektu jest skrócenie cyklu zamknięcia do 7 dni roboczych poprzez zajęcie się pierwotnymi przyczynami błędów.

Społeczność i organizacje non-profit

Przykładowy opis problemu: Gospodarstwa domowe doświadczające braku bezpieczeństwa żywnościowego w śródmiejskim korytarzu mają dostęp tylko do jednego sklepu spożywczego w promieniu dwóch mil, a 60% mieszkańców nie ma transportu. Liczba wizyt w punktach wydawania żywności awaryjnej wzrosła rok do roku o 40%. Celem projektu jest rozszerzenie dystrybucji żywności i skrócenie odległości do źródeł świeżej żywności.

Opisy problemów organizacji non-profit często pełnią podwójną funkcję, będąc jednocześnie argumentami na rzecz pozyskania funduszy. Przedstawione dane dobrano tak, aby stworzyć poczucie pilności. Zespół operacyjny przedsiębiorstwa może w ogóle nie wspominać o transporcie, ale dla fundatora działającego na rzecz społeczności ten szczegół sprawia, że problem staje się realny, a inwestycja uzasadniona.

Opis problemu a inne dokumenty projektowe

Opis problemu jest często mylony z innymi dokumentami projektowymi. Oto czym się różnią.

Dokument	Cel	Kluczowa różnica w porównaniu z opisem problemu
Opis problemu	Definiuje konkretny problem, którym zajmuje się projekt	Koncentruje się wyłącznie na problemie i jego wpływie
Karta projektu	Ustanawia projekt i określa jego zakres, kamienie milowe oraz budżet	Szerszy dokument; opis problemu stanowi jego podstawę
Uzasadnienie biznesowe	Uzasadnia inwestycję poprzez porównanie kosztów i korzyści	Koncentruje się na uzasadnieniu finansowym i strategicznym
Hipoteza	Przedstawia możliwe do sprawdzenia wyjaśnienie lub przewidywanie	Oferuje potencjalną odpowiedź; opis problemu definiuje pytanie
Zakres projektu	Definiuje granice prac, które mają zostać wykonane	Opisuje, co zostanie zrobione; opis problemu wyjaśnia, dlaczego

Opis problemu a karta projektu

Opis problemu stanowi podstawę karty projektu, ale karta jest szerszym dokumentem. Karta obejmuje zakres projektu, kamienie milowe, budżet, kluczowych interesariuszy oraz kryteria sukcesu.

Opis problemu dostarcza odpowiedzi na pytanie „dlaczego”, która stanowi podstawę wszystkich tych elementów. Najpierw napisz opis problemu, a następnie wykorzystaj go jako fundament karty projektu.

Opis problemu a uzasadnienie biznesowe

Uzasadnienie biznesowe uzasadnia inwestycję. Porównuje koszty, korzyści, ryzyko i alternatywy, aby przedstawić argument finansowy lub strategiczny. Opis problemu definiuje bolączkę, na której opiera się uzasadnienie biznesowe.

Jeśli nie potrafisz jasno sformułować problemu, twojemu uzasadnieniu biznesowemu zabraknie przekonującej podstawy. Napisz opis problemu, zanim przygotujesz uzasadnienie biznesowe.

Opis problemu a hipoteza

Hipoteza przedstawia możliwą do sprawdzenia odpowiedź na pytanie. Opis problemu definiuje samo pytanie. W projektach badawczych najpierw napiszesz opis problemu, a następnie wyprowadzisz z niego jedną lub więcej hipotez.

Oba elementy współdziałają, ale służą różnym celom. Mylenie ich prowadzi do opisów problemów, które wyciągają wnioski, zanim w ogóle rozpocznie się badanie.

Opis problemu a zakres projektu

Zakres projektu określa granice prac, które dostarczy twój zespół. Odpowiada na pytanie: „co robimy, a czego nie robimy?”. Opis problemu odpowiada na pytanie: „dlaczego te prace są ważne?”. Zakres bez opisu problemu może wydawać się arbitralny.

Opis problemu bez zakresu może wydawać się pozbawiony jasno określonych granic. Potrzebujesz obu elementów, a opis problemu powinien powstać jako pierwszy.

Częste błędy, których należy unikać podczas pisania opisów problemów

Oto kilka typowych pułapek, których należy unikać podczas tworzenia opisu problemu:

• Nadmierne komplikowanie opisu: Oprzyj się pokusie umieszczenia wszystkich powiązanych problemów w jednym opisie. Jeśli twój opis problemu wymaga glosariusza, jest zbyt złożony. Skup się na jednym konkretnym problemie. Używaj języka, który każdy może zrozumieć przy pierwszym czytaniu.
• Nadmierna ogólnikowość lub szeroki zakres: „Nasi klienci są niezadowoleni” nie daje nikomu wystarczających informacji, aby podjąć działania. Przydatny opis problemu określa, kogo dotyczy problem, na czym on polega, gdzie i kiedy występuje oraz jak wygląda luka. 
• Przedwczesne proponowanie potencjalnych rozwiązań: Często rozwiązanie nie pojawia się przypadkowo. Ktoś posiadający odpowiednie uprawnienia już zdecydował, co chce zbudować lub kupić, a opis jest tworzony od końca, aby to uzasadnić. 
• Pomijanie wpływu na interesariuszy: Opis problemu, który nie wskazuje, kogo dotyczy problem, wydaje się abstrakcyjny. Zawsze określ osoby lub grupy doświadczające problemu i opisz jego konsekwencje dla nich.
• Pomijanie walidacji: Samodzielne napisanie opisu problemu wiąże się z ryzykiem. Osoby znajdujące się najbliżej problemu zauważą rzeczy, które możesz przeoczyć. Osoby zatwierdzające projekt chcą zobaczyć, że uwzględniono ich perspektywę. Udostępnij wczesną wersję roboczą, zbierz opinie i wprowadź poprawki.
• Mylenie objawów z przyczynami: Objawy to to, co zauważasz w pierwszej kolejności. Kierują nimi przyczyny źródłowe. „Rotacja pracowników jest wysoka” to objaw. „Nowo zatrudnione osoby nie przechodzą ustrukturyzowanego wdrożenia, co prowadzi do ich utraty zaangażowania w ciągu 90 dni” jest bliższe przyczynie źródłowej. Jeśli twój opis problemu wskazuje wyłącznie objawy, prawdopodobnie zajmiesz się niewłaściwą kwestią.

Co dalej?

Najlepsze projekty zaczynają się od jasnego myślenia, praktycznych narzędzi i sprawdzonych ram działania. Załóż bezpłatne konto członkowskie DPM, aby uzyskać dostęp do szablonów, zasobów i opinii ekspertów, które pomogą ci pewnie prowadzić projekty.