5 technik budowania silnych relacji w zespołach wirtualnych
Kiedy po raz pierwszy zostałem zatrudniony na obecnym stanowisku, powierzono mi zarządzanie dużym, złożonym projektem przebudowy. Cały nasz zespół codziennie spotykał się z klientem podczas wideokonferencji, a znaczną część reszty dnia spędzałem na nieustannej komunikacji za pośrednictwem czatu z naszym zdalnym zespołem i interesariuszami projektu.
Ze względu na trudny charakter projektu i napięty harmonogram musieliśmy ściśle współpracować z klientem, ustalając priorytety funkcji przeznaczonych do uruchomienia, aby dotrzymać terminu i zmieścić się w budżecie projektu.
Często musieliśmy mówić interesariuszom po stronie klienta, że nie będą mogli mieć funkcji, które planowali udostępnić w momencie uruchomienia, albo że naprawienie błędu w aplikacji zajmie więcej czasu i będzie wymagało większego budżetu, niż wcześniej przewidywano.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Te rozmowy były z pewnością trudne, ale znacznie ułatwiała je relacja, którą udało mi się zbudować z klientem. Częste rozmowy i bezpośredni kontakt pozwoliły mi poznać interesariuszy po stronie klienta oraz zbudować poziom zaufania umożliwiający otwartą i szczerą komunikację dotyczącą projektu.
Jako współcześni kierownicy projektów pełnimy wiele ról, a zarządzanie relacjami jest jedną z najważniejszych. Nasze stanowisko sprawia, że odpowiadamy za kondycję projektu i daje nam wyjątkową możliwość dbania o kondycję naszych zespołów oraz o trwające relacje z klientami. Kiedy inwestujemy w relacje z członkami naszego zespołu projektowego, pomagamy budować pracę zespołową i współpracę, usprawniać komunikację, tworzyć kreatywne środowisko projektowe ukierunkowane na rozwiązania oraz wzmacniać zaangażowanie interesariuszy we wspólny cel — sukces naszego projektu. Poza codziennymi zadaniami relacje nadają znaczenie i sens pracy, którą wykonujemy jako kierownicy projektów.
Jako członek agencji cyfrowej często pracuję ze zdalnymi współpracownikami i klientami, a budowanie relacji najczęściej odbywa się przez telefon, wideokonferencje i internetowe narzędzia do czatowania. Większość osób woli spędzać z członkami swoich zespołów projektowych jak najwięcej czasu osobiście, ale jak możemy zadbać o to, aby nasza komunikacja pozostała pełna troski i empatii, nawet gdy odbywa się za pośrednictwem cyfrowych kanałów?
Jak budować silne relacje w wirtualnych zespołach
Oto 5 prostych, ale niezwykle skutecznych technik udanego budowania relacji ze zdalnym zespołem i klientami podczas komunikacji wirtualnej. Możesz nazwać to swoją etykietą wirtualnej komunikacji.
Podjęcie tych kroków pomaga ludziom dostrzec, że ich cenisz, a tym samym pomaga ci budować kluczowe sojusze projektowe z zaangażowanymi interesariuszami.
1. Nie rób założeń
Jedną z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać podczas budowania relacji (w każdej sytuacji), jest to, aby nigdy przenigdy nie robić założeń. Nie zakładaj niczego na temat tożsamości danej osoby, jej priorytetów i motywacji ani tego, jakim jest człowiekiem — to tylko kilka przykładów.
Zamiast tego zadawaj pytania na jej temat, aby dowiedzieć się i zrozumieć, kim jest. Używaj świadomego, inkluzywnego języka. Ponadto podczas rozmowy z kimś zawsze przedstawiaj waszą relację jako „my”, jasno pokazując, że jesteście w tym samym zespole i możecie być postrzegani jako wzajemne przedłużenie swoich działań. Następnie zadbaj o to, aby ta osoba wiedziała, że może czuć się przy tobie bezpiecznie, aktywnie słuchając, okazując empatię i szacunek.
Kiedy zapytałem mojego współpracownika Jase’a Rodleya — właściciela firmy działającej w stylu życia, który pracuje ze zdalnymi zespołami — o niebezpieczeństwa związane z przyjmowaniem założeń, wyjaśnił:
„Podczas pracy z wirtualnym, międzynarodowym zespołem codziennie zdarza się „zagubić w tłumaczeniu”. Moim odruchem jest rozmyślanie nad komentarzami przez wiele godzin, przez co łatwo dochodzę do wielu błędnych założeń. Aby temu przeciwdziałać, przypominam sobie, że jestem „najgłupszą osobą w pokoju”. Jeśli czegoś w pełni nie rozumiem, proszę o wyjaśnienie.
Ale podczas pracy z ludźmi z całego świata ważne jest również zastanowienie się, jak te pytania zostaną odebrane. Pytając: „Czy możesz mi pomóc to zrozumieć?” albo „Czy możesz pokazać mi przykład, żebym mógł lepiej to zrozumieć?”, przenosimy uwagę z tego, co powiedziała druga osoba (co czasami może ją urazić), na siebie — a ona chętnie pomoże mi to zrozumieć.”
2. Nie ograniczaj rozmowy do tematów zawodowych
Buduj zaufanie innych, pozwalając im zobaczyć, kim jesteś poza pracą:
- Powiedz im, że twój brat właśnie ukończył studia i jesteś z niego bardzo dumny.
- Opowiedz zabawną historię o swoim zwierzaku lub dziecku.
- Wspomnij o swojej miłości do odnawiania antycznych mebli.
Podczas tego trudnego projektu starałem się co tydzień indywidualnie kontaktować z interesariuszami po stronie klienta i pytać, jak minął im weekend, a pod koniec tygodnia — jak minął im cały tydzień. Wysłałem wszystkim zdjęcie w weekend, w którym adoptowałem kociaka, a niektórzy z nich w odpowiedzi udostępnili nawet zdjęcia swoich rodzin. Dało nam to coś, co nas łączyło, gdy projekt stawał się trudny, i pozwoliło nam lepiej poznać nasz zgrany zespół.
Uchylanie klientom i współpracownikom rąbka tajemnicy na temat swojego życia osobistego pomaga im lepiej dostrzec wielowymiarową osobę, którą jesteś, budując ich zaufanie i poczucie swobody w kontaktach z tobą. Tworzy bardziej zażyłą relację, daje możliwość znalezienia wspólnej płaszczyzny i odkrycia, że macie wspólne zainteresowania, a także pokazuje im, że oni również mogą bezpiecznie opowiadać więcej o sobie!
3. Znajdź czas na rozmowę twarzą w twarz
Ta wskazówka nie jest przełomowa, ale warto ją powtórzyć: zawsze, gdy jest to możliwe, wybieraj rozmowę wideo zamiast telekonferencji! Możesz w tym celu skorzystać z jednego z wielu programów do wideokonferencji lub narzędzi do współpracy wideo.
Nawet jeśli oni nie mogą lub nie chcą włączyć swoich kamer, pozwól współpracownikowi albo klientowi zobaczyć swój piękny uśmiech (i często go pokazuj)! Niech zobaczą, gdzie pracujesz, że zawsze masz w pobliżu filiżankę kawy albo że lubisz pracować w swojej ulubionej czapce Steelers.
Szczególnie w przypadku naszych zdalnych współpracowników uważam, że ma to ogromne znaczenie dla budowania relacji. Nie mamy okazji angażować ich w takim stopniu w ciągu tygodnia ani spędzać z nimi czasu podczas naszych aktywności integracyjnych, dlatego odkrycie, że jeden z moich programistów jest niezwykłym malarzem albo że inny ma kota, który uwielbia zwijać się na jego kolanach, gdy ten pracuje, pozwala mi poznać ich w sposób, na jaki telekonferencje by nie pozwoliły.
Nawet jeśli rozmowa potrwa tylko kilka minut, zobaczenie czyjejś twarzy i otoczenia zamiast samego słuchania głosu sprzyja głębszej więzi i zwiększa sympatię (zobacz efekt samej ekspozycji). Otwiera to drzwi do ujawnienia dziwactw, wyrazów twarzy i sygnałów mowy ciała w takim stopniu, w jakim jest to możliwe zdalnie, a także pomaga budować bardziej zażyłą relację, która będzie sprzyjać sukcesowi obecnych i przyszłych wspólnych projektów.
4. Doceniaj ludzi, gdy robią lub mówią coś dobrego
Upewnij się, że ludzie wiedzą, iż ich słuchasz i cenisz to, co wnoszą do rozmowy. Zwracaj uwagę, gdy coś zrobili dobrze, zgadzaj się z sugestią albo po prostu poświęć chwilę, by powiedzieć: „hmm, trafna uwaga!”. Może to być nawet tak proste (i zabawne) jak zostawienie reakcji emoji na wiadomość kogoś na Slacku!
Chcemy odejść od skupiania się wyłącznie na kolejnym działaniu do wykonania lub dodawaniu własnych opinii do rozmowy. Zamiast tego najpierw poświęć chwilę, by pozytywnie zareagować na to, co ktoś powiedział, i pokazać mu, że słuchasz oraz że jego obecność ma znaczenie.
5. Wracaj do kontaktu i pytaj, co u nich
W wirtualnym zespole zawsze znajdą się osoby, które nie mają okazji wypowiadać się tak często jak inni, oraz takie, które potrzebują nieco więcej uwagi. W ich przypadku szczególnie ważne jest, aby upewnić się, że czują, iż ich głos jest słyszany (nawet jeśli mówią znacznie więcej, niż im się wydaje).
Spróbuj zapytać swoich kolegów z zespołu i interesariuszy projektu: „Co sądzisz na ten temat?” „Jak myślisz, jak poszło to spotkanie?” „Jak mija ci tydzień?” „Czy mogę coś zrobić, żeby ułatwić ci pracę?” Zwykle samo zapytanie kogoś o jego przemyślenia i odczucia, nawet jeśli okaże się, że nie ma zbyt wiele do powiedzenia, sprawia, że czuje się doceniony i wysłuchany, a także wzmacnia relację, którą budujesz z tą osobą.
Dlaczego budowanie relacji jest ważne
Budowanie relacji z członkami wewnętrznych zespołów i zespołów klienta jest niezwykle ważne. Kiedy zawierasz sojusze z interesariuszami projektu, masz pewność, że twoja praca jako menedżera projektu będzie miała większą wagę, a wszelkie trudne rozmowy, które być może przyjdzie ci przeprowadzić w przyszłości, przebiegną znacznie sprawniej.
Świadomie komunikując się z empatią, budujesz relację między ludźmi, którzy mają własne myśli, uczucia i osobiste zainteresowania, a nie tylko między dwiema „zasobami” odgrywającymi role interesariuszy projektu. W miarę jak pracujesz nad budowaniem relacji, nawet za pośrednictwem komunikacji cyfrowej, twoje projekty będą odnosić większe sukcesy, twoje zespoły będą bardziej zadowolone, a prawdopodobieństwo przyszłych sukcesów tych wirtualnych zespołów wzrośnie.
Wielokrotnie przekonałem się, że te proste działania robią ogromną różnicę w relacjach zawodowych. Budowanie relacji może nie przynieść wymiernego rezultatu, ale zawsze pozytywnie wpłynie na wynik finansowy twojego projektu. Jestem bardzo wdzięczny za relacje, które udało mi się zbudować z interesariuszami tego trudnego projektu, a kiedy uruchomiliśmy produkt, każdy z nich poświęcił czas, aby wysłać mi osobistą wiadomość e-mail z podziękowaniami za pracę, którą mój zespół i ja włożyliśmy w projekt.
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.
Więcej wskazówek dotyczących komunikacji znajdziesz w naszym artykule na temat poprawy tonu komunikacji pisemnej.
