Przewodnik kierownika projektu po wdrażaniu programu zgodności
Od niemal dekady pracuję w sektorze B2B SaaS i przez cały ten czas moim celem było nieustanne zwiększanie przychodów. Istnieje wiele różnych sposobów na osiągnięcie tego celu, ale wspólnym czynnikiem, który ma kluczowe znaczenie dla sukcesu, jest dobre zarządzanie projektami.
Przez ostatnie dwa lata rozmawiałem z doświadczonymi ekspertami z dużych przedsiębiorstw i firm konsultingowych, takich jak Everbridge i Mirai Security, aby dowiedzieć się więcej o tej niszowej branży zwanej GRC, czyli zarządzaniu, ryzyku i zgodności. Jeśli trafiłeś tutaj, prawdopodobnie już o niej słyszałeś i być może szukasz informacji o tym, jak wdrożyć program zgodności w swojej firmie lub u klienta.
Napisałem ten krótki poradnik, aby przedstawić najważniejsze obszary wiedzy z zakresu zarządzania projektami oraz najlepsze praktyki, które według ekspertów mają kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia programów zgodności w praktycznie każdej organizacji.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest program zgodności?
Choć można go definiować na wiele różnych sposobów, program zgodności jest zasadniczo „systemem procesów, zasad i procedur oraz mechanizmów kontrolnych opracowanych w celu zapewnienia zgodności ze wszystkimi obowiązującymi regułami, przepisami, umowami i zasadami regulującymi działania organizacji”.
Metody ręczne a narzędzia GRC
Jedną z pierwszych decyzji, jakie musi podjąć kierownik projektu, jest wybór między wykorzystaniem narzędzi GRC a metodami ręcznymi. Wdrażanie programów zgodności przy użyciu metod ręcznych (arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów Worda, wiadomości e-mail itp.) ma takie zalety jak niskie koszty początkowe, możliwość dostosowania do potrzeb firmy oraz potencjalnie szybsze ukończenie niż w przypadku korzystania z systemu zautomatyzowanego.
Wadą metod ręcznych jest to, że nie są skalowalne i mogą szybko stać się trudne do zarządzania wraz ze wzrostem potrzeb firmy w zakresie zgodności. Im więcej struktur zgodności trzeba spełnić, tym więcej członków zespołu i interesariuszy będzie potrzebnych do ich obsługi.
Oznacza to konieczność rozbudowy zespołu ds. zgodności, co wiąże się z największym kosztem ręcznego zarządzania zgodnością: wynagrodzeniami. Raport dotyczący kosztów zgodności w średniej wielkości bankach wykazał, że personel odpowiada za ponad 70% kosztów zgodności.
Skalowalność jest często powodem, dla którego kierownicy projektów decydują się na rozwiązania GRC podczas wdrażania i zarządzania programami zgodności. Oprócz oszczędności kosztów inne korzyści obejmują ogólną poprawę wydajności dzięki automatyzacji procesów, ograniczenie przypadków niezgodności oraz większą widoczność w całej organizacji.
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się wdrożyć programy zgodności przy użyciu podejścia ręcznego, czy narzędzia GRC, poniższe obszary wiedzy i najlepsze praktyki będą stosowane w równym stopniu.
Powiązany artykuł: Czym jest StandardFusion? Przegląd i omówienie funkcji
Czym są obszary wiedzy z zakresu zarządzania projektami?
Być może znasz już te pojęcia, ponieważ kierownicy projektów wykorzystują je w codziennej pracy, ale dokonam krótkiego przypomnienia.
Podobnie jak w przypadku każdego udanego projektu, wdrożenie programu zgodności wymaga starannego planowania, organizacji i realizacji od początku do końca. Instytut Zarządzania Projektami (PMI) stworzył strukturę zwaną Zbiorem wiedzy z zakresu zarządzania projektami (PMBOK). Standaryzuje ona całą terminologię, wytyczne, najlepsze praktyki i procesy stosowane przez kierowników projektów.
W PMBOK (obecnie w jego 7. wydaniu) znajdziesz pojęcia określane jako grupy procesów i obszary wiedzy. Grupy procesów to ogólne etapy projektu, a obszary wiedzy to zbiory poszczególnych procesów, które można stosować.
Zasadniczo wytyczne te dzielą projekt na łatwe do przyswojenia etapy i kroki, dzięki czemu wdrożenie programu zgodności może zostać pomyślnie zrealizowane.
Najważniejsze obszary wiedzy przy wdrażaniu programu zgodności
Integracja
Integracja ma fundamentalne znaczenie dla programów zgodności. Wiele informacji musi docierać do właściwych interesariuszy we właściwym czasie, aby zapewnić widoczność i rozliczalność. Integracja łączy poszczególne bieżące procesy i zadania niezbędne do spełnienia wymogów zgodności.
Brak komunikacji, brak zrozumienia i brak planowania to główne przyczyny niezgodności. Utrzymanie skutecznej i terminowej integracji może być najtrudniejsze, zwłaszcza gdy programy zgodności się skalują.
Aby ograniczyć powielanie działań, liczbę błędów, utratę pracy i czasu poświęcanego na łączenie wszystkich elementów, najlepiej utworzyć scentralizowany system. Narzędzie GRC zapewnia członkom organizacji scentralizowany i dostępny program zgodności. Takimi programami łatwiej zarządzać i w pełni integrować je w całej firmie. Odpowiednio rozdzielaj zadania i deleguj je właściwym właścicielom.
Nie chcesz korzystać z narzędzia GRC?: Jotform to ręczny kreator formularzy z doskonałymi funkcjami zgodności.
Zakres
Bardzo łatwo wpaść w królicze nory, które wyprowadzają poza zakres projektu. Aby zapobiec rozszerzaniu zakresu, które może prowadzić do opóźnień we wdrożeniu, poświęć czas na precyzyjne określenie zakresu.
Określając oświadczenie dotyczące zakresu wdrożenia zgodności, najlepiej skupić się na celach niezbędnych do uzyskania zgodności z konkretną certyfikacją. Uwzględnij wszystkie mające zastosowanie wymogi zgodności regulacyjnej istotne dla Twojej branży i kraju, a także dostosuj do siebie cele organizacji, oczekiwania interesariuszy i dostępne zasoby.
Jakość
Zarządzanie jakością nie polega na perfekcji, lecz na zapewnieniu spójności we wszystkich projektach. W obszarze wiedzy dotyczącym zakresu mówiliśmy o rozumieniu oczekiwań interesariuszy. Drugą stroną tego zagadnienia jest ustalenie rozsądnych uzgodnień między interesariuszami a zespołem wdrożeniowym.
Podczas tworzenia programu zgodności po raz pierwszy z pewnością pojawią się luki. Przeprowadzanie ocen luk oraz audytów wewnętrznych i zewnętrznych pomoże Ci określić:
- skuteczność mechanizmów kontrolnych i zasad
- stopień, w jakim mechanizmy kontrolne i zasady są zgodne z zakresem
- brakujące elementy lub kwestie, które nie mają sensu
Zaleca się również poproszenie strony trzeciej o przeprowadzenie bezstronnej oceny.
Ryzyko
Zarządzanie ryzykiem polega na identyfikowaniu, kategoryzowaniu i ustalaniu priorytetów ryzyk, aby można było opracować plany ich ograniczania. Podczas wdrażania programów zgodności należy skupić się na ocenie ryzyk istotnych dla konkretnego wdrożenia.
Oznacza to analizę mechanizmów kontrolnych, zasad i procedur oraz dokumentowanie tego, co jest wykonywane, przez kogo, w jakim celu, czy zostało wykonane i jak należy to wykonać, wraz z instrukcjami krok po kroku. Niektóre ramy zapewniają ustrukturyzowaną listę kontrolną do definiowania mechanizmów kontrolnych w programach zgodności w celu ograniczania ryzyk.
Po zdefiniowaniu mechanizmów kontrolnych, zasad i procedur należy przypisać właścicieli i interesariuszy do mechanizmów kontrolnych i zasad, a także powierzyć członkom zespołu odpowiedzialność za ten proces i rozliczać ich z zarządzania nim.
Jedną z głównych zalet korzystania z narzędzia GRC jest możliwość automatyzacji monitorowania i zarządzania mechanizmami kontrolnymi, szczególnie na dużą skalę. W tym miejscu metody ręczne mogą znacznie spowalniać przepływy pracy oraz powodować luki i niezgodności.
Zasoby ludzkie
Twój zespół jest Twoim najważniejszym zasobem, a zarządzanie zasobami to coś więcej niż samo przydzielanie zadań. Kluczowe znaczenie ma zrozumienie możliwości zespołu, działanie w ich granicach, identyfikowanie luk w wiedzy, zapewnianie członkom zespołu możliwości rozwoju oraz śledzenie ich postępów.
Niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenia, czy narzędzia, Twoim obowiązkiem jest wspieranie zespołu i przydzielanie niezbędnych zasobów. Systemy GRC mogą przypisywać właścicieli mechanizmom kontrolnym, dzięki czemu dokładnie wiesz, jakich zasobów potrzebujesz na danym etapie wdrożenia.
Komunikacja
Zarządzanie komunikacją ma nadrzędne znaczenie wśród obszarów wiedzy. Kierownicy projektów mogą spędzać około 90% swojego czasu na komunikacji, ponieważ dzięki niej wszyscy zaangażowani są informowani o każdym aspekcie projektu lub, w tym przypadku, wdrożenia.
Twój plan zarządzania komunikacją ma kluczowe znaczenie przy określaniu sposobu przekazywania zmian i aktualizacji, a także wskazywaniu, kto, co i kiedy powinien wiedzieć, zanim rozpocznie się wdrożenie. W zależności od ram, z którymi chcesz zachować zgodność, konieczne będzie generowanie raportów w celu wykazania zgodności i przekazywania informacji interesariuszom.
Wdrożenie to nie koniec: zaplanuj działania na wypadek niezgodności
To ogólny przewodnik po obszarach wiedzy z zakresu zarządzania projektami i grupach procesów, które zwykle mają największy wpływ na powodzenie wdrażania programu zgodności. Jednak pod pewnymi względami wdrożenie jest dopiero początkiem.
Na przykład konieczne będzie utworzenie działań korygujących i planów naprawczych na wypadek wystąpienia niezgodności. Plany te określają zadania, które należy wykonać, aby wprowadzić wymagane poprawki.
Po wykonaniu działań korygujących określonych w planie naprawczym pozostaje proces ciągłego i bieżącego monitorowania. Mechanizmy kontrolne powinny być regularnie testowane, a skonfigurowanie automatycznych zadań cyklicznych pomaga zapewnić dojrzałość programu zgodności.
Więcej informacji na temat wdrażania i programów zgodności, a także narzędzi programowych GRC znajdziesz po zapisaniu się do newslettera The Digital Project Manager.
Czy kiedykolwiek słyszałeś o zespołach samozarządzających? Jeśli zastanawiasz się, co może to oznaczać dla Ciebie, sprawdź ten materiał: Zespoły projektowe bez kierowników projektów: analiza dylematu PM (z Julią Ryzhkovą z Railsware)
