Kierownik projektu z ponad 30-letnim doświadczeniem opowiada, jak wdraża Microsoft Copilot w całej swojej organizacji
Mając ponad 30 lat doświadczenia, Jeff Chamberlain obserwował ewolucję technologii zarządzania projektami — od prostych arkuszy kalkulacyjnych po sztuczną inteligencję. Porozmawialiśmy z nim, aby dowiedzieć się, jak ten doświadczony kierownik projektu na nowo podchodzi do rytuałów i wdraża sztuczną inteligencję w całej swojej organizacji. Oto, co miał do powiedzenia. Ponad 30 lat doświadczenia w zarządzaniu […]
Jeff Chamberlain
Starszy kierownik projektu
Doświadczenie: Jeff Chamberlain ma ponad 30 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami, obejmującego różne obszary, w tym FinTech i IT.
Wdrażanie sztucznej inteligencji: Sztuczna inteligencja zmienia zarządzanie projektami, usprawniając takie zadania jak tworzenie planów i zarządzanie komunikacją.
Narzędzia Microsoft: Chamberlain podkreśla znaczenie Microsoft 365, a w szczególności programu Outlook, dla sprawnych przepływów pracy związanych z zarządzaniem projektami.
Spostrzeżenia dotyczące projektów: W niedawnych projektach wykorzystano Microsoft Copilot, pokazując praktyczne zastosowania oraz korzyści szkoleniowe dla zespołów.
Role w przyszłości: Sztuczna inteligencja przesunie role związane z zarządzaniem projektami w stronę zarządzania relacjami i nadzorowania wyników generowanych przez sztuczną inteligencję, wspierając współpracę.
Mając ponad 30 lat doświadczenia, Jeff Chamberlain obserwował ewolucję technologii zarządzania projektami — od prostych arkuszy kalkulacyjnych po sztuczną inteligencję.
Porozmawialiśmy z nim, aby dowiedzieć się, jak ten doświadczony kierownik projektu na nowo podchodzi do rytuałów i wdraża sztuczną inteligencję w całej swojej organizacji.
Oto, co miał do powiedzenia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ponad 30 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami
Od ponad 30 lat pracuję jako kierownik projektu w takich dziedzinach jak FinTech, opieka zdrowotna, IT, telekomunikacja, a nawet przygody na świeżym powietrzu. Byłem również autoryzowanym partnerem szkoleniowym PMI.
Obecnie jestem kierownikiem projektów szerokopasmowych i korporacyjnych w administracji hrabstwa Frederick w stanie Maryland. Nadzoruję zespół kierowników projektów w naszym dziale IT i odpowiadam za sposób zarządzania realizacją projektów w wielu oddziałach.
Odpowiadam za strategię i nadzór — ale nadal sam również zarządzam projektami.
Codzienne wykorzystanie sztucznej inteligencji przez kierownika projektu
Najpierw wyjaśnienie. Tak naprawdę w erze sztucznej inteligencji jesteśmy już od chwili, gdy staliśmy się „dobrzy” w wykorzystywaniu zbiorowej wiedzy danych, jaką jest internet.
Co więcej, choć sztuczna inteligencja z pewnością stała się bardziej zaawansowana, nie jest ani „sztuczna”, ani „inteligentna”. To po prostu zaawansowany model danych — z interfejsem zapytań w języku naturalnym.
Wszystko to istnieje już od pewnego czasu. Różnica polega na tym, że obecnie wreszcie zbliżamy tę technologię do użytkowników nietechnicznych i czynimy ją dla nich dostępną.
To powiedziawszy, często z niej korzystam — szczególnie przy niektórych trudniejszych zadaniach:
- Pisanie planów projektów
- Przeglądanie dokumentów dotyczących zarządzania projektami prawnymi (umów, zakresów prac)
- Zarządzanie skrzynką odbiorczą
- Tworzenie skryptowanych odpowiedzi na powtarzające się zapytania
- Opracowywanie wymagań
- Dopracowywanie własnego zestawu dokumentacji
To potężne narzędzie. Jednak z zasady nadal nalegam na weryfikację przez człowieka.
Automatyzacja procesów zarządzania projektami w miejskich PMO za pomocą sztucznej inteligencji
Jeśli chodzi o moją organizację, choć staramy się nie używać sztucznej inteligencji jako zaawansowanego narzędzia wyszukiwania, rzeczywistość jest taka, że miejskie PMO często muszą nieco nadrabiać zaległości względem swoich odpowiedników w sektorze prywatnym z wielu powodów.
Automatyzujemy jednak kilka elementów naszego procesu — takich jak:
- Wdrażanie nowych pracowników
- Zatwierdzanie projektów
- Uruchamianie projektów
- Powiadomienia
Jestem wielkim zwolennikiem automatyzacji tych powtarzalnych zadań, ale wszystko, co wymaga przeglądu lub nadzoru, musi zostać sprawdzone przez nas. To proces oparty na zasadzie „ufaj, ale sprawdzaj”.
W przypadku sztucznej inteligencji ufaj, ale sprawdzaj. Na tym polega ten proces.
Wykorzystanie stosu narzędzi sztucznej inteligencji Microsoft 365 do zarządzania projektami
Obecnie w dużym stopniu polegamy na pakiecie produktów Microsoft 365.
W ciągu ostatnich dwóch lat stopniowo zwiększałem wykorzystanie SmartSheet w hrabstwie i korzystałem z części jego narzędzi sztucznej inteligencji, które koncentrują się głównie na opracowywaniu formuł i arkuszy.
Wrócę też tutaj do podstaw i powiem, że moim zdecydowanie ulubionym narzędziem sztucznej inteligencji jest Outlook. Doceniam, że integruje się coraz więcej narzędzi, ale Outlooka nie da się pobić pod względem komunikacji, ustawiania przypomnień, kategorii, flag, formatowania warunkowego i wielu, wielu innych funkcji.
Właściwie mam coś, co nazywam „zasadą szefa”. Wyróżnia ona moje wiadomości e-mail za pomocą formatowania warunkowego, gdy jestem jedyną osobą otrzymującą wiadomość od mojego szefa. Dzięki temu zwraca moją uwagę.
Outlook jest niezwykle niedocenianym narzędziem w czasach komunikatorów internetowych, wiadomości tekstowych i czatów. Jego sztuczna inteligencja, dostępna za pośrednictwem Copilota, jest niezwykle pomocna.
Studium przypadku: pilotaż Microsoft Copilot do planowania projektów i szkoleń
W mojej organizacji mamy nieco hybrydową strukturę zarządzania. Chociaż mogę być kierownikiem projektu odpowiedzialnym za zespół PM, jestem również kierownikiem działu, więc jest to dość wyjątkowa rola.
Miałem okazję poprowadzić bardzo widoczny projekt wdrożenia rozwiązania Copilot (narzędzia AI firmy Microsoft) dla grupy pilotażowej — można powiedzieć, że był to pilotaż rozwiązania Copilot. Wykorzystywaliśmy to narzędzie w kilku aspektach planowania projektu.
Wykorzystałem tę okazję, aby pomóc w przeszkoleniu bardzo kompetentnego zespołu projektowego z podstaw zarządzania projektami. Następnie użyliśmy rozwiązania Copilot do pomocy w tworzeniu planu projektu, w tym odpowiedniego formatowania ryzyk i problemów oraz naszych podsumowań dla kadry kierowniczej. W rzeczywistości narzędzie stworzyło pierwszy szkic.
Następnie jeden z naszych ekspertów merytorycznych wykorzystał to narzędzie do pomocy w przygotowaniu scenariusza i redakcji szkolenia, które przeprowadziliśmy. Szkolenie zostało przeprowadzone dla naszej grupy pilotażowej, w której znalazło się kilku wyższych rangą urzędników hrabstwa.
W trakcie projektu organizowaliśmy dyżury konsultacyjne, podczas których uczyliśmy inżynierii promptów i rozwiązywaliśmy różne problemy pojawiające się podczas pilotażu. Znaleźliśmy wiele unikalnych zastosowań. Byłem bardzo dumny z tego, że byłem istotnym źródłem tych zastosowań.
Na koniec projektu — uwzględniając opinie społeczności zebrane w trakcie pilotażu — jeden z kierowników działów przygotował za pomocą tego narzędzia bardzo szczegółowy raport projektowy dotyczący naszych ustaleń. Imponująca praca.
Ogólnie rzecz biorąc, projekt zakończył się znaczącym sukcesem i będę o nim mówić jeszcze przez wiele lat.
Tworzenie systemu oceniania za pomocą rozwiązania Microsoft Copilot
Wykorzystałem również rozwiązanie Copilot do pomocy w stworzeniu systemu, który wykorzystuje niezależne wartości do przypisywania projektu do jednej z czterech kategorii o rosnącym poziomie złożoności.
Jest to konieczne, ponieważ otrzymujemy wiele wniosków, dlatego ocenianie i ustalanie kolejności mają ogromne znaczenie.
To podejście, połączone z podobnym sposobem ustalania kolejności oraz uwzględnieniem czynnika ludzkiego, pozwoliło nam przynajmniej określić, gdzie kierowane są nasze zasoby.
Jak pisanie lepszych promptów AI odzwierciedla historyjki użytkownika w metodyce Agile
Jedną z najbardziej przydatnych rzeczy, których się nauczyłem, jest wartość dobrze opracowanego promptu.
Możesz na przykład wziąć zidentyfikowane ryzyko, a następnie użyć promptu, aby poprosić o poradę eksperta:
„Zidentyfikowaliśmy zwiększoną podatność na nieautoryzowany dostęp wynikającą z braku uwierzytelniania wieloskładnikowego. Co zasugerowałby Kevin Mitnick (znany haker, który został ekspertem branżowym), abyśmy zrobili w celu ograniczenia tego ryzyka? Proszę podać nie tylko przykłady skutków, lecz także co najmniej trzy strategie ograniczania ryzyka.”
Taka struktura promptu — konkretna, osadzona w kontekście i zorientowana na działanie — bardzo przypomina pisanie dobrej historyjki użytkownika.
Oto przykład promptu, który niedawno napisałem:
„Napisz wiadomość e-mail informującą interesariuszy o [opóźnieniu projektu/zmianie zakresu/zwiększeniu budżetu]. Wiadomość powinna:
→ Szczerze uznawać problem.
→ Zwięźle wyjaśniać jego przyczynę.
→ Proponować rozwiązanie lub plan ograniczenia skutków.
→ Zawierać zmieniony harmonogram, jeśli ma to zastosowanie.
→ Oferować możliwość dalszej rozmowy w razie potrzeby.”
To było pomocne. Jednak wszystko, co wymaga osądu lub nadzoru? To nadal należy do nas.
Łączenie zwinnych i tradycyjnych metod zarządzania projektami
Skoro mowa o historyjkach użytkownika, nie stosujemy w pełni metodyki Agile.
Obecnie dążę do wprowadzenia odrobiny stabilności w świecie moich projektów. Widziałem bardzo dobre projekty wykorzystujące jedną z wielu odmian metodyki Agile, jednak istnieją obawy dotyczące wdrożenia i definiowania tego, co oznacza „ukończone”.
Podoba mi się aspekt wymagań związany z historyjkami użytkownika i staram się je uwzględniać — wraz z szybkim procesem zatwierdzania zmian. Jestem też wielkim zwolennikiem retrospektywy.
Choć nie jest to czysta metodyka Agile, z pewnością można to określić jako podejście „hybrydowe”.
Jak AI zmienia role i zespoły zarządzania projektami
Często słyszę to od młodszych kierowników projektów — „Czy AI zabierze mi pracę?”. Świat może wydawać się przerażający, gdy jeszcze niespełna trzy lata temu była to niszowa technologia dostępna wyłącznie w zaawansowanych laboratoriach. Teraz jest w twoim telefonie.
Moja odpowiedź zawsze brzmi: „Jeśli czegoś nie rozumiesz, prawdopodobnie nie powinieneś się tym zajmować”.
Patrząc w przyszłość, mam kilka przewidywań:
- Rola kierownika projektu zmieni się w kierunku roli bardziej skoncentrowanej na człowieku. Innymi słowy, nie zarządzamy już zadaniami — zarządzamy relacjami w projekcie. Zapewniamy również nadzór nad wynikami generowanymi przez model językowy AI.
- Jako kierownicy projektów będziemy musieli szkolić nasze zespoły nie tylko w zakresie współpracy między sobą, lecz także współpracy z AI.
- Zespoły projektowe będą wyglądać inaczej. Być może zobaczymy „zespoły” skupione wokół określonych specjalizacji, wspierane przez narzędzia AI, które pozwolą nam korzystać z wielu opinii na temat najlepszych praktyk i podejmować bardziej ukierunkowane decyzje.
- Rola historyjki użytkownika w metodyce Agile stanie się bardziej istotna, ponieważ — jeśli rozłożymy ją na części — dobrze skonstruowany prompt dla AI ma praktycznie taką samą formę jak historyjka użytkownika.
Rola kierownika projektu zmieni się w kierunku roli bardziej skoncentrowanej na człowieku. Innymi słowy, nie zarządzamy już zadaniami — zarządzamy relacjami w projekcie. Zapewniamy również nadzór nad wynikami generowanymi przez model językowy AI
Wskazówki dla liderów realizacji wdrażających AI w zarządzaniu projektami
Nie biegnij na oślep. Technologia wciąż jest dopracowywana. Przyjrzyj się problemom swojej organizacji i od nich zacznij.
Stale zadawaj sobie pytania:
- „Czy to wymaga automatyzacji lub AI?”
- „Czy naprawdę powinniśmy to skalować?”
Jeśli przyglądasz się narzędziom, działaniom lub projektom przeznaczonym do jednorazowego użycia, automatyzacja lub AI mogą nie być właściwym rozwiązaniem.
Śledź nasze działania
Możesz śledzić działania Jeffa za pośrednictwem serwisu LinkedIn, gdzie nadal bada i wdraża systemy oparte na AI w administracji hrabstwa Frederick.
Już wkrótce kolejne wywiady z ekspertami w Cyfrowym kierowniku projektu.
