Czym jest zarządzanie programami?
Czy wiesz, że rekord świata w żonglowaniu trzema piłkami wynosi 12 godzin? Cóż, jeśli zarządzasz wieloma projektami, możesz mieć wrażenie, że zasługujesz na rekord świata w żonglowaniu. I szczerze mówiąc, możesz mieć rację. Zarządzanie programem to trudne zadanie, które wymaga śledzenia wszystkich szczegółów, a jednocześnie dbania o to, aby całość przebiegała zgodnie z planem.
Czym więc jest zarządzanie programem i jak zajmować się wieloma pojedynczymi projektami, nie tracąc przy tym zdrowia psychicznego? Zapoznaj się z naszym omówieniem zarządzania programami i projektami, aby dowiedzieć się, jak usprawnić i ustalić priorytety celów biznesowych oraz zagwarantować realizację wszystkich celów projektowych.
Co oznacza zarządzanie programem?
Mówiąc prosto, zarządzanie programem to praktyka zarządzania „programem” lub wieloma powiązanymi projektami, które współpracują ze sobą, aby wywrzeć wpływ na realizację strategicznej inicjatywy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zarządzanie programem a zarządzanie projektem
Zarządzanie programem i zarządzanie projektem są często mylone, ale w rzeczywistości nie oznaczają tego samego. Zarządzanie programem koncentruje się na ogólnym procesie prowadzenia konkretnego projektu do ukończenia i pomaganiu zespołowi w osiąganiu celów biznesowych. Zazwyczaj obejmuje również zarządzanie wieloma projektami, które są powiązane za pośrednictwem różnych inicjatyw strategicznych.
Zarządzanie projektem koncentruje się bardziej na określonym zakresie i zdefiniowanym rezultacie. Możesz prowadzić projekt przez lata, podczas gdy jego główny cel pozostaje taki sam, wspierając rozwój większego programu za pomocą produktów dostarczanych w ramach projektu, strategii i planowania. Kierownicy projektów wykonują wiele zadań, które realizują kierownicy programów, w tym zarządzanie ryzykiem i alokację zasobów, ale na mniejszą skalę.
Przeczytaj tutaj o różnicach między rolą kierownika projektu a rolą kierownika programu.
Inne rodzaje zarządzania
Zarządzanie programami i projektami to nie jedyne elementy zdrowej hierarchii zarządzania strategicznego. Możesz również spotkać się z zarządzaniem portfelem projektów, zarządzaniem produktami i zarządzaniem pracą — wszystkie te obszary muszą bezproblemowo współpracować, aby zagwarantować powodzenie całego programu.
Przegląd zarządzania programem
Opracowanie procesu zarządzania programem może być trudne ze względu na wiele ról i obowiązków, które należy uwzględnić. Jednak w zależności od stylu organizacyjnego i procesu nie musisz włączać każdej z tych ról do swojej strategii biznesowej, aby zapewnić powodzenie programu. Oto kilka ról, które możesz rozważyć.
Kierownik programu
To osoba odpowiedzialna za życie, wszechświat i wszystko, co wiąże się z celami Twojego programu. Powinna regularnie kontaktować się z zespołami projektowymi i potwierdzać, że ich praca nadal jest zgodna z ogólną mapą strategiczną. Dobry kierownik programu powinien:
- Zarządzać oczekiwaniami zarówno osób podległych, jak i przełożonych
- Zapewniać spójność podejmowania decyzji we wszystkich celach programu
- Śledzić wskaźniki w celu ograniczania ryzyka i dostrzegania możliwości rozwoju
- Tworzyć plany zarządzania zasobami dla całego programu
- Mierzyć koszty i zasoby w czasie rzeczywistym
- Dbać o to, aby członkowie zespołu mieli pełną zgodność z kadrą kierowniczą
Jeśli obawiasz się trudności z utworzeniem zespołu wykwalifikowanych pracowników biura zarządzania programem, możesz zapoznać się z informacjami na temat certyfikatów z zakresu zarządzania programem lub certyfikatów z zakresu zarządzania projektami, w tym certyfikatów przyznawanych przez Project Management Institute (PMI).
Sponsor
Jest to rola pełniona przez najwyższego rangą członka organizacji programu. Sponsor musi zatwierdzać i autoryzować kluczowe elementy każdego programu, w tym produkty dostarczane w ramach projektu, finansowanie i inne istotne uzasadnienia biznesowe. Współpracuje również blisko ze Starszym właścicielem odpowiedzialnym.
Starszy właściciel odpowiedzialny (SRO)
SRO odpowiada za podejmowanie niektórych decyzji w imieniu sponsora. Musi również zagwarantować, że program realizuje swoje cele, utrzymując strategiczne dostosowanie między programem a interesariuszami organizacji. Może śledzić postępy i kamienie milowe, raportować realizację celów strategicznych oraz, w razie potrzeby, zajmować się zarządzaniem zmianą na podległych poziomach.
Menedżer ds. zmian biznesowych (BCM)
Kolejną rolą w zarządzaniu programem jest BCM — osoba odpowiedzialna za opracowywanie i realizację planów. Jej celem jest zapewnienie, aby całe planowanie strategiczne dotyczące celów krótko- i długoterminowych przynosiło organizacji mierzalną wartość. Podczas gdy menedżerowie programów i SRO współpracują przy definiowaniu rezultatów programu, BCM musi zadbać o to, aby rezultaty te były wykorzystywane.
Korzyści z zarządzania programem
Dzięki skutecznemu zarządzaniu programem przepływ pracy i metodologia z pewnością się poprawią. Wysokiej jakości zarządzanie programem może pomóc w łączeniu projektów poprzez wykrywanie i ocenę współzależności, aby zapewnić lepsze dopasowanie do celów biznesowych. Będziesz w stanie połączyć równoległe projekty, uzyskując większą spójność i lepszą strategię.
Zarządzanie programem zapewnia również analizę alokacji zasobów z szerszej perspektywy, umożliwiając wykrywanie i eliminowanie zbędnych działań. Wreszcie zarządzanie programem zapewnia narzędzia potrzebne do dopasowania ryzyka i szans w wielu obszarach działalności firmy dzięki bardziej kompleksowemu spojrzeniu na różne projekty.
Usprawnianie zarządzania programem
Jednym z najlepszych sposobów zapewnienia możliwie najbardziej efektywnego zarządzania programem jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania programami. Możesz korzystać zarówno z narzędzi zwiększających produktywność osobistą, jak i z oprogramowania do współpracy, które pomaga w planowaniu i harmonogramowaniu projektów, budżetowaniu, zarządzaniu projektami i portfelami, dokumentowaniu oraz prognozowaniu trendów.
Dzięki współdzielonym panelom, analizom, a nawet szablonom oprogramowanie i aplikacje do zarządzania programami pomogą Ci zachować porządek i umożliwią zespołowi szybszą pracę. Dostępne są również różne konfiguracje cenowe i opcje skalowania, aby sprostać Twoim potrzebom.
Rodzaje oprogramowania do zarządzania programami i projektami
Istnieje wiele rodzajów oprogramowania do zarządzania programami, które mogą pomóc usprawnić Twoje działania, w tym narzędzia do wewnętrznego komunikatora, przechowywania bazy wiedzy, spotkań wideo i udostępniania plików. Niektóre programy do zarządzania programami łączą nawet wszystkie te narzędzia w jednym rozwiązaniu, aby zapewnić bardziej kompleksowe usługi, jak ClickUp, Microsoft SharePoint, Basecamp i Wrike.
Dzięki jednemu z bardziej rozbudowanych programów do zarządzania możesz utworzyć panel pokazujący wszystkie projekty na ich aktualnym etapie, co ułatwia dostęp do wszystkich szczegółów. Dzięki podsumowaniom projektów, harmonogramom i komentarzom dostępnym na każdym etapie będziesz w stanie skuteczniej wszystkim zarządzać.
Czy zarządzanie programem jest dla Ciebie?
W zależności od celów biznesowych, wielkości firmy i budżetu możesz uznać, że zarządzanie programem jest niezbędne do nadania priorytetu myśleniu strategicznemu zamiast reagowania na bieżące problemy. Dzięki długoterminowemu spojrzeniu na kierunek rozwoju i cele firmy można kierować mniejszymi projektami tak, aby były realizowane krótkoterminowo, a jednocześnie nadal wspierały większe cele biznesowe.
Chcesz zgłębić temat? Zacznij od tej listy książek o zarządzaniu programami.
