Czym jest projekt? Charakterystyka, rodzaje i przykłady

Zespoły projektowe stosują określone ramy lub metodyki, takie jak Zbiór wiedzy z zakresu zarządzania projektami (PMBOK) opracowane przez Instytut Zarządzania Projektami (PMI), aby realizować zadania, kamienie milowe i cele projektu.

Projekty najlepiej zarządzać za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. 

Czym projekt nie jest?

Projekty nie są ciągłymi ani powtarzalnymi zadaniami bez określonych ram czasowych. Ich cele nie zmieniają się nieustannie. Codzienne operacje i ciągłe procesy, takie jak poniższe, nie są uznawane za projekty:

• Zarządzanie procesami produkcyjnymi
• Funkcje administracyjne
• Kierowanie zespołami operacyjnymi
• Powtarzalne działania marketingowe i sprzedażowe

Cechy projektu

Projekty mają pewne wspólne elementy lub cechy, za które kierownicy projektów odpowiadają przez cały cykl życia projektu.

Kierownik projektu powinien identyfikować, analizować, dokumentować i komunikować te cechy interesariuszom, w tym zespołom projektowym. Dzięki temu wszyscy będą mieć wspólne zrozumienie sytuacji, a zespoły projektowe będą lepiej przygotowane do realizacji prac w ramach zakresu projektu. 

Ograniczenia

Ograniczenia projektu nie zawężają możliwości zespołu. Motywują go do większej kreatywności i rozwijania swoich zdolności w dążeniu do osiągania lepszych rezultatów. 

(Tak właśnie postrzegam ograniczenia).

Kluczowe jest zaakceptowanie faktu, że ograniczenia projektu mogą się pojawić niezależnie od tego, czy są związane z zasobami, interesariuszami, budżetem, celami, zadaniami czy harmonogramem. Potencjalne ograniczenia wymagają natychmiastowej uwagi, ponieważ jedna cecha nieuchronnie wpłynie na pozostałe. 

Konieczne są również strategie zarządzania ryzykiem, takie jak tworzenie planów awaryjnych na wypadek niedoborów zasobów lub przygotowywanie alternatywnych rozwiązań, gdy ograniczenia mogą zagrozić dowolnej cesze lub aspektowi projektu. 

Właśnie tutaj Twoja wiedza specjalistyczna i szkolenie jako kierownika projektu mogą wyróżnić Cię jako skutecznego lidera. Zidentyfikowanie ograniczeń na początku projektu oraz opracowanie kreatywnych strategii ograniczających potencjalne problemy może skierować Ciebie i Twój zespół na drogę do pomyślnej realizacji projektu oraz zapewnienia klientom solidnego zwrotu z inwestycji (ROI).

Zasoby

Zasoby projektu (zasoby ludzkie) mogą należeć do najtrudniejszych w zarządzaniu ze względu na ich wpływ na wszystkie aspekty efektywnego zarządzania projektami. Wpływają na wszystko — od współpracy i komunikacji po harmonogram i jakość projektów. Posiadanie odpowiednich zasobów wtedy, gdy są potrzebne, ma kluczowe znaczenie dla pomyślnej realizacji zależności. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Przykład:

Na przykład, jeśli w dziale marketingu produktu firmy występuje duża rotacja pracowników i trudności z zatrudnianiem nowych członków zespołu, poważnie utrudnia to plany wprowadzenia i promowania nowego produktu, nawet jeśli inne działy mają wystarczającą liczbę pracowników, odpowiednie kompetencje i są gotowe do działania.  

Jako kierownik projektu będziesz potrzebować odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami do planowania, przydzielania i monitorowania zasobów, aby szybko identyfikować potencjalne braki zasobów i wprowadzać korekty, zanim staną się problemem. 

Interesariusze

Interesariuszem projektu może być każda osoba, na którą projekt wpływa lub która wpływa na cele projektu albo pożądany rezultat. 

Oto zaledwie kilka przykładów:

• Klienci
• Sponsorzy projektu
• Członkowie zespołu projektowego
• Wewnętrzne działy funkcjonalne
• Grupy lub osoby zewnętrzne (organy rządowe, prawne lub ustawodawcze)

Niezależnie od tego, czy są wewnętrzni, czy zewnętrzni, interesariusze muszą być zgodni i na bieżąco informowani o postępach. Kierownik projektu odpowiada za terminową, jasną i dokładną komunikację ze wszystkimi interesariuszami. 

Budżet

Uzyskanie akceptacji budżetu projektu jest momentem decydującym o jego rozpoczęciu lub zaniechaniu. Wstępna akceptacja to dopiero początek. Wiele projektów z zatwierdzonymi i wystarczającymi budżetami było zagrożonych, gdy zmieniły się warunki gospodarcze lub inne okoliczności. 

Przykład: 

Załóżmy, że otwierasz restaurację. Wszystko jest gotowe do otwarcia lokalu — a przynajmniej tak ci się wydawało. Twój szef kuchni nagle się wycofał z powodu zmieniających się czynników gospodarczych, które doprowadziły do obniżenia wynagrodzeń. Nie masz możliwości pozyskania dodatkowych środków. Brak rezerwy awaryjnej opóźni otwarcie restauracji.

Jako kierownik projektu musisz monitorować i kontrolować wydatki projektowe w odniesieniu do budżetów, obliczać potencjalne ryzyko i opracowywać strategie zarządzania ryzykiem. Warto pozostawać w bliskim kontakcie ze sponsorami projektu w sprawie możliwości zmian budżetu. Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów kapitałowych, w których kluczowym czynnikiem jest wysoki koszt projektu.

Cele i założenia

Cele i założenia projektu powinny pozostać jego drogowskazem. Co jednak dzieje się, gdy ten drogowskaz się zmienia? Czynniki wewnętrzne i zewnętrzne stwarzają wyzwania i ryzyko wpływające na cele projektu, a klienci mogą również żądać zmian w celach. 

Śledzenie wielu zmiennych i elementów projektu może być złożone, a nawet przytłaczające. Zarządzanie nimi i potencjalnym ryzykiem wymaga kompleksowego oprogramowania oraz narzędzi do zarządzania projektami, które umożliwiają gromadzenie wszystkiego w jednym miejscu. 

Gdy cele lub założenia ulegają zmianie, projekt należy ponownie ocenić, a zakres projektu musi zostać zmieniony, aby zapewnić zespołowi powodzenie. 

Harmonogram

Aby można go było uznać za projekt w pełnym tego słowa znaczeniu, powinien mieć jasno określone ramy czasowe. Powinien obejmować wszystkie wymagane zadania oraz harmonogram projektu określający poziom bazowy, czas trwania każdego zadania, kamień milowy i przypisany do niego zasób. Kierownicy projektów zazwyczaj korzystają z narzędzi takich jak wykresy Gantta, aby śledzić harmonogramy projektów. 

Przypomina to korzystanie z globalnego systemu pozycjonowania (GPS) podczas jazdy do wybranego miejsca docelowego. GPS powinien informować, ile czasu zajmie dotarcie do celu, oraz pokazywać wszystkie przystanki (zadania), które trzeba odwiedzić, a także dostępne po drodze miasta, stacje benzynowe i restauracje (zasoby), które pomogą dotrzeć tam bezpiecznie i na czas. 

Przykład: 

Budowniczy domów obiecał kilku klientom, że ich domy będą gotowe w ciągu dziesięciu miesięcy. W miarę upływu czasu opóźnienia prac dekarskich wydłużyły harmonogram, uniemożliwiając przekazanie klientom gotowych domów na czas. 

Co można było zrobić, aby temu zapobiec? W ramach strategii zarządzania ryzykiem kierownik projektu mógł uwzględnić w pierwotnym harmonogramie rezerwę czasową, aby zapewnić, że do tego nie dojdzie. Ponieważ tego nie zrobiono, najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie innego dekarza, aby utrzymać realizację projektu zgodnie z planem, szczera rozmowa z klientem i omówienie dostępnych opcji. 

Wszystkie cechy projektu odgrywają istotną rolę w jego ostatecznym wyniku. Żadna z nich nie jest ważniejsza od pozostałych, ponieważ każda może doprowadzić do niepowodzenia projektu, jeśli jej zabraknie lub nie poświęci się jej wystarczającej uwagi.

Rodzaje projektów i przykłady projektów

Wielu kierowników projektów prowadziło różnego rodzaju projekty. Poniżej przedstawiono częstsze przykłady projektów, o których być może słyszałeś lub przy których pracowałeś.

Typowe przykłady projektów obejmują:

• Projekty produkcyjne: Produkcja specjalistycznego urządzenia
• Projekty informatyczne lub związane z tworzeniem oprogramowania: Konfiguracja infrastruktury informatycznej lub projektowanie aplikacji 
• Projekty biznesowe: Fuzja lub przejęcie
• Projekty budowlane: Projektowanie i budowa budynku lub domu
• Projekty związane z wydarzeniami: Planowanie i przeprowadzenie konferencji, premiery produktu, a nawet wydarzenia osobistego, takiego jak ślub

Istnieją także inne rodzaje projektów — kluczem jest to, aby spełniały formalną definicję projektu.

Przejdźmy teraz do faz projektu, które zapewniają sprawny przebieg procesów zarządzania projektem.

Fazy projektu

Niezależnie od rodzaju projektu przewodnik PMBOK opracowany przez PMI definiuje pięć odrębnych etapów zarządzania projektem, które wyznaczają kierunek pracy zespołów projektowych. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

Faza 1: Inicjowanie

Zanim będzie można zaplanować projekt, organizacja opracowuje uzasadnienie biznesowe wyjaśniające, dlaczego projekt jest potrzebny, oraz określa jego cele. Jest to faza inicjowania projektu, w której projekt musi zostać zatwierdzony, uwzględniony w budżecie i zdefiniowany na poziomie organizacji.

Faza 2: Planowanie

W tej fazie kierownik projektu opracowuje plan zarządzania projektem, określający jego charakterystykę oraz prace, które należy wykonać. Sponsor projektu musi zatwierdzić plan projektu, zanim będzie można przystąpić do jego realizacji.

Faza 3: Realizacja

Faza realizacji projektu to etap, na którym zespoły projektowe wykonują prace niezbędne do osiągnięcia celów i założeń projektu określonych w planie projektu. Zespoły projektowe zazwyczaj korzystają z metodyki zarządzania projektem, takiej jak zwinne zarządzanie projektami. Inne popularne metodyki to model kaskadowy, Scrum i Six Sigma. 

Wykorzystują również możliwości oprogramowania do zarządzania projektami, aby zapewnić zespołom i interesariuszom wspólne rozumienie sytuacji, monitorować postępy projektu i realizować projekty zgodnie z ich zakresem.

Faza 4: Monitorowanie i kontrolowanie

Przez cały cykl życia projektu kierownik projektu dba o to, aby wykonane działania projektowe były zgodne z planem. Analizuje również i identyfikuje odchylenia, wdraża mechanizmy kontroli projektu w celu utrzymania zakresu, harmonogramu i budżetu, komunikuje się z interesariuszami oraz w razie potrzeby wprowadza korekty.

Faza 5: Zamykanie

Na tym ostatnim etapie projekt zostaje oficjalnie zamknięty. Zespoły projektowe przeprowadzają podsumowanie, podczas którego analizują i omawiają przebieg projektu, a także dokumentują jego wyniki i wyciągnięte wnioski, aby usprawniać realizację przyszłych projektów.

Wartość zarządzania projektami

Ben Aston, założyciel The Digital Project Manager, mówi: „Zarządzanie projektami jednoczy klientów i zespoły, tworzy plan realizacji na czas i w ramach budżetu oraz zapewnia wspólne rozumienie sytuacji przez interesariuszy”. Nie mógłbym się z tym bardziej zgodzić.

Ale to nie wszystko. Wskazuje on co najmniej tuzin innych korzyści związanych z zwrotem z inwestycji w zarządzanie projektami dla firm każdej wielkości i ze wszystkich branż. 

Oto tylko kilka z nich:

• Większa wartość rezultatów projektów
• Realizacja na czas i w ramach budżetu
• Efektywne zarządzanie zasobami
• Ciągłe uczenie się i doskonalenie
• Lepsze zgranie zespołu i kontrola
• Spójne rezultaty o wysokiej jakości

Moim zdaniem celem projektu jest osiągnięcie wartościowego celu lub założenia. Potrzeba realizacji projektu zależy od jego wykonalności, co oznacza, że aby przynosił rzeczywiste korzyści, musi mieć strategiczny charakter przez cały cykl życia.

Nie chodzi o mechaniczne przechodzenie przez kolejne etapy, aby ukończyć projekt na czas i w ramach budżetu. Zarządzanie projektami i kierownicy projektów muszą działać strategicznie, aby osiągnąć jak największy wpływ — to sposób myślenia. 

Różnica między samym zarządzaniem projektami a strategicznym zarządzaniem projektami polega na ustanowieniu wyraźnych powiązań między projektami a celami strategicznymi firmy.

Niezależnie od tego, czy pracujesz nad jednym projektem, czy kilkoma projektami, nie powinny one funkcjonować w izolacji. Chodzi o powiązanie wszystkich celów i założeń projektów z celami i założeniami całej firmy. Mając to na uwadze, każdy projekt może przynieść większy zwrot z inwestycji.

Co dalej?

Jeśli interesuje Cię kariera kierownika projektu, sprawdź nasz kurs szkoleniowy dla cyfrowych kierowników projektów — Mistrzowskie zarządzanie projektami cyfrowymi. Obejmuje on cały cykl życia projektu, od początku do końca, a także popularne metodyki zarządzania projektami i zapewnia dostęp do różnorodnych szablonów ważnej dokumentacji projektowej.