7 codziennych zadań kierownika projektu: czym zajmują się kierownicy projektów każdego dnia
Bycie kierownikiem projektu może czasami przytłaczać, ale w tym praktycznym artykule przeprowadzimy Cię przez codzienną rutynę kierownika projektu — dowiesz się, o czym warto myśleć i co robić każdego dnia, aby być świetnym kierownikiem projektu i jak najlepiej wykorzystać swój dzień.
Chciałbym rozpocząć ten artykuł od stwierdzenia, jak wspaniale jest mieć codzienną rutynę, która przygotowuje Cię na sukces. Mam na myśli taki rodzaj rutyny, w ramach której budzisz się wcześnie (co najmniej dwie godziny przed wyjściem z domu) i masz wszystko pod kontrolą. Naprawdę wszystko — pijesz zieloną herbatę, robisz jogę, może wybierasz się na krótką przebieżkę — właśnie tego typu rutyna.
Ale tak naprawdę nie znam jej na tyle dobrze, żeby się nią przechwalać.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zamiast tego opowiem o skutecznej codziennej rutynie, która zaczyna się po godzinie 9:00.
7 elementów codziennej rutyny zarządzania projektami
Oto wgląd w to, czym będziesz zajmować się przez cały dzień jako kierownik projektu. Dowiedz się więcej o tym, jak zostać kierownikiem projektu, zwłaszcza jeśli nie masz wcześniejszego doświadczenia.
1. Sprawdź status projektu: aby zoptymalizować ścieżki krytyczne projektu
Jak powiedziałaby Beyoncé, ważne jest, aby to sprawdzić, zanim zaczniesz nad tym pracować.
Choć mało prawdopodobne jest, że masz zespół złożony z bohaterów codziennie rejestrujących czas pracy, dobrym pomysłem jest codzienne monitorowanie projektów i sprawdzanie ich kondycji. Szczególnie jeśli zespół aktywnie pracuje nad kilkoma rezultatami.
Sprawy mają tendencję do nawarstwiania się i pojawiania znienacka w ciągu nocy, dlatego aby uniknąć niespodzianek, dobrze jest rozpocząć dzień od śledzenia postępów. Pomoże Ci to również odpowiadać na nieuniknione pytania, które pojawiają się w ciągu dnia.
2. Przejrzyj skrzynkę odbiorczą Slacka / narzędzia: aby znać potrzeby zespołu i nie stać się blokadą
Założę się, że myślałeś, że powiem: teraz sprawdź pocztę. Nic z tego! Jesteś tam dla swojego zespołu, a jego potrzeby będą miały natychmiastowy wpływ na Twój dzień. Niezależnie od tego, jakiego narzędzia używasz do ułatwiania komunikacji wewnętrznej, rano powinno ono mieć priorytet. Jeśli nie wiesz, gdzie zespół potrzebuje Twojej pomocy, istnieje większe prawdopodobieństwo, że staniesz się blokadą dla projektu.
W zależności od układu biura sprawdzanie narzędzia komunikacyjnego często zastępuje ktoś, kto po prostu podchodzi do Twojego biurka i mówi, co leży mu na sercu.
3. Przygotuj się do spotkań: aby mieć informacje z wyprzedzeniem, a czas pozostał produktywny i zgodny z harmonogramem
Choć manifest kierownika projektu brzmi „Każdy dzień jest inny” — czasami wcale nie różni się on aż tak bardzo. W naszych kalendarzach są pewne stałe elementy, a należą do nich spotkania zespołu i rozmowy kontrolne z klientami. Do każdego z tych spotkań Ty, jako kierownik projektu, powinieneś przygotować się z wyprzedzeniem.
Twoim obowiązkiem jest być strażnikiem wiedzy i wiedzieć wszystko. Warto poświęcić czas rano na przygotowanie i udostępnienie agend tych spotkań klientom oraz wewnętrznemu zespołowi.
4. Sprawdź pocztę: aby zobaczyć, jakie pytania i prośby od klientów czekają na odpowiedź
Wbrew powszechnemu przekonaniu sprawdzanie poczty nie powinno być pierwszą rzeczą, którą robisz w ciągu dnia. Podstawy zarządzania projektami. *Istnieje tendencja do tego, że pełne pośpiechu wiadomości całkowicie przejmują Twoje zadania na dany dzień i zmieniają Twoje priorytety. *Możesz też sprawdzić pocztę z samego rana, ale nie pozwól, aby była jedynym wyznacznikiem Twoich priorytetów.
5. Weź udział w spotkaniach: aby sfinalizować plany działania i dopiąć decyzje dotyczące projektów
Nie da się tego uniknąć — jesteś łącznikiem między zespołem klienta a zespołem swojej agencji. Rutynowe spotkania mają zazwyczaj na celu wyłącznie przekazywanie aktualizacji i zapewnienie wglądu w trwające projekty. Ich ukrytym celem jest również budowanie relacji — zaufanie i komunikacja są nieodłącznymi elementami wszystkich kontaktów z klientami.
Jeśli możesz decydować o terminach spotkań z klientami, większość kierowników projektów zaleca organizowanie ich rano. Jest ku temu kilka powodów, między innymi:
- Strefy czasowe:
- Na zachodnim wybrzeżu (PST) czasami możesz pracować z klientem po drugiej stronie kraju, na wschodzie, 3 godziny do przodu (EST). Nasze poranki to popołudnia klienta ze wschodniego wybrzeża. W związku z tym spotkanie z klientem ze wschodu zazwyczaj musi zakończyć się najpóźniej o 13:30 (PST).
- Przed spotkaniem w ciągu dnia klienta pojawiło się mniej problemów — co oznacza mniej kwestii, na które musisz reagować! (Możemy tylko określoną liczbę razy powiedzieć „To prośba o zmianę”, zanim straci to swój urok).
- Po południu będziesz mieć więcej czasu, aby rzeczywiście zająć się tym, co omówiłeś z klientem, zanim ten zada nieuniknione, pilne pytania: „Dlaczego to jeszcze nie zostało zrobione? Omawialiśmy to wczoraj..”
6. Działaj: zdobądź rzeczy, których potrzebujesz, aby utrzymać tempo swoich projektów
Poranki są zazwyczaj bardziej zaplanowane i zwykle wyznaczają Twoje działania oraz kolejne kroki aż do końca dnia pracy. Popołudnia są natomiast bardziej poświęcone upewnieniu się, że dobrze orientujesz się w tym, co wydarzyło się tego dnia.
To pora dnia, którą masz zarezerwowaną dla siebie , co oznacza, że zasadniczo zajmiesz się:
- Przygotowaniem na jutro / resztę tygodnia
- Przeglądem nadchodzących prac i zadań
- Odpowiadaniem na wiadomości e-mail od klientów
- Komunikowaniem się z zespołem wewnętrznym, aby doprowadzać sprawy do końca!
7. Czytaj: bądź najmądrzejszą osobą w pokoju
Prawdopodobnie jedną z najtrudniejszych, ale jednocześnie najbardziej skutecznych rzeczy, które można robić po południu lub w dowolnym momencie dnia, jest poświęcenie dziesięciu minut na poznawanie świata i branży wokół siebie.
Jako osoby wyznaczające trendy i aktywnie działające w sferze cyfrowej, powinniście być na bieżąco z żargonem używanym w Waszej branży oraz terminologią zarządzania projektami. Może to pomóc Wam wnosić pomysły do zespołu i przedstawiać je klientom. Poniżej znajdziecie kilka materiałów, z którymi warto się zapoznać:
- First Round Review: informacje na temat produktów, ludzi i kultury oraz wskazówki dotyczące zarządzania
- Uxdesign.cc: informacje o doświadczeniach użytkowników, użyteczności i projektowaniu produktów.
- Google Design: zobacz, kto wyznacza kierunki w obszarze projektowania obserwowanym przez Google
- Vancouver Tech Journal: wiadomość e-mail wysyłana w każdą niedzielę (możesz wykorzystać popołudnia w pracy na jej przeczytanie), dzięki której dowiesz się, co dzieje się w rejonie Vancouver w Kolumbii Brytyjskiej – konkretnie w branży technologicznej.
- Fastcodesign.com: zawsze klasyka.
- NO I OCZYWIŚCIE DIGITAL PROJECT MANAGER !
A kiedy już zajmiesz się wszystkim powyżej, nagle jest po 17:00 i, och, znowu jesteś ostatnią osobą w biurze, prawda?
Cóż, przynajmniej oznacza to, że jest mniejsze prawdopodobieństwo, że zabierzesz pracę do domu!
….Prawda?
Jeszcze jedna uwaga – ta rutyna może wyglądać zupełnie inaczej, jeśli dopiero zaczynasz pracę w organizacji, więc nie panikuj, jeśli nie zacząłeś jeszcze realizować niektórych z tych punktów. Jeśli to dotyczy Ciebie, zalecamy współpracę z przełożonym nad stworzeniem planu na 30, 60 i 90 dni, który lepiej odzwierciedla Twoje obowiązki.
Co dalej?
Szukasz osób z branży, z którymi możesz nawiązać kontakty i relacje? Dołącz do członkostwa DPM i uzyskaj dostęp do naszej społeczności na Slacku, a następnie włącz się do dyskusji z setkami innych cyfrowych kierowników projektów.
