4 najlepsze wskazówki dotyczące produktywności, których nauczyliśmy się od czołowych liderów
W Hive mamy serię zatytułowaną „7 godzin z”, w ramach której rozmawiamy z liderami w swoich dziedzinach o ich rolach, stylu pracy oraz najlepszych wskazówkach dotyczących zarządzania projektami i produktywności. Ponieważ Hive koncentruje się na produktywności i zarządzaniu projektami, te spostrzeżenia są niezwykle cenne — pomagają nam ulepszać nasz produkt i poszerzać jego zasięg.
Podsumowując nasze pierwsze dziewięć wywiadów, zebraliśmy mnóstwo wskazówek od osób pracujących w takich miejscach jak LinkedIn, Fabletics i Harry’s — oto zestawienie czterech najważniejszych sposobów na zwiększenie produktywności i usprawnienie zarządzania projektami, których nauczyliśmy się podczas tych rozmów.
1. Rób przerwy, kiedy ich potrzebujesz
Juliana Jaoudi, starsza dyrektorka ds. rozwiązań marketingowych w LinkedIn, miała świetne spojrzenie na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Jeden z naszych ulubionych cytatów dotyczących zarządzania projektami jej autorstwa brzmi: „Tak naprawdę nie chodzi o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, tylko po prostu o pracę i życie”. Może się to wydawać oczywiste, ale wiele osób funkcjonuje w ramach sztywnego harmonogramu pracy od 9:00 do 17:00, bez wyjątków.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
„Lubię pozostawiać swój umysł otwarty na świetne pomysły poza godzinami pracy. Jeśli kochasz to, co robisz, możesz żyć w tej płynnej przestrzeni, w której nic złego się nie dzieje, jeśli coś pojawi się w weekend albo wieczorem. Działa to również w drugą stronę — być może w środowe popołudnie po prostu musisz wyłączyć się od pracy, ponieważ potrzebujesz zadbać o siebie. To też jest w porządku”.
Taki harmonogram i elastyczne środowisko pracy pozwalają naprawdę zagłębić się w obowiązki i utrzymywać wysoki poziom produktywności, gdy jest to potrzebne, a także pamiętać, że wyłączenie laptopa jest całkowicie w porządku.
2. Blokuj czas
Rachel Bowie z PureWow jest wielką zwolenniczką blokowania czasu ( techniki zarządzania czasem znanej również jako planowanie czasu w blokach) na prywatne i zawodowe zadania. Zauważyła, że podzielenie kalendarza na małe odcinki naprawdę pomaga jej wywiązywać się z obowiązków i zachować produktywność przez cały dzień — zwłaszcza że w domu czeka na nią urocze dwuletnie dziecko!
„Jestem wielką zwolenniczką blokowania czasu, jeśli chodzi o zadania z mojej listy rzeczy do zrobienia. Prowadzę na bieżąco dokument Google ze wszystkim, co chcę zrobić danego dnia, i aktualizuję go każdego wieczoru przed snem. Dzielę każdy dzień na części: „przed pracą”, „praca” i „po pracy”, a następnie kategoryzuję zadania w tych obszarach, rozdzielając te, które zajmują dużo czasu, od tych, które mogę wykonać szybko. Od czasu do czasu prowadzę też papierowe listy — zapisuję zadania w różnych notesach i na karteczkach samoprzylepnych w ciągu dnia — ale dokument Google jest miejscem, do którego trafia wszystko, ponieważ tak łatwo aktualizować go w czasie rzeczywistym (mój dzień bardzo często się zmienia)”.
Rozmawialiśmy również z Robertem Rossem, dyrektorem generalnym i założycielem FireHydrant, który stosuje technikę Pomodoro do śledzenia czasu poświęcanego bardziej technicznym zadaniom:
„Ta technika polega zasadniczo na pracy w 25-minutowych odcinkach, po których następują 5-minutowe przerwy. Po 4 interwałach robię 15-minutową przerwę, a w każdej godzinie pracuję przez dwa 25-minutowe odcinki z 10-minutową przerwą. Pisanie kodu jest bardzo wymagające pod względem umysłowym, więc trzeba dać mózgowi chwilę wytchnienia, aby mógł dalej sprawnie działać. Nie można prowadzić samochodu z pełną prędkością przez godzinę — trzeba zrobić przerwę, bo inaczej przepali się bezpiecznik”.
3. Organizuj comiesięczne spotkania poza biurem
Sebastian Hayto z Harry’s podzielił się z nami kilkoma świetnymi wskazówkami dotyczącymi produktywności, między innymi oznaczaniem wszystkich wiadomości e-mail, gdy trafiają do jego skrzynki odbiorczej. Jednak najbardziej spodobało nam się jego podejście do comiesięcznych spotkań poza biurem dla zespołu.
„Co najmniej raz w miesiącu organizuję pół- lub całodniowe spotkanie poza biurem, aby przeprowadzać burzę mózgów na temat nowych możliwości biznesowych i po prostu dobrze się bawić. Uważam, że naprawdę zwiększa to produktywność. Taka częstotliwość może wydawać się przesadna, ale odkryłem, że spotkania te nie tylko prowadzą do powstania jednych z najlepszych pomysłów, lecz także świetnie integrują zespół — naprawdę robią różnicę”.
Statystyki potwierdzają, że zintegrowany zespół ma lepsze umiejętności zarządzania projektami i wyższą ogólną produktywność, dlatego uznaliśmy ten pomysł za genialny. Dlaczego nie wpisać czasu na integrację do miesięcznego harmonogramu pracowników?
4. Wyłącz powiadomienia
W świecie nieustannych wiadomości, e-maili i innych uciążliwych przerw powiadomienia mogą stać się ogromnym zabójcą produktywności. Dotyczy to wszystkiego — od mediów społecznościowych, na których przeciętna osoba spędza 3,2 godziny dziennie, po przypadkowe powiadomienia ze Slacka od biurowej drużyny fantasy football.
Kiedy rozmawialiśmy z Katy Donahue, dyrektorką ds. operacyjnych i strategii w Fabletics, wyjaśniła, jak pomocne okazało się dla niej wyłączenie powiadomień:
„Wyłączyłam wszystkie powiadomienia o wiadomościach e-mail na komputerze i telefonie — zaczęło się od eksperymentu, ale pozostałam przy tym rozwiązaniu, gdy poważnie zwiększyło moją produktywność”.
To samo zdanie podzielał Robert Ross z FireHydrant, który również wspomniał, jak ważne było dla niego wyłączenie powiadomień:
„Na komputerze Mac można bardzo szczegółowo zmienić ustawienia powiadomień. W świecie Slacka każda wiadomość rozprasza i może wybić z rytmu pracy. Podczas przełączania okien widzisz liczbę wiadomości na Slacku i przyciągają cię nieprzeczytane powiadomienia. Niemal pojawia się FOMO związane ze Slackiem. Można jednak wyłączyć tę ikonę powiadomień, dzięki czemu nie będziesz mieć świadomości, że na Slacku czekają wiadomości, których jeszcze nie widziałeś. Aby je zobaczyć, musisz celowo otworzyć Slacka. To samo zrobiłem z pocztą e-mail. Rzeczywistość jest taka, że ludzie nie potrzebują odpowiedzi od ciebie w ciągu 5 minut”.
Ponadto statystyki zarządzania projektami potwierdzają zasadność wyeliminowania tych powiadomień — okazuje się, że te rozpraszacze mogą w rzeczywistości obniżyć produktywność o 40%. Kto by tego chciał?
Co dalej?
Aby poznać więcej wskazówek, sprawdź nasze najlepsze triki zwiększające produktywność w zarządzaniu projektami lub wypróbuj narzędzia zwiększające produktywność w dążeniu do realizacji większej liczby zadań — mogą pomóc w organizowaniu, ustalaniu priorytetów i delegowaniu zadań.
Serwis The Digital Project Manager jest wspierany przez czytelników. Gdy klikniesz linki w naszej witrynie, możemy otrzymać prowizję. Dowiedz się więcej.
