3 role współpracy zapewniające skuteczne spotkania w 2026 roku
Kiedy Harvard Business Review przeprowadził ankietę wśród 182 menedżerów wyższego szczebla, 71% z nich stwierdziło, że spotkania są nieproduktywne. Kiedy Miro przeprowadziło ankietę wśród 2000 pracowników wiedzy, stwierdzili oni, że ścisła współpraca ze współpracownikami i menedżerami przy projekcie jest najważniejszym sposobem budowania relacji w miejscu pracy — co znacznie zwiększa prawdopodobieństwo pozostania na obecnym stanowisku.
Te dwie kwestie razem pokazują nam, że musimy poprawić jakość naszych spotkań. Jeśli przekształcimy je w warsztaty, możemy sprawić, że będą bardziej skuteczne, angażujące i pozwolą nam w pełni wykorzystać siłę współpracy w naszych projektach.
Nazywam się Annie MacLeod. Jestem pełną pasji i doświadczoną kierowniczką projektów oraz trenerką, która rozwija się dzięki budowaniu doświadczeń związanych ze współpracą dla zdalnych zespołów i ich projektów. Doświadczenia te obejmują cały cykl życia projektów — od zbierania opinii klientów projektu, przez tworzenie wspólnych warsztatów służących rozwiązywaniu problemów i podejmowanie ostatecznych decyzji, aż po doskonalenie kultury zespołu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Duża część pracy nad zwiększeniem skuteczności spotkań i warsztatów, szczególnie w rozproszonym świecie, polega na zrozumieniu nowych ról moderatora, uczestnika i projektanta. Kiedy organizujesz spotkania, prowadzisz warsztaty i budujesz doświadczenia związane ze współpracą w rozproszonym świecie, potrzeba pewnego planowania, aby mieć pewność, że te sesje będą tak skuteczne, jak to tylko możliwe.
Kluczowe cele, dzięki którym spotkania i warsztaty będą skuteczne, to:
- Szanuj czas innych osób: spotkania muszą rozpoczynać się i kończyć punktualnie oraz być tak zorganizowane, aby były jak najbardziej efektywne
- Zbieraj opinie: spotkania nie powinny służyć wyłącznie przekazywaniu informacji — musimy angażować uczestników, aby czuli się doceniani i zaangażowani
- Wykorzystuj wiedzę zespołu współpracującego: spotkania są kosztowne — każdy uczestnik powinien wnosić wartość, a aby ją uzyskać, musimy organizować warsztaty prowadzące do konkretnych działań
Skupienie się na tych celach, skuteczne wykorzystanie moderatorów i projektantów oraz zrozumienie, jak najlepiej angażować uczestników, wyniesie spotkania projektowe na zupełnie nowy poziom!
Jakie są kluczowe role we współpracy?
Odkryłam, że szczególnie we współpracy cyfrowej istnieją trzy nowe role zespołowe, które przyczyniają się do tego, aby spotkania były tak skuteczne, efektywne i angażujące, jak to tylko możliwe. Role związane ze współpracą istnieją od pewnego czasu, ale te, które opisuję, pojawiły się w związku z ogromnym przejściem na pracę w rozproszonych zespołach i potrzebą skutecznej współpracy.
Te role to:
- Projektant: osoba tworząca przestrzeń spotkania lub doświadczenia warsztatowe
- Moderator: osoba prowadząca właściwe spotkanie lub warsztat
- Uczestnik: osoby wewnątrz organizacji i spoza niej, które wnoszą do spotkania swoją wiedzę specjalistyczną i doświadczenie
Posłużmy się typowym spotkaniem dotyczącym zarządzania projektem cyfrowym, aby zilustrować różne role. Twoja agencja może organizować spotkanie projektowe z klientem w celu ustalenia kluczowych elementów projektu, ich wyglądu i charakteru, wymaganych treści, osób posiadających te treści oraz innych szczegółów.
Takie spotkania często stanowią standardową praktykę w agencji, dlatego warto organizować je w ustandaryzowanym formacie i uwzględniać w nich elementy związane z marką. Następnie można je przekształcić w szablony, aby wiele osób mogło korzystać z tych zasobów podczas spotkań z klientami.
W tym przypadku projektant tworzyłby przestrzeń tablicy lub inne narzędzie do współpracy zespołowej (takie jak PM Gameboard!), aby zapewnić zgodność ze standardami marki oraz spójny wygląd i charakter odpowiadające głosowi marki agencji, jej czcionkom i innym elementom projektu. Projektant może również pomóc upewnić się, że kluczowe działania związane ze współpracą podczas spotkania są atrakcyjne wizualnie i łatwe do śledzenia.
Moderator współpracowałby z projektantem nad przebiegiem spotkania, a następnie je prowadził. Wszystko to odbywałoby się z myślą o uczestnikach — w tym przypadku o osobach z Twojej organizacji oraz zewnętrznych przedstawicielach klienta, którzy wezmą udział w spotkaniu. Ważne będzie zadbanie o to, aby tablica spotkania zawierała odpowiednie działania dostosowane do odbiorców będących uczestnikami.
Uważam, że gdy masz do czynienia z osobami z najwyższego kierownictwa, warto szybko przejść do konkretów, rzadko korzystać z przełamywania lodów i trzymać się faktów. Jeśli pracujesz z osobami na równorzędnych stanowiskach i współpracownikami, ważne jest dodanie takich aktywności jak przełamywanie lodów oraz zadbanie o ciekawy i angażujący wygląd, aby budować te relacje!
Więcej najlepszych praktyk współpracy znajdziesz tutaj.
Dlaczego te role są ważne?
W naszych projektach cyfrowych odbywa się wiele różnego rodzaju spotkań! Na każdym etapie lub kamieniu milowym projektu organizujemy spotkania i szczególnie ważne jest, aby były one możliwie najbardziej efektywne, dzięki czemu ludzie mogą wrócić do dostarczania wartości w projekcie.
Teraz, gdy w przypadku zespołów zdalnych lub hybrydowych prowadzimy tak wiele spotkań cyfrowo, zapewnienie ich skuteczności wymaga dużego namysłu.
Na szczęście pojawia się coraz więcej rozwiązań, które sprawiają, że spotkania stają się bardziej interaktywne pod względem technicznym. Zoom dodał tablicę, firma Apple zapowiedziała nową aplikację, ClickUp zintegrował funkcje tablicy, tablice Miro można dodawać do przestrzeni MS Teams, a wszyscy zaczynają rozumieć, że spotkania powinny być miejscem interakcji, a nie tylko przestrzenią cyfrową z unoszącymi się głowami osób mówiących.
Musimy przekształcić nasze spotkania w warsztaty. Uwielbiam ten cytat, który dobrze to opisuje:
Mówiąc najprościej, spotkania to miejsce, w którym omawia się różne kwestie.
Warsztaty to miejsce, w którym wykonuje się pracę.
| Spotkania | Warsztaty |
|---|---|
| Cel bywa niejasny | Ukierunkowane na działanie |
| Najwięcej uwagi poświęca się osobie o najwyższym stanowisku | Celowe |
| Najwięcej czasu na wypowiedź otrzymuje osoba mówiąca najgłośniej | Wszyscy uczestniczą |
| Zwykle przekazują informacje — interakcja jest ograniczona | Angażujące i oparte na współpracy |
| Czas trwania może stanowić problem, spotkania nie zaczynają się ani nie kończą punktualnie | Zaplanowany czas trwania i przebieg |
W naszych projektach cyfrowych mamy wiele spotkań, które można przekształcić w warsztaty — niezależnie od tego, czy jest to spotkanie dotyczące planowania, burza mózgów mająca rozwiązać problem lub zaprojektować rozwiązanie, czy też retrospektywa służąca refleksji nad naszą pracą.
Lubię mówić moim klientom, że tak naprawdę istnieją tylko cztery powody organizowania spotkania:
- Rozwiązanie problemu
- Podjęcie decyzji
- Wspólne tworzenie
- Budowanie relacji
Każdy z tych typów spotkań można przekształcić w warsztaty, zamiast organizować spotkanie służące wyłącznie dyskusji. Gdy przekształcamy spotkania w warsztaty, kluczowe techniki i określone role pozwalają nam doprowadzić sprawy do końca:
| Cel | Technika | Rola projektanta | Rola moderatora |
|---|---|---|---|
| Szanuj czas innych osób | Agenda | Tworzenie skutecznych czasowo i inkluzywnych aktywności, które prowadzą do osiągnięcia rezultatu | Techniki pozwalające utrzymać skupienie grupy, uzyskać jasność i osiągnąć rezultaty |
| Zbieranie opinii | Aktywności służące zebraniu informacji, wiedzy i opinii. Na przykład burza mózgów, pisemna burza mózgów lub wspólne podejmowanie decyzji | Tworzenie aktywności, które skutecznie angażują uczestników spotkania | Znajomość technik zapewniających aktywne zaangażowanie wszystkich uczestników warsztatów i dających im możliwość przedstawienia opinii |
| Wykorzystanie wiedzy zespołu | Podgrupy, w których małe zespoły rozwiązują problemy, formułują rekomendacje, opracowują rozwiązania i prezentują je większej grupie | Tworzenie aktywności wykorzystujących kreatywność uczestników, umożliwiających podział grupy na mniejsze zespoły i powrót w celu zaprezentowania ich pracy | Skuteczne nadzorowanie poszczególnych osób i grup, aby upewnić się, że wszyscy posuwają się naprzód i są w stanie wykonać powierzone zadanie w wyznaczonym czasie |
5 technik przekształcania spotkań w warsztaty
Przyjrzyjmy się teraz bliżej kilku technikom oraz rolom projektanta i moderatora, aby zrozumieć, w jaki sposób pomogą one nam zapewnić, że nasze spotkania i warsztaty osiągną następujące cele:
- Szanowanie czasu innych
- Zasięganie opinii zespołu
- Wykorzystywanie wiedzy zespołu
1. Agenda
Spotkania bez agendy nie szanują czasu uczestników ani nie uwzględniają ich opinii. Absolutnym minimum jest określenie zamierzonego rezultatu spotkania i przesłanie go wraz z zaproszeniem na spotkanie — w przeciwnym razie uczestnicy nie wiedzą, dlaczego biorą w nim udział ani czego się od nich oczekuje.
W agendzie należy również określić działania, które zostaną wykonane, aby osiągnąć zamierzony rezultat — przechodząc przez ten proces podczas tworzenia agendy, uwzględniasz czas uczestników i jasno pokazujesz, w jaki sposób zespół przyczyni się do osiągnięcia rezultatu.
2. Działania
Są one niezbędne, aby przejść od spotkania do warsztatu — innymi słowy, od dyskusji do faktycznego wykonywania zadań. Działania te opierają się na rodzaju rezultatu, który chcesz osiągnąć, lub są odpowiednio do niego dostosowane.
Oto kilka kluczowych przykładów:
- Burza mózgów: rozwiązywanie problemów, określanie zakresu, opracowywanie alternatyw i retrospektywy
- Ćwiczenia przełamujące lody: budowanie relacji i odświeżenie energii grupy przed zajęciem się treścią spotkania
- Przekazywanie opinii lub informacji zwrotnych: planowanie, szacowanie, opracowywanie alternatyw, ustalanie priorytetów, mapowanie procesów przepływu pracy, opracowywanie historyjek użytkownika
- Synteza informacji: przegląd danych badawczych, analiza przyczyn źródłowych
Wszystkie te elementy można przekształcić w działania, w ramach których grupa będzie współpracować nad ich realizacją, co przyniesie korzyści związane ze współpracą zespołową — umożliwi poznanie różnych opinii i obszarów specjalizacji.
3. Projektant
Za każdym razem, gdy przekształcamy nasze spotkania w warsztaty lub korzystamy z nowego zestawu narzędzi do współpracy projektowej, ktoś musi odpowiadać za przygotowanie cyfrowej przestrzeni na potrzeby warsztatu i działań (wybrany przez Ciebie plan cenowy oprogramowania do współpracy może w takich przypadkach ograniczać dostępne opcje).
Może to być nasz kierownik projektu, zadanie to może zostać wykonane z wykorzystaniem szablonów działań dostępnych w internecie lub w MiroVerse, a jeśli warsztat ma odpowiednią wielkość, złożoność i rangę, może nawet uzasadniać zaangażowanie profesjonalnego projektanta, który stworzy przestrzeń warsztatową.
Projektanci wnoszą konkretne umiejętności i metodyki, dzięki którym warsztat jest atrakcyjny wizualnie, łatwy do śledzenia, logiczny i skuteczny. Współpracując z osobą prowadzącą, mogą wzbogacić działania związane ze współpracą, sprawiając, że będą one przyjemne i angażujące.
Przy podejmowaniu decyzji o skorzystaniu z usług profesjonalnego projektanta można uwzględnić następujące czynniki:
| Element | Kwestia do rozważenia |
|---|---|
| Wielkość warsztatu | Jeśli w warsztacie będzie uczestniczyć więcej niż 10–12 osób, wielkość ma znaczenie. Przestrzeń musi umożliwiać sprawne dotarcie uczestników do ich obszarów roboczych oraz efektywne i szybkie przekazywanie opinii przy minimalnych problemach technicznych. |
| Złożoność | Jeśli podczas warsztatu będzie realizowanych wiele działań, będą działać różne grupy w pokojach roboczych lub jeśli uczestnicy warsztatu będą mieli dostęp do wielu kategorii badań bądź innych materiałów i danych, projektant może je uporządkować tak, aby wszystkie materiały były łatwo dostępne. |
| Ranga | Jeśli w warsztacie będą uczestniczyć klienci, eksperci zewnętrzni lub doradcy, całość powinna mieć profesjonalny wygląd i charakter. |
4. Osoba prowadząca
Podobnie jak w przypadku roli projektanta, należy ustalić, kto będzie prowadzić warsztat. Jest to osoba, która pokieruje warsztatem. Przypomina ona dyrygenta orkiestry symfonicznej — wydobywa z całego doświadczenia i wszystkich uczestników to, co najlepsze!
Dobrzy facylitatorzy świetnie radzą sobie z aktywnym słuchaniem, pilnowaniem czasu i zadawaniem pytań wyjaśniających, są obiektywni i prezentują neutralną perspektywę, a także potrafią zachęcać do tworzenia bezpiecznego psychologicznie środowiska dla uczestników warsztatów. Wiele narzędzi AI do współpracy oferuje funkcje, które mogą przejąć część manualnych aspektów facylitacji.
Facylitatorzy mają również techniki przeprowadzania interwencji. Na przykład mogą przerywać nieodpowiednie rozmowy i egzekwować zasady spotkania lub dbać o to, aby w danym momencie odbywała się tylko jedna rozmowa.
Podobnie jak w przypadku roli projektanta w naszym projekcie, facylitatorem może być w rzeczywistości kierownik projektu lub lider zespołu, ale istnieje wiele sytuacji projektowych, w których najbardziej odpowiednie może być skorzystanie z usług zewnętrznego facylitatora.
Pomyśl o takich sytuacjach:
- Pojawia się problem projektowy, w przypadku którego kierownik projektu ma wyjątkowy lub istotny punkt widzenia dotyczący jego rozwiązania, ale nadal chce mieć pewność, że reszta zespołu zostanie wysłuchana. Facylitator może zadbać o to, aby każdy głos został usłyszany.
- Przeprowadzana jest retrospektywa, podczas której kierownik projektu pozostawał w konflikcie z zespołem. W takim przypadku prowadzenie retrospektywy przez kierownika projektu byłoby prawdopodobnie niewłaściwe, ponieważ mógł on przyczynić się do powstania tego konfliktu.
- Kierownik projektu może nie mieć umiejętności ani doświadczenia w prowadzeniu konkretnego działania lub pracy z większą grupą. Profesjonalny facylitator może nie tylko przeprowadzić warsztat, ale także pomóc kierownikowi projektu w prowadzeniu tego działania w przyszłości lub w pracy z większymi grupami.
5. Współtwórca
Oto kilka kwestii, które warto uwzględnić, aby jak najlepiej wykorzystać udział współtwórców warsztatu. Mogą to być: eksperci merytoryczni, członkowie zespołu projektowego, sponsorzy i interesariusze.
Zauważyłem, że w rozproszonym i zdalnym środowisku pracy istnieją pewne wyjątkowe kwestie, które należy uwzględnić, aby zminimalizować tarcia powodowane przez technologię podczas warsztatów.
Oto kilka przykładów:
- Umiejętności współtwórców mają kluczowe znaczenie dla powodzenia warsztatu. Często ich umiejętności technologiczne będą odwrotnie proporcjonalne do poziomu wykształcenia. Osoby z doktoratami i prawnicy — przedstawiciele zawodów zależnych od swobodnego wypowiadania się — mogą mieć trudności z obsługą klawiatury. W takiej sytuacji warto zapewnić im wiele sposobów przekazywania informacji, na przykład wyznaczyć osobę, która będzie przepisywać notatki z czatu na tablice, albo kogoś, kto będzie z nimi pracować nad zapisywaniem ich uwag.
- Warto udostępnić materiały przed warsztatem, aby współtwórcy mogli przećwiczyć kluczowe umiejętności wykorzystywane podczas warsztatu. Inną techniką może być uwzględnienie wymaganych umiejętności w ćwiczeniu integracyjnym na początku sesji, aby mogli przećwiczyć je w „bezpiecznej” przestrzeni przed przejściem do bardziej złożonych działań.
- Warto ustalić zasady współpracy lub normy zespołowe obowiązujące podczas warsztatu. Na początek możesz skorzystać z tych świetnych materiałów od Indeed.
- Pamiętaj, że niektórzy uczestnicy mogą nie znać pewnych technik lub działań, które zaprojektowałeś. Takim osobom należy wyjaśnić te działania i być może pomóc im w ich przeprowadzeniu — uwzględnij to w swoim projekcie i poinformuj facylitatora o takich sytuacjach.
Uwolnij się od szaleństwa spotkań!
Przekształcaj w warsztaty jak najwięcej spotkań! Podczas tej zmiany szukaj okazji do pełnienia poszczególnych ról projektanta i facylitatora, ale pamiętaj również o dokładnym poznaniu odbiorców.
Możesz wykorzystać tę okazję, aby zapoznać współtwórców z nowymi technikami lub skorzystać z ich wiedzy i doświadczenia podczas kreatywnych działań związanych z burzą mózgów, takich jak cicha burza mózgów.
Nie zapomnij również sprawdzić materiałów dostępnych w internecie i szablonów MiroVerse, które pomogą Ci zacząć. Mogą być jednocześnie źródłem inspiracji i projektantem.
Napisałem również o pięciu eksperckich technikach burzy mózgów, z którymi warto się zapoznać. Skomentuj poniżej — chętnie dowiem się, czego próbowałeś, jakie odniosłeś sukcesy i o czym chciałbyś usłyszeć więcej w kontekście współpracy!
Nie zapomnij zasubskrybować newslettera The Digital Project Manager, aby dowiedzieć się więcej o współpracy przy projektach.
