3-etapowy proces zarządzania zmianą dla kierowników projektów

Czym jest zarządzanie zmianą?

Zacznijmy od samego początku i upewnijmy się, że wszyscy tak samo rozumiemy, czym właściwie jest zarządzanie zmianą. W świecie zarządzania projektami i zarządzania zmianą funkcjonuje więcej niż jedna definicja — a z każdej z nich możemy zaczerpnąć wiele wartościowych informacji, aby stworzyć skuteczne zarządzanie zmianą. 

Instytut Zarządzania Projektami stwierdza: „Zarządzanie zmianą to zorganizowane, systematyczne zastosowanie wiedzy, narzędzi i zasobów związanych ze zmianą, które zapewnia organizacjom kluczowy proces umożliwiający realizację ich strategii biznesowej”. 

Instytut wyjaśnia również, że zarządzanie zmianą to systematyczne podejście do radzenia sobie ze zmianą, zarówno z perspektywy organizacji, jak i na poziomie indywidualnym. Dalej wyjaśnia, że zarządzanie zmianą jest terminem dość niejednoznacznym. 

Obejmuje ono co najmniej trzy różne aspekty: dostosowywanie się do zmian, kontrolowanie zmian oraz wywoływanie zmian. Ważne jest zrozumienie, że proaktywne podejście do radzenia sobie ze zmianą stanowi podstawę wszystkich tych trzech aspektów. W kilku kolejnych sekcjach przyjrzymy się sposobom proaktywnego podejścia do zmian. 

Przyjrzymy się również definicji organizacji PROSCI, odpowiedzialnej za certyfikowanie specjalistów ds. zarządzania zmianą. Definiuje ona zarządzanie zmianą w następujący sposób:  Zarządzanie zmianą to struktura wspierająca zarządzanie ludzkim aspektem zmiany. 

Zauważysz, że nacisk położono tu na ludzki aspekt — co stanowi interesujący kontrast w stosunku do definicji PMI. Definicja PMI skupia się bardziej na organizacji i procesie.

Choć są to ogólne definicje zarządzania zmianą, warto pamiętać, że struktury zarządzania zmianą można stosować w przypadku zmian krótkoterminowych, długoterminowych, a nawet transformacyjnych. W zależności od charakteru zmiany oraz od tego, czy jest ona duża, czy mała, konieczne może być dodanie pewnych kroków lub uproszczenie procesu. 

Czym jest proces zarządzania zmianą?

Podobnie jak w przypadku definicji zarządzania zmianą, sposób, w jaki organizacje definiują swój proces zarządzania zmianą, może się różnić. Na nasze potrzeby przyjmijmy, że proces zarządzania zmianą to po prostu struktura określająca, w jaki sposób organizacja lub zespół zarządza zmianą. Proces i przepływy pracy mogą się różnić w zależności od rodzaju zmiany organizacyjnej.

Na przykład inicjatywa zmian, którą może podjąć czteroosobowy zespół pracujący nad stroną internetową klienta, aby uwzględnić jego prośbę o zmianę jednej strony witryny, może być znacznie mniej złożona niż sytuacja, w której firma z listy Fortune 500 chce zmienić cały swój system CRM i przeszkolić wszystkich 1200 przedstawicieli handlowych oraz liderów z obsługi nowej technologii.

Dowiedz się więcej o znaczeniu zarządzania zmianą tutaj.

Dlaczego kierownicy projektów potrzebują procesu zarządzania zmianą?

Podobnie jak w przypadku większości działań wykonywanych przez kierowników projektów, posiadanie udokumentowanego procesu jest ważne. Jednak dla kierownika projektu posiadanie procesu zarządzania zmianą może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia złożonego projektu. 

Według PROSCI posiadanie takiego procesu oznacza, że:

• Pracownicy są 6 razy bardziej skłonni do osiągnięcia celów projektu
• Pięć razy bardziej prawdopodobne jest, że dotrzymają harmonogramu 
• Dwa razy bardziej prawdopodobne jest, że zmieszczą się w budżecie

Ponieważ harmonogram, zakres i budżet to trzy najważniejsze elementy, na których skupia się dobry kierownik projektu podczas realizacji projektu lub inicjatywy, dane te powinny pomóc Ci zrozumieć, dlaczego tak ważne jest poparcie dla formalnego procesu.

Kolejnym ważnym powodem, dla którego kierownicy projektów potrzebują procesu zarządzania zmianą, jest morale zespołu. 

Pomyśl o tym — podczas pracy nad długim i złożonym projektem, w którym zachodzi wiele zmian, możesz dostać (metaforycznego) zawrotu głowy, jeśli zmiana nie zostanie wdrożona, a następnie zarządzana w metodyczny sposób. 

Czasami trzeba nieco zwolnić i naprawdę przeanalizować zmianę, aby projekt sprawnie posuwał się naprzód oraz aby uniknąć marnowania godzin pracy lub przeciążenia zespołu. 

Jako kierownik projektu odpowiadasz za przeprowadzenie zespołu przez zmianę. Oznacza to stworzenie strategii zarządzania zmianą, która składa się z trzech części.

1. Wyjaśnienie zmiany
2. Ułatwienie opracowania planu zarządzania zmianą
3. Odpowiadanie na pytania i przekazywanie informacji zwrotnych

Spójne ramy do realizacji tego procesu pomogą Ci odnieść większy sukces.  Możesz nawet znaleźć (lub stworzyć) własny szablon tego procesu, aby uczynić go bardziej powtarzalnym. A gdy nabierzesz większej wprawy, możesz nawet chcieć go zautomatyzować.

W przypadku długiego projektu łatwo może dojść do zmian w zakresie, budżecie, harmonogramie, a nawet w składzie zespołu projektowego. Wielka rezygnacja z 2021 roku uświadomiła wielu kierownikom projektów znaczenie tego ostatniego punktu. 

W swojej pracy zetknąłem się z tym, gdy projekt, do którego zarządzania zostałem zaangażowany, rozpoczął się z podstawowym zespołem składającym się z czterech osób. Ponieważ harmonogram uległ zmianie, dwóch pierwotnych członków zespołu przydzielono do innych projektów, a jedna osoba opuściła firmę, by skorzystać z innej możliwości. 

Doprowadziło to do opóźnień w uruchomieniu projektu, ponieważ musiałem wdrożyć nowych członków zespołu i pomóc określić oczekiwania dotyczące ról i obowiązków.

Gdy rozpoczęliśmy realizację projektu, kolejnych dwóch członków zespołu projektowego zostało oddelegowanych do innych zadań. Spowodowało to dalsze opóźnienia, ponieważ musiałem zorganizować pracę, wdrożyć nowych członków zespołu i zarządzać oczekiwaniami klienta.

Jak możesz sobie wyobrazić, zwiększyło to liczbę godzin pracy i złożoność projektu. Posiadanie procesu komunikowania zmian wewnątrz firmy i na zewnątrz oraz zarządzania całym procesem wdrażania i wyłączania pracowników było ogromną pomocą w zapewnieniu wszystkim bieżących informacji i utrzymaniu projektu na właściwym torze. 

Choć nie dało się całkowicie uniknąć dostosowania harmonogramu, projekt nadal posuwał się naprzód tak sprawnie, jak było to możliwe. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Przykład procesu zarządzania zmianą

Podczas tworzenia planu zarządzania zmianą można wykorzystać kilka metodyk. Na potrzeby tego wpisu przyjrzymy się metodyce PROSCI. Wykorzystuje ona dwa modele do tworzenia procesu zarządzania zmianą, który umożliwia skuteczne zarządzanie zmianą w organizacji lub zespole projektowym. Pierwszym z nich jest trójkąt zmiany Prosci (PCT), a drugim model ADKAR. 

Trójkąt zmiany Prosci (PCT) obejmuje trzy kluczowe role tworzące zespół zarządzania zmianą. Są to przywództwo/sponsorowanie, zarządzanie projektem i zarządzanie zmianą. Środek trójkąta stanowi wspólna definicja sukcesu. Model ten pokazuje, że potrzebujemy tych trzech ról, aby wspierać zmianę, a także wspólnej definicji tego, jak określamy udaną zmianę. 

ADKAR to akronim oznaczający:

• A: świadomość potrzeby zmiany 
• D: chęć uczestniczenia w zmianie i wspierania jej
• K: wiedza o tym, jak wprowadzić potrzebną zmianę 
• A: zdolność do wdrożenia pożądanych umiejętności i zachowań
• R: wzmacnianie zmiany w celu jej utrzymania po wprowadzeniu 

Niezależnie od tego, czy wykorzystasz te ramy PROSCI do stworzenia modelu zarządzania zmianą, czy użyjesz własnych ram, ważne jest, aby zintegrować tę pracę z procesami biznesowymi. Przy tworzeniu ram i przygotowywaniu się do ich wdrożenia należy uwzględnić rodzaj zmiany oraz wskaźniki sukcesu.

3-etapowy proces zarządzania zmianą

Podczas gdy ramy mówią nam, kto i czego będzie potrzebować do wdrożenia zmiany, proces pokaże nam, jak to zrobić. Te trzy kroki pozwolą Ci znacznie przybliżyć się do pomyślnego wdrożenia zmiany w organizacji. 

1. Zdefiniuj swoją zmianę i przygotuj się do niej 

Na tym etapie będziesz chciał określić, na czym polega sukces. 

• Jak wygląda Twój projekt, jeśli zmiana zostanie pomyślnie wdrożona?
• Jakich wskaźników KPI użyjesz, aby stwierdzić, że odniosłeś sukces? 
• Jak bardzo Twój stan idealny różni się od stanu obecnego? 

Będziesz również musiał określić wpływ swojej zmiany. 

• Kto lub co odczuje wpływ zmiany i w jaki sposób? 
• Czy wprowadzenie tej zmiany może mieć jakieś niezamierzone konsekwencje? 
• Jak możesz ograniczyć jej skutki? 
• Czy istnieją jakieś przeszkody, które Ty lub Twój zespół będziecie musieli pokonać? 

Na koniec warto określić swoje podejście do zmiany. Jak ją wprowadzisz i kto powinien być zaangażowany? Podobnie jak w przypadku zarządzania harmonogramem projektu, możesz również utworzyć harmonogram zmiany z określonymi kamieniami milowymi.

Na tym etapie musisz upewnić się, że wszyscy interesariusze popierają zmianę. Chociaż większość tego artykułu koncentruje się na agencjach, jeśli pracujesz wewnętrznie, będą to zarówno członkowie zespołu projektowego, jak i sponsorzy lub inni liderzy zainteresowani powodzeniem Twojego projektu.

2. Wprowadź zmianę i zarządzaj nią

Gdy określisz zmianę i przygotujesz plan, nadchodzi czas działania! Na tym etapie wdrożysz plan. Monitoruj postępy, aby w miarę pojawiania się pytań lub problemów móc je rozwiązać, zanim staną się zbyt poważne lub utrudnią pomyślne przeprowadzenie zmiany. 

Potraktuj siebie jak trenera — masz podręcznik z założeniami (swoje plany), ale chcesz dostosowywać się do sytuacji w miarę rozwoju wydarzeń. Pamiętaj, że ważne jest, aby nie świętować zwycięstwa zbyt wcześnie! W miarę rozwoju sytuacji może być konieczne zaplanowanie kilku nowych „zagrań”.  

Pamiętasz wskaźniki KPI (kluczowe wskaźniki efektywności), które ustaliłeś w kroku 1? Śledzenie postępów względem nich na tym etapie jest naprawdę ważne. Dostarczy Ci danych potrzebnych do oceny, jak przebiega wdrażanie zmiany.

3. Utrzymaj zmianę (jej przyjęcie)

Gdy zmiana zostanie pomyślnie wdrożona, warto upewnić się, że się utrzyma.  Pamiętaj, że wypracowanie rutyny zajmuje trochę czasu. Spodziewaj się więc, że stare sposoby i nawyki będą od czasu do czasu powracać, i przygotuj proces, który pozwoli delikatnie je wskazywać oraz kierować członków zespołu z powrotem ku nowemu sposobowi działania. 

Bardzo pomocne może być również docenianie osób, które naprawdę angażują się w przyjęcie wprowadzonej przez Ciebie zmiany. Niezależnie od tego, czy zrobisz to nieformalnie podczas krótkiego spotkania lub zebrania zespołu, czy formalnie — przyznając nagrodę, premię, a nawet awans — nagradzanie członków zespołu za przyjmowanie zmian to dobry sposób na ich utrwalenie. 

Jeśli zmiana potrzebuje czasu, aby się utrwalić, zachowaj cierpliwość. Pamiętaj, aby po drodze świętować swoje sukcesy. Może to pomóc zespołowi nadal rozwijać osiągnięte już postępy. 

Dwa przykłady procesów zmian w działaniu 

Jako kierownik projektu wiedza o tym, jak i kiedy stosować proces zmiany, jest częścią tej roli. Przyjrzymy się tutaj dwóm przykładom kierowników projektów wykorzystujących procesy zmian (lub potrzebujących lepszych procesów zmian, zależnie od sytuacji) w prawdziwym życiu. Więcej przykładów zarządzania zmianą znajdziesz tutaj.

Przykład 1

Josephine, kierowniczka projektów cyfrowych w agencji internetowej, stanęła przed wyzwaniem. Jej wspaniała klientka udała się na urlop macierzyński, a kiedy wróciła, komunikacja wyglądała nieco inaczej. 

Nie dotrzymywano terminów, a informacje zwrotne nie były już tak wyczerpujące ani użyteczne jak przed urlopem klientki. Było jasne, że proces kreatywnego przepływu pracy się załamał. I choć mogła skrytykować klientkę oraz zorganizować spotkanie, aby omówić, jak trudna jest współpraca z nią, zrobiła coś przeciwnego. 

Poprosiła klientkę, aby z jej perspektywy wyjaśniła trudności związane z cyklami przeglądów i przekazywaniem informacji zwrotnych. Klientka przyznała, że opiekując się noworodkiem, miała trudności z dotrzymywaniem terminów i przekazywaniem wyczerpujących informacji zwrotnych. Dzięki temu Josephine lepiej zrozumiała kontekst oraz główną przyczynę problemów klientki z przekazywaniem opinii na temat projektów. 

Josephine i jej zespół postanowili więc sami wprowadzić zmianę. Opracowali nowy system, aby usprawnić proces i ułatwić wszystkim pracę. Zamiast organizować duże spotkanie w celu omówienia projektów i prosić klientkę oraz jej zespół o przekazywanie komentarzy w Figmie (co jest typowym procesem w agencji), zespół spróbował czegoś innego. 

Przesłali nagranie wideo z omówieniem projektu, które klientka mogła obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie. Mogła zatrzymywać nagranie i powtarzać fragmenty omówienia w razie potrzeby (nie musiała robić notatek ani zapamiętywać logiki stojącej za daną decyzją projektową), a także przekazać zespołowi swoje uwagi w formie wiadomości głosowej. To doskonały przykład zarządzania zmianą i wspierania cenionej członkini zespołu projektowego! 

More Articles

• 8 najlepszych programów szkoleniowych z zakresu cyfrowego zarządzania projektami 2026
• 24 książki o zarządzaniu projektami, które musisz przeczytać w 2026 roku
• Metodyka zwinna a kaskadowa w zarządzaniu projektami
• Menedżer projektów i edukator wspomagany przez AI przedstawia prosty przepływ pracy AI, który zasadniczo zmienia sposób realizacji projektów

Przykład 2

Około rok temu zostałam zatrudniona do zarządzania projektem uruchomienia strony internetowej dla agencji. Podczas spotkania z menedżerem zasobów agencji opisano potrzebę jako zarządzanie zespołem projektowym podczas doprowadzania niemal ukończonego projektu do końca. 

Jednak tak się nie stało. W wyniku zmian personalnych okazało się, że klient nigdy nie zatwierdził projektów. W związku z tym prace deweloperskie nie mogły być kontynuowane zgodnie z harmonogramem. Nastąpiła znacząca zmiana harmonogramu i zakresu projektu, którym musiałam teraz zarządzać.

Zespół projektowy potrzebował kilku iteracji, a treści i makiety wymagały dostosowania. Co gorsza, elementy projektu miały zostać wykorzystane w odświeżeniu sklepu internetowego klienta. 

W rezultacie harmonogram, który początkowo miał wynosić około 12–14 tygodni, wydłużył się do około 7 miesięcy, aby można było zrealizować wszystkie prace. Dlaczego tak się stało? Ponieważ nie wdrożono właściwego procesu zarządzania zmianą. Dodatkowe projekty nie zostały tak naprawdę uznane za zmianę, ponieważ pierwotni menedżerowie kont nie uzyskali formalnej akceptacji. 

Jakie wnioski mój klient wyciągnął z tego wyzwania? 

1. Upewnij się, że uzyskasz pisemną akceptację klienta 
2. Rozważ ograniczenie liczby rund projektowania i przekazywania uwag w opisie zakresu prac (SOW)
3. Stwórz formalny proces realizacji zleceń zmian, który jasno określa zwiększony koszt wynikający ze zwiększonego nakładu pracy

Choć wszystkie te wnioski są ważne, skupmy się na trzecim. Formalny proces inicjowania zmiany pozwoliłby zespołowi obciążyć klienta kosztami dodatkowych prac potrzebnych do dostosowania projektów do jego oczekiwań oraz wprowadzenia zmian w treściach i makietach.

Oprogramowanie pomagające kierownikom projektów zarządzać zmianą

Tak jak korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz również wdrożyć oprogramowanie do zarządzania zmianą. Dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania zmianą, w zależności od potrzeb i struktury organizacyjnej. 

Jeśli szukasz rozwiązania do współpracy, Wrike jest dobrą opcją (sprawdza się również w zarządzaniu projektami i być może jest to narzędzie, które już znasz). Jeśli chcesz wdrożyć nowe oprogramowanie, możesz wypróbować Whatfix. Jeśli zarządzasz zmianą zarówno wśród pracowników wewnętrznych, jak i klientów zewnętrznych, rozważ WalkMe. 

Zostań ekspertem w dziedzinie zarządzania zmianą 

Jeśli fascynuje Cię ludzki aspekt zmian, możesz zgłębić ten temat. Rozważ przeczytanie jednej z książek Johna Kottera, na przykład Przewodzenie zmianom, udział w webinarium na żywo lub na żądanie albo uzyskanie certyfikatu praktyka zarządzania zmianą za pośrednictwem Kotter Training lub PROSCI. 

Jeśli posiadasz certyfikat z zakresu zarządzania projektami, taki jak PMP, te aktywności (w tym przeczytanie tego wpisu na blogu) mogą zostać zaliczone do godzin doskonalenia zawodowego. 

Podoba Ci się to, co tutaj widzisz? Ucz się dalej, zapisując się do newslettera The Digital Project Manager!