Wyrównywanie zasobów w Monday — Fred Baker — TYLKO DLA CZŁONKÓW

[00:00:00] Mhm.

Galen: Cześć wszystkim, witajcie na naszej praktycznej sesji poświęconej używaniu Monday do planowania, wyrównywania i zarządzania zasobami zespołów projektowych. Jeśli jeszcze nas nie znacie, jestem Galen, a to jest Fred Baker, certyfikowany konsultant Monday.

Fred, dziękuję, że jesteś dziś ze mną.

Fred: Dzięki, Galen.

Galen: Dobrze. Zanurzmy się w temat zasobów. Mam tutaj mały scenariusz. Wiem, że przygotowałeś swoje środowisko testowe, więc pozwól, że nakreślę sytuację. Wyobraźmy sobie, że kieruję zespołem kierowników projektów w małej agencji cyfrowej.

Mamy kilku kierowników projektów prowadzących równolegle różne projekty, które różnią się wielkością, terminami i poziomem złożoności. Co najważniejsze, wszystkie te projekty korzystają z tych samych członków zespołów z działów deweloperskiego i kreatywnego. Chcę wiedzieć, jaki jest najlepszy sposób, aby moi kierownicy projektów mogli prognozować zasoby zespołu w ramach swoich projektów za pomocą Monday. W szczególności zastanawiam się, skąd będę wiedzieć, czy nie przydzieliliśmy komuś zbyt wielu zadań. A jeśli przydział jest zbyt duży, jak mogę użyć Monday do wyrównania obciążenia tego zasobu, aby nie przekraczał swojej przepustowości?

Pomyślałem, że moglibyśmy zacząć od podstaw: pokażesz mi szybko, jak przydzielić zasoby do kilku projektów, a potem przejdziemy do problematycznej sytuacji, w której okazuje się, że ktoś pracuje po 12 albo 16 godzin dziennie.

Fred: Tak, to bardzo dobry scenariusz. Najpierw powiem, że pokażę jeden z siedmiu tysięcy sposobów, na jakie można to zrobić. Zaletą Monday jest to, że działa jak pudełko klocków Lego. Możesz zbudować z niego praktycznie wszystko.

Istnieje wiele sposobów wykonania tej samej rzeczy. Problemy zwykle pojawiają się, gdy ludzie próbują dopasować Monday do swojego procesu albo swój proces do Monday. Jednym z ciekawych narzędzi jest widżet Obciążenie, który mam tutaj otwarty. To jedna z nowszych funkcji udostępnionych w ciągu ostatniego roku i prawdopodobnie najlepszy sposób na zorientowanie się w przepustowości zespołu.

Na tym przykładzie widać, że w 25. tygodniu mam około 61% obciążenia. Możesz nakładać na siebie kolejne projekty i zobaczyć, że Fred pracuje nad wieloma rzeczami w tym samym czasie. Po dodaniu kolejnych zadań obciążenie może wzrosnąć do 93%, a następnie wejść w czerwony zakres. Dzięki temu wizualnie widzisz, kiedy ludzie są przeciążeni, a kiedy ich obciążenie jest niższe.

Widżet jest połączony z tablicą projektową. Możesz mieć tablicę wysokiego poziomu, która pokazuje portfolio wszystkich projektów, oraz tablice niskiego poziomu zawierające szczegóły poszczególnych projektów. Na tablicy wysokiego poziomu widzisz na przykład, że budujemy nową stronę internetową dla DPM, kto jest właścicielem projektu, kto jest jego liderem i komu został on przydzielony.

Na szczegółowej tablicy możesz natomiast rozpisać rozpoczęcie projektu, gromadzenie zasobów, przygotowanie makiety, przegląd i pozostałe etapy. Do projektu można dodać datę rozpoczęcia albo oś czasu, łączną liczbę godzin projektu, typ usługi, śledzenie czasu oraz tygodniowe zużycie godzin.

Jeśli projekt obejmuje 100 godzin i trwa 6 tygodni, Monday może wyliczyć średnią liczbę godzin przypadających na tydzień. Możesz także określić planowane zużycie godzin dla poszczególnych tygodni. Przykładowo w pierwszych trzech tygodniach projekt może wymagać 10 godzin tygodniowo, a w kolejnych trzech — 5 godzin.

Dzięki temu możesz porównać planowane i rzeczywiste zużycie godzin oraz zobaczyć, ile pracy pozostało do wykonania, aby zakończyć projekt zgodnie z harmonogramem. Wszystkie te wartości mogą być obliczane za pomocą kolumn z formułami.

Jeśli widzisz, że jesteś przeciążony w określonych tygodniach, możesz przesunąć projekt na późniejszy termin, przydzielić do niego inną osobę albo dodać kolejnego członka zespołu. Możesz także zmniejszyć zakres godzin lub skrócić projekt. Widok Obciążenie pozwala szybko sprawdzić, jak te zmiany wpływają na dostępność zespołu.

Galen: Jeśli dobrze to rozumiem, utworzyłeś kilka własnych pól dotyczących godzin i sposobu przydzielania zasobów do projektu. Używasz formuł do analizowania zużycia oraz przydziału zasobów, a Monday nakłada na to widok Obciążenie, dzięki któremu możesz wizualnie symulować różne sposoby wyrównywania zasobów.

Możesz wejść bezpośrednio w ten widok i zmienić wartości, gdy projekt posuwa się szybciej, trwa dłużej albo wymaga większego nakładu pracy. To prowadzi do konkretnej rozmowy z klientem lub sponsorem: możemy dodać George’a, ale nie będzie dostępny do połowy lipca; możemy też przesunąć projekt albo zmienić zakres.

Fred: Możesz także ustawić docelowy poziom obciążenia, na przykład 70%, i odpowiednio przesuwać zadania. Ponieważ prognozujesz obciążenie z wyprzedzeniem, możesz rozwiązać wiele problemów, zanim staną się rzeczywistymi problemami.

Ten widok działa jak spersonalizowany wykres Gantta. Możesz zobaczyć, nad iloma projektami dana osoba będzie pracować w kolejnych tygodniach i wcześniej zauważyć, że w określonym miesiącu będzie przeciążona. Następnie możesz przesunąć mniej pilne zadanie, dodać zasób albo zmienić harmonogram.

Możesz również przydzielać zasoby na poziomie elementów podrzędnych. Jeśli projektant jest potrzebny tylko przez kilka dni, tworzysz element podrzędny z odpowiednią osią czasu i przydzielasz go konkretnej osobie. Dzięki temu projektant pojawi się w widoku alokacji zasobów tylko w wymaganym okresie.

Galen: To bardzo przydatne. W agencji często potrzebujemy dużej szczegółowości, na przykład projektanta pracującego nad zadaniem przez dwie godziny w konkretnym dniu. Można więc podejść do tego oddolnie i przydzielać poszczególne zadania, ale w przypadku stałego zespołu można też przyjąć prostsze założenie, na przykład cztery osoby przez osiem tygodni.

Fred: Monday pozwala zrobić jedno i drugie. Jeśli rozumiesz swoje procesy, możesz dopasować narzędzie do nich w większości przypadków. Monday jest elastyczny i można go skonfigurować na wiele sposobów.

Dostępne są również wykresy Gantta, zależności między projektami, pulpity nawigacyjne i dokumentacja procesów. Wykres Gantta pozwala zobaczyć projekty według osoby, projektu albo rodzaju usługi. Możesz sprawdzić, które projekty nachodzą na siebie, i przesunąć je, zanim powstanie problem.

Pulpity nawigacyjne mogą pobierać dane o pozostałych godzinach, średnim tempie zużycia, typach projektów i obciążeniu. Możesz umieścić na nich wykresy, tabele i widżety, dzięki czemu każdy odbiorca otrzyma widok dopasowany do swoich potrzeb.

Warto także dokumentować konfigurację tablicy. Możesz opisać znaczenie każdej kolumny, użyte formuły, widoki i widżety. Taka dokumentacja działa jak procedura operacyjna i pozwala zespołowi zrozumieć, jak korzystać z tablicy.

Galen: Fred, bardzo dziękuję za poświęcony czas i przeprowadzenie nas przez alokację zasobów, zużycie godzin, wykresy Gantta oraz ogólne możliwości Monday.

Fred: Dzięki, Galen.