Zasada 80/20 dla kierowników projektów: przewodnik po zasadzie Pareta

Na przykład:

• 80 procent Twojego stresu prawdopodobnie pochodzi z 20 procent Twoich projektów
• 80 procent sukcesów Twojego zespołu wynika z 20 procent Twoich działań
• 80 procent problemów z Twoją skrzynką odbiorczą wynika z... cóż, już wiesz

Już się z tym spotkałeś. Jedna funkcja, która zachwyca użytkowników. Jedna integracja, która spowalnia wszystko. Jedna prośba od wiceprezesa, która pochłania połowę Twojego tygodnia. Tak działa zasada 80/20.

Historia zasady Pareta

Autorstwo zasady 80/20 przypisuje się Vilfredowi Pareto, włoskiemu ekonomiście, który pod koniec XIX wieku zauważył, że 20 procent jego strąków grochu dawało 80 procent grochu w jego ogrodzie oraz że 80 procent ziemi we Włoszech należało do 20 procent ludności. Niezależnie od tego, czy ta historia jest w pełni prawdziwa, czy stanowi po prostu wyjątkowo szczegółowy popis rolnika, zasada się sprawdza. Każdy, kto kiedykolwiek utrzymywał plan działania, wie, jak to jest zebrać całe mnóstwo niczego z długiej listy zadań o niewielkim wpływie.

Później Joseph Juran, jeden z ojców kontroli jakości, rozwinął spostrzeżenie Pareta. Ukuł określenie „nieliczni kluczowi i liczni drugorzędni”, które od tamtej pory pojawia się na prezentacjach PowerPoint i tablicach w firmach na całym świecie.

Prace Jurana uczyniły zasadę 80/20 praktyczną, szczególnie w produkcji i doskonaleniu procesów, gdzie identyfikowanie i ograniczanie wad stało się mierzalną dziedziną nauki. Jego idee pomogły ukształtować podstawy metody Six Sigma, ram kontroli jakości i współczesnych metod rozwiązywania problemów.

Weźmy ten przykład problemów z kawą w ciągu tygodnia działalności. Większość odnotowanych problemów dotyczyła kilku obszarów. Czy na tej podstawie powinniśmy poświęcić dużo czasu i energii na rozwiązanie problemów z niewłaściwymi słodzikami lub niewłaściwym stopniem palenia? Nie, najpierw powinniśmy zająć się problemami „inny niż zamówiony stopień palenia” oraz „niewłaściwy produkt mleczny”. 

Czego możemy się z tego nauczyć? Kilku rzeczy:

• Nierówny rozkład wysiłku jest czymś normalnym. Większość rezultatów nie wynika z rozproszonej pracy — wynika z koncentracji.
• Małe obserwacje można skalować. Od strąków grochu i własności ziemi po ustalanie priorytetów funkcji — ta zasada działa w niemal każdym systemie.
• Nie wszystkie zadania są równie ważne. Udawanie, że jest inaczej, prowadzi do sytuacji, w której mamy 47 zgłoszeń w Jira, których nikt nie potrzebuje.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego zasada 80/20 jest ważna w zarządzaniu projektami?

Zasada 80/20 jest ważna, ponieważ większość projektów ma w taki czy inny sposób ograniczone zasoby — czas, ludzi, pieniądze albo wszystkie trzy. Nie możesz sobie pozwolić na traktowanie każdego zadania tak, jakby miało taką samą wartość. Właśnie tutaj pomaga zasada Pareta. Daje Ci sposób na przebicie się przez chaos i skupienie się na kilku rzeczach, które mają największe znaczenie.

Zasada 80/20 to coś więcej niż efektownie brzmiące ramy działania. Oto jak pomaga skupić czas i energię tam, gdzie naprawdę mają znaczenie.

• Pomaga ustalać priorytety przy ograniczonym czasie i zasobach: Daje perspektywę, która pozwala przesiać szum informacyjny i skupić się na tym, co faktycznie napędza postęp projektu, zamiast reagować w równym stopniu na każdą prośbę lub eskalację. Więcej technik znajdziesz w naszym przewodniku po efektywności przepływu pracy.
• Zmniejsza przytłoczenie, koncentrując się na wpływie, a nie na aktywności: Jeśli Twoja lista zadań wydaje się nie mieć końca, ta zasada pomaga zidentyfikować niewielką liczbę zadań, które przyniosą największe rezultaty, dzięki czemu możesz przestać kręcić się w kółko. Jest to szczególnie pomocne w radzeniu sobie z presją produktywnościowej paranoi, czyli poczuciem, że nie robisz wystarczająco dużo, nawet gdy już robisz zbyt wiele. 
• Wprowadza strukturę do decyzji opartych na ocenie sytuacji: Menedżerowie projektów często muszą podejmować szybkie decyzje bez pełnych informacji. Zasada 80/20 daje model mentalny, do którego można się odwołać, gdy nie są dostępne idealne dane.

Przykłady zastosowania zasady 80/20 w zarządzaniu projektami

Nie musisz uruchamiać raportów, aby zobaczyć tę zasadę w działaniu. Prawdopodobnie już funkcjonuje w Twoim projekcie, ukrywając się w harmonogramie, backlogu, skrzynce odbiorczej i na spotkaniach. Oto kilka miejsc, w których warto jej poszukać:

• 80% opóźnień wynika z 20% wąskich gardeł: Pomyśl o tym jednym zatwierdzeniu, które zawsze zajmuje tydzień. Albo o dostawcy, który ciągle „wraca do tematu”. Nie musisz naprawiać wszystkiego — wystarczy, że naprawisz to, co najbardziej Cię spowalnia. Zamiast gonić za każdym problemem, znajdź i usuń powtarzające się blokady.
• 80% wartości dostarcza 20% funkcji: Zawsze znajdzie się jedna lub dwie funkcje, które naprawdę sprawiają, że produkt działa świetnie. A reszta? Elementy z wewnętrznej listy życzeń, przypadki brzegowe albo rzeczy, które ktoś uznał za „krytyczne”, lecz nigdy z nich nie korzystano. Skoncentruj zespół na tym, co faktycznie robi różnicę dla użytkownika.
• 80% obaw interesariuszy wynika z 20% wymagań: Prawdopodobnie już wiesz, które elementy projektu wywołają najwięcej pytań, rund informacji zwrotnych lub nagłych momentów w stylu „Czy to zostało zatwierdzone?”. Zaznacz je odpowiednio wcześnie. Komunikuj się nadmiarowo. Później bardzo Ci to pomoże.
• 80% rezygnacji klientów wynika z 20% problemów: Nie wszystkie zgłoszenia do pomocy technicznej są równie ważne. Kilka powtarzających się problemów — takich jak niedopracowany proces wdrożenia, niespodziewane opłaty lub przycisk o niejasnej nazwie — może po cichu obniżyć retencję. Nie potrzebujesz ogromnej przebudowy. Musisz naprawić to, co jest najbardziej widoczne i najczęściej występuje (analiza Pareto!).
• 80% problemów z wydajnością zespołu wynika z 20% luk w procesach: Twój zespół może nie potrzebować coachingu — być może potrzebuje po prostu jasnych zasad. Niejasny proces przyjmowania zgłoszeń lub pięć różnych sposobów składania prośby może wyczerpywać ludzi. Usprawnij problematyczne obszary, zanim uznasz, że problem leży po stronie pracowników.
• 80% ryzyk projektowych wynika z 20% kategorii ryzyka: Tak, rejestr ryzyk jest długi. Jeśli jednak przyjrzysz mu się uważnie, prawdopodobnie zobaczysz wciąż te same problemy: rozszerzanie zakresu, opóźnienia dostawców i niedostępnych ekspertów merytorycznych. Nie traktuj wszystkich ryzyk jednakowo. Potraktuj powtarzające się problemy poważnie.
• 80% przekroczeń budżetu wynika z 20% dostawców lub zadań: Rzadko zdarza się, by przekroczenie dotyczyło całego budżetu — zwykle odpowiada za nie jeden zewnętrzny dostawca lub niedoszacowana pozycja. Uważnie obserwuj zmienne o dużej wartości, a nie tylko bieżącą sumę.
• 80% czasu poświęca się na 20% zadań: Łatwo wpaść w pułapkę spędzania większości czasu na aktualizacjach statusu, łańcuchach wiadomości e-mail i koordynowaniu kalendarza. Często przynoszą one jednak najmniejszą wartość. Rozpoznanie tego wzorca może pomóc odzyskać czas na rzeczywiste planowanie, coaching lub podejmowanie decyzji.
• 80% sprzeciwu podczas zarządzania zmianą pochodzi od 20% odbiorców:  Wdrażasz zmianę procesu? Zawsze znajdzie się ten jeden zespół albo jeden bardzo głośny dyrektor, który będzie się sprzeciwiał (przewrócenie oczami jest tu jak najbardziej na miejscu). Nie próbuj przekonywać wszystkich w równym stopniu. Skoncentruj wysiłki tam, gdzie opór jest najbardziej skoncentrowany i wpływowy.

Każdy z tych wzorców zachęca do koncentracji, a nie do uogólniania. Nie zawsze uzyskasz idealny podział 80/20, ale szukanie tych skupisk o dużym wpływie może pomóc przebić się przez chaos i skuteczniej przewodzić.

Jak stosować zasadę 80/20 jako menedżer projektu

Sama znajomość zasady to świetna rzecz. Korzyści pojawiają się dopiero wtedy, gdy zaczynasz ją stosować. Oto jak włączyć ją do sposobu planowania, przewodzenia i ustalania priorytetów.

• Podczas porządkowania backlogu: Nie każdy element backlogu zasługuje na taką samą uwagę. Zacznij od określenia, które zadania lub funkcje wspierają główne przypadki użycia albo cele biznesowe. Zwykle jest ich niewiele, a to właśnie one tworzą większość wartości dla klientów lub użytkowników. Jeśli zadanie istnieje głównie po to, by zrobić na kimś wrażenie podczas demonstracji albo obsłużyć skrajny przypadek, rozważ odłożenie go na później. Czas zaoszczędzony w ten sposób szybko się sumuje w kolejnych sprintach.
• Podczas planowania sprintu: Zamiast równomiernie przydzielać pracę, sprawdź, które rezultaty mogą mieć największy wpływ. Powierz je członkom zespołu najlepiej przygotowanym do ich realizacji na czas i na odpowiednim poziomie. Nie chodzi tu o hierarchię. Chodzi o to, aby najlepsi współpracownicy koncentrowali się na pracy, która posuwa projekt do przodu, jednocześnie wspierając lepszą produktywność zespołu.
• W zarządzaniu interesariuszami: Prawdopodobnie masz do czynienia z większą liczbą osób, niż jesteś w stanie dokładnie nadzorować. Skoncentruj się na kilku interesariuszach, którzy wpływają na kluczowe decyzje dotyczące zakresu, finansowania, zasobów lub adopcji. Zbuduj z nimi zaufanie na wczesnym etapie. Gdy pojawią się konflikty, to właśnie te osoby mogą pomóc Ci utrzymać postęp prac albo całkowicie go zatrzymać. Wszystkich pozostałych można informować, ale niekoniecznie angażować na każdym etapie. Aktywnie zarządzaj swoją energią, czasem i zasobami w tym obszarze. 
• Przy blokowaniu czasu i osobistej produktywności: Twój własny czas jest równie ograniczony jak budżet. Chroń swój kalendarz, określając, które zadania rzeczywiście wymagają Twojego wkładu. Zarezerwuj czas na planowanie, usuwanie przeszkód zespołu, przegląd ryzyka i podejmowanie decyzji. W przypadku mniejszych zadań, które pojawiają się podczas procesu ustalania priorytetów, rozważ zastosowanie zasady 2 minut, aby sprawnie się z nimi uporać. W przypadku wszystkich pozostałych rozważ delegowanie lub automatyzację — zwłaszcza tam, gdzie automatyzacja przepływu pracy może przejąć powtarzalne zadania. Ciągła dostępność nie jest równoznaczna ze skutecznością. 
• Podczas retrospektyw projektu: Zamiast próbować naprawić wszystko, poszukaj kilku wzorców, które powodowały najwięcej problemów albo prowadziły do największych sukcesów. Poproś zespół o zastanowienie się nad tym, co w największym stopniu przyczyniło się do sukcesu i co konsekwentnie tworzyło przeszkody. Skoncentruj usprawnienia na tej niewielkiej grupie przyczyn. Osiągniesz lepsze rezultaty przy mniejszej liczbie zmian w procesach.

Wbrew temu, co może powiedzieć cyniczny główny inżynier, zasada 80/20 nie polega na ignorowaniu najmniej istotnych 80% pracy. Chodzi o świadome koncentrowanie uwagi, tak aby wysiłek prowadził do znaczących rezultatów.

Jako kierownik projektu Twoim zadaniem jest ukierunkowywanie energii i uwagi oraz pomaganie ludziom w pracy nad najważniejszymi celami — z większą jasnością i mniejszą liczbą domysłów.

Wady stosowania zasady Pareto 

Jak każde podejście, zasada 80/20 jest pomocną wskazówką, ale nie jest uniwersalnym rozwiązaniem. Choć zapewnia jasność w chaotycznym świecie, wiąże się również z pewnymi istotnymi ograniczeniami. Kierownicy projektów muszą wiedzieć, kiedy ją stosować, kiedy ją modyfikować, a kiedy sięgnąć po bardziej ustrukturyzowane podejście.

Pamiętaj, że zasada 80/20 jest heurystyką, a nie systemem. Zasada 80/20 to narzędzie do myślenia. Pomaga zadawać lepsze pytania o to, co ma znaczenie, ale nie daje gotowej mapy działania. Nie powie Ci, z którym interesariuszem spotkać się najpierw ani który rezultat nadać priorytetowi w sprincie. Wskazuje właściwy kierunek, ale nadal musisz samodzielnie ustalić, jak posuwać się naprzód. Jeśli Twój zespół szuka jasności procesów, zasada 80/20 nie zastąpi rzeczywistego planu projektu ani zdefiniowanego przepływu pracy.

Zasada 80/20 nie ma zastosowania w równym stopniu w każdej sytuacji. Niektóre projekty są silnie ustrukturyzowane lub podlegają standardom zgodności, umowom albo wymaganiom określonym w zasadach. W takich przypadkach nie możesz po prostu pominąć zadań o niewielkim wpływie, nawet jeśli są żmudne. Jeśli zarządzasz pracami dla administracji publicznej, audytami finansowymi lub projektami infrastrukturalnymi, możesz nie mieć swobody pozwalającej zignorować pozostałych 80 procent. Podobnie w małych zespołach lub startupach na wczesnym etapie Twoje nakłady i rezultaty mogą nie układać się w wyraźny rozkład. Wszystko może wydawać się istotne — i czasami rzeczywiście takie jest.

Zasada 80/20 może dawać fałszywe poczucie prostoty. Zasada 80/20 brzmi elegancko, ale rzeczywista praca rzadko jest tak uporządkowana. Możesz uznać, że niewielka liczba zadań odpowiada za większość rezultatów, lecz bez dowodów możesz nadawać priorytet niewłaściwym rzeczom. Założenia mogą być ryzykowne, szczególnie jeśli nie są poparte danymi ani wiedzą zespołu. To, co wydaje się ważne, może być po prostu tym, co jest widoczne. To, co wydaje się pilne, może być po prostu tym, co jest głośne. Niebezpieczeństwo polega na zakładaniu jasności bez jej zweryfikowania.

Zasada 80/20 może wzmacniać uprzedzenia lub prowadzić do pomijania ukrytej pracy. Czasami to, co wygląda na działanie o niskiej wartości, jest w rzeczywistości fundamentem. Pomyśl o dokumentacji, testowaniu, wdrażaniu nowych osób lub wewnętrznym dzieleniu się wiedzą — o pracy, która rzadko pojawia się na pulpitach nawigacyjnych, ale pozwala utrzymać działanie całości. Jeśli zastosujesz zasadę 80/20 zbyt agresywnie, ryzykujesz odrzucenie pracy, która nie przynosi natychmiastowych ani oczywistych rezultatów, ale nadal jest niezbędna dla kondycji projektu.

Mimo to zasada pozostaje użyteczna. Lepiej zatrzymać się i zapytać: „Jakie jest moje 20 procent?”, niż działać tak, jakby cała praca miała taką samą wagę. Pamiętaj tylko, że zasada jest wskazówką, a nie werdyktem. Wykorzystuj ją do wyostrzenia koncentracji, a nie do nadmiernego upraszczania złożonych decyzji.

Narzędzia do stosowania zasady 80/20

Do tej pory poruszaliśmy się w świecie teorii. To przydatne, ale trochę abstrakcyjne. Porozmawiajmy o narzędziach, ponieważ w pewnym momencie potrzebujesz czegoś, co możesz pokazać na slajdzie albo rzeczywiście wykorzystać podczas przeglądu sprintu.

Zacznijmy od oczywistości.

Po pierwsze, trafnie nazwany wykres Pareto (pokazany powyżej na naszym przykładzie z kawą) to narzędzie wizualne, które pomaga zobaczyć, które problemy, zadania lub kategorie mają największy wpływ. Zwykle jest to wykres słupkowy przedstawiający poszczególne wartości w kolejności malejącej, z linią pokazującą wartość skumulowaną.

Wykresy te doskonale nadają się do analizowania takich kwestii jak błędy, blokady lub skargi, zwłaszcza gdy trzeba kogoś przekonać, że niewielka liczba problemów odpowiada za większość trudności. Sprawdzają się podczas retrospektyw, analizy przyczyn źródłowych i, oczywiście, w prezentacjach. Pamiętasz przykład problemów w kawiarni z sekcji poświęconej historii? To właśnie wykres Pareto. 

Następnie, korzystając z tego wykresu, możemy przeprowadzić analizę Pareto, czyli systematyczny sposób ustalania priorytetów zadań na podstawie ich wartości w kontekście osiągania pożądanych rezultatów. Opiera się ona na założeniu, że 20% elementów tworzy 80% wartości, i zachęca do znalezienia tych elementów.

Zaczynasz od spisania problemów lub zadań, określenia ich wpływu, a następnie uszeregowaniu ich według znaczenia. Celem jest znalezienie 20 procent elementów, które przyczynią się do osiągnięcia 80 procent rezultatów. Jest to szczególnie przydatne w kontroli jakości, optymalizacji procesów lub wtedy, gdy wszystko wydaje się ważne i potrzebujesz powodu, by powiedzieć „nie”. 

Oto kolejny przykład wykresu Pareto i powiązanej z nim analizy Pareto — w tym przypadku pokazuje on względną częstotliwość problemów na stronie internetowej i wyraźnie wskazuje, które problemy należy naprawić, aby wyeliminować 80% problemów, z jakimi spotykają się użytkownicy (kluczowa mniejszość).

Poza narzędziami przeznaczonymi konkretnie do analizy Pareto, macierz Eisenhowera jest kolejną klasyczną metodą ustalania priorytetów. Jest również znana jako macierz pilne / ważne. Dzieli zadania na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieważne, oraz ani ważne, ani pilne. Stosowana wraz z zasadą 80/20 pomaga odfiltrować zadania, które wydają się pilne, ale w rzeczywistości nie przynoszą wartości. Doskonale sprawdza się przy porządkowaniu kalendarza, podejmowaniu decyzji o delegowaniu zadań lub przygotowywaniu się do poniedziałku z nieco mniejszym lękiem.

Kolejną, a także jedną z moich osobistych ulubionych metod, jest metoda MoSCoW umożliwiająca bezkompromisowe ustalanie priorytetów. Metoda MoSCoW pomaga kategoryzować wymagania jako: muszą być spełnione, powinny być spełnione, mogą być spełnione oraz nie będą spełnione w tej chwili. To jak uprzejma dyskusja z interesariuszami, tylko szybsza i przynosząca lepsze rezultaty.

Metoda MoSCoW zapewnia zespołom wspólny język do porządkowania priorytetów i negocjowania kompromisów, zwłaszcza podczas planowania sprintu lub doprecyzowywania zakresu. Dobrze współgra również z myśleniem w kategoriach 80/20, ponieważ zmusza do określenia, co naprawdę przynosi wartość, a co może poczekać. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o ustalaniu priorytetów zadań, w tym o macierzy Eisenhowera i metodzie MoSCoW, przeczytaj ten artykuł o ustalaniu priorytetów zadań.

Czasami najlepszym sposobem na zastosowanie zasady 80/20 jest zaprzestanie zgadywania i rozpoczęcie pomiarów. Narzędzia do śledzenia czasu mogą pokazać, na co zespół poświęca większość swoich godzin, a skumulowane wykresy przepływu pomagają wizualizować pracę w toku, wąskie gardła i czasy cyklu. Gdy zestawisz te dane z rezultatami projektu, znacznie łatwiej dostrzec, które działania są warte inwestycji, a które spowalniają pracę.

Jeśli jesteś takim maniakiem narzędzi jak ja albo po prostu szukasz lepszego sposobu na zarządzanie chaosem, zajrzyj na naszą wyselekcjonowaną listę najlepszych narzędzi zwiększających produktywność. Możesz tam znaleźć swoją kolejną ulubioną aplikację do ustalania priorytetów, planowania lub śledzenia tego, co naprawdę ma znaczenie.

Najlepsze praktyki stosowania zasady Pareto w zarządzaniu projektami 

Zasada 80/20 działa tylko wtedy, gdy ją stosujesz. Oto jak zmienić ją w nawyk, a nie tylko temat do rozmów.

1. Zidentyfikuj zadania, które mają największe znaczenie: Zacznij od ustalenia, które 20 procent zadań odpowiada za 80 procent wartości Twojego projektu. Skorzystaj z dostępnych danych, słuchaj swojego zespołu i przyjrzyj się rezultatom, na których zależy interesariuszom. Celem jest oddzielenie znaczących postępów od pozornej pracy. Jeśli coś nie przyczynia się do realizacji szerszego celu, prawdopodobnie powinno znaleźć się na samym dole listy — albo całkowicie poza nią.
2. Ustalaj priorytety świadomie: Gdy już wiesz, co ma wysoką wartość, chroń te działania. Usuń lub odłóż wszystko, co nie wspiera bezpośrednio Twoich celów. Może to oznaczać przeciwstawienie się rozszerzaniu zakresu, rezygnację ze spotkań o niewielkim wpływie lub odrzucenie opinii, które nie zmieniają rezultatu. Ustalanie priorytetów nie polega na robieniu mniej dla samej zasady — chodzi o skupienie czasu i energii tam, gdzie rzeczywiście mają znaczenie.
3. Przydzielaj odpowiednie osoby do odpowiednich zadań: Wykorzystuj mocne strony swojego zespołu. Przydziel najbardziej kompetentnych członków zespołu do kilku zadań, które mają największe znaczenie. Nie chodzi o faworyzowanie — chodzi o to, aby najcenniejszą pracą zajmowały się osoby najlepiej przygotowane do jej sprawnej i terminowej realizacji.
4. Określaj i chroń zakres projektu: Rozszerzanie zakresu rozwija się wtedy, gdy główne cele projektu nie są jasno zdefiniowane. Zasada 80/20 pomaga skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie. Zacznij od jasnego określenia, jak wygląda sukces. Regularnie omawiaj te cele ze swoim zespołem i interesariuszami. Gdy pojawią się nowe prośby, zapytaj, czy są zgodne ze zdefiniowanym zakresem. 

More Articles

• Produktywne funkcje AI: od asystenta AI po autonomicznych agentów
• Niszowe i niezależne narzędzia dające kierownikom projektów przewagę
• Najlepsze modele AI do zadań związanych z zarządzaniem projektami

Więcej materiałów na temat produktywności

Potrzebujesz dodatkowego wsparcia w utrzymaniu koncentracji? Zapoznaj się z tymi materiałami:

• Książki o produktywności
• Kursy na temat produktywności
• Biuletyny na temat produktywności
• Konferencje na temat produktywności
• Podcasty na temat produktywności

Zapisz się, aby otrzymywać więcej praktycznych strategii

Chcesz działać z większą jasnością, mniejszym chaosem i mniejszą liczbą zmarnowanych cykli? Zapisz się do The Digital Project Manager, aby poznać praktyczne strategie dotyczące ustalania priorytetów, produktywności i zachowania zdrowego podejścia do zarządzania projektami.