Jak właściwie wybrać oprogramowanie do zarządzania projektami w 2023 roku

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie zawsze rozpoznaje wszystko w 100% poprawnie.

Galen Low: W zeszłym tygodniu miałeś już dość tego, ile arkuszy kalkulacyjnych wykorzystuje Twoja firma do wykonywania pracy. Powiedziałeś coś w rodzaju: „Jeśli otworzę jeszcze jeden arkusz zawierający dane z niewłaściwego okresu sprawozdawczego, sam znajdę lepsze narzędzie”. Niestety powiedziałeś to na głos. Usłyszeli Cię właściwi ludzie. I teraz to właśnie Tobie powierzono poprowadzenie poszukiwań lepszego rozwiązania.

Przeglądasz więc materiały marketingowe, serwisy z recenzjami oprogramowania, tabele porównawcze funkcji i Reddita, próbując znaleźć właściwe rozwiązanie dla siebie, swoich współpracowników i kadry zarządzającej. Przedzierasz się przez setki opcji i zestawiasz setki sprzecznych opinii. Twoja ściana zaczyna wyglądać tak, jakbyś próbował rozwikłać spisek — z pinezkami i sznurkiem włącznie.

Czy w dzisiejszych czasach nie ma lepszego sposobu na to, aby proces wyboru oprogramowania był mniej bolesny? Jeśli trudno Ci poruszać się po ogromnym rynku narzędzi do zarządzania projektami, słuchaj dalej. Podzielimy się spostrzeżeniami branżowymi i obalimy mity dotyczące procesu wyboru oprogramowania, tak aby bardziej przypominał on zwycięstwo, a mniej wtaczanie kamienia pod stromą górę jedną ręką związaną za plecami, z zawiązanymi oczami i podczas jazdy na lamie.

Cześć wszystkim, dziękuję za dostrojenie się. Nazywam się Galen Low i reprezentuję The Digital Project Manager. Jesteśmy społecznością specjalistów cyfrowych, której celem jest wzajemna pomoc w zdobywaniu umiejętności, pewności siebie i kontaktów, abyśmy mogli zwiększać wartość zarządzania projektami w cyfrowym świecie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę thedigitalprojectmanager.com.

Dzisiaj rozmawiamy o oprogramowaniu do zarządzania projektami — nie o samym oprogramowaniu, lecz o drodze, którą niemal każda organizacja musi przejść od trwałego problemu do zrównoważonej skuteczności dzięki narzędziom i technologii. Omówimy również trendy, modne hasła, pułapki i przeszkody, z którymi nieuchronnie spotykają się osoby zaangażowane w ten proces, oraz sposoby radzenia sobie z nimi.

Jest ze mną dziś Joe Ateya, główny doradca ds. oprogramowania w DPM i mój wieloletni współpracownik.

Joe, wspaniale gościć Cię w programie!

Joe Ateya: Cześć, Galen. Dziękuję za zaproszenie. Bardzo się cieszę, że mogę dołączyć.

Galen Low: Ja również się cieszę. Joe, masz tak wiele spostrzeżeń. Wiem, że jeszcze do tego przejdziemy, ale jesteś osobą niezwykle głęboko zanurzoną w świecie oprogramowania, we wszystkich możliwych branżach, szczególnie w obszarze zarządzania projektami i organizacji opartych na projektach.

Bardzo się cieszę, że możemy się w to zagłębić. Jestem naprawdę podekscytowany i myślę, że Ty również — przez chwilę będziemy mogli porozmawiać o oprogramowaniu jak prawdziwi pasjonaci. Pomyślałem jednak, że na początek moglibyśmy dowiedzieć się trochę o Tobie. Jak zainteresowałeś się narzędziami programowymi i jak wykorzystujesz tę pasję, aby pomagać ludziom zawężać ogromną liczbę dostępnych dziś opcji?

Joe Ateya: To naprawdę dobre pytanie. Interesowałem się oprogramowaniem i technologią od czasów studiów, a właściwie jeszcze wcześniej. Zawsze chciałem pracować w branży technologicznej. Uwielbiam szybkie tempo, które ona oferuje — zarówno samą stronę programistyczną, jak i zmiany technologiczne, z którymi mierzą się ludzie, oraz to, jak oprogramowanie może pomagać im się rozwijać i poprawiać jakość życia.

Od dłuższego czasu działam po stronie DPM. Myślę, że jestem częścią grupy DPM od prawie czterech lat. Wcześniej pracowałem w firmie Crozdesk, która następnie dołączyła do grupy DPM i zmieniła markę na SoftwareSelect. Od prawie czterech lat zarządzam usługą doradztwa w zakresie oprogramowania. Jestem w dużej mierze samoukiem. Na początku zarządzałem projektami wewnętrznie, więc sam zajmowałem się dużą częścią zarządzania projektami, programami i produktami. Było to połączenie wszystkich tych trzech obszarów.

Zarządzanie projektami oznaczało dla mnie śledzenie krok po kroku tego, co musimy zrobić dalej. Zarządzanie produktem polegało na obserwowaniu, jak działa produkt, oraz prowadzeniu go w różnych sprintach. Program obejmował wiele różnych projektów realizowanych w różnym czasie.

Od zawsze interesowało mnie oprogramowanie i to, jak może pomagać ludziom — zarówno zawodowo, jak i prywatnie. W każdej dziedzinie można znaleźć przykłady, choćby korzystanie ze smartfona. Nasze smartfony mają dziś większą moc obliczeniową niż komputery używane podczas misji kosmicznych w latach sześćdziesiątych.

Żyjemy w świecie, w którym jesteśmy bardzo zależni od oprogramowania. Uważam więc, że ważne jest właściwe wykorzystywanie jego możliwości. Branża oprogramowania zmienia się obecnie niezwykle szybko. Niektórzy ludzie potrzebują w tym zakresie porady, a ja po prostu lubię rozmawiać z ludźmi, pomagać im i wykorzystywać swoje doświadczenie zarówno w dziedzinie oprogramowania, jak i zarządzania projektami. Szczególnie zależy mi na pomaganiu im w zrozumieniu, jak mogą wykorzystywać oprogramowanie do zarządzania projektami.

Galen Low: Podoba mi się, że sam wykonywałeś tę pracę. Możesz utożsamiać się z ludźmi, którzy próbują prowadzić projekty i firmy za pomocą narzędzi programowych. Trafnie zauważyłeś, że wyobrażam sobie Ciebie na studiach, pobierającego wersje demonstracyjne oprogramowania, eksperymentującego z nimi i czytającego dokumentację. Dziś ludzie po prostu mówią: „Spróbuję tej aplikacji”. Jeśli nie działa, usuwają ją.

Kosztowało ich to dwa dolary albo była darmowa. Kiedy jednak przeniesiesz takie podejście na oprogramowanie biznesowe, sytuacja wygląda zupełnie inaczej, bo wydajesz znacznie więcej pieniędzy i przeprowadzasz o wiele większe zmiany organizacyjne. Proces podejmowania decyzji jest więc dużo ważniejszy.

Chociaż u podstaw chodzi o tę samą ideę: chcemy lepiej wykonywać pracę dzięki technologii, tak jak w przypadku aplikacji na telefonie. Złożoność wyboru oprogramowania w kontekście biznesowym, a szczególnie korporacyjnym, jest jednak ogromna. Właśnie w tę drogę chciałbym się zagłębić.

Podoba mi się przekonanie, że narzędzia programowe pomagają nam lepiej wykonywać pracę. Łatwo o tym zapomnieć, gdy ludzie przeglądają listę wielkich firm programistycznych i zastanawiają się, co wybrać. Są wtedy kuszeni i przekonywani przez zespoły marketingowe oraz sprzedażowe, a także przyciągani funkcjami, których być może wcale nie potrzebują.

Tak naprawdę chodzi jednak o to, czego potrzebują i gdzie leży ich problem. Jak możemy wykonywać pracę trochę lepiej? Ale chyba wyprzedzam temat.

Joe Ateya: Myślę, że warto podkreślić, iż wiele osób uważa tradycyjną metodę korzystania z arkuszy kalkulacyjnych za bardzo czasochłonną.

Szukają rozwiązania, które pomoże im oszczędzać czas i zapewni większą strukturę. Oprogramowanie naprawdę pomaga uporządkować to, co próbują zrobić, ich projekty i harmonogramy, a także lepiej zobrazować kolejne zadania.

Z pewnością omówię to jeszcze w dalszej części rozmowy.

Galen Low: Podoba mi się to. Wiesz co? W ciągu ostatnich dziesięciu rozmów w tym podcaście — zarówno w pokoju oczekiwania, jak i podczas nagrań — zawsze mówiliśmy o dużych organizacjach, które dosłownie działają na arkuszach kalkulacyjnych. Excel to potężne oprogramowanie, a Arkusze Google są świetne, ale często są po prostu chaotycznym zbiorem danych, które trzeba zapisywać i do których trzeba wracać. Ich struktura nie zawsze odpowiada temu, co organizacja chce osiągnąć.

Joe Ateya: Dokładnie. Często ludzie po prostu nie wiedzą, jakie rozwiązanie będzie właściwe. Myślą: „Korzystałem z tego w przeszłości, działało całkiem dobrze, ale nie chcę niczego zmieniać”.

Trudności związane ze zmianą mogą być przytłaczające. Ludzie kierują się zasadą: „Jeśli coś nie jest zepsute, po co to naprawiać?”. Później jednak zauważają, że po drugiej stronie może być lepiej.

Galen Low: Zdecydowanie. Trud związany ze zmianą bardzo dobrze rezonuje. To dobry punkt wyjścia, bo na co dzień rozmawiasz z wieloma osobami o ich potrzebach dotyczących oprogramowania. Masz więc wyjątkowo wartościową perspektywę na wybór oprogramowania, uzasadnianie zmiany i poszukiwanie lepszych możliwości. Jakie są obecnie najczęstsze rodzaje oprogramowania związanego z zarządzaniem projektami, o które pytają Cię ludzie? Jak wyglądają te rozmowy?

Joe Ateya: Zwykle wyróżniłbym cztery główne obszary: zarządzanie zadaniami, ogólne zarządzanie projektami, zarządzanie portfelem projektów i zarządzanie zasobami.

Istnieje oczywiście wiele podobszarów, ale są to cztery najczęstsze tematy, z którymi spotykam się każdego dnia. Osoby szukające zarządzania zadaniami zwykle chcą lepiej uporządkować pracę zespołu. Interesuje je, które zadania są nadal otwarte, co zostało wykonane i jak można to udokumentować.

Ludzie szukający bardziej całościowego podejścia chcą rozwiązania, w którym mogą zarządzać projektami, uzyskiwać przegląd bieżącej pracy, a także rozbijać ją na wykonane i oczekujące zadania. Często próbują znaleźć narzędzie, które pomoże im się organizować. Poprawa umiejętności organizacyjnych jest jednym z najważniejszych celów.

Dotyczy to firm każdej wielkości — od pięcioosobowego studia kreatywnego po producenta samochodów zatrudniającego dwadzieścia tysięcy osób. Wszyscy próbują być bardziej zorganizowani, zapewnić sobie większą strukturę i odejść od dziedzictwa dokumentowania wszystkiego w arkuszach kalkulacyjnych.

Kolejnym obszarem jest zarządzanie portfelem projektów, zwykle odpowiednie dla większych organizacji. Nie oznacza to, że mniejsze firmy z niego nie korzystają, ale często używa go zespół PMO w ramach działu. Potrzebuje on przeglądu wszystkich projektów.

Proces różni się od tego, którego potrzebuje osoba szukająca ogólnego narzędzia. Nie chodzi już o szczegółowe monitorowanie realizacji projektu, lecz o sprawdzenie, czy projekt A jest zgodny z projektami B i C, czy przebiega zgodnie z harmonogramem i czy mieści się w budżecie.

Jest to podejście bardziej analityczne, typowe dla większych firm potrzebujących większej struktury. Zwykle korzystają one z arkuszy kalkulacyjnych lub starszego, tradycyjnego oprogramowania do zarządzania projektami, ale szukają rozwiązania bardziej zautomatyzowanego i wizualnego, pozwalającego analizować projekty na pulpitach oraz tworzyć rozbudowane raporty.

Raportowanie jest bardzo ważną funkcją oprogramowania do zarządzania portfelem. Ludzie szukają szczegółowych raportów i analiz, dzięki którym mogą określić, co należy zrobić w danym momencie, a także prognozować wyniki. Mogą porównywać kolejne kwartały i oceniać postępy. Zwykle dotyczy to zespołów PMO, które chcą gromadzić dane i przedstawiać je kadrze zarządzającej, aby proces zarządzania projektami był możliwie efektywny.

Wspomniałem też o ogólnym zarządzaniu projektami. Coraz częściej ludzie szukają jednego narzędzia, które oferuje wszystko w jednym miejscu. Może ono obejmować zarządzanie portfelem, ale także codzienne zarządzanie zadaniami.

Dotyczy to najczęściej małych i średnich firm, które chcą wdrożyć rozwiązanie w całej organizacji. Wiele osób chce mieć wszystko w jednym narzędziu. Każdemu zdarzyło się przecież używać programu i pomyśleć: „Właściwie potrzebuję jeszcze czegoś”.

Na rynku istnieją narzędzia obejmujące te obszary. Znalezienie właściwego może być przytłaczające, ale gdy już się je znajdzie, często żałuje się, że nie zaczęło się korzystać z niego wcześniej. Oszczędza ono czas i automatyzuje pracę.

Można śledzić portfel, zadania i codzienne działania, a także informacje kontaktowe. Wiele narzędzi pokrywa się z innymi rodzajami oprogramowania — na przykład oprogramowanie do zarządzania projektami często częściowo pokrywa się z systemami CRM i narzędziami do zarządzania produktami.

Ostatnim podobszarem jest zarządzanie zasobami. Zwykle dotyczy ono średnich i dużych organizacji, a nawet przedsiębiorstw korporacyjnych. Często korzysta z niego jeden konkretny dział, na przykład PMO. W większych organizacjach może istnieć osobna warstwa zarządzania zasobami.

Chodzi przede wszystkim o zarządzanie ludźmi pracującymi przy projekcie: określenie sposobu ich wykorzystania, dostępności i obciążenia, a także prognozowanie, kiedy trzeba będzie zaangażować kolejne osoby.

Często rozmawiam z firmami, które mówią: „Naszym stałym problemem jest to, że nie wiemy, kiedy musimy dodać zasoby”. Korzystają z arkusza i formuły, ale dane nie są odpowiednio wizualizowane. Jeden projekt jest realizowany w 90%, a inny w 110%. Pojawia się pytanie, jak doprowadzić oba do 100%. Można przenieść kogoś z jednego projektu do drugiego, ale łatwiej to powiedzieć niż zrobić.

Planowanie przy użyciu arkusza lub kartki papieru może być trudne. Po wdrożeniu narzędzia do zarządzania zasobami organizacje często ograniczają czas poświęcany na planowanie pracy ludzi. Planowanie projektu jest jednym z najbardziej czasochłonnych elementów zarządzania projektami.

Galen Low: Zdecydowanie. Zarządzanie zasobami jest stałym tematem rozmów w naszej społeczności.

Joe Ateya: Nawet wewnętrznie zarządzanie zasobami bywa trudne. Kto będzie dostępny, gdy ktoś wyjedzie na urlop? Kto zastąpi projektanta podczas urlopu macierzyńskiego? Wszystkie te czynniki można uwzględnić w każdej organizacji. Tak właśnie podzieliłbym te cztery obszary.

Galen Low: Dla części słuchaczy są to podstawowe funkcje biznesowe. Czy moglibyśmy porozmawiać o trendach? W każdym z tych obszarów wielokrotnie wspominałeś o strukturze i widoczności lub wizualizacji.

Czy istnieją czynniki środowiskowe, ekonomiczne albo biznesowe, które kierują ludzi w stronę rozwiązań tworzonych do konkretnych celów i od arkuszy kalkulacyjnych, nawet jeśli korzystali z nich przez dziesięciolecia i wszystko działało wystarczająco dobrze?

Co skłania ludzi do wyboru tych kategorii oprogramowania i czym różni się to od sytuacji sprzed trzech, pięciu czy dziesięciu lat?

Joe Ateya: Wiele firm jest obecnie na etapie cyfryzacji wszystkich działań. Odchodzą od tradycyjnego podejścia opartego na papierze i długopisie. Arkusze są oczywiście cyfrowe, ale nadal wymagają ręcznego wprowadzania danych.

Ludzie chcą odejść od ręcznego blokowania i porządkowania danych, aby nie spędzać 70% czasu na przesyłaniu i śledzeniu informacji, lecz 100% czasu na realizacji projektów. To właśnie logika stojąca za tą zmianą.

Dużą zmianę widać szczególnie w branży budowlanej. W świecie, w którym wiele osób pracuje zdalnie, zwłaszcza po pandemii, ludzie zaczęli znacznie intensywniej cyfryzować procesy. Potrzebowali systemów działających niezależnie od lokalizacji.

Starsze narzędzia często były instalowane lokalnie i można było korzystać z nich tylko na komputerze stacjonarnym w biurze. Teraz wiele osób przechodzi na rozwiązania chmurowe, z których można korzystać praktycznie wszędzie.

Daje to większą elastyczność i strukturę niezależnie od miejsca. Oprogramowanie pozwala także dokumentować i przechowywać pliki. W agencji kreatywnej lub medialnej można zapisywać projekty, ich kolejne etapy i powiązaną dokumentację.

Ludzie cenią nie tylko strukturę, lecz także widoczność tego, co dzieje się w projekcie. Jeśli chcą szybko uzyskać dostęp do pliku, mogą zrobić to jednym kliknięciem, bez proszenia kogoś o dodatkowe uprawnienia.

Galen Low: Chciałbym zobaczyć raport pokazujący, ile czasu ludzie spędzają na udostępnianiu komuś arkusza kalkulacyjnego. Przyjmuje się nową osobę i okazuje się, że nie może wejść do arkusza z danymi portfela. Trzeba przyznać jej dostęp. W przypadku specjalistycznego oprogramowania uprawnienia wynikają z roli, więc dostęp jest automatyczny, a przejrzystość pozostaje zachowana.

Zmienił się również sposób, w jaki wygląda dziś produktywność i współpraca. Kiedyś korzystałem z programu Microsoft Project na komputerze stacjonarnym i nikomu go nie udostępniałem. Mój plan był dokumentem, który tworzyłem, zapisywałem jako PDF i rozsyłałem. Nie był wspólnym narzędziem.

Dziś chodzi o współpracę i widoczność. Zespoły wykonują wiele pracy nawet w Dokumentach Google i komentarzach. Można przypisać zadanie w komentarzu, a cała praca jest widoczna dla innych.

Istnieje również bardziej krytyczne spojrzenie na pracę zdalną. Niektóre organizacje nie mają widoczności, ponieważ ludzie nie przebywają fizycznie w biurze. Pojawia się więc pytanie, jak sprawdzić, czy pracują. Stąd zainteresowanie śledzeniem czasu i oprogramowaniem do zarządzania zadaniami.

Z drugiej strony codziennie uczymy się od siebie nawzajem, obserwujemy sposób pracy kolegów i widzimy dyskusje. Czas jest dziś cenniejszy. Czas poświęcony na udostępnianie arkusza można było przeznaczyć na coś ważniejszego dla firmy.

Joe Ateya: Zdecydowanie. Wspomniałeś o programie Microsoft Project. Nadal jest liderem rynku i wiele osób bardzo go ceni. Z drugiej strony niektórzy korzystają z niego tylko dlatego, że niczego innego nie znają.

Na rynku dostępnych jest ponad 480 różnych narzędzi, które mogą znacznie różnić się od Microsoft Project. Najczęściej słyszę, że Microsoft Project jest zbyt skomplikowany, a jego interfejs wygląda na przestarzały. Przez co najmniej 20 lat nie przeprowadzono większej aktualizacji interfejsu, a w świecie oprogramowania to bardzo długo.

Galen Low: Niemal nie mogą go zmienić.

Joe Ateya: Dokładnie. Ludzie chcą narzędzia, które nie wymaga tak dużej ilości pracy ręcznej. Microsoft Project może dobrze wykonywać pewne zadania, ale nie zawsze umożliwia łatwe eksportowanie danych i często najlepiej współpracuje z innymi produktami Microsoftu.

Wiele współczesnych narzędzi koncentruje się na integracji z innym oprogramowaniem. Wybierając właściwe rozwiązanie, trzeba zwrócić uwagę na to, jak się z niego korzysta. Nawet jeśli dwa narzędzia mają podobny układ i funkcje, najważniejsze jest to, jak użytkownik się z nimi czuje.

Czy narzędzie jest łatwe w użyciu? Czy oszczędza czas? Czy zwiększa produktywność? Czy inni pracownicy będą chcieli z niego korzystać? Zarząd może uważać narzędzie za świetne, ale jeśli nie jest łatwe w obsłudze, nie zostanie powszechnie przyjęte.

Dlatego podczas prezentacji warto zaprosić kilka osób z zespołu, które będą korzystać z narzędzia na co dzień. Dzięki temu można uzyskać ich opinie, porównać kilku dostawców i ocenić, co im się podoba, a co nie. Warto również sprawdzić, jak narzędzie będzie używane i jak zespół może wykorzystać jego możliwości.

Galen Low: To zwiększa złożoność procesu, ale daje bardzo przydatną perspektywę. Podczas wyboru oprogramowania trzeba pamiętać, że nie jest się jedynym użytkownikiem. To zmiana sposobu myślenia i całej ścieżki wyboru. Nie chodzi już o samodzielne przeprowadzenie badań i podjęcie decyzji, lecz o skoordynowanie decyzji, zbudowanie konsensusu i przeprowadzenie zarządzania zmianą.

Joe Ateya: Czy kiedykolwiek wdrażałeś platformę programową?

Galen Low: Tak, ale nigdy nie byłem jedyną osobą odpowiedzialną za cały proces. Zdecydowanie jednak w nim uczestniczyłem. Był to proces współpracy.

Zdarzało mi się również być po stronie odbiorcy: „Od dziś zmieniliśmy oprogramowanie z A na B. Nie korzystajcie już ze starego narzędzia, używajcie nowego, z którego nikt Was nie przeszkolił”. Wiem więc, jak to odczuwa użytkownik.

W większości projektów wyboru oprogramowania, przy których pracowałem, kluczowa była współpraca.

Joe Ateya: Jakie były największe wyzwania?

Galen Low: Przede wszystkim przeglądanie funkcji i unikanie nadmiernego zachwytu funkcją, dla której nie mamy żadnego zastosowania. Podobnie jest z analizami i wizualizacjami — można mieć kolejny widok, ale trzeba zapytać, czy naprawdę go potrzebujemy.

Trzeba myśleć o sytuacji obecnej, przeszłej i przyszłej. Kolejnym wyzwaniem jest zebranie wszystkich przypadków użycia. Szczególnie dawniej nie zawsze rozumieliśmy, czym zajmują się inni ludzie, którzy również będą korzystać z oprogramowania.

Na pierwszy rzut oka proces wygląda prosto: wystarczy otworzyć tabelę porównawczą i podjąć decyzję po południu przy herbacie. W rzeczywistości jest zupełnie inaczej. Największym wyzwaniem było zrozumienie, jak dużym procesem jest wybór oprogramowania.

Joe Ateya: To bardzo trafna uwaga. Każdego dnia słyszę od ludzi dokładnie to samo: próbują zawęzić wybór i zrozumieć, czy naprawdę potrzebują danej funkcji.

Pomaga rozmowa, podczas której można ustalić, czego potrzebują, czego nie potrzebują, co byłoby mile widziane i co jest niezbędne. Następnie można znaleźć narzędzie odpowiadające tym wymaganiom.

Wiele osób jest przytłoczonych liczbą dostępnych rozwiązań i nie wie, które funkcje są konieczne, czy narzędzie zostanie przyjęte przez zespół i czy będzie wygodne w użyciu.

Wdrożenie również może wydawać się trudne. Czasami trwa kilka miesięcy, a w przypadku systemów ERP w przedsiębiorstwach nawet ponad rok. Nie zawsze jednak musi tak być. Wiele narzędzi to gotowe rozwiązania, które można szybko skonfigurować po wykupieniu licencji. Dostawcy często oferują także indywidualne wyjaśnienia i szkolenia.

Jeśli obawiasz się czasu wdrożenia, nie musisz. Firmy coraz częściej odchodzą od długich procesów wdrożeniowych i tworzą łatwe w użyciu rozwiązania gotowe do pracy.

Galen Low: To bardzo ważny punkt. Rozmawiasz codziennie z osobami, którym powierzono tę odpowiedzialność, a wraz z nią obawy dotyczące procesu, wyzwań i wdrożenia.

Wokół tego procesu narosło wiele mitów. Jednym z nich jest przekonanie, że decyzja będzie łatwa. Jakie inne obawy najczęściej zgłaszają Ci ludzie?

Joe Ateya: Rzadko zdarza się, żeby ktoś nie spał przez to po nocach, ale rozumiem, co masz na myśli. Ludzie najbardziej obawiają się, czy oprogramowanie zostanie przyjęte, a także czy rzeczywiście poprawi produktywność.

Obietnice marketingowe i rzeczywistość mogą znacznie się różnić. Narzędzie może wyglądać atrakcyjnie, ale jeśli nie działa zgodnie z oczekiwaniami, nie zostanie powszechnie przyjęte.

Warto dokładnie je zbadać, ponieważ przypadek użycia jednej firmy może znacznie różnić się od przypadku drugiej. Jeśli planujesz wdrożenie na dużą skalę, zacznij od małego zespołu. Możesz wdrożyć narzędzie najpierw w zespole projektowym i sprawdzić, czy działa. Jeśli tak, rozszerz wdrożenie.

Galen Low: To bardzo trafne — zmiana nie musi być przeprowadzona od razu w całej organizacji.

Joe Ateya: Dokładnie. Działaj krok po kroku. Upewnij się, że wiesz, co robisz, zbadałeś rozwiązanie i czujesz się komfortowo podczas korzystania z niego. Ważne jest również, aby Twój zespół czuł się komfortowo.

Galen Low: Wspomniałeś wcześniej o obawach związanych z przyjęciem narzędzia. Są też mity dotyczące tego, że firma wdrożeniowa lub dostawca sprzeda oprogramowanie, a następnie zniknie.

Wiele firm zrozumiało ten problem i przebudowało swoje modele biznesowe. Konfiguracja i wdrożenie stały się bardziej zbliżone do doradztwa. Zespół pomaga poznać firmę, dopasować rozwiązanie i szybciej osiągnąć oczekiwane rezultaty.

Joe Ateya: To prawda. Dostawcy naprawdę chcą pomagać. Zależy im, aby użytkownicy potrafili korzystać z narzędzia i aby było ono powszechnie przyjęte przez zespół.

Większe firmy często mają dedykowanych opiekunów klienta, konsultantów wdrożeniowych oraz osoby pomagające w konfiguracji i szkoleniu. Nie każdy jednak potrzebuje takiego poziomu wsparcia. Najważniejsza jest elastyczność. Przetestuj rozwiązanie na małą skalę, zanim wdrożysz je w całej organizacji.

Galen Low: Wróćmy do liczby opcji dostępnych na rynku. Twoja praca polega na znajomości wielu z nich. Jak nadążasz za tym wszystkim? Jakie wskazówki masz dla osób, które chcą śledzić możliwości oprogramowania i trendy?

Joe Ateya: Czytam wiele blogów w internecie, również nasze wewnętrzne publikacje. Czytam materiały The DPM i inne źródła branżowe. Rozmawiając z ludźmi, dowiaduję się, z czego korzystali wcześniej. Czasami opowiadają mi o narzędziach, o których nigdy wcześniej nie słyszałem, więc od razu je sprawdzam.

Czytam publikacje technologiczne, odwiedzam fora i Reddita, gdzie ludzie chętnie dzielą się historiami sukcesu. Należę również do społeczności PMI na LinkedIn i społeczności dotyczących oprogramowania dla kierowników projektów.

Dużą część mojej pracy stanowią rozmowy z kierownikami projektów, dyrektorami PMO i menedżerami PMO. Dzięki temu rozumiem, co jest modne i jakie zmiany zachodzą w poszczególnych branżach.

Jednym z największych wyzwań jest zmiana. Nie każdy ją lubi, a nie każda zmiana jest najlepszym rozwiązaniem. Najczęściej jednak oprogramowanie pomaga ograniczyć pracę administracyjną. Jeśli narzędzie automatyzuje zadania i oszczędza czas, warto je przetestować.

Galen Low: Podoba mi się to, ponieważ chodzi o łączenie informacji — nie tylko przeglądanie list funkcji, lecz także analizowanie rozmów i rozumienie, że rozwiązanie odpowiednie dla jednej firmy może nie być właściwe dla innej.

Rola doradcy polega na syntezie tych informacji i przekładaniu ich na poradę. Nie chodzi wyłącznie o stronę techniczną, ale także o słuchanie historii, rozumienie skarg i znalezienie rozwiązania, które będzie pasowało do danej organizacji.

Joe Ateya: Jeśli chodzi o śledzenie zmian, czytam wiadomości, informacje o trendach programowych i LinkedIn. Obserwuję firmy, o których często słyszę. Czasami okazuje się, że zostały przejęte lub połączyły się z innymi przedsiębiorstwami.

Dobrym przykładem jest Clarizen, który kilka lat temu został przejęty przez Planview. Połączono funkcje raportowania Clarizen z możliwościami Planview, tworząc bardzo dobre rozwiązanie. Takie historie często zdarzają się w branży oprogramowania.

Galen Low: Wcześniej pominąłem jeden temat. Jak ludzie mogą skorzystać z Twojej wiedzy? Jak działa Twoja usługa?

Joe Ateya: Nasza usługa jest bezpłatna. Pomagamy firmom na całym świecie. Jeśli ktoś potrzebuje wsparcia, może umówić się ze mną na rozmowę w dogodnym terminie i omówić dostępne opcje.

Zwykle sugerujemy analizę czterech lub pięciu dostawców oprogramowania. Pomagamy wybrać narzędzia najlepiej dopasowane do przypadku użycia. Można opowiedzieć nam o problemach, budżecie i wymaganiach. Polecamy rozwiązania mieszczące się w budżecie i takie, które rzeczywiście będą używane.

Jeśli dane narzędzie było już testowane i nie sprawdziło się, nie będziemy go ponownie rekomendować. Nasza usługa jest bezpłatna i całkowicie bezstronna. Nie faworyzujemy żadnego konkretnego rozwiązania.

Pomagamy wybrać najlepsze dopasowanie i zorganizować prezentacje z odpowiednimi dostawcami. Zwykle wystarcza 15–20 minut. W razie pytań można również napisać do mnie na adres Joe@softwareselect.com.

Galen Low: To niezwykle wartościowe dla słuchaczy. Z pewnością dodam te informacje do notatek do odcinka, aby mogli skorzystać z całej wiedzy, którą zdobywasz, śledząc oprogramowanie i trendy w tych branżach.

Joe, dziękuję za spotkanie. Wspaniale było gościć Cię w programie. Dziękuję za podzielenie się wiedzą i spostrzeżeniami z codziennych rozmów. Mam nadzieję, że słuchacze wiele z tego wynieśli.

Joe Ateya: Cała przyjemność po mojej stronie. Dziękuję, Galen. Wspaniale było porozmawiać.

Galen Low: Dobrze, wszystko już wiecie. Jak zawsze, jeśli chcecie dołączyć do rozmowy z ponad tysiącem osób zainteresowanych zarządzaniem projektami, dołączcie do naszej społeczności. Odwiedźcie stronę thedigitalprojectmanager.com/membership, aby dowiedzieć się więcej. Jeśli podobał Wam się dzisiejszy odcinek, zasubskrybujcie podcast i pozostańcie z nami na stronie thedigitalprojectmanager.com.

Do następnego razu. Dziękuję za słuchanie.