Jak rozpoznać, że Twój zespół naprawdę osiągnął pełną wydajność (i kiedy zatrudnić nowych pracowników)
Planowanie mocy przerobowych może przypominać przeciąganie liny między działem sprzedaży, zespołami realizacyjnymi a kadrą zarządzającą — szczególnie gdy cele wzrostu zderzają się z zespołem, który już czuje się przeciążony. W tym odcinku Galen Low rozmawia z Brandonem Llewellynem, dyrektorem ds. realizacji w Cirface, aby przeanalizować, jak liderzy zespołów realizacyjnych mogą wykorzystywać dane do diagnozowania rzeczywistych problemów z mocami przerobowymi, podejmowania trafniejszych decyzji dotyczących zasobów oraz unikania pułapki „upchnijmy jeszcze jeden projekt”.
Brandon opowiada, jak jego zespół podchodzi do planowania mocy przerobowych, wykorzystując proste, ale skuteczne wskaźniki, dlaczego planowanie odgórne często przynosi lepsze rezultaty niż szczegółowe szacowanie zadań oraz jak usługi o ustandaryzowanym zakresie, wielkość kontraktu i jasny podział ról mogą znacząco zmienić postrzeganie tego, jak „zajęty” jest zespół. Rozmówcy analizują również wpływ AI na efektywność operacyjną oraz to, co liderzy powinni faktycznie zrobić z czasem, który dzięki temu zyskają.
Czego się dowiesz
- Jak określić, czy Twój zespół faktycznie osiągnął pełne obciążenie — czy tylko ma takie wrażenie
- Jakie czynniki operacyjne sprawiają, że zespoły czują się przytłoczone, nawet gdy dane wskazują, że mają jeszcze wolne moce przerobowe
- Dlaczego większe kontrakty mogą ograniczać obciążenie operacyjne w porównaniu z wieloma mniejszymi projektami
- Jaka jest różnica między planowaniem mocy przerobowych a wskaźnikiem wykorzystania oraz dlaczego oba te aspekty mają znaczenie
- Dlaczego odgórne planowanie mocy przerobowych często sprawdza się lepiej niż szczegółowe, oddolne planowanie zasobów
- Jak wykorzystywać dane dotyczące wykorzystania i czasu pracy do wspierania decyzji rekrutacyjnych
- W jakich obszarach AI rzeczywiście usprawnia dziś procesy realizacji projektów, a w jakich jeszcze nie
Najważniejsze wnioski
- Sprawdź dane, zanim założysz, że Twój zespół jest w pełni obciążony.
Jeśli zespół czuje się przeciążony, ale dane wskazują coś innego, zacznij od sprawdzenia dokładności rejestrowania i raportowania czasu pracy. Słabe dane mogą przedstawiać problemy z mocami przerobowymi w mylący sposób. - Małe projekty generują ukryte obciążenie.
Duża liczba małych klientów i niestandardowych prac zwiększa konieczność przełączania kontekstu oraz nakład pracy administracyjnej. Mniej większych zleceń często ogranicza obciążenie operacyjne. - W miarę możliwości standaryzuj pracę.
Usługi o ustandaryzowanym zakresie, szablony i przejrzyste systemy zmniejszają wysiłek mentalny potrzebny do realizacji projektów. - Skup się na kilku kluczowych wskaźnikach.
Nie potrzebujesz dziesiątek pulpitów nawigacyjnych — zwykle wystarczy śledzenie wykorzystania, szacowanego i rzeczywistego czasu pracy oraz prognoz dotyczących mocy przerobowych. - W miarę możliwości planuj moce przerobowe odgórnie.
Przydzielanie nakładu pracy według ról na przestrzeni harmonogramu projektu jest łatwiejsze w utrzymaniu niż szacowanie każdego pojedynczego zadania. - Wykorzystuj dane o wykorzystaniu do wspierania decyzji rekrutacyjnych.
Utrzymujące się wysokie wykorzystanie przy silnym popycie to wyraźny sygnał, że zespół może potrzebować większej liczby osób. - AI przede wszystkim zwiększa efektywność, a nie wspiera strategię.
Dziś AI najlepiej wykorzystywać do usuwania powtarzalnych lub taktycznych zadań, podczas gdy ludzie koncentrują się na pracy kreatywnej i strategicznej. - Wzrost efektywności nie musi oznaczać większej ilości pracy.
Gdy produktywność rośnie, liderzy mogą podzielić korzyści między dodatkową pracę przy realizacji projektów a czas przeznaczony na strategię lub rozwój zespołu. - Ułatwiaj rejestrowanie czasu pracy.
W pierwszej kolejności rejestruj pracę związaną z realizacją projektów, pomijaj drobne odcinki czasu i dąż do trafności kierunkowej, a nie do idealnej precyzji. - Analizuj trendy, a nie pojedyncze projekty.
Decyzje operacyjne powinny opierać się na wzorcach widocznych w wielu projektach, a nie na tym, czy jeden projekt przekroczył budżet.
Rozdziały
- 00:00 — Napięcie między mocami przerobowymi a sprzedażą
- 03:20 — Diagnozowanie problemów z mocami przerobowymi
- 05:30 — Dlaczego małe projekty przytłaczają zespoły
- 11:09 — 3 wskaźniki, które mają znaczenie
- 13:10 — Planowanie odgórne a oddolne
- 19:16 — Rekrutacja w dobie AI
- 23:41 — Co zrobić z uzyskanym wzrostem efektywności
- 34:31 — Jak ułatwić rejestrowanie czasu pracy
- 38:48 — Myślenie w kategoriach długoterminowych trendów
- 39:11 — AI a efektywność operacyjna
- 43:06 — Ograniczanie „pracy wokół pracy”
Poznaj naszego gościa
Brandon Llewellyn jest liderem ds. dostarczania i operacji, specjalizującym się w realizacji projektów cyfrowych i optymalizacji przepływów pracy. Jako dyrektor ds. dostarczania w Cirface, agencji wdrażającej Asanę, kieruje zespołami konsultingowymi, które projektują i wdrażają skalowalne procesy oraz systemy zarządzania projektami dla organizacji korporacyjnych, pomagając klientom usprawniać współpracę, widoczność i efektywność operacyjną. Dzięki rozległej wiedzy specjalistycznej w zakresie przywództwa w obszarze dostarczania, zarządzania zasobami i nowoczesnych narzędzi do obsługi przepływów pracy Brandon koncentruje się na łączeniu automatyzacji i procesów wykorzystujących sztuczną inteligencję z ludzką wiedzą, aby usprawniać złożone projekty i umożliwiać zespołom osiąganie wysokiej wydajności.
Materiały z tego odcinka:
- Dołącz do społeczności menedżerów projektów cyfrowych
- Zasubskrybuj newsletter, aby otrzymywać nasze najnowsze artykuły i podcasty
- Skontaktuj się z Brandonem:
Powiązane artykuły i podcasty:
Galen Low: Co mogą zrobić liderzy zespołów i projektów, gdy sprzedaż chce sprzedawać więcej, ale zespoły mówią, że osiągnęły pełną wydajność?
