EPMO-gids: wat het is & hoe het verschilt van een PMO
Als je lid bent van een projectmanagementbureau (PMO) binnen een snelgroeiende organisatie, kan je dagelijkse werk voelen alsof je een race loopt.
Soms wordt het zo hectisch dat je nauwelijks tijd hebt voor een toiletpauze—laat staan een lunchpauze.
Wat als ik je vertel dat het niet zo hoeft te zijn? Wat als je organisatie de tijd nam om doelen en prioriteiten vast te stellen, zorgvuldig projecten selecteerde die deze doelen ondersteunen en robuuste rapportagesystemen opzette om de gezondheid van de projectportefeuille te bewaken?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dit is het idee achter een enterpriseprojectmanagementbureau, of EPMO.
Maar wat is een EPMO precies en welke rol vervult het binnen het grotere geheel? In dit artikel ga ik hier uitgebreid op in en bespreek ik alles wat je over een EPMO moet weten, inclusief hoe het verschilt van een traditioneel PMO.
Wat is een enterpriseprojectmanagementbureau (EPMO)?
Een EPMO opereert rechtstreeks onder de leidinggevenden in de directie en de raad van bestuur. Het bestaat uit een uitvoerend leiderschapsteam dat verantwoordelijk is voor belangrijke besluitvorming over welke projecten de onderneming wel of niet moet uitvoeren en wie toezicht op elk project moet houden.
In plaats van projecten afzonderlijk te beheren, houdt de EPMO tegelijkertijd toezicht op een portefeuille van projecten. Het opereert op strategisch niveau en zorgt ervoor dat elk project binnen een organisatie aansluit bij de doelen van de onderneming.
Het bureau op ondernemingsniveau is verantwoordelijk voor belangrijke functies, zoals vraagvoorspelling en resourceplanning, en financiële evaluaties, waaronder budgettering, planning en het mogelijke rendement op investering (ROI) van projecten.
Voordat je een nieuw systeem implementeert, is het belangrijk om de definitie van enterpriseprojectmanagement te begrijpen.
Waarom is een EPMO belangrijk?
Naarmate een organisatie groeit en een groter volume aan complexere projecten op zich neemt, vervult een EPMO verschillende belangrijke functies:
- Stelt organisatiedoelen vast en hanteert een robuust projectselectieproces en een werkstroom om ervoor te zorgen dat de organisatie projecten kiest die aansluiten bij strategische doelstellingen
- Optimaliseert de toewijzing van middelen met behulp van specifieke methoden over projecten heen
- Bewaakt de gezondheid van de projectportefeuille door prestatie-indicatoren te implementeren en bij te houden die verantwoording voor projectsucces bieden.
Wie leidt de EPMO?
Doorgaans is een EPMO-directeur verantwoordelijk voor het aansturen van een team van projectmanagers dat de EPMO vormt. De directeur is het primaire aanspreekpunt voor de communicatie met het directieteam.
EPMO versus PMO: wat is het verschil?
De belangrijkste verschillen tussen een EPMO en een PMO hebben te maken met:
1) Schaal (de omvang van de projectportefeuille waarop het toezicht houdt)
2) Complexiteit van projecten (dit is vergelijkbaar met de verschillen tussen portefeuillebeheer versus projectmanagement)
Een EPMO opereert op grotere schaal dan een PMO. Een EPMO houdt toezicht op projecten binnen de gehele organisatie, terwijl een PMO een kleinere maar vergelijkbare rol vervult binnen een specifieke bedrijfseenheid, zoals informatietechnologie (IT) of inkoop.
Daarnaast vervult een PMO een meer tactische rol dan een EPMO. Terwijl de EPMO strategieën ontwikkelt om te bepalen welke projecten het beste aansluiten bij de doelen van de organisatie, houdt de PMO toezicht op afzonderlijke projecten om een hoogwaardige uitvoering en succesvolle oplevering te garanderen.
Bij een grote organisatie heb je mogelijk een EPMO die samenwerkt met het directieteam aan projectselectie, projectplanning en de toewijzing van middelen. De EPMO kan een PMO ondersteunen om projecten in de juiste richting te sturen en strategische inzichten te bieden die context geven aan een initiatief.
Omgekeerd ondersteunt de PMO de EPMO bij het opleveren van de juiste projecten en het rapporteren over de voortgang.
Hoe zijn EPMO's gestructureerd?
Net als PMO's kunnen EPMO's verschillende organisatiestructuren volgen, afhankelijk van factoren zoals de omvang, volwassenheid en groeikoers van de organisatie, evenals het volume en de complexiteit van de projecten.
In mijn huidige functie ben ik bijvoorbeeld een EPMO van één persoon. In een eerdere functie maakte ik deel uit van een EPMO van vijftien personen, verspreid over een groeiende organisatie (die later werd opgeheven ten gunste van het integreren van programmamanagers binnen specifieke projectteams).
Verantwoordelijkheden van de EPMO
Hoewel de structuur van EPMO's er bij verschillende organisaties enigszins anders kan uitzien, blijven hun kernfuncties van cruciaal belang voor het succes van de organisatie. Daarom is het essentieel om je EPMO te bemannen met teamleden die de bedrijfscontext en de strategische rol waarvoor ze zijn aangenomen begrijpen.
Een traditionele EPMO voert de volgende kernfuncties en verantwoordelijkheden uit:
- Kostenbeheer en -analyse: EPMO's moeten ervoor zorgen dat organisaties projecten effectief financieren en dat deze projecten binnen het budget blijven zodra ze zijn gefinancierd.
- Resourcebeheer: EPMO's moeten weten welke mensen aan het hoofd van welke projecten horen te staan. Ze moeten er ook voor zorgen dat er voldoende projectmanagers en teamleden beschikbaar zijn om elk project op zich te nemen en eventuele conflicten te beheren die tussen teamleden kunnen ontstaan.
- Risicobeheer: Voorafgaand aan de goedkeuring van een project en gedurende de gehele uitvoering ervan moeten EPMO's potentiële risico's identificeren en beoordelen en strategische plannen bieden om deze te beperken. Ook het gebruik van AI in projectmanagementbureaus kan hierbij helpen.
- Prestatiebeheer: EPMO's moeten ervoor zorgen dat de organisatie die ze dienen goed presteert. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het definiëren en controleren van belangrijke prestatie-indicatoren en voor het opstellen van rapporten die leidinggevenden op C-niveau of de raad van bestuur helpen te zien hoe goed een project of projectmanagementteam presteert.
- Projectgovernance: EPMO's zijn verantwoordelijk voor het definiëren en implementeren van governancekaders voor projecten binnen hun ondernemingen.
- Communicatie met belanghebbenden: EPMO's moeten met belanghebbenden communiceren om ervoor te zorgen dat de organisatie doelen bereikt en aan verwachtingen voldoet.
- Strategisch portfoliobeheer: Een EPMO moet toezicht houden op projectportfoliobeheer (PPM) en toezicht houden op projectinvesteringen en -doelstellingen om ervoor te zorgen dat de prioritering van projecten aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen.
Zoals je waarschijnlijk al kunt zien, zijn deze verantwoordelijkheden niet iets wat je eenvoudigweg kunt leren en perfect uitvoeren zonder voorafgaande training. Veel EPMO-leiders beschikken over PMO- of certificeringen op het gebied van portfoliobeheer, die hen helpen de beste werkwijzen te kennen voor het beheren van deze mate van complexiteit.
4 voordelen van een EPMO
Het implementeren van een EPMO brengt verschillende belangrijke organisatorische voordelen met zich mee, waaronder:
- Strategische afstemming en verantwoordelijkheid voor projectdoelen en -doelstellingen
- Passende toewijzing van middelen en hoogwaardige uitvoering volgens de projectplanning, het budget en de scope
- De mogelijkheid om de gezondheid van projecten consistent over projecten heen te monitoren met behulp van een gemeenschappelijke reeks belangrijke prestatie-indicatoren en projectmanagementpraktijken
- Gecentraliseerde rapportage voor het managementteam, waardoor de tijd die een traditionele PMO aan tactische uitvoering kan besteden, wordt gemaximaliseerd.
Wanneer overstappen naar een EPMO
Een EPMO is op het juiste moment in de ontwikkeling van een organisatie een geweldige meerwaarde. Als je een EPMO te vroeg implementeert, kan deze eerder een administratieve last dan een voordeel worden.
Wanneer een bedrijf te jong of te klein is om consequent meerdere projecten tegelijkertijd te beheren of van middelen te voorzien, is een PMO meestal een betere manier om projecten binnen budget en volgens planning te houden.
Bovendien is het ontwikkelen van een PMO meestal een betere keuze dan een EPMO als een bedrijf zich beperkt tot het beheren van grote projecten binnen één afdeling.
Naarmate een organisatie groeit, kan het moeilijk zijn om te weten wanneer het juiste moment is om over te stappen naar een EPMO. Dit zijn enkele signalen dat een organisatie mogelijk klaar is om een EPMO op te zetten:
- Projectmanagers besteden het grootste deel van hun tijd aan het blussen van brandjes in plaats van aan het behalen van projectdoelstellingen en doelen
- Leidinggevenden beschikken niet over inzicht in de actuele voortgang en uitvoering van projecten op een detailniveau dat passend is voor hun functie
- Projectteamleden en andere medewerkers binnen de organisatie kunnen de bedrijfsstrategie niet duidelijk verwoorden (of kennen deze niet)
- Projectteamleden weten niet goed hoe hun werk in deze bredere strategie past.
Hoe overstappen naar een EPMO
Je kunt overstappen naar een EPMO door bestaande leden van je PMO (of van je projectmanagementteam als je geen PMO hebt) naar een hoger niveau te tillen of door extern personeel aan te nemen.
Als je je EPMO intern opzet, werk dan samen met andere leidinggevenden om projectmanagers en andere medewerkers te analyseren en te beoordelen of zij over de vaardigheden en sterke punten beschikken om over te stappen naar een rol binnen je EPMO.
Het voordeel van het intern bemannen van je EPMO is dat je huidige projectmanagers al goed bekend zijn met de bedrijfscontext en het projectenlandschap binnen je organisatie. Het kan eenvoudiger zijn om hun functies binnen een PMO met externe medewerkers in te vullen, omdat kennis van de organisatie daar minder cruciaal is voor het succes van projecten.
Aan de andere kant wil je misschien een frisse blik bij het opzetten van een EPMO, die niet wordt vertroebeld door vooroordelen over “business as usual”.
Of je huidige projectmanagers zijn misschien tevreden met tactische uitvoering en hebben ze geen behoefte om over te stappen naar een meer strategische, minder uitvoerende rol. In dat geval kan externe werving een goede keuze zijn.
Op zijn minst wil je op zoek gaan naar kandidaten met ervaring in projectmanagement, zakelijk en strategisch inzicht, vaardigheden op het gebied van stakeholdermanagement (waaronder het prettig vinden om met leidinggevenden te werken) en het vermogen om prestatie-indicatoren van projecten te monitoren en erover te rapporteren.
Welke softwaretools moeten EPMO’s gebruiken?
De belangrijkste tools voor EPMO’s zijn tools die de samenwerking binnen teams verbeteren. Dit omvat software zoals Microsoft Teams of Google Drive om documenten, spreadsheets en presentaties asynchroon te delen tussen teamleden. Andere oplossingen voor projectmanagement, zoals Workzone of Primavera, kunnen EPMO’s helpen om projectfinanciën en planningen te bewaken.
Bekijk de beste software voor enterpriseprojectmanagement voor andere programma’s die je EPMO efficiënter kunnen maken en ontdek wat EPM-software je organisatie kan kosten. Voor een uitgebreidere aanpak is software voor enterpriseprojectportfoliomanagement mogelijk een nog betere keuze, omdat deze de afstemming van projecten op strategische doelstellingen kan stroomlijnen en de algehele efficiëntie kan verbeteren (dit is een van de vele voordelen van software voor projectportfoliomanagement).
Ontwikkel een EPMO voor organisatiebreed projectsucces
Als je bedrijf groot genoeg is, is een EPMO een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat de projecten die je uitvoert aansluiten bij de strategische doelstellingen die je bedrijf heeft vastgesteld. Ze helpen projectmanagers en projectteams om op koers te blijven en houden leidinggevenden op de hoogte van wat er binnen het bedrijf gebeurt.
Wil je meer leren over projectmanagement? Abonneer je dan op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager om op de hoogte te blijven van alles wat met EPMO’s, PMO’s en andere initiatieven op het gebied van projectmanagement te maken heeft.
Mis ook onze podcastaflevering over doelgerichte PMO’s en digitale transformatie niet.
