Zapier’s blauwdruk voor modern projectmanagement

Galen Low: In een tijd van onrust op de arbeidsmarkt: is het wreed dat organisaties zich richten op AI-gestuurde automatisering, of is het misschien juist vriendelijk?

Wade Foster: Voor mij is het voor 1000% het vriendelijke om te doen. AI is heel goed in het helpen bij een enorme verscheidenheid aan taken. AI kan helpen in het rommelige midden, maar het neemt de baan niet over. Het werk blijft het werk.

Galen Low: Als je vooruitkijkt naar, ik weet het niet, 2030: naar wat voor vaardigheden en kwalificaties zullen technologiebedrijven zoals Zapier op zoek zijn voor functies die verantwoordelijk zijn voor projectoplevering?

Wade Foster: Ik zou zeggen dat je vermogen om bestaande problemen te herkennen en ideeën te hebben uitzonderlijk waardevol is. Het tweede is wat ik oordeel of smaak zou noemen. En het derde: hoe coördineer je al deze systemen? Dat is het rommelige midden.

Galen Low: Geloof je dat er een grens is voor agentische AI en intelligente automatisering die we misschien niet moeten overschrijden?

Wade Foster: Ik weet niet zeker of er een bovengrens is. De creativiteit van mensen wordt tot nu toe enorm onderbenut. De hoeveelheid creatieve output die één persoon kan produceren is enorm. Ik denk dat de wereld anders zal worden, maar ik denk niet dat dit dystopische beeld klopt. Waarschijnlijk lijkt het veel op vandaag, maar dan met meer.

Galen Low: Welkom bij de podcast van The Digital Project Manager — de show die deliveryleiders helpt slimmer te werken, soepeler op te leveren en hun teams met vertrouwen te leiden in het tijdperk van AI. Ik ben Galen, en elke week duiken we in praktische strategieën, opkomende trends, bewezen raamwerken en het verhaal uit de frontlinie van een project. Of je nu grote transformatieprojecten aanstuurt, AI-workflows beheert of gewoon probeert de chaos onder controle te houden: je bent hier aan het juiste adres. Laten we beginnen.

Goed, vandaag hebben we het over de rol van AI-gestuurde automatisering bij projectoplevering en de vraag of dit de sleutel kan zijn tot het verminderen van enkele logge projectmanagementpraktijken waardoor kleine, flexibele teams formeel projectmanagement liever vermijden als de pest.

Vandaag spreek ik met Wade Foster, medeoprichter en CEO van een klein bedrijf waar je misschien van hebt gehoord: Zapier. Bijna twintig jaar geleden stopte Wade met zijn stage in de financiële dienstverlening, leerde hij programmeren en bouwde hij samen met een paar vrienden een product dat het eenvoudiger maakte om apps met elkaar te laten communiceren en geautomatiseerde workflows tussen die apps te bouwen.

Vandaag is Zapier het meest verbonden AI-orkestratieplatform. Het verbindt teams, tools, AI en agents in meer dan 8.000 apps om kritieke workflows met flexibiliteit, schaalbaarheid en controle te automatiseren.

Wade, bedankt dat je vandaag bij me bent.

Wade Foster: Bedankt voor de uitnodiging, Galen.

Galen Low: Allereerst, Wade, moet ik zeggen dat het een eer is je hier te hebben. Ik wil je bedanken omdat je je verhalen en inzichten zo openhartig deelt, zodat we er allemaal van kunnen leren.

Er is zoveel dat ik je wil vragen, en ik hoop dat we tijdens dit gesprek wat heen en weer kunnen springen. Maar dit is de routekaart die ik voor vandaag heb uitgestippeld. Om te beginnen wilde ik de toon zetten met jouw visie op één grote, prangende vraag waar de mensen uit mijn community jouw mening over wilden horen. Daarna wil ik dat uitpakken en drie dingen bespreken.

Ten eerste wil ik bespreken wat er anders is aan automatisering in de huidige, door AI geobsedeerde context vergeleken met de tijd waarin Zapier voor het eerst werd gelanceerd. Daarna wil ik bekijken hoe projectmanagement er bij Zapier uitziet en hoe Zapier lichtgewicht projectmanagementprocessen heeft bereikt door zijn eigen product te gebruiken.

En tot slot wil ik jouw perspectief op de toekomst van projectmanagement als vakgebied horen en hoe je de rol van de projectmanager ziet veranderen naarmate we dieper in AI-gestuurde automatisering terechtkomen. Hoe klinkt dat?

Wade Foster: Geweldig. Laten we het doen.

Galen Low: Laten we het doen. Goed. Ik dacht dat ik zou beginnen met één grote, lastige vraag.

Ik neem een aanloop. In de kringen waarin ik me beweeg, bestaat er een soort haat-liefdeverhouding met het idee van AI-gestuurde automatisering in projectmanagement. Aan de ene kant haalt intelligente automatisering veel van de saaie administratie uit het werk. Aan de andere kant dreigt het volledige banen over te nemen en ontstaat de indruk dat projectmanagement volledig kan worden geautomatiseerd.

Dus mijn grote, lastige vraag is deze. In een tijd van onrust op de arbeidsmarkt, waarin massaontslagen en lange, moeilijke zoektochten naar werk de norm zijn geworden: is het wreed dat organisaties zich richten op AI-gestuurde automatisering? Of is het misschien juist vriendelijk?

Wade Foster: Voor mij is het voor 1000% het vriendelijke om te doen. Als je je handen op het toetsenbord legt en met de technologie werkt, bestaat er op dit moment een soort mystiek rond AI.

Maar als je het gaat gebruiken, verdwijnt die mystiek. Wat overblijft is een veel pragmatischer begrip van waar deze technologie geweldig is, tijd bespaart en creativiteit stimuleert. En ook: hier zijn de beperkingen, hier is de technologie minder goed en hier is een menselijke rol. Wat ik in dat proces heb ontdekt, is dat AI heel goed is in het helpen bij een enorme verscheidenheid aan taken op elk moment tijdens de oplevering van een project, maar dat het mijn werk nog steeds niet overneemt.

Mijn werk is niet de taak die wordt uitgevoerd. Mijn werk is problemen begrijpen, bepalen welke problemen we moeten oplossen en vervolgens de output evalueren van wat we maken. Is het product goed? Is de marketing goed? Heb je daar een goed gevoel voor? AI kan helpen in het rommelige midden van dat alles.

Sterker nog, het helpt enorm in dat rommelige midden, maar het neemt het werk niet over. Het werk blijft het werk. Je moet die zaken nog steeds zelf oplossen, en ik denk dat iedereen met wie ik heb gewerkt en die AI echt snel heeft omarmd, meer begint te produceren, betere dingen maakt en gewoon meer ideeën krijgt over waar het naartoe kan.

Ik begrijp de standaardreactie van de mensheid: angst en schaarste. Dat is volgens mij heel natuurlijk, omdat het voor ons gemakkelijker is om ons af te vragen: wat gebeurt er als dit...? Maar de realiteit van technologie is dat die meestal veel meer creëert dan vernietigt. En ik denk dat hetzelfde voor AI zal gelden.

Galen Low: Ik voel me aangetrokken tot enkele van de dominante ideeën rond ontwikkelaars en programmeurs. Als je denkt dat de waarde die je creëert wordt bepaald door hoe snel je kunt typen, dan mis je waarschijnlijk het punt van je rol. En ik denk dat veel van hetzelfde geldt voor projectmanagement. Veel mensen zijn bezorgd dat iemand nu vergadernotities maakt met een AI-notulist.

Wauw. Mensen die dachten dat dat alles was wat ik deed, gaan me ontslaan. Ik zal niet liegen. Sommige van die dingen zijn inderdaad waar. Zo wordt de rol soms gezien. Maar ik vind dat expansionistische perspectief wel interessant: dat er in werkelijkheid juist meer kan worden gecreëerd.

Wade Foster: Maar was het werk om daar te zitten en notities te maken?

Dat was nooit het werk. Ik ben het ermee eens. Het werk was problemen oplossen, niet daar zitten transcriberen. Als je werk echt zo beperkt is, begrijp ik de angst iets beter. Maar wanneer ik naar organisaties kijk, is dat voor de meeste mensen niet hun volledige werk. Het is een taak die ze af en toe uitvoeren, meestal een taak die ze niet bijzonder leuk vinden en ook niet bijzonder goed doen.

Dus een AI-assistent voor die taak is geweldig, omdat je brein daardoor vrij komt om na te denken over de onderdelen van je werk waarvoor je er werkelijk bent.

Galen Low: Om terug te komen op iets wat je eerder zei: zodra je mensen het daadwerkelijk laat gebruiken, wordt duidelijk waar het goed in is en waar niet.

Er bestaan veel percepties op alle niveaus van een organisatie: we hebben het nog niet echt geprobeerd, maar het zegt dat het dit kan, dus misschien kunnen we dit hele team ontslaan. Of misschien raak ik mijn baan kwijt. Maar thematisch denk ik dat het heel waar is dat je het moet gaan gebruiken.

Je ontdekt dat het een partnerschap is. Het neemt dingen over waar het goed in is en laat dingen liggen waar het niet goed in is. Het hoeft geen volledige AI-transformatie te worden waarbij het personeelsbestand plotseling alleen uit AI bestaat en agents overal rondmarcheren. Het blijft samenwerking. Het tilt ons nog steeds omhoog.

Wade Foster: Honderd procent. Ik geef je een voorbeeld. Onze Zapier Summit komt eraan, een evenement waarbij we al onze medewerkers één keer per jaar persoonlijk samenbrengen. We zijn meestal een verspreid team en als onderdeel van de Summit geef ik doorgaans een openingspresentatie. Dat is het enige moment waarop ik het hele bedrijf tegelijk in dezelfde ruimte heb.

Ik doe het dus graag goed. In het verleden moest ik zonder AI gaan zitten nadenken over het verhaal dat ik wilde vertellen, anekdotes, gegevens en voorbeelden verzamelen. De creatieve onderdelen waren leuk: het verhaal bedenken, het schrijven enzovoort.

Andere delen waren behoorlijk vervelend. Ik had geen goed voorbeeld, geen gegevens of andere benodigde informatie. Bovendien is er bij elke presentatie het probleem van de lege pagina: je hebt een vaag idee van waarover je wilt praten, maar het staat nog niet in een verhaalstructuur.

De afgelopen twee dagen ben ik met Claude gaan zitten. Ik noem het brainstormsessies. Ik zeg: ik ga een uur met je werken, ik wil dat je me achter elkaar vragen stelt. Dit is het rommelige idee in mijn hoofd. Uiteindelijk willen we een keynote hebben; help me dit uit te werken.

Het eindresultaat is dat ik daadwerkelijk meer tijd en moeite in het verbeteren van deze keynote steek. Ik heb namelijk een geweldige assistent die met me heen en weer gaat en helpt. Tijdens het proces kan ik het ook uitsturen en zeggen: ga door onze Slack, ga door onze Coda en zoek op internet naar citaten, voorbeelden en gegevens. Dat helpt me om dit punt veel beter te vertellen.

Het resultaat is misschien moeilijk te geloven: ik zal meer tijd besteden aan het ontwerpen van deze keynote dan aan eerdere keynotes.

AI vermindert hier dus niet de tijd die eraan wordt besteed. Het verhoogt juist de tijd. Maar ik merk dat de kwaliteit uiteindelijk veel beter wordt. Het schrijven zelf is ook veel leuker, omdat ik een enthousiaste denkpartner heb die met me meewerkt. In het verleden liep ik vast en dacht ik: goed genoeg, ik rond het af en hopelijk merkt niemand de kwaliteitsproblemen.

Dat is slechts één voorbeeld. Wanneer je AI echt gebruikt, krijg je een veel breder begrip van waar het goed in is, waar niet en waarvoor je het gaat inzetten.

De eisen die aan deze tools worden gesteld zullen enorm zijn, omdat het creatieve potentieel van de mensheid veel groter is dan mensen denken.

Galen Low: Ik vind die twee invalshoeken mooi: kwaliteit en plezier. Je kunt je richten op de vraag hoe je iets zo goed mogelijk maakt. Ik ben zelf ook zo.

Veel mensen die zichzelf creatief noemen zijn zo, misschien iedereen. Iets is nooit echt af; je kunt er alleen niet meer naar kijken en zegt dan: goed genoeg, ik loop weg. Je kunt dat deels omzeilen, er meer plezier aan beleven en ik vind dat erg interessant.

Je hebt er niet minder tijd aan besteed. Je hebt er meer tijd aan besteed.

Wade Foster: Nee, ik kwam tijdens het proces juist op een punt waarop ik meerdere gesprekken tegelijk had lopen. Ik begon heel georganiseerd, maar kwam daarna in het rommelige midden terecht. Claude had net een taak afgerond en ik moest stoppen en zeggen: we hebben negen verschillende dingen gedaan voor het onderzoek van deze presentatie.

Ik ben het overzicht kwijt. We moeten terug naar het middelpunt. Ik weet nog dat we dit deden, dat we dat deden en deze gegevensbronnen verzamelden. Ik weet dat er een vage volgende stap is. Help me hier weer grip op te krijgen. Mijn sessie is trouwens afgelopen, dus ik wil dat je dit goed documenteert, want ik kom er morgen op terug.

Laat me wat broodkruimels achter zodat ik morgen verder kan. Zonder AI-assistentie zou je gewoon stoppen en later terugkomen. Je eerste taak de volgende dag zou zijn om uit te zoeken wat je gisteren eigenlijk deed en waar je was gebleven.

Nu kom ik terug met een mooie index van broodkruimels en alles wat daarbij hoort. Daardoor kan ik veel gemakkelijker weer verdergaan waar ik was gebleven.

Galen Low: Ik denk dat veel mensen de workflow met een denkpartner onderschatten. Ik sta nog aan het begin van mijn reis. Ik zit achter het toetsenbord een gesprek te voeren dat begint en eindigt, en dan ben ik klaar. Ik voer informatie terug en train het met bepaalde zaken, maar ik zeg nog niet: tot morgen. Ik vind het idee geweldig dat je kunt zeggen: ga weg en doe wat werk.

Wade Foster: Ik ben inmiddels zover dat ik zeg: bedankt, goede sessie, ik kom de volgende keer terug. Ik vind het mooi dat ik bijna met een therapeut begin te praten.

Galen Low: Ik denk dat dit een goed perspectief biedt op hoe AI helpt en een rol verandert — eigenlijk elke rol. En ik denk aan plezier en kwaliteit. Ik weet niet of veel bedrijven dat kunnen meten, maar het zal op andere manieren zichtbaar worden in prestaties, waarde en dergelijke.

Wade Foster: Kwaliteit.

Galen Low: Precies. Kunnen we misschien wat uitzoomen en dieper ingaan op de wereld van automatisering? Niet alleen de gesprekspartner als denkhulp, maar ook agents, intelligente workflows, MCP en het koppelen van al deze apps en technologieën.

In mijn ogen verandert AI zonder twijfel de manier waarop we werken, maar ook wat er van ons wordt verwacht op het gebied van technische vaardigheden en strategisch zakelijk inzicht. Ons vermogen om uit te zoomen en het gesprek naar een hoger niveau te tillen.

Dat geldt natuurlijk ook voor projectmanagers, maar gaat veel verder. Zapier heeft snel ingezien dat AI dingen verandert. Jullie hebben nu producten zoals Zapier Agents en Zapier MCP. Daardoor staat Zapier voor mij nog steeds vooraan bij het koppelen van apps in een wereld waarin we ontzettend veel tools hebben.

Er zijn zoveel tools. Voor alles bestaat een rechtvaardiging, maar we bevinden ons nog steeds in een fase waarin het lastig is om ze goed samen te laten werken. Automatisering in zijn puurste vorm is natuurlijk niet nieuw. Zapier biedt al ruim tien jaar no-code-automatisering als dienst aan.

Welke uitdaging ben je in je vijftien jaar ervaring met no-code-workflowautomatisering tegengekomen waar mensen vandaag nog steeds mee worstelen? Is de manier waarop jullie die hebben opgelost anders dan hoe je mensen nu zou aanraden ermee om te gaan?

Wade Foster: Sommige problemen blijven bestaan. Eén probleem dat onmiddellijk bij me opkomt is inspiratie.

Je ziet dit ook bij AI. Sommige mensen gebruiken het voor elk aspect van hun leven en werk. Als je met hen praat, zeggen ze dat het revolutionair is en hun manier van werken volledig verandert. Aan de andere kant spreek je iemand die zegt: het is aardig, het hielp me een recept te bedenken en vertelde mijn kind een grappig verhaal, maar ik zie niet wat het grote voordeel is.

Tussen die uitersten ligt alles daartussenin. Wanneer ik tijd doorbreng met die twee typen mensen, is het verschil vaak dat de creatieve output van mensen die AI veel gebruiken gewoon veel hoger ligt.

Ze hebben vaak ontdekt hoe ze AI als creatieve denkpartner kunnen inzetten om meer ideeën te krijgen. Iemand die net begint zit daarentegen vast. Die denkt: ik weet niet eens waarvoor ik het moet gebruiken. Welke problemen heb ik in mijn dagelijkse leven? Waar moet ik kijken?

Dat is prima. De meeste mensen zijn waarschijnlijk zo. De grote kans ligt volgens mij in de vraag hoe Zapier, wij als community en wij als ondernemers mensen door dat spectrum kunnen begeleiden. Dit probleem bestond al vóór AI.

Een grappig voorbeeld: je ziet dit bij leiders die verantwoordelijk zijn voor AI-transformatie in organisaties. Vaak hebben ze een vergelijkbaar stappenplan. Ze vragen hun personeel welke ideeën voor AI ze hebben. Vervolgens krijgen ze een lange lijst met ideeën.

Het grappige is dat bijna iedereen negen van de tien keer zegt: wat ik terugkrijg heeft helemaal geen AI nodig. Het is iets wat we altijd al hadden kunnen doen met traditionele automatisering, traditionele workflows enzovoort. Dat laat zien hoe vast mensen kunnen zitten in de vraag wat hier eigenlijk mogelijk is en wat ze kunnen bouwen.

Galen Low: De kunst van het mogelijke? Absoluut. Dat was aanvankelijk ook mijn struikelblok met Zapier: vóór AI API’s aan elkaar koppelen. Ik ben niet erg technisch. Ik weet welke toegangspunten ik in een tool kan hebben en welke workflows ik misschien wil automatiseren, maar het is lastig om de mogelijkheden te begrijpen.

Hoe denk ik na over een trigger? Hoe praat ik met dit stukje software om deze workflow uit te voeren? De inspiratie is interessant, want veel mensen die de tools intensief gebruiken, zijn op een bepaalde manier bereid om te falen.

Niet falen in de zin dat iets niet werkte, maar in de zin van: het idee dat ik wilde proberen heb ik niet nodig. Het is niet precies wat ik wilde, maar ik ga door. Ze leren terwijl ze bezig zijn. De andere groep — waar ik mezelf zeker in herken — raakt verlamd door de vraag wat ze ermee kunnen doen.

Ik had die app voor als-dit-dan-dat al tien jaar op mijn telefoon. Ik dacht: geweldig, ik kan dingen in mijn huis automatiseren. Als het buiten regent, kan ik een herinnering instellen om een paraplu mee te nemen. Ik heb niets ingesteld, de app nooit geopend en weet niet eens of ik een account heb aangemaakt.

Ik had geen ideeën, of in elk geval niet genoeg vertrouwen in mijn ideeën om tijd te investeren in het bouwen van iets. Dat is een belangrijk punt. Zapier heeft veel veranderd. Veel tools die nu beschikbaar zijn, waaronder AI-platforms en taalmodellen, kunnen met elkaar worden verbonden.

Voor mensen die vastlopen omdat ze zich zorgen maken over waar hun gegevens naartoe gaan: wat vind je van het bouwen van beveiligingsrails voor sommige van deze workflows? Sommige mensen willen al die zaken niet aan elkaar koppelen. Het klinkt aantrekkelijk, maar ze weten niet waar hun gegevens terechtkomen.

Hoe pakt Zapier dat aan?

Wade Foster: Het mooie van een tool zoals Zapier is dat je volledige controle hebt over waar je gegevens naartoe gaan. Je koppelt tools aan geverifieerde gegevensbronnen. Je bepaalt bijvoorbeeld dat je iets uit een spreadsheet naar Salesforce stuurt, of iets uit Salesforce naar een tool voor e-mailnieuwsbrieven. Je definieert dat allemaal vooraf.

Die controle is het sterke punt van een tool zoals Zapier. Een tweede slimme praktijk die ik bij geavanceerde gebruikers zie, is dat je bij workflows waarin AI steeds meer de controle krijgt vaak vraagt om een beslissing te nemen of iets te genereren: een e-mail, bericht enzovoort.

Vaak bouwen ze een stap met een mens in de lus in. Ze zeggen: ik vind het goed dat je deze hele keten tot hier automatiseert, maar op dit punt wil ik zelf binnenkomen, het werk controleren en beslissen of het goed genoeg is om door te sturen.

Dat is de praktijk die ik veel mensen zie toepassen. Waar we volgens mij naartoe gaan, is een wereld waarin je de mens na verloop van tijd steeds vaker uit de lus kunt halen als je deze systemen goed bouwt.

Ik denk niet dat je de mens er volledig uit haalt. Het zal er waarschijnlijk meer uitzien zoals productiefaciliteiten werken. Productiefaciliteiten hebben kwaliteitscontrolegrenzen en gebruiken statistiek om te begrijpen of ze aan de kwaliteitsnorm voldoen.

Meestal nemen ze steekproeven van producten uit de productielijn en bekijken ze één of twee exemplaren. Als die er goed uitzien, kunnen ze statistisch aantonen dat de volgende honderd binnen de aanvaardbare kwaliteitsgrenzen zullen vallen.

Ik denk dus dat je dit steeds vaker zult zien in AI-productiepijplijnen op schaal. Je haalt de mens uit de lus en gebruikt statistiek om te bepalen hoe vaak een mens moet controleren of je binnen de statistische kwaliteitsnorm blijft die nodig is om je dienstverlening te leveren.

Galen Low: Ik ben blij dat je het daarheen brengt. Toen ik dit gesprek voorbereidde, dacht ik aan automatisering. Die is niet nieuw. RPA en veel van wat we in de productie hebben gedaan, doen we al tientallen jaren.

Ik vind het perspectief goed dat veel mensen bang zijn dat het altijd alleen maar agents zullen zijn, dat AI zichzelf uitvoert en mensen uit de lus verdwijnen. Misschien gebeurt dat ooit, maar op korte termijn lijkt het verstandig om dit als samenwerking te zien, gevolgd door een volgende fase waarin er nog steeds toezicht is.

Het systeem draait niet onbeheerd rond als Skynet om de wereld over te nemen. We kunnen het gewoon observeren, wat waarschijnlijk verstandig is omdat het zo snel werkt. Als we elk product van de productielijn zouden controleren, zou het niet werken.

Wade Foster: Dan krijg je de efficiëntiewinst niet. Zo is het ook minder leuk.

Galen Low: Ik vind die rode draad van plezier mooi: het plezier van werken. Misschien word ik nu te poëtisch, maar veel mensen zijn bang dat automatisering het plezier uit hun werk haalt en hun baan wegautomatiseert. Het kan ook het tegenovergestelde zijn.

Je kunt het saaie werk automatiseren en ervoor kiezen iets wat je plezier geeft niet te automatiseren. Zoals bij die keynote kan het even lang of langer duren om iets te doen wat je voldoening geeft. Misschien is dat waardevol voor je relatie met je werkgever of team.

Ik zie het bij de keynote. Waarom is het waardevol dat je keynote geweldig is en dat je ervan geniet? Omdat je voor duizenden mensen staat en hen inspireert. Je brengt een boodschap, vertelt een verhaal dat mensen samenbrengt en de toon zet voor de rest van het jaar.

Dat is belangrijk. Het helpt mensen anders te kijken naar wat ze wel en niet automatiseren. Ik wil terugkomen op efficiëntie, omdat je onlangs met mijn team sprak over hoe Zapier AI gebruikt om delen van het projectmanagementproces te automatiseren en te stroomlijnen.

Welke voorbeelden zijn er van hoe jullie je eigen product gebruiken om lichtgewicht projectmanagement te bereiken? Wat is geautomatiseerd en welke onderdelen van projectoplevering hebben jullie juist niet geautomatiseerd?

Wade Foster: Dat is misschien alweer zes maanden geleden.

Galen Low: Ja, volgens mij wel.

Wade Foster: Ik weet dus niet of het nog helemaal actueel is. De ontwikkelingen gaan snel. Een paar principes zijn voor ons nu belangrijk. Ten eerste zou ik Zapier niet op een voetstuk zetten en zeggen: wij zijn meesters in projectmanagement, volg ons, wij hebben de berg bedwongen.

Maar ik denk wel dat we een paar dingen goed doen. Projecten verlopen meestal beter als je ze klein houdt. Hoe kleiner het aantal mensen dat het proces van begin tot eind beheert, hoe kleiner de overhead die je nodig hebt om het project te managen.

Een klein team kan vrij opereren en het werk afmaken, met minder coördinatie. Je wilt het werk binnen een bedrijf dus zo veel mogelijk opdelen dat kleinere teams vrij kunnen werken. Dat proberen wij doorgaans te doen. Daardoor kunnen lichtgewicht projectmanagementtools en vergelijkbare zaken mensen helpen om werk gedaan te krijgen.

Dat lukt niet altijd. Sommige projecten zijn nu eenmaal grote, complexe, multidisciplinaire taken. In dat geval gebruiken we AI vooral om overdrachten te ondersteunen. We willen context van het ene team naar het andere doorgeven.

Je kunt AI gebruiken om de output van het ene systeem samen te vatten. Stel dat het productontwikkelingsteam in Jira werkt en het marketingteam in Asana. Dan kunnen we gebeurtenissen samenvatten wanneer de status op gesloten wordt gezet of verandert.

We nemen alle informatie die in het ene systeem is vastgelegd, vatten die samen op een manier die relevant is voor het andere team en zorgen ervoor dat er automatisch een goede update naar hun systeem gaat. Dat helpt bij coördinatie, overdrachten en overhead.

Het tweede waar we veel tijd aan besteden, vooral bij grote, multidisciplinaire projecten, zijn taken die nodig zijn van grote groepen mensen die slechts zijdelings bij het project betrokken zijn.

Iedereen in het bedrijf moet bijvoorbeeld één kleine taak uitvoeren, of verschillende teams moeten een nieuw uitgangspunt overnemen. Bijna onvermijdelijk wordt een deel van het werk van de projectmanager dan het zijn van een zeurbot.

Niemand vindt die rol leuk. De persoon die het doet heeft geen plezier en niemand vindt het fijn als die persoon bij hen aanklopt. Het is geen glamoureus onderdeel van projectmanagement, maar wel heel gemakkelijk te automatiseren.

Je kunt meldingen en systemen instellen die mensen een bericht sturen: de deadline komt eraan, ik zie dat je op de lijst met onvoltooide taken staat, dit is een herinnering dat je dit moet doen. Kun je even laten weten hoe het ervoor staat?

Je kunt dezelfde meldingen naar hun manager sturen, zodat die een controlelijst heeft. Als de manager moet ingrijpen omdat het geautomatiseerde systeem geen reactie krijgt, kan de mens alsnog naar het systeem kijken.

Dat is een lichtgewicht hulpmiddel dat goed werkt bij projecten die van nature groot en multidisciplinair zijn.

Galen Low: Bij een bureau waar ik werkte hadden we een zeurbot voor urenstaten. Dat was in de beginperiode. Het was niet eens een workflow, maar gewoon een automatische herinnering in Teams: urenstaten, invullen.

Je hebt gelijk: het is een terugkerend thema. Het is een onderdeel van het werk waar sommige projectmanagers misschien van houden, maar de meeste mensen in mijn kringen haten het.

Het geeft ze het imago van oppassers en kattenhoeders en onderwaardeert de rol. Het versterkt de aanname dat ze alleen notities maken en mensen achter hun taken aanzitten. Dat is niet het werk. Het gaat om problemen oplossen.

Wade Foster: En hier zit iets interessants. Een slimme, creatieve projectmanager zegt: weet je wat interessant is? Met AI kan ik leuke dingen doen met die herinneringen.

In plaats van een saaie statusupdate — je moet je urenstaat deze week invullen, bedankt voor je inzet om ons proces efficiënt te laten verlopen — kun je AI vragen om het in de stijl van een limerick te schrijven of er een grappige afbeelding aan toe te voegen.

We kennen allemaal die ene projectmanager die dit van nature lijkt te kunnen door persoonlijkheid. Dat ben ik zeker niet, al zou ik het graag willen zijn. Met hulp van AI kan ik het imiteren en er redelijk goed in worden.

Daar wordt AI ook leuk. Het gaat niet alleen om efficiëntie, maar ook om de kwaliteit die je aan dit soort dingen kunt toevoegen. Dat is op schaal moeilijk. Voor een klein team en een klein project kan het wel, maar een gepersonaliseerde limerick naar 120 mensen sturen? Dat gebeurt normaal niet.

Galen Low: Dat vind ik interessant, want mensen die het van nature doen, bouwen daarmee relaties op. Ze schrijven iets waardoor iemand glimlacht of plezier heeft.

Dat kan ook de reden zijn waarom iemand zegt: ik wil dit niet automatiseren, want iedereen is anders. Zo bouw ik relaties op. Ik vind die kleine samenwerking met een denkpartner goed: schrijf dit als een limerick, gebruik soms de persona van een sarcastische Britse stand-upcomedian voor interne communicatie en pas je aan de voorkeuren van het team aan.

Dan wordt het iets leuks waarover we kunnen praten. Het brengt plezier terug en vernietigt niet de relatieopbouw van een bericht als: vul je urenstaat in, bedankt, management.

Die volledig geautomatiseerde memo’s negeer ik uiteindelijk. Ze zetten me niet op dezelfde manier tot actie aan als een mens. Maar die persona is heel interessant.

Over kleine teams gesproken: eerder noemden we dat jullie teams grotendeels verspreid werken. Kennisoverdracht is dan belangrijk, informatie tussen teams delen. Hebben niet-verspreide teams een nadeel omdat ze hun communicatie niet hebben gedigitaliseerd? Bestaat er in de digitale wereld nog wel een organisatie die geen tools en AI gebruikt?

Wade Foster: Je noemt het belangrijke punt: hebben teams een nadeel als ze hun werk niet digitaliseren? Of mensen nu op afstand werken of niet, maakt voor mij minder uit. Als je AI echt wilt benutten, moet de informatie ergens in tekst beschikbaar zijn.

Dat hoeft niet uitsluitend tekst te zijn. Je kunt audio gebruiken en die laten transcriberen. Uiteindelijk zijn dit grote taalmodellen en die werken uitstekend met tekst.

Als je als team de gewoonte hebt om je werk te documenteren en informatie openbaar te maken, kunnen deze tools die informatie opnemen. Daarom hebben we intern al vóór taalmodellen de waarde gehad om standaard transparant te werken.

We zagen het als volgt: we zijn er om mensen te helpen. Het is geweldig als je informatie in openbare Slack-kanalen zet. Wanneer een nieuwe medewerker zes maanden later probeert te begrijpen wat een project was en waarom het belangrijk was, kan die de digitale broodkruimels terugvolgen.

Toen we een taalmodel boven op die informatie plaatsten, bleek dat net straalbrandstof. Ik kan een agent door alles laten zoeken en vragen om de context van iedere klant die ooit een bepaald probleem in Zapier heeft gehad, in een specifiek format.

Vroeger kon dat technisch gezien ook als alles goed gedocumenteerd was, maar het was omslachtig. Nu geef ik de opdracht, werk ik aan iets anders en komt het antwoord terug.

Teams die een soort digitale uitlaat van hun werk creëren, waarbij het werk op de een of andere manier wordt vastgelegd, hebben dus een voordeel. Met documentatie bedoel ik niet dat iemand formele documentatie moet schrijven.

Het kan simpelweg betekenen dat je vergaderingen opneemt en zorgt voor een transcript. Dat is voldoende documentatie voor een taalmodel om ermee te werken. Het moet gewoon in een bepaalde vorm bestaan zodat het werk voor je kan doen.

Galen Low: Het woord met de d is eng. Documentatie klinkt op zichzelf al vervelend, maar eigenlijk zeggen we alleen dat je gesprekken naar tekst omzet zodat iemand of iets als een taalmodel erdoorheen kan zoeken.

Ik heb organisaties gezien die gesprekken openbaar probeerden te voeren en alles probeerden op te nemen, maar daarin faalden. Volgens mij komt dat doordat mensen zich nog steeds niet veilig voelen om het te doen.

Je hebt het over Zapier vóór AI, maar jullie wilden toen al informatie open beschikbaar maken. Hoe hebben jullie die cultuur opgebouwd waarin mensen zeiden: prima, ik neem al mijn vergaderingen op en plaats ze in een openbaar kanaal?

Wade Foster: We proberen dit te bereiken met culturele rituelen, normen en dergelijke. We hebben al lange tijd de waarde om standaard transparant te werken. Als leider probeer ik de gewoonte te hebben om bij een privébericht te zeggen: kunnen we dit naar dit kanaal verplaatsen?

Die kleine aanmoedigingen versterken na verloop van tijd de manier waarop we willen werken. Mijn EA Courtney ontdekte vorig jaar dat Slack statistieken geeft over welk percentage berichten in een privébericht terechtkomt en welk percentage in een kanaal.

Ze zei dat we mensen op een andere manier verantwoordelijk kunnen houden en het ook leuk kunnen maken. Ze maakte een ranglijst. Voor het managementteam publiceert ze nu maandelijks wie het beste scoorde.

In ons managementteam zat de top drie boven de 60 procent en iedereen zat boven de 50 procent wat betreft praten in openbare kanalen. Dat is redelijk, maar er zijn maanden geweest waarin de beste mensen bijna 80 procent haalden.

Galen Low: Wauw.

Wade Foster: Het is echt mogelijk om het meeste van je werk openbaar te doen. Ik zie Zapier als zeer transparant, maar ik ken organisaties die daarin nog verder gaan.

Het zou me niet verbazen als de bovengrens voor openbare transparantie eerder rond de 90 procent ligt, misschien zelfs 95 procent als je dat echt wilt nastreven. Als je gewoon redelijk transparant wilt zijn, zou ik proberen boven de 50 procent uit te komen.

Zorg dat meer dan de helft van je berichten openbaar wordt geplaatst.

Galen Low: Ik vind die ondergrens en misschien ook die bovengrens goed. Mensen zijn sociale wezens, maar niet altijd even sociaal. Soms moet je een bericht sturen dat niet openbaar is. Honderd procent zal niet gebeuren.

Wade Foster: Daarom heet het standaard transparantie. Er zal altijd iets vertrouwelijks zijn dat besproken moet worden. Misschien gaat het om een kwestie rond arbeidsrelaties of prestatieproblemen. Dat zet je niet openbaar. Misschien werkt je bedrijf aan een vertrouwelijke overname. Ook dat kan niet openbaar.

Sommige onderwerpen moeten dus voor een kleinere groep worden gehouden. Maar ik merk dat meer zaken baat kunnen hebben bij openbaarheid dan de meeste mensen denken. Zodra je er een gewoonte van maakt, verdwijnt de angst.

Ik kan in het openbaar over slechte dingen praten. Als iedereen er gewoon over praat, wordt het normaal. Het is simpelweg de manier waarop je problemen oplost.

Galen Low: Het lijkt erop dat de mensen bij Zapier die angst op een bepaalde manier hebben ervaren, maar niet hebben besloten het nooit meer te doen.

Ik stel me niet voor dat Wade plotseling in mijn openbare chat verschijnt, me publiekelijk aanspreekt en zegt dat ik een idioot ben. Het gaat erom dat mensen zich veilig voelen om transparant te zijn.

Wade Foster: We voeren moeilijke gesprekken in het openbaar. Ik geef openbare feedback en kritiek, maar de overgrote meerderheid van de berichten leidt niet tot zo’n ervaring, omdat ik niet overal tegelijk kan zijn.

Het komt erop neer dat je therapeut misschien zou zeggen: als je je druk maakt over een evenement, probeer je uit te zoeken wat je moet aantrekken. Tijdens het evenement vertel je een grap die niet goed valt en maak je je zorgen over hoe je overkomt.

Over het algemeen zegt een therapeut dan: mensen denken niet zo veel aan jou.

Galen Low: Dat is eerlijk. Een heel goed perspectief.

Wade Foster: Mensen zijn zo narcistisch en denken zo veel aan hun eigen wereld dat dit ons tegenhoudt om meer informatie openbaar te maken en de voordelen daarvan te ervaren. Je houdt al het goede dat je te delen hebt tegen omdat je bang bent dat één klein ding niet perfect is.

In zekere zin is dat egoïstisch. Als je het wel deelt, help je iedereen om je heen veel meer. Je moet dus over dat kleine angstobstakel heenstappen om het beloofde land te ervaren.

Galen Low: Dat is eerlijk gezegd een prachtige manier om ernaar te kijken.

Kom over dat kleine obstakel heen, zodat je dingen daarbuiten beter kunt maken. Waarschijnlijk wordt het niet zo kritisch bekeken als je interne ego en angst je voorspiegelen, en het helpt waarschijnlijk iemand. Dat is de moeite waard.

Ik wil terugkomen op projectmanagement. Jij hebt projectmanagers, programmamanagers, producenten en dergelijke bij Zapier. Ik heb een community met mensen die meestal projectmanager als functietitel hebben. Zij verdiepen zich in automatisering en AI, en dat roept de vraag op wat over drie tot vijf jaar waardevol zal zijn aan de rol van projectoplevering.

Als je vooruitkijkt naar 2030, naar welke vaardigheden en kwalificaties zullen technologiebedrijven zoals Zapier zoeken voor functies die verantwoordelijk zijn voor projectoplevering? En zal het überhaupt nog een rol met de titel projectmanager zijn?

Wade Foster: Dat is een goede vraag. Wat ik merk, is dat er momenteel twee, misschien drie vaardigheden in waarde toenemen.

De eerste is je vermogen om bestaande problemen of kansen te herkennen die je zou kunnen oplossen. Ideeën hebben is uitzonderlijk waardevol, omdat deze AI-systemen op zichzelf niets doen. Ze hebben een opdracht nodig.

Iemand moet het proces starten. Mensen die zeggen: hier moeten we aan werken, ik merk dat dit een probleem is, waarom kunnen we dit nooit oplossen, en vervolgens besluiten er iets aan te doen, krijgen steeds meer waarde. Dat is de rol van aanjager en initiatiefnemer.

Het tweede belangrijke punt is oordeel en smaak. AI-tools kunnen enorm veel werk creëren en we kennen allemaal het verschijnsel AI-rommel: iemand genereert een heleboel zaken zonder veel nadenken of zorgvuldigheid.

Daarom blijft de waarde van iemand die weet wat goed is bestaan. Iemand die weet hoe je een goede film maakt, een goed softwareproduct bouwt, goede muziek schrijft, wat goede kunst en goede beelden zijn. Iemand met een goed oordeel en een goede smaak raakt niet uit de mode. Dat blijft ontzettend belangrijk.

Het derde punt verandert waarschijnlijk het meest, maar blijft belangrijk: hoe coördineer je al deze systemen? Het rommelige midden. Het koppelen van opdrachten en het gebruiken van deze tools.

Dit ontwikkelt zich zeer snel. Het vereist mensen die goed zijn in systeemdenken, problemen kunnen opdelen en de ontwikkelingen volgen om de grenzen te verleggen.

De eerste twee zijn volgens mij meer fundamentele vaardigheden. Steven Spielberg blijft een geweldige regisseur omdat hij zo’n goede smaak heeft. Je kunt hem in het stenen tijdperk plaatsen of duizend jaar in de toekomst en hij zal nog steeds geweldig zijn. Dat verandert uiteindelijk niet.

Galen Low: Ik ben het ermee eens. Het is alleen lastig om op je cv te zetten dat je goed bent in ideeën herkennen en een goede smaak hebt.

We hebben niet allemaal dezelfde kansen als Steven Spielberg om ons werk openbaar te laten zien en te laten beoordelen. Maar ik vind die balans goed. Veel projectmanagers en anderen zijn bang dat ze systeemarchitect, systeemingenieur of bouwer moeten worden, of juist volledig moeten inzetten op menselijke vaardigheden en hun waarde op basis daarvan moeten aantonen.

Wat jij schetst is volgens mij beide: problemen kunnen zien, creatief zijn en ideeën hebben over hoe je die problemen oplost. Dat is de inspiratie waar we eerder over spraken.

Daarnaast is er smaak: begrijpen wat kwaliteit is en hoe je die bereikt. Bij je keynote had je minder tijd kunnen besteden en AI-rommel kunnen produceren als dat je doel was, maar dat was niet zo. Soms duurt het langer, is het leuker en is de kwaliteit hoger. Dat is iets waard in de werkwereld en in de technologie.

Er is ook een technische component: bijblijven, want de wereld verandert snel. AI zit overal en automatisering bestaat al lang. Het is niet verstandig om het te negeren. Je moet er voldoende verstand van hebben. En je kunt plezier beleven aan het zelf oplossen van problemen.

Je herkent problemen, lost ze op en hebt de smaak om te begrijpen wat een kwalitatieve oplossing is.

Ik wil afronden met een filosofische vraag. We hebben gesproken over automatisering, AI en agentische AI, en over de bovengrens. Geloven jij en Zapier als bedrijf dat er een grens is voor agentische AI en intelligente automatisering die we misschien niet moeten overschrijden? Hoeveel automatisering is te veel en hoe weten we wanneer we die grens bereiken?

Wade Foster: Dat is een theoretische vraag.

Ik weet niet zeker of er een bovengrens is. Menselijke creativiteit wordt enorm onderbenut. We kunnen allemaal veel meer dan we zelf denken. Onze individuele en gezamenlijke tools houden ons vaak tegen.

In dit eerste hoofdstuk van AI beginnen we dat te merken. De hoeveelheid creatieve output die één persoon kan produceren is enorm. Mensen die deze technologie op grote schaal gebruiken, hebben een enorme productiviteit.

Ik vraag me af waarom we dat niet allemaal zouden kunnen. Ik bedoel niet alleen het maximaliseren van economische waarde. Een deel gaat over industrie, maar een ander deel over games, kunst en entertainment: dingen waar mensen van houden, op nieuwe en unieke manieren.

Hoe meer we mensen hun creatieve output laten ontketenen, hoe beter dat voor iedereen is. Ik weet dus niet wat de bovengrens daarvan is.

Ik deel de zorgen niet van mensen die zeggen dat AI alle taken van mensen zal overnemen. Kijk naar schaken. Mensen zijn duidelijk slechter dan machines en dat is al lange tijd zo.

Toch is schaken populairder dan ooit. We kijken graag naar mensen die schaken, ook al bestaan er machines die veel beter zijn. De wereld zal duidelijk anders worden, maar ik denk niet dat het dystopische beeld klopt. Het is waarschijnlijk ook geen utopisch beeld.

Het lijkt waarschijnlijk veel op vandaag, maar dan met meer.

Galen Low: We denken vaak in uitersten, maar ik vind het prettig dat er misschien geen bovengrens is voor automatisering en AI omdat er ook geen bovengrens is voor menselijke creativiteit. We zullen niet zonder dingen komen te zitten om over na te denken of te doen.

Wade, dit lijkt me een goede plek om af te sluiten. Heel erg bedankt dat je vandaag tijd voor me hebt genomen. Ik zou dagen met je kunnen praten, maar ik wil je tijd respecteren en je hier niet gevangenhouden. Bedankt dat je in de show wilde komen en je perspectieven, ervaringen en verhalen wilde delen.

Ik ben enthousiast over wat je bij Zapier doet. Is er iets nieuws en interessants in ontwikkeling waar mensen bij Zapier op moeten letten?

Wade Foster: Mensen moeten Agents bekijken. Dat is een nieuwe manier om automatisering te bouwen. Je kunt in gewone taal beschrijven wat je wilt en deze agentsystemen volledig geautomatiseerd uitvoeren.

Als je tools zoals Claude, Cursor, Claude Code of ChatGPT gebruikt, moet je MCP bekijken. Deze AI-systemen zijn veel waardevoller wanneer je je eigen context kunt toevoegen: informatie uit je e-mail, agenda, Slack en vergaderopnames gebruiken om een probleem op te lossen.

Je kunt er veel meer mee doen. Ik merk dat mensen die MCP gaan gebruiken vaak de eerste grote doorbraak ervaren: van basaal AI-gebruik naar meer transformerend AI-gebruik.

Galen Low: Wade, ik voeg links toe naar Zapier MCP en Zapier Agents. Ik voeg ook een link naar je profiel toe. Hopelijk houden mensen je niet te veel bezig, maar nogmaals bedankt. Bedankt dat je in de show was.

Wade Foster: Bedankt voor de uitnodiging.

Galen Low: Goed mensen, dat was de aflevering van vandaag van de podcast van The Digital Project Manager. Als je dit gesprek interessant vond, abonneer je dan via het platform waarop je luistert. En als je nog meer praktische inzichten, casestudy’s en draaiboeken wilt, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.