Een stroomdiagram maken
Als je ooit een complex proces in kaart hebt moeten brengen, je team op één lijn hebt moeten brengen over een nieuw systeem of simpelweg duidelijkheid hebt willen krijgen over hoe dingen zouden moeten werken, dan heb je waarschijnlijk een stroomdiagram nodig gehad. In digitaal projectmanagement, waar workflows snel ingewikkelde webben van taken, teams en tools kunnen worden, bieden stroomdiagrammen een visuele houvast.
In dit artikel leggen we uit hoe je vanaf nul een stroomdiagram maakt, waarom ze zo waardevol zijn, zetten we de verschillende symbolen voor stroomdiagrammen op een rij en nemen we best practices door om ze duidelijk, nuttig en schaalbaar te maken.
Wat is een stroomdiagram?
Een stroomdiagram is een visueel diagram dat een proces in kaart brengt, waarbij elke stap wordt weergegeven als een symbool dat door lijnen of verbindingslijnen met andere symbolen is verbonden. Dat is alles! Het is een eenvoudige maar krachtige manier om te zien hoe iets van begin tot eind verloopt.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Stroomdiagrammen bestaan uit gestandaardiseerde vormen, die elk een andere actie, beslissing of invoer/uitvoer vertegenwoordigen. Of je nu een onboardingprocedure, een workflow binnen je ontwikkelteam of zelfs een procesoverzicht voor klantopleveringen in kaart brengt, stroomdiagrammen maken het eenvoudiger om een overzicht te krijgen van wat er gebeurt en wat er moet worden verbeterd.
Ze zijn niet alleen bedoeld voor ingenieurs en analisten. Digitale projectmanagers gebruiken ze elke dag om complexe processen te volgen, consensus te bereiken met belanghebbenden en betere resultaten te behalen. En als je ooit zelf een stroomdiagram op een whiteboard hebt gemaakt, weet je hoe snel dingen duidelijk worden zodra je ze uittekent.
Wat is het doel van een stroomdiagram?
In de kern is het doel van een stroomdiagram om de manier waarop we processen begrijpen te vereenvoudigen. Door stappen visueel weer te geven, helpen stroomdiagrammen teams complexe processen te doorgronden, waardoor het eenvoudiger wordt om knelpunten, overbodige stappen of mogelijkheden voor automatisering te signaleren.
Stroomdiagrammen fungeren ook als een gedeelde bron van waarheid. Bijvoorbeeld:
- Een procesoverzicht voor het inwerken van nieuwe medewerkers zorgt voor consistente training.
- Een processtroomdiagram helpt je QA-team workflows voor het sorteren en prioriteren van bugs te volgen.
- Een gegevensstroomdiagram brengt in kaart hoe informatie zich door teams of systemen verplaatst.
Door het onzichtbare zichtbaar te maken, helpen stroomdiagrammen inzicht te krijgen in hoe een systeem of taak daadwerkelijk werkt (en niet alleen hoe mensen denken dat het werkt), werkzaamheden te stroomlijnen en besluitvorming te verbeteren.
Waarom zijn stroomdiagrammen belangrijk?
Stroomdiagrammen zijn meer dan alleen mooie diagrammen. Ze zijn essentieel om projecten op koers te houden. Door een duidelijke, visuele structuur te bieden, verbeteren ze de communicatie en verminderen ze misverstanden.
Zo leveren ze waarde:
- Training en onboarding: Nieuwe medewerkers kunnen een eenvoudig stroomdiagram van je interne processen volgen om sneller op de hoogte te zijn.
- Procesverbetering: Het identificeren van knelpunten wordt eenvoudiger wanneer je letterlijk kunt zien waar workflows vastlopen. Bovendien helpt het je verbroken koppelingen of beslispunten te signaleren die vertragingen of verwarring veroorzaken.
- Samenwerking binnen het team: Wanneer je hele team naar dezelfde sjabloon voor een stroomdiagram verwijst, zijn de verwachtingen duidelijker en is feedback gerichter. Het wordt eenvoudiger om je teamleden en belanghebbenden rond hetzelfde beeld op één lijn te brengen.
Voorbeeld: tijdens een recent project voor het vernieuwen van een website maakten we een stroomdiagram met zwembanen om te laten zien wie tijdens elke sprint waarvoor verantwoordelijk was. Ontwerpers, ontwikkelaars en projectmanagers hadden elk hun eigen baan. Het resultaat? We merkten dat er minder overdrachten werden gemist. Dit leidde tot een snellere oplevering in het algemeen en tot het afronden van het project dichter bij de geplande deadline.
Uiteindelijk neemt een goed gemaakt stroomdiagram voor projectmanagement giswerk weg. Het vervangt dubbelzinnigheid door duidelijkheid en ik denk dat iedere projectmanager daar wel achter kan staan.
Symbolen voor stroomdiagrammen begrijpen
Beschouw stroomdiagrammen als een universele taal die in verschillende sectoren en vakgebieden wordt gebruikt. Als je het goed opbouwt, zorg je ervoor dat iedereen die naar je stroomdiagram kijkt, de informatiestroom eenvoudig kan begrijpen. Om een nuttig stroomdiagram te maken, moet je daarom de taal van de symbolen voor stroomdiagrammen spreken.
Deze gestandaardiseerde pictogrammen vertellen je lezer wat elke stap betekent. Laten we de meest voorkomende vormen voor stroomdiagrammen bekijken:
Terminator (begin/einde)
Wordt gebruikt om het begin of einde van een stroomdiagram aan te geven. Het is meestal een ovale of pilvormige vorm. Zie het als het eindpunt of de start.
Voorbeeld:
Proces
Deze rechthoekige vorm is de basis van je stroomdiagram. Hij vertegenwoordigt een taak of activiteit.
Voorbeeld:
Beslissing
Een ruitvorm die een ja/nee- of waar/onwaar-beslispunt introduceert. Het is cruciaal om een beslissing te onderscheiden van een regulier proces, omdat deze verschillende mogelijke paden in je stroomdiagram bepaalt. Als je ze door elkaar haalt, kan dat leiden tot verwarring over de stroomlogica, waardoor het voor je teamleden of belanghebbenden moeilijker wordt om het proces te volgen of problemen op te lossen.
Voorbeeld:
Invoer/uitvoer
Parallellogrammen tonen gegevens die het systeem binnenkomen of verlaten. Daarom moeten ze rechtstreeks worden verbonden met een proces- of beslissingssymbool om te laten zien waar de gegevens vandaan komen of naartoe gaan. Vermijd zwevende invoer-/uitvoervormen zonder duidelijke verbindingslijnen—ze moeten altijd in de stroom van het diagram zijn opgenomen.
Voorbeeld:
Pijl (stroomlijn)
Deze verbindingslijnen tonen de richting—wat naar wat stroomt. Pijlen helpen het traject van de ene vorm in het stroomdiagram naar de andere in kaart te brengen. Hoewel pijlen technisch gezien in elke richting kunnen wijzen, is het een goede gewoonte om ze van boven naar beneden of van links naar rechts te laten lopen. Dit verbetert de leesbaarheid en sluit aan bij de manier waarop de meeste mensen in westerse samenlevingen visueel informatie scannen.
Voorbeeld:
Document
Dit symbool ziet eruit als een golvende rechthoek en staat voor een document of rapport dat tijdens het proces wordt gegenereerd. Het is handig bij het in kaart brengen van stromen waarbij documenten, formulieren of op te leveren resultaten betrokken zijn. Je ziet documentsymbolen doorgaans aan het einde van een proces of na een beslispunt, waar uitvoer of documentatie wordt geproduceerd als onderdeel van de werkstroom.
Voorbeeld:
Hoewel we de meest voorkomende symbolen voor stroomdiagrammen hebben behandeld, zijn er nog veel meer symbolen die afhankelijk van je context extra duidelijkheid kunnen bieden. Hier is een tabel die je in de toekomst kunt raadplegen:
Bepaalde sectoren, zoals softwareontwikkeling of productie, gebruiken mogelijk meer gespecialiseerde symbolen om technische stappen of nalevingsprocessen vast te leggen. Als je begrijpt aan welke symbolen je team of sector de voorkeur geeft, kun je je stroomdiagram intuïtiever en breder begrijpelijk maken.
Een stroomdiagram maken
In de loop der jaren heb ik honderden stroomdiagrammen gemaakt, van eenvoudige schetsen op een whiteboard tot gedetailleerde diagrammen met tools zoals Visio, Lucidchart en zelfs Excel. De volgende stappen zijn bedoeld om je op weg te helpen met een stroomdiagram.
- Definieer het proces: Wat breng je precies in kaart? Gaat het om een bedrijfsproces, een functiedeployment of een contentpipeline? Het doel hier is om duidelijke grenzen voor je stroomdiagram vast te stellen. Je wilt bepalen wat binnen de reikwijdte van het diagram valt en, minstens zo belangrijk, wat niet. Deze beslissing helpt je het juiste detailniveau en de soorten stroomdiagramsymbolen te bepalen die je nodig hebt. Zodra je weet wat je in kaart brengt, wordt het veel eenvoudiger om verder te gaan naar stap 2: Stappen identificeren. Je hebt dan al een gerichte blik, waardoor je in plaats van alles op te sommen relevante acties identificeert die rechtstreeks verband houden met het gedefinieerde proces.
- Identificeer de stappen: Noteer elke actie, beslissing en gegevensoverdracht. Maak je nog geen zorgen over de volgorde—maak gewoon een brainstorm.
- Breng de stappen in volgorde: Rangschik je taken en beslismomenten in de juiste volgorde. Vraag jezelf af: wat gebeurt er eerst? En daarna? Door deze vragen te stellen, ontdek je de juiste stroom van taken binnen je project.
- Kies de juiste symbolen: Gebruik de standaardstroomdiagramsymbolen die eerder zijn genoemd en de symbolen uit ons overzicht van stroomdiagramsymbolen om de symbolen te selecteren die het beste passen bij elk van de stappen die je in je volgorde hebt geïdentificeerd.
- Teken het stroomdiagram: Gebruik pen en papier of hulpmiddelen met slepen-en-neerzetten, zoals Whimsical, om je diagram te maken. Je kunt het zelfs invoegen in je projectdocumentatie of presentaties. Maar als je zin hebt in wat plezier, raad ik plakbriefjes en touw aan. Zo krijg je het gevoel dat je tegelijkertijd aan een project werkt en een moordmysterie oplost.
- Beoordeel en verfijn: Deel het met je teamleden. Bespreek het daarna met iedereen om ervoor te zorgen dat het duidelijk is, nauwkeurig weergeeft wat er moet gebeuren en om eventuele vragen van belanghebbenden te verzamelen.
Tips voor duidelijkheid
- Houd het eenvoudig. Probeer niet te veel op één diagram te zetten.
- Beperk je tot één stroomdiagram per pagina.
- Gebruik consistente vormen en tussenruimtes.
- Benadruk belangrijke beslismomenten (misschien met een andere kleur).
- Gebruik verbindingslijnen of zelfs hyperlinks om mensen georiënteerd te houden.
Onthoud dat een goed stroomdiagram voor iedereen die erbij betrokken is gemakkelijk te begrijpen moet zijn en duidelijk moet zijn voor iedereen die de taal van stroomdiagramsymbolen spreekt.
Wat zijn de beste soorten stroomdiagrammen?
Verschillende projecten vragen om verschillende soorten stroomdiagrammen. Het kiezen van het juiste diagram hangt af van je doel, of dat nu het in kaart brengen van gegevens, het definiëren van rollen of het verbeteren van processen is.
Dit zijn echter de meest voorkomende:
- Processtroomdiagram: Het klassieke formaat. Ideaal voor algemene processen. Een processtroomdiagram brengt visueel de reeks acties of stappen in kaart die nodig zijn om een taak te voltooien of een resultaat te bereiken. Het begint doorgaans met een triggergebeurtenis en eindigt met een resultaat of uitvoer. Deze diagrammen zijn vooral nuttig voor het documenteren van standaardwerkprocedures en het analyseren van werkstromen om efficiëntieverbeteringen door te voeren.
- Werkstroomdiagram: Richt zich op wie wat doet. Ideaal voor crossfunctionele teams. Een werkstroomdiagram brengt visueel in kaart hoe taken van de ene persoon of het ene team naar een andere persoon of een ander team gaan, waarbij vaak de nadruk ligt op verantwoordelijkheid, timing en taakafhankelijkheden. Deze diagrammen zijn vooral nuttig voor het identificeren van communicatiestoringen of inefficiënte overdrachten in samenwerkingsprocessen. Sectoren zoals de gezondheidszorg, HR en klantenondersteuning gebruiken vaak werkstroomdiagrammen om procedures met meerdere stappen en rollen te optimaliseren.
- Stroomdiagram met banen: Gebruikt banen om stappen op rol of afdeling te groeperen. Perfect om overdrachten te benadrukken. Elke baan in het diagram vertegenwoordigt een deelnemer, functie of team dat bij het proces betrokken is, en de stappen zijn horizontaal of verticaal binnen die banen geordend. Hierdoor is niet alleen gemakkelijk te zien wat er gebeurt, maar ook wie verantwoordelijk is voor elke stap. Stroomdiagrammen met banen zijn vooral nuttig in omgevingen waar taken vaak tussen afdelingen worden doorgegeven, zoals marketingbureaus, softwareontwikkelingsteams of klantenserviceafdelingen.
- Gegevensstroomdiagram (DFD): Toont hoe informatie zich binnen een systeem verplaatst. In een DFD zie je doorgaans entiteiten (zoals gebruikers of systemen), processen die gegevens transformeren, gegevensopslagplaatsen en gegevensstromen die met pijlen worden weergegeven. Deze diagrammen richten zich meer op de verplaatsing en transformatie van informatie dan op de specifieke uitgevoerde taken. Een DFD voor een webwinkel kan bijvoorbeeld laten zien hoe gegevens van een klant naar een afrekenproces stromen, vervolgens naar een betalingsgateway en daarna naar een uitvoeringssysteem.
- Documentstroomdiagram: Houdt bij hoe documenten worden gemaakt, beoordeeld en gedeeld.
- Systeemstroomdiagram: Toont hoe gegevens en systemen met elkaar communiceren. Nuttig voor IT- en ontwikkelingsprojecten.
Ongeacht het type heeft elk formaat stroomdiagram zijn sterke punten, en als je weet wat je kunt verwachten, kun je het juiste diagram kiezen. Denk bij het vergelijken van deze formaten na over welke informatie moet worden overgebracht en aan wie.
Beste werkwijzen voor het maken van een stroomdiagram
Hier zijn enkele beste werkwijzen die ervoor zorgen dat je diagram in de praktijk echt werkt:
- Gebruik standaardsymbolen: Probeer het wiel niet opnieuw uit te vinden. Houd je aan vertrouwde stroomdiagramsymbolen.
- Beperk het tot één pagina: Een diagram op één pagina is gemakkelijker te begrijpen en te delen.
- Houd de tekst kort: Gebruik in vormen korte, beschrijvende tekst.
- Gebruik kleur verstandig: Gebruik kleuren om rollen of statussen aan te geven, maar overdrijf niet.
- Gebruik SmartArt: In Microsoft Word of PowerPoint kan de SmartArt-tool je helpen om overzichtelijke visualisaties te maken.
- Voeg hyperlinks toe: Wil je meer context toevoegen? Gebruik hyperlinks naar relevante bronnen of documentatie.
- Voeg het toe aan je documentatie: Maak je stroomdiagram onderdeel van je actuele projectdocumentatie.
Deze tips helpen de leesbaarheid te behouden, vooral wanneer je diagrammen deelt tussen afdelingen of in realtime bijwerkt.
Beste hulpmiddel voor het maken van stroomdiagrammen
Goede software voor stroomdiagrammen maakt van je notities en krabbels verzorgde diagrammen die je team daadwerkelijk kan gebruiken. Bovendien kun je anderen bij het gesprek betrekken. Hier zijn enkele opties die het bekijken waard zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Denk bij het kiezen van je hulpmiddel aan samenwerking, integraties en gebruiksgemak. Moet je je diagram in een presentatie kunnen invoegen? Willen je teamleden in realtime opmerkingen kunnen plaatsen? Voeg je het toe aan een sjabloon voor stroomdiagrammen?
Het beste hulpmiddel is het hulpmiddel waarmee je team het gemakkelijkst op één lijn blijft en snel kan handelen (hint: dit is vaak een AI-generator voor stroomdiagrammen).
Word lid voor meer inzichten in workflowbeheer
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.
