Verdien av åpenhet i prosjektledelse
Åpenhet er ikke noe prosjektledere snakker om så ofte. Faktisk kan det til og med være et tema de unngår å diskutere. Du bør likevel omfavne åpenhet i prosjektstyringen, ettersom de mange fordelene ofte oppveier ulempene.
Og selv om det er fordelaktig å dele mange ting med teamet ditt, kan og vil vi innrømme at det finnes enkelte ting (som økonomi, kontrakter eller personlige temaer) som ganske enkelt ikke trenger å deles med alle. Å gi full innsikt i prosjektet vil ikke bare gjøre jobben din enklere, men kan også få prosjektet til å gjennomføres mer effektivt og gjøre kollegene dine mer fornøyde.
Før vi går inn på noen av begrunnelsene for og fordelene ved åpenhet, la oss definere hva vi snakker om. Et prosjekt som styres åpent, er et prosjekt der alle har innsyn i hver enkelt oppgave. Alle kan se statusen for hver del av prosjektet. Kommunikasjon og begrunnelser for beslutninger knyttet til prosjektet er godt dokumentert og kan finnes av alle i teamet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor prosjektledere bør prioritere åpenhet
Bedre prestasjoner og ansvarlighet
Det blir vanskelig å styre prosjekter når folk ikke arbeider som et team. Å legge til rette for dette hjelper teammedlemmene med å prestere bedre og ta ansvar for handlingene sine. Det gjør det også mulig for teammedlemmene å forstå hvilke roller som forventes av hver enkelt, og hvordan de kan støtte hverandre ved behov.
Medarbeidere kan motivere hverandre til å forbedre prestasjonene sine fordi de vil forstå hvordan handlingene deres påvirker kollegenes arbeid.
Åpenhet fremmer ansvar ved å gjøre det tydelig for hele teamet hva som må oppnås. Hvis teamet ditt ikke har en klar forståelse av problemet, vil de ikke kunne finne en løsning for deg.
Forhindrer at prosjektet sporer av
I løpet av et prosjekt kan det noen ganger oppstå hendelser eller funn som fører prosjektet ut av kurs.
Prosjekter har vanligvis en frist som kan bli påvirket av ufullførte oppgaver. Denne avhengigheten må være tydelig synlig for alle teammedlemmene.
Åpenhet rundt oppgavens status gjør det enkelt for prosjektlederen og teammedlemmene å identifisere og rapportere eventuelle problemer som kan påvirke prosjektets fremdrift. Det gjør det også mulig for hele teamet å forstå utviklingen og hvordan handlingene deres kan forverre eller forbedre den.
Det er her prosjektstyringsverktøy som Allisian kommer inn i bildet. Prosjektstyringsverktøy som dette gjør det mulig å følge statusen til oppgaver og teammedlemmer.
Bedre teamarbeid
Åpenhet hjelper ledere og teammedlemmer med å forstå rollene til hele teamet og forholdet mellom ulike oppgaver. Denne forståelsen forbedrer teamets kommunikasjon, engasjement og ansvarlighet.
Gjennom effektiv kommunikasjon blir det enkelt å identifisere og løse problemer før de påvirker prosjektets resultater. Alle teammedlemmene forstår hva de skal gjøre på daglig basis, og hvorfor de skal gjøre det.
Områder i prosjektet du bør fokusere på
Prosjektkommunikasjon
Åpenhet i prosjektkommunikasjonen gjør det mulig for teammedlemmene å se alle aspekter og beslutninger i et prosjekt som kan påvirke eller interessere dem. Meldinger kan formidles gjennom offentlige fora som møter og e-post, eller direkte gjennom det prosjektstyringsverktøyet du foretrekker.
For team som er interessert i metoder for teamkommunikasjon, vil jeg på det sterkeste anbefale å se nærmere på smidig- eller Scrum-metodikk. Sentralt i smidig metodikk står møter som daglige oppstartsmøter, planleggingsmøter og retrospektiver, som kan legge til rette for god teamkommunikasjon og åpenhet rundt planleggingen av et prosjekt.
Prosjektbudsjett
Selv om det kanskje ikke er best å dele alle økonomiske data med teammedlemmer som arbeider med et prosjekt, kan det være svært fordelaktig å dele budsjettinformasjon med dem.
Det kan være svært nyttig å informere teammedlemmene om hvor mye tid de kan bruke på et prosjekt. Det gjør det mulig for dem å planlegge det daglige arbeidet sitt og vurdere om de ligger foran eller etter planen for å fullføre prosjektet innenfor budsjettet.
Budsjettinformasjon kan omregnes fra tilgjengelige midler til tilgjengelig tid, slik at man kan unngå å videreformidle økonomisk informasjon.
Problemer som oppstår
Noen ledere kan skjule fakta om problemer i prosjektet for resten av teamet når de egentlig burde dele dem. Dette kan påvirke prosjektet og skape problemer i teamet.
Prosjektlederen bør ha en klar forståelse av prosjektet og evnen til å identifisere problemer når de oppstår, slik at korrigerende tiltak kan iverksettes i tide. Siden problemene i prosjektet påvirker arbeidet til andre teammedlemmer, er det tilrådelig å dele dem med teamet. Ofte kan teammedlemmene komme med forslag som vil bidra til å løse problemene.
Prosjektledere bør være åpne overfor resten av teamet når de står overfor utfordringer de ikke kan håndtere alene. Åpenhet oppmuntrer medarbeiderne til å dele eventuelle problemer de har med kollegene sine. Et team vil ikke være fullt effektivt med mindre de deler problemer som påvirker prestasjonene deres, og finner løsninger sammen.
Ved å åpne deg for menneskene som arbeider med prosjektet ditt, vil de på sin side åpne seg for deg.
Når ting endrer seg
I løpet av prosjektets levetid kan lederen finne det nødvendig å gjøre enkelte endringer – på mange måter utgjør endringsledelse på ulike nivåer en stor del av jobben til en prosjektleder. Lederen bør forklare teammedlemmene hvilke endringer som er planlagt, og årsakene til dem.
Når teamet forstår årsakene bak endringene, vil de bidra til å gjennomføre dem. Å være åpen er ikke en demonstrasjon av ens svakheter, men en måte å vise ønsket om å lykkes med prosjektet på. Det forventes ikke bare åpenhet fra prosjektledere når de lykkes. De kan fortsatt få anerkjennelse fra interessentene selv om prosjektet mislykkes, forutsatt at de har utvist ærlighet og åpenhet.
Konklusjon
Vi har presentert noen tydelige fordeler ved åpenhet i prosjektet, sammen med områder innen prosjektstyringen der du kan ta det i bruk.
Hvis det er én ting du bør ta med deg, er det å kommunisere mer med teamet ditt. Ulike prosjektstyringsmetoder og verktøy for teamkommunikasjon kan bidra til å legge til rette for dette.
Hva synes du?
Hvordan fremmer du åpenhet i prosjektet ditt? Hvilke fordeler eller ulemper har du opplevd med dette?
