Slik gjennomfører du en tidsrevisjon som forbedrer teamets produktivitet
Tidsrevisjon kontra tidsregistrering: En tidsrevisjon går dypere enn grunnleggende tidsregistrering. Den hjelper deg med å vurdere om tiden din er i tråd med prioriteringene dine – slik at du kan oppdage avvik og gjøre noe med dem.
Finn tidstyvene: Tidsrevisjoner avdekker skjulte ineffektiviteter – som unødvendig lange møter eller spredte prioriteringer – slik at du kan løse dem og få teamet til å fungere bedre.
Når bør du gjennomføre en revisjon?: Det beste tidspunktet for en tidsrevisjon? Når du føler deg overveldet, starter noe nytt eller feilsøker en tidsplan som begynner å sprekke. Bruk den som en nullstillingsknapp.
Trinn for gjennomføring: En god tidsrevisjon har tre faser: registrer, analyser og juster. Hvis du hopper over oppfølgingen, går du glipp av den virkelige effekten.
Vanlige feil: Unngå vage registreringer, å ignorere arbeid utenom arbeidstid eller å hoppe over analysen. Disse feilene vil redusere nytten av revisjonen – og resultatene dine.
Vi har alle hørt det berømte ordtaket om at «tid er penger». Tidsstyring er en viktig del av prosjektstyring fordi det å forstå hvordan teammedlemmene bruker tiden sin, også hjelper deg med å forstå hvor mye penger du bruker på prosjektet.
Ved å gjennomføre en tidsrevisjon kan prosjektledere få innsikt i hvordan teammedlemmene bruker tiden sin og hvilke oppgaver de fokuserer på, samt hvor lang tid det tar dem å fullføre disse oppgavene. Uten disse dataene kan det være utfordrende å identifisere operasjonell ineffektivitet eller områder med svak ytelse som, hvis de utbedres, kan gi kostnadsbesparelser.
I denne artikkelen vil jeg gi en trinnvis veiledning i hvordan du gjennomfører en tidsrevisjon som kan forbedre vanene dine for tidsstyring og øke produktiviteten din. Jeg vil også forklare når du bør gjennomføre en tidsrevisjon, og dele noen vanlige feil du bør unngå.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er en tidsrevisjon?
En tidsrevisjon innebærer at du fører logg over hvordan du bruker timene dine i en bestemt tidsperiode (vanligvis dager eller uker), og deretter analyserer dataene for å forstå hvor tiden din går.
Å gjennomføre en tidsrevisjon er forskjellig fra tidsregistrering fordi du har til hensikt å bruke resultatene til å forbedre ferdighetene dine innen tidsstyring. Målet med en tidsrevisjon er å finne ut om de daglige aktivitetene dine samsvarer med oppgavene du har høyest prioritet. I tillegg hjelper prosessen med tidsrevisjon deg med å identifisere og redusere forekomsten av tidssløsende aktiviteter.
For prosjektledere kan tidsrevisjoner avdekke ineffektivitet i hvordan teammedlemmene bruker tiden sin, fra overdreven tid brukt i møter til uplanlagte avbrytelser som forstyrrer konsentrert arbeid, feilprioriteringer og mer. Effektiviteten til denne metoden støttes av statistikk om tidsstyring.
Hvorfor bør du gjennomføre en tidsrevisjon?
Du kan vurdere å gjennomføre en tidsrevisjon for å få kontroll over tiden din og utvikle en handlingsplan for å optimalisere den daglige rutinen din.
Mer spesifikt er tidsrevisjoner nyttige for:
- Identifisere tidstyver: Du kan bli overrasket over å oppdage at den daglige timeplanen din er full av distraksjoner – som sosiale medier – som til sammen utgjør tapt tid gjennom dagen. En tidsrevisjon synliggjør hvor mange timer du bruker på oppgaver med lav prioritet, slik at du kan bruke mindre tid på dem i fremtiden.
- Samordne tiden med prioriteringene: Når du forstår hvordan du bruker tiden din, kan du gjennomgå de daglige aktivitetene dine og omprioritere tiden din for å fokusere på de viktigste oppgavene.
- Forbedre produktiviteten og effektiviteten: Tidsrevisjoner gir også innsikt i unødvendig dødtid som kan elimineres ved å effektivisere eller automatisere de eksisterende arbeidsflytene dine.
- Forbedre delegering og ressursfordeling: Tidsrevisjoner gir oversikt over hvem i teamet ditt som arbeider med hvilke oppgaver, og hvor lenge. Hvis du oppdager at en oppgave tar lengre tid enn forventet for et teammedlem, eller at et senior teammedlem bruker uforholdsmessig mye tid på rutineoppgaver, får du informasjonen du trenger for å optimalisere ressursfordelingen basert på kompetanse.
- Understøtte bedre tidsestimater og prognoser: Historiske data som samles inn fra en tidsrevisjon, kan være et verdifullt grunnlag for å utarbeide tidsestimater for fremtidige sprinter. Det støtter også ressursprognoser for fremtidige prosjekter.
Når bør du gjennomføre en tidsrevisjon?
Noen passende tidspunkter for å gjennomføre en tidsrevisjon kan være:
- I perioder med overveldelse eller utbrenthet: Det er lett å utsette en tidskartlegging siden det aldri kommer til å være den mest presserende oppgaven på listen din. Til tross for tiden det krever, gir det likevel gode resultater – særlig når du trenger en vekker som kan hjelpe deg med å prioritere en allerede stor arbeidsmengde på nytt og lindre utbrenthet.
- Når prosjektfrister begynner å glippe: En tidskartlegging kan avdekke perioder med ledig tid som kan oppstå på grunn av ineffektive overleveringer i teamet. Når du vet hvor avhengigheter forsinker deg, kan du effektivisere fremtidige overleveringer eller automatisere eksisterende arbeidsflyter.
- Ved starten av et nytt prosjekt eller en ny rolle: En tidskartlegging kan gi prosjektet en god start ved å vise hvordan du bruker tiden din, slik at du kan sikre at den samsvarer med prosjektmålene.
- Etter at du har tatt i bruk et nytt verktøy eller en ny prosess: En tidskartlegging kan hjelpe deg med å se om en ny prosess eller et nytt verktøy sparer deg for tid sammenlignet med en tidligere arbeidsflyt, slik at du kan korrigere kursen eller justere investeringen etter behov.
- Som en del av en kvartalsvis eller årlig gjennomgang: Medarbeidersamtaler er et godt tidspunkt for å kartlegge hvordan du bruker arbeidsdagen, særlig hvis du prøver å vise hvilken effekt arbeidet ditt har på virksomheten.
Slik gjennomfører du en tidskartlegging (trinnvis veiledning)
For å hjelpe deg i gang får du her en trinnvis veiledning i hvordan du gjennomfører en tidskartlegging:
1. Bestem hvor lenge kartleggingen skal vare
Selv om en tidskartlegging gir nyttige resultater, tar den tid. Bestem på forhånd hvor lenge du har tenkt å registrere tiden din, og forplikt deg til å loggføre resultatene med faste intervaller, slik at du kan få data av god kvalitet.
En gang registrerte jeg tiden min i en hel måned, med intervaller på 30 minutter. Selv om dataene jeg fikk frem var interessante, kunne jeg sannsynligvis ha registrert tiden i bare én eller to uker og fått den samme informasjonen. Noen ganger er mindre mer – så lenge du registrerer nok tid til å få et inntrykk av den daglige rutinen din i perioden du velger å måle.
2. Velg metode for tidsregistrering
Når du har bestemt deg for å registrere tiden din over en bestemt periode, må du avgjøre hvordan du vil notere tiden du bruker. Verktøyet du velger for tidsregistrering, kan være analogt (for eksempel å skrive ned tiden du bruker i en notatbok mens du arbeider), et enkelt regneark eller mer omfattende apper for tidsregistrering.
Når du velger metode for tidsregistrering, bør du vurdere hvor enkelt det er å holde registreringene oppdatert (slik at du får konsistente data), og om metoden du velger legger til rette for enkel analyse når dataene er samlet inn.
3. Registrer aktiviteter og tidsbruk
Når du har lagt en plan for tidskartleggingen, tar du i bruk den valgte metoden for tidsregistrering for å registrere hvor mange timer du bruker på en bestemt oppgave. Bruk tidsintervallene du fastsatte i starten for å gjøre oppgaven mer håndterlig, slik at du ikke blir overveldet av å forsøke å registrere hvert eneste minutt av hver dag.
Vær ærlig om hvordan du bruker tiden din – det hjelper deg ikke å få det til å se ut som om du gjør mer (eller mindre) enn du faktisk gjør! Sørg også for å registrere eventuell «fritid» i løpet av arbeidsdagen.
4. Klassifiser og kategoriser aktivitetene
Når du har samlet inn rådata over den fastsatte perioden, er det på tide å gjennomgå dem, klassifisere dem etter aktivitetstype og opprette overordnede kategorier som kan hjelpe deg med fremtidige analyser.
Da jeg for eksempel gjennomførte en tidskartlegging over 30 dager, ønsket jeg å forstå tidsfordelingen mellom analytiske, kreative og rutinepregede oppgaver, samt når på dagen jeg arbeidet med de ulike oppgavetypene. På den måten kunne jeg se om det samsvarte med tidspunktene jeg visste at jeg presterte best på.
5. Analyser tidsdataene dine
Når du har renset dataene, er det på tide å analysere dem! Gå gjennom dataene for å forstå hvor mye tid du bruker på kategoriene du har identifisert. Hvilke trender ser du? Er det noen mønstre som overrasker deg?
Da jeg for eksempel gjennomførte en tidskartlegging, ble jeg positivt overrasket over å oppdage at jeg brukte mer tid på kreative oppgaver enn jeg hadde forventet.
6. Identifiser forbedringsområder
Det neste steget etter å ha analysert dataene er å identifisere forbedringsområder. Det er ikke noe poeng i å gjennomføre en tidskartlegging hvis du ikke bruker dataene du har samlet inn til å iverksette tiltak.
I mitt tilfelle brukte jeg mer tid enn forventet på kreativt arbeid, men innså at jeg kunne vært langt mer effektiv med denne tiden hvis jeg arbeidet kreativt sent på formiddagen eller tidlig på ettermiddagen. På dette tidspunktet av dagen var jeg i riktig sinnstilstand (ikke for fokusert, men heller ikke for sliten) til å tenke annerledes om problemene jeg prøvde å løse.
7. Gjennomfør endringer og følg med
Når du har identifisert forbedringsområder, kan du gjennomføre endringer for å håndtere disse områdene og følge med på fremdriften for å se om du oppnår de ønskede resultatene.
Jeg fant for eksempel ut at den kreative produksjonen min økte ytterligere da jeg justerte hvor ofte tidsblokker ble satt av til kreative aktiviteter.
Det er også mulig at du prøver ut en løsning som viser seg å ikke fungere. Vær villig til å eksperimentere til du finner det som fungerer. Jeg satte for eksempel først av de siste 30 minuttene av arbeidsdagen til å gjennomgå fremdriften og planlegge neste dag, men kundemøter ble stadig lagt til dette tidspunktet. Til slutt flyttet jeg den daglige gjennomgangen til det første jeg gjorde om morgenen, da risikoen for å bli avbrutt var lavere.
Verktøy som hjelper deg med å gjennomføre en tidsanalyse
Programvare for tidsregistrering gjør tidsanalyse enkelt. Du kan for eksempel bruke registreringsverktøy til å lage en mal for tidsanalyse, registrere timer per oppgave og raskt analysere resultatene.
Se listen vår over den beste programvaren for tidsregistrering her:
10 Beste programvare for tidsregistrering
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vanlige feil du bør unngå (og hvordan du løser dem)
Her er noen vanlige feil du bør unngå når du gjennomfører en tidsanalyse, samt hvordan du kan håndtere disse problemene hvis de oppstår:
- Å være for vag når du logger aktiviteter: Det er en forferdelig følelse å gå tilbake til notatene dine og ikke kunne tyde hva du gjorde i løpet av den tiden. Sørg for å notere hvilket prosjekt du jobbet med, samt detaljene i oppgaven du fullførte, slik at kategoriseringen blir enklere senere.
- Å glemme å registrere tiden i sanntid: Det er riktignok vanskelig å venne seg til å logge tiden med jevne mellomrom, særlig hvis dette er noe du ikke har gjort før. Ha den valgte metoden for tidsregistrering lett tilgjengelig, og legg inn mange påminnelser til deg selv i løpet av dagen (for eksempel i kalenderen eller på en Post-It-lapp) til du har vent deg til å registrere timene dine.
- Å bare fokusere på den ordinære arbeidstiden: Du tenker kanskje at en tidsanalyse bare er relevant i den ordinære arbeidstiden (for eksempel den tradisjonelle arbeidstiden fra kl. 9 til 17). Men hvis du starter opp den bærbare datamaskinen senere på kvelden, eller sniker inn 30 minutters arbeid en helgemorgen, er dette også tid som «teller» i tidsanalysen. Vær ærlig med deg selv om hvor mange timer du har jobbet, slik at du får oversikt over helheten.
- Å ikke gjennomgå eller handle ut fra resultatene: Selv om de fleste feilene jeg har fremhevet så langt, handler om datainnsamling, er tidsregistrering en meningsløs øvelse hvis du ikke analyserer og, enda viktigere, handler ut fra resultatene. Sett av tid i timeplanen din til å gjennomføre endringer og følge med på resultatene før du starter en tidsanalyse.
Bli med for å få mer innsikt i prosjektledelse
Vil du lære mer om prosjektledelse og programvare for prosjektledelse? Bli med i medlemsfellesskapet vårt for å få tilgang til over 100 maler, eksempler og eksempeldata, og komme i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
