Prosjektforutsetninger: Slik oppdager og utfordrer du dem

Disse antakelsene oppstår fordi vi tror at andre mennesker vet det vi vet, enten det gjelder et prosjekt, prosjektets drivere eller til og med bestemte ferdigheter. 

En type antakelse oppstår når vi ikke har all informasjonen, men er ganske sikre på veien videre. Et eksempel på dette er at vi kan anta at betalingsløsningen har et API som vi kan bruke til å integrere den med kundens nettbutikk. Det er en rimelig antakelse i vår tid at de vil ha tilgjengelige API-er. 

Denne typen antakelser identifiseres vanligvis tidlig og legges til i én eller flere av følgende:

• RAID-logg (som brukes til å loggføre prosjektrisikoer, antakelser, problemer og prosjektavhengigheter)
• Prosjektmandat
• Prosjektplan
• Egen antakelseslogg
• Prosjektstyringsverktøy eller prosjektstyringsprogramvare 

Den andre typen prosjektantakelse, antakelser i kommunikasjonen, kan være litt mer unnvikende og vanskeligere å oppdage.

Det som gjør disse antakelsene mer utfordrende, er at de oppstår på begge sider av prosjektet, både hos leverandøren og kunden, og de gjøres ofte ubevisst. Kunden eller en viktig interessent kan for eksempel anta at en bestemt funksjon var åpenbar, og derfor ikke tenke på å be deg om den.

Merk: Disse kommunikasjonsstrategiene innen prosjektledelse kan også bidra til å redusere antakelser.

Hvorfor er prosjektantakelser viktige?

Prosjektantakelser er viktige fordi de kan introdusere mye potensiell risiko i prosjektet. Som prosjektleder følger du hele tiden med på prosjektrisikoer og lager beredskapsplaner for dem, siden du beskytter prosjektomfanget, budsjettet og prosjektets tidslinje eller fremdriftsplan. Antakelser er ninjaene i risikoverdenen; de sniker seg ofte ubemerket inn og forsvinner sporløst etter at skaden har skjedd. 

Antakelser fører til misforståelser, som kan føre prosjektet ditt alvorlig på avveie eller forårsake omfangsutvidelse. Hvis du ikke har forstått hva som skal leveres og i stedet har gjort antakelser, vil du fullføre arbeidet og overlevere det for så å bli møtt med det fryktede «det var ikke det jeg ba om». Alt dette fører til at du må justere planen og gjøre den delen av arbeidet på nytt, noe som koster deg tid og tapper prosjektbudsjettet. 

Det finnes en positiv side ved dette. Når du først er klar over denne typen antakelser, vil du oppdage at de dukker opp overalt, også utenfor prosjektplanleggingsprosessen eller arbeidsflyten, som er der du vanligvis avdekker de fleste prosjektantakelser.

Den skjulte naturen deres er ikke lenger like skjult, noe som betyr at du kan redusere den potensielle virkningen og utfordre dem når som helst i prosjektets livssyklus, før de skaper problemer.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik utfordrer du prosjektantakelser

Du kan håndtere prosjektantakelser ved å stille de riktige spørsmålene. Jeg ser på spørsmål som noe som har to funksjoner i denne sammenhengen: 

1. De hjelper oss med å samle inn mer informasjon
2. De får folk til å tenke annerledes og gir opphav til nye innsikter

Spørsmål er den eneste måten å utfordre og fjerne antakelser på en effektiv måte. Jeg liker å følge Stephen Coveys tilnærming fra «7 gode vaner» om å «først søke å forstå, deretter å bli forstått». 

Noen ganger kan det virke som om du stiller for mange spørsmål, eller spørsmål som ser ut til å ha et åpenbart svar, men du må først søke å forstå før du kan lage en plan som skal bli forstått.

Innhenting av informasjon

Formålet med et spørsmål er å oppnå større forståelse. Når det gjelder å håndtere antakelser, er det her du ber om avklaringer. Du kan forvente flere detaljer etter hvert som du går fra overordnede utsagn til mer detaljerte nivåer. 

Til slutt vil personen du spør, begynne enten å gjenta seg selv eller være ute av stand til å svare hvis du stiller nok spørsmål. Slik vet du at du har fått all informasjonen som er tilgjengelig for dem.

Endre tankemønstre

Denne grunnen til å stille spørsmål kan virke mer fremmed for noen, men den er svært nyttig for å gjøre folk oppmerksomme på antakelser de gjør, og som de ikke selv er klar over. 

Disse spørsmålene har en tendens til å være mer kunstferdig vage enn de som brukes for å innhente informasjon, ettersom de er utformet for å få folk til å stoppe opp og tenke. Vanligvis ønsker du at personen som svarer, skal stoppe opp et øyeblikk når du bruker spørsmål for å endre tankemønstre. Slik vet du at de må lete etter svaret, og at de derfor har endret måten de tenker på rundt temaet det gjelder.

Håndtere prosjektantakelser med spørsmål

Du må være oppmerksom når du stiller spørsmål, siden de kan være et tveegget sverd. Hvis du ikke er forsiktig, kan du ende opp med å gjøre flere antakelser ved å stille det coachingverdenen ville kalt et urent spørsmål.  

«Jeg forstår det slik at du mener en handlingsoppfordring som lenker til nettbutikken din når man trykker på den?» 

Dette er et godt eksempel på et urent spørsmål. Vi har lagt inn vår tolkning av forespørselen i stedet for å klargjøre den. Det blir også stilt på en måte som leder frem mot et ja- eller nei-svar. Hvis klienten i dette tilfellet svarer ja, kan du ende opp med ulike antakelser om funksjonaliteten, for eksempel: 

• Om lenken åpnes i en ny fane
• Om lenken går til startsiden for nettbutikken eller til en spesifikk landingsside
• Om utformingen vil være den samme som for de andre handlingsoppfordringene på nettstedet
• Hvor den skal plasseres

Vi ønsker å stille rene spørsmål som er fri for skjevhet og ledende formuleringer. For eksempelet ovenfor kunne et bedre spørsmål vært noe slikt som: 

«Kan du forklare meg den trinnvise brukerreisen du ser for deg, fra en kunde besøker nettstedet ditt til kunden kommer til nettbutikken din ved hjelp av denne handlingsoppfordringen?»

Slik formulerer du spørsmål slik at den riktige meningen kommer frem.

Spørsmål som utfordrer dine antakelser

Du vil legge merke til flere antakelser når oppmerksomheten din er rettet mot dem. Likevel er det ofte lurt å begynne med spørsmål til deg selv.

• Spør deg selv: Hva antar du om denne forespørselen? Du kan gå videre ved å spørre om forespørselen kan tolkes på en annen måte. Forstå hvilke antakelser som ligger i forespørselen, og formuler deretter spørsmålene dine for å få frem detaljer. Vær tydelig og spesifikk. Prøv å holde deg til spørsmål av typen hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan, og unngå spørsmål som: mente du, er det noe slikt som, osv. 
• Still ett spørsmål om gangen. Hvis du blir usikker på om et spørsmål er rent eller ikke, bør du sjekke om du presenterer en løsning. Urente spørsmål inneholder svar, så hvis det kan besvares med ja eller nei, er det potensielt urent, med mindre det er svært spesifikt, for eksempel «Er hex-koden for fargen du ønsker, #1E4BF5».

Ved å innhente flere detaljer på denne måten utfordrer du antakelsene dine ved å fjerne dem fra spørsmålene dine og hjelpe deg selv med å forstå mer om forespørselen. Dette gjelder både antakelser du gjør, og antakelser som forespørselen ber deg om å gjøre fordi det ikke finnes nok detaljer.

Spørsmål som utfordrer deres antakelser

Å formulere et spørsmål som utfordrer andres antakelser, vil være mer åpent enn det som er beskrevet ovenfor. Det er fortsatt viktig å holde disse spørsmålene rene, men det er vanskelig å være spesifikk siden du ikke nødvendigvis vet hvilke antakelser de gjør. Disse spørsmålene har en tendens til å være bredere, for eksempel «er det noe annet du ikke allerede har nevnt, som du mener det er viktig for oss å vite?». 

Hold disse spørsmålene åpne og vage i den forstand at du ikke styrer svaret. I spørsmålet ovenfor foreslår vi ingen måte å svare på eller hvilken informasjon som skal gis. Du kan alltid følge opp med mer spesifikke spørsmål for å utfordre antakelsene dine om svaret deres hvis det er nødvendig. 

Å stille brede, åpne spørsmål gir den andre personen tid til å vurdere svaret sitt, og vil ofte føre til at de deler informasjon som de tidligere ikke hadde tenkt på å fortelle deg. 

Eksempler på prosjektantakelser og spørsmål som utfordrer dem

Her er noen eksempler på prosjektantakelser sammen med gode spørsmål du kan bruke for å utfordre disse antakelsene. Jeg synes det er god praksis å ha noen spørsmål klare som passer til fagområdet ditt, slik at du kan bruke dem når det er nødvendig. 

1. Antakelse: Klienten din ønsker å opprette en landingsside som skal lede kunder til den nye produktsiden deres. Et godt spørsmål for å utfordre dette er: Kan du gå gjennom hvert trinn du ønsker at kundene skal ta for å komme til den nye siden? Dette er et direkte spørsmål som skal fjerne antakelser du kan ha om klientens tankeprosesser i kundereisen deres.
2. Antakelse: Klientens kunder klarer ikke å finne den nye produktsiden deres og trenger hjelp med navigeringen. For å utfordre denne antakelsen kan du stille dette spørsmålet: Kan du forklare hvorfor kundene trenger en ekstra navigasjonslenke, og hva du ønsker å oppnå? Dette vil utfordre antakelser rundt problemet kundene står overfor, og fordelene ved løsningen din.
3. Antakelse: Klienten har valgt denne løsningen etter å ha vurdert alle mulige løsninger. Gode spørsmål til denne antakelsen er: Finnes det alternative alternativer som kan oppnå det samme resultatet? Finnes det flere fordeler vi kan oppnå med denne andre tilnærmingen? Dette spørsmålet er utformet for å åpne opp tankegangen deres og få dem til å revurdere begrensende antakelser de har gjort, og som har skapt en risiko for å gå glipp av større fordeler.
4. Antakelse: Klienten har vurdert sine egne antakelser om løsningen og tar hensyn til dem. Et godt spørsmål her er: Er det noe du antar, som har ført deg frem til denne løsningen? Noen ganger kan denne direkte tilnærmingen fungere med klienter som er åpne for utfordringer og for å tenke annerledes. Jeg har brukt den til å utfordre tilnærmingen til prosjektgjennomføringen sammen med prosjektmedlemmer. Den er effektiv for å avdekke antakelser og sette i gang nye samtaler om løsninger på problemer.

Hva skjer videre?

Vil du vite hvilke teknikker andre prosjektledere bruker for å avlive antakelser og stoppe omfangsutglidning? Bli DPM-medlem og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere! Du får også tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller for prosjektdokumenter, noe som sparer deg for tid og øker sjansene for at prosjektet lykkes.