Nedlastbar sjekkliste for prosjektplanlegging i 10 trinn
Viktigheten av sjekklisten: En sjekkliste for prosjektplanlegging hjelper deg med å organisere prosjektet fra begynnelsen og unngå vanlige prosjektfeller.
Viktige prosjektdokumenter: I tillegg til prosjektplanen må du også utarbeide en risikohåndteringsplan, ressursplan, prosjektbeskrivelse, RACI-diagram, kostnadsestimat og kommunikasjonsplan.
Bruk programvareverktøy for prosjekter: Programvare for prosjektstyring kan forenkle prosjektplanleggingen ved å hjelpe deg med å tildele oppgaver til teamet ditt og håndtere manuelle, repetitive oppgaver for deg.
Planlegging er selve ryggraden i vellykkede prosjekter. En sjekkliste for prosjektplanlegging hjelper prosjektteam med å holde orden, unngå vanlige fallgruver og holde prosjekter på rett spor fra starten av. Her er en sjekkliste du kan følge når du setter opp prosjektet ditt (i tillegg til en nedlastbar versjon), slik at du raskt kan komme i gang og legge prosjektet til rette for suksess.
Hva er en sjekkliste for prosjektplanlegging?
En sjekkliste for prosjektplanlegging er et enkelt, strukturert verktøy eller en mal som brukes av prosjektledere og team for å sikre at alle de viktigste trinnene som trengs for å starte opp og styre et prosjekt effektivt, blir gjennomført.
Den fungerer som et repeterbart rammeverk som forbedrer konsistensen, reduserer risiko og legger til rette for at prosjektene dine skal lykkes, ved å gi tydelig retning fra begynnelsen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor bruke en sjekkliste for prosjektplanlegging?
Ved å bruke en sjekkliste for prosjektplanlegging kan du sikre at ingenting viktig blir oversett i løpet av prosjektets ulike faser. Den hjelper deg med å holde teammedlemmene samkjørte, tydeliggjøre omfanget og fastsette tidsplaner. Du legger også til rette for bedre kommunikasjon, involvering av interessenter og risikostyring, slik at du kan gjennomføre prosjektet mer effektivt og oppnå mer forutsigbare resultater.
Sjekkliste for prosjektstyring og planlegging
Her er de 10 trinnene i sjekklisten min for prosjektplanlegging, som hjelper deg med å starte prosjektet:
1. Bekreft at prosjektet er gjennomførbart
Sørg for at prosjektet er verdt å gjennomføre. Hvorfor kaste bort tid og ressurser på et prosjekt som ikke trengs eller er ønsket? Dette innebærer å bekrefte at det finnes et tydelig behov, en verdi eller en avkastning på investeringen, og at prosjektet kan gjennomføres med ressursene, tiden og ferdighetene som er tilgjengelige.
Gjennomfør en innledende gjennomførbarhetsanalyse eller vurdering av forretningsgrunnlaget for å avgjøre om prosjektet er levedyktig, og om prosjektbudsjettet er tilstrekkelig.
2. Sett opp prosjektet i prosjektstyringsverktøyet ditt
Før gjennomføringen starter, oppretter du et nytt prosjektområde i prosjektstyringsprogramvaren din (f.eks. Asana, Trello eller Microsoft Project). Legg til teammedlemmer, definer en grunnleggende struktur, sett opp milepæler og tildel foreløpige roller. Ikke glem å informere teamet om hvilket verktøy som skal brukes, og gi nødvendige tillatelser og tilganger.
Du bruker prosjektstyringsprogramvare og prosjektverktøy, for eksempel oversikter, til å følge fremdriften under gjennomføringen av prosjektet.
3. Opprett en prosjektbeskrivelse
Utarbeid et sammendrag på én side som beskriver prosjektets mål, viktige leveranser, tidsplan, suksesskriterier og interessenter. Denne beskrivelsen sikrer at alle forstår prosjektets formål, omfang og prioriteringer. Uansett hvilken prosjektmetodikk som velges (Scrum, Kanban, fossefallsmodell eller hybrid), er en prosjektbeskrivelse alltid nyttig prosjektdokumentasjon å ha.
4. Lag en prosjektplan
Lag en detaljert prosjektplan som omfatter omfang, en prosjektplan, en arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS), oppgaver, avhengigheter og leveranser. Planen er veikartet ditt – den hjelper teamet med å holde samme kurs gjennom hele prosjektets livssyklus.
5. Lag et estimat
Estimer hvor mye tid, penger og ressurser prosjektet vil kreve. Bruk historiske data, ekspertinnspill eller estimeringsteknikker (som nedenfra-og-opp-estimering eller analog estimering) for å øke nøyaktigheten og sette realistiske forventninger.
6. Lag en ressursplan
Identifiser hvem som trengs, og når. Tilpass tilgjengelig personell, verktøy og materialer til prosjektets tidslinje for å unngå flaskehalser og utbrenthet. Ta hensyn til ressurstilgjengelighet, ferdigheter og fordeling av arbeidsbelastning. Det kan også være nyttig å prioritere hvilke ressurser som trengs, sammen med prosjektplanen og budsjettet.
7. Få godkjenning
Sikre formell godkjenning fra viktige interessenter eller beslutningstakere før dere går videre. Dette bekrefter at alle er samkjørte og gir teamet tillatelse til å starte arbeidet med prosjektet. I et fossefallsprosjekt kan dette innebære en formell godkjenning av prosjektdokumenter som prosjektmandatet, eller at man får en beslutning om å gå videre eller ikke (hvis du gjennomfører et smidig prosjekt).
8. Lag en kommunikasjonsplan og et RACI-diagram
Definer hvordan og når oppdateringer skal deles, hvem som må informeres, og gjennom hvilke kanaler. Et RACI-diagram (det vil si hvem som er ansvarlig, beslutningsansvarlig, konsultert og informert) tydeliggjør roller og unngår forvirring.
9. Lag en risikostyringsplan
Identifiser potensielle risikoer, vurder konsekvensene og sannsynligheten for dem, og beskriv strategier for risikoredusering i prosjektstyringsplanen. Proaktiv risikoplanlegging hjelper team med å reagere raskt og reduserer overraskelser under prosjektet.
10. Hold et oppstartsmøte
Organiser et oppstartsmøte for prosjektet for å samkjøre prosjektteamet, dele prosjektmål, avklare roller, gå gjennom tidslinjene og ta opp spørsmål. Dette skaper fremdrift og legger grunnlaget for samarbeid. Det er også en god anledning til å gå gjennom punkter fra prosjektets kommunikasjonsplan, slik at interessentene vet når og hvordan informasjon vil bli kommunisert til dem, og hvordan de kan involvere seg i prosjektteamets arbeid.
Last ned sjekkliste for prosjektstyring
Dette kan virke som mye å huske på, men ikke bekymre deg. Malen vår for sjekkliste for prosjektstyring er klar til å hjelpe deg. Bruk denne sjekklisten til å forberede deg på alle stadiene i prosjektets livssyklus, og sørg for at du ikke glemmer eller overser noe.
Denne sjekklisten inneholder også en liste over vanlige daglige, ukentlige og månedlige oppgaver du bør utføre i et prosjekt for å sikre en smidig gjennomføring.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
