Hva er et prosjekt? Kjennetegn, typer og eksempler
Det er et enkelt ord, men det er ikke alltid godt forstått i forretningsverdenen. Ordet «prosjekt» har en spesifikk betydning når man styrer prosjekter.
Hvis du er en ny prosjektleder, vil det å forstå hva et prosjekt er, dets egenskaper, verdier og faser sikre at du kan definere prosjekter nøyaktig, etablere realistiske forventninger hos interessenter og legge til rette for at teamene dine lykkes med prosjektet.
Hva er et prosjekt? Grunnleggende prosjektdefinisjon
Et prosjekt er et midlertidig arbeid med en fast start- og sluttdato. Det er et initiativ med et unikt produkt eller en unik tjeneste som har spesifikke mål og formål som en prosjektleder og teamet deres skal oppfylle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Prosjektteam følger bestemte rammeverk eller metoder, for eksempel Project Management Institute (PMI) sitt kunnskapsgrunnlag for prosjektledelse (PMBOK), for å fullføre prosjektoppgaver og nå milepæler og mål.
Prosjekter håndteres best ved hjelp av programvare for prosjektledelse.
Hva er ikke et prosjekt?
Prosjekter er ikke pågående eller gjentakende oppgaver uten en definert tidsplan. Målene deres endres ikke kontinuerlig. Daglig drift og pågående prosesser som disse regnes ikke som prosjekter:
- Styring av produksjonsprosesser
- Administrative funksjoner
- Ledelse av driftsteam
- Gjentakende markedsførings- og salgsaktiviteter
Kjennetegn ved et prosjekt
Prosjekter har noen felles elementer eller kjennetegn som prosjektledere har ansvar for gjennom hele prosjektets livssyklus.
En prosjektleder bør identifisere, analysere, dokumentere og kommunisere disse kjennetegnene med interessenter, inkludert prosjektteam. Dette sikrer at alle har samme forståelse og bidrar til å forberede prosjektteamene på å fullføre arbeidet innenfor prosjektets omfang.
Begrensninger
Prosjektbegrensninger begrenser ikke et teams muligheter. De fungerer som motivasjon til å bli mer kreative og utvide kapasiteten i jakten på større resultater.
(Det er i alle fall slik jeg ser på begrensninger).
Det er avgjørende å akseptere at prosjektbegrensninger vil dukke opp, enten de er knyttet til ressurser, interessenter, budsjett, mål, formål eller tidsplaner. Potensielle begrensninger krever umiddelbar oppmerksomhet fordi ett kjennetegn uunngåelig vil påvirke resten.
Strategier for risikostyring, som å utarbeide beredskapsplaner for ressursmangel eller alternative løsninger når begrensninger kan sette et hvilket som helst kjennetegn eller aspekt ved prosjektet i fare, er også nødvendige.
Det er her ekspertisen og opplæringen din som prosjektleder kan skille deg ut som en effektiv leder. Ved å identifisere begrensninger i starten av prosjektet og utvikle kreative strategier for å redusere potensielle problemer kan du og teamet ditt komme på vei mot et vellykket prosjekt og god avkastning på investeringen (ROI) for kundene.
Ressurser
Prosjektressurser (menneskelige ressurser) kan være noe av det vanskeligste å håndtere på grunn av deres innvirkning på alle aspekter av effektiv prosjektledelse. De påvirker alt fra samarbeid og kommunikasjon til prosjektenes tidsplan og kvalitet. Det er avgjørende å ha de riktige ressursene tilgjengelig når de trengs, for å oppfylle avhengigheter på en vellykket måte.
Eksempel:
Hvis en bedrift for eksempel har høy gjennomtrekk av ansatte i produktmarkedsføringsavdelingen og har problemer med å ansette nye teammedlemmer, hindrer dette i stor grad planene om å lansere og markedsføre et nytt produkt, selv om andre avdelinger har nok ansatte, er kompetente og klare til å sette i gang.
Som prosjektleder trenger du de riktige verktøyene for prosjektledelse til ressursplanlegging, tildeling og sporing, slik at du raskt kan identifisere potensielle ressursmangler og gjøre justeringer før de blir problematiske.
Interessenter
Prosjektinteressenter kan være hvem som helst som påvirkes av et prosjekt, eller som påvirker prosjektets mål eller ønskede resultat.
Her er bare noen få eksempler:
- Kunder
- Prosjektsponsorer
- Prosjektteammedlemmer
- Interne funksjonsavdelinger
- Eksterne grupper eller enkeltpersoner (myndigheter, juridiske eller lovgivende organer)
Enten de er interne eller eksterne, må interessentene være samstemte og oppdaterte om fremdriften. En prosjektleder har ansvar for rettidig, tydelig og nøyaktig kommunikasjon med alle interessenter.
Budsjett
Godkjenning av prosjektbudsjettet er det avgjørende punktet for om prosjektet skal gjennomføres. Den første godkjenningen er bare starten. Mange prosjekter med godkjente og tilstrekkelige budsjetter har vært utsatt når økonomiske eller andre forhold har endret seg.
Eksempel:
La oss si at du skal åpne en restaurant. Du har alt på plass for å åpne dørene – eller det trodde du. Kjøkkensjefen din har plutselig trukket seg på grunn av endrede økonomiske forhold som har ført til lavere lønninger. Du har ingen mulighet til å skaffe ekstra midler. Mangelen på en reserve vil forsinke tidsplanen for restaurantens åpning.
Som prosjektleder må du overvåke og kontrollere prosjektutgiftene opp mot budsjettene, beregne potensielle risikoer og utarbeide strategier for risikohåndtering. Det er nyttig å ha tett kontakt med prosjektsponsorene om muligheten for budsjettendringer. Dette er spesielt viktig når det gjelder investeringsprosjekter, der en viktig faktor ved prosjektet er de høye kostnadene.
Mål og målsettinger
Prosjektets mål og målsettinger bør forbli ledestjernen. Men hva skjer når ledestjernen flytter på seg? Interne og eksterne faktorer skaper utfordringer og risikoer som påvirker prosjektmålene, og kundene kan også be om endringer i målene.
Det kan være komplekst og til og med overveldende å holde oversikt over prosjektets mange bevegelige deler og elementer. Håndtering av dette og potensielle risikoer krever omfattende prosjektstyringsprogramvare og verktøy som kan samle alt på ett sted.
Når målene eller målsettingene endres, bør prosjektet evalueres på nytt, og det er nødvendig med en endring av omfanget for å sikre at teamet lykkes.
Tidslinje
For å kunne regnes som et prosjekt i ordets rette forstand bør det ha en tydelig tidsramme. Den bør beskrive alle nødvendige oppgaver og en prosjektplan som viser utgangspunktet, varigheten for hver oppgave, milepæler og ressursen som er tildelt den. Prosjektledere bruker vanligvis verktøy som Gantt-diagrammer til å følge prosjektets tidslinjer.
Det er som å bruke et globalt posisjoneringssystem (GPS) når du kjører til ønsket reisemål. GPS-en bør fortelle deg hvor lang tid det vil ta å nå reisemålet, og vise deg alle stoppene (oppgavene) du må gjøre, samt hvilke byer, bensinstasjoner og restauranter (ressurser) som er tilgjengelige for å hjelpe deg med å komme trygt og tidsnok frem.
Eksempel:
En husbygger har lovet flere kunder at husene deres skal være klare om ti måneder. Etter hvert som tiden nærmer seg, har forsinkelser fra taktekkere forlenget tidslinjen, noe som gjør det umulig å levere de ferdige husene til kundene i tide.
Hva kunne ha blitt gjort for å unngå dette? Som en del av risikohåndteringsstrategien kunne prosjektlederen ha lagt inn en buffer i den opprinnelige tidslinjen for å sikre at dette ikke skjedde. Siden det ikke ble gjort, er den beste løsningen å finne en annen taktekker for å holde prosjektet på sporet, være ærlig med kunden og diskutere alternativene.
Alle prosjektets kjennetegn spiller en viktig rolle for det endelige resultatet. Ingen er viktigere enn de andre, fordi hvert av dem kan føre prosjektet ut av kurs hvis det mangler eller ikke får tilstrekkelig vekt.
Prosjekttyper og prosjekteksempler
Mange prosjektledere har ledet en rekke ulike prosjekttyper. Dette er noen vanligere eksempler på prosjekter du kanskje har hørt om eller arbeidet med.
Noen vanlige eksempler på prosjekter er:
- Produksjonsprosjekter: Produksjon av et spesialisert utstyr
- IT- eller programvareutviklingsprosjekter: Etablering av IT-infrastruktur eller utforming av en app
- Forretningsprosjekter: En fusjon eller et oppkjøp
- Byggeprosjekter: Utforming og oppføring av en bygning eller et hus
- Arrangementprosjekter: Planlegging og gjennomføring av en konferanse, produktlansering eller til og med et privat arrangement, for eksempel et bryllup
Det finnes andre typer prosjekter – det avgjørende er at de passer inn i den formelle definisjonen av et prosjekt.
La oss nå se nærmere på fasene i et prosjekt som sikrer at prosjektstyringsprosessene går smidig.
Prosjektets faser
Uavhengig av prosjekttype definerer PMIs PMBOK-guide fem tydelige trinn i prosjektstyringen som veileder prosjektteamenes arbeid. La oss se nærmere på hvert av dem.
Fase 1: Oppstart
Før du kan planlegge et prosjekt, utarbeider organisasjonen en forretningsbegrunnelse for hvorfor prosjektet er nødvendig, samt målene for det. Dette er prosjektets oppstartsfase, der prosjektet må godkjennes, budsjetteres og defineres på organisasjonsnivå.
Fase 2: Planlegging
I denne fasen utarbeider prosjektlederen en prosjektstyringsplan som beskriver prosjektets egenskaper og arbeidet som skal utføres. Prosjekteieren må godkjenne prosjektplanen før den kan iverksettes.
Fase 3: Gjennomføring
Prosjektgjennomføringsfasen er der prosjektteamene utfører arbeidet som er nødvendig for å nå målene og resultatmålene som er beskrevet i prosjektplanen. Prosjektteam bruker vanligvis en metode for prosjektstyring, for eksempel smidig prosjektstyring. Andre vanlige metoder er fossefallsmodellen, Scrum og Six Sigma.
De benytter også prosjektstyringsprogramvare for å holde team og interessenter oppdatert, følge med på prosjektets fremdrift og fullføre prosjekter innenfor det avtalte omfanget.
Fase 4: Overvåking og kontroll
Gjennom hele prosjektstyringens livssyklus sørger prosjektlederen for at de gjennomførte prosjektaktivitetene samsvarer med planen. Prosjektlederen analyserer og identifiserer også avvik, innfører prosjektkontroller for å opprettholde omfang, tidsplan og budsjett, kommuniserer med interessenter og foretar justeringer ved behov.
Fase 5: Avslutning
I denne siste fasen avsluttes prosjektet offisielt. Prosjektteamene gjennomfører en evalueringsprosess der de analyserer og diskuterer hvordan prosjektet gikk, og dokumenterer resultatene og erfaringene for å forbedre fremtidige prosjekter.
Verdien av prosjektstyring
Ben Aston, grunnleggeren av The Digital Project Manager, sier: «Prosjektstyring samler kunder og team, utarbeider en plan for levering til rett tid og innenfor budsjett, og sørger for at interessentene er på samme side.» Jeg kunne ikke vært mer enig.
Men det er ikke alt. Han deler minst et dusin andre fordeler når det gjelder avkastningen på investeringer i prosjektstyring for virksomheter av alle størrelser og på tvers av alle bransjer.
Her er bare noen få:
- Mer verdifulle prosjektresultater
- Levering til rett tid og innenfor budsjett
- Effektiv ressursstyring
- Kontinuerlig læring og forbedring
- Bedre samkjøring og kontroll i teamet
- Ensartede leveranser av høy kvalitet
Mine tanker? Formålet med et prosjekt er å levere et verdifullt mål eller resultat. Behovet for et prosjekt avhenger av gjennomførbarheten, noe som betyr at det må være strategisk gjennom hele livssyklusen for å være virkelig nyttig.
Det handler ikke om å gå gjennom rutinene eller fasene for å fullføre prosjektet i tide og innenfor budsjettet. Prosjektstyring og prosjektledere må være strategiske for å oppnå størst mulig effekt – det er en tankemåte.
Forskjellen mellom å bare styre prosjekter og å styre prosjekter strategisk krever at man etablerer tydelige koblinger mellom prosjekter og virksomhetens strategiske mål.
Enten du arbeider med ett enkelt prosjekt eller flere prosjekter, bør de ikke være isolert fra hverandre. Det handler om å samordne alle prosjektmål og -resultater med virksomhetens overordnede mål og resultatmål. Med dette i tankene kan hvert prosjekt gi en større avkastning på investeringen.
Hva skjer videre?
Hvis du er interessert i å bli prosjektleder, kan du ta en titt på opplæringskurset vårt for digitale prosjektledere, Å mestre digital prosjektstyring. Det dekker hele prosjektets livssyklus fra start til slutt, vanlige prosjektmetoder og gir tilgang til en rekke maler for viktig prosjektdokumentasjon.
