7 daglige oppgaver for prosjektledere: Dette gjør prosjektledere hver dag
Å være prosjektleder kan være overveldende til tider, men i dette nyttige innlegget guider vi deg gjennom prosjektlederens daglige rutine – få oversikt over hva du bør tenke på og gjøre hver dag for å være en fantastisk prosjektleder og få mest mulig ut av dagen.
Jeg har lyst til å starte dette innlegget med å si hvor flott det er å ha en daglig rutine som legger til rette for suksess. Den typen rutine der du våkner tidlig (minst to timer før du må forlate huset) og har kontroll på ting. Jeg mener virkelig full kontroll: drikke litt grønn te, gjøre litt yoga, kanskje ta en rask løpetur – den typen rutine.
Men det er egentlig ikke noe jeg kjenner godt nok til at jeg kan skryte av det.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I stedet skal jeg snakke om den vellykkede daglige rutinen som starter etter klokken 9:00.
7 ting i den daglige prosjektlederrutinen din
Her får du et innblikk i hva du kommer til å gjøre hele dagen som prosjektleder. Finn ut mer om hvordan du blir prosjektleder, spesielt hvis du ikke har tidligere erfaring.
1. Sjekk prosjektstatusen for å optimalisere prosjektets kritiske stier
Som Beyoncé ville sagt, er det viktig å sjekke det før du jobber med det.
Selv om det er lite sannsynlig at du har et team bestående av helter som registrerer tid (og fører timer daglig), er det lurt å få oversikt over prosjektene dine fra dag til dag og se hvordan de ligger an. Særlig hvis teamet aktivt jobber med flere leveranser.
Ting har en tendens til å hope seg opp og dukke opp i løpet av natten, så for å unngå overraskelser er det lurt å starte dagen med å følge med på fremdriften. Dette vil også hjelpe deg med å håndtere de uunngåelige spørsmålene som dukker opp gjennom dagen.
2. Se gjennom innboksen i Slack eller verktøyet ditt for å ha oversikt over teamets behov og unngå å bli en hindring
Jeg vedder på at du trodde jeg skulle si at du må sjekke e-posten nå. Nei! Du er der for teamet ditt, og det er deres behov som vil ha en umiddelbar innvirkning på dagen din. Uansett hvilket verktøy du bruker for å legge til rette for intern kommunikasjon, bør det prioriteres om morgenen. Det er mer sannsynlig at du blir en hindring for prosjektet hvis du ikke har oversikt over hvor teamet ditt trenger deg.
Avhengig av kontorets utforming blir det å sjekke kommunikasjonsverktøyet ofte erstattet av at noen bare kommer bort til skrivebordet ditt og sier høyt hva de har på hjertet.
3. Forbered deg til møter slik at du er proaktivt informert, og tiden forblir produktiv og i rute
Selv om prosjektledermantraet er «Hver dag er annerledes» – noen ganger er det egentlig ikke så dramatisk annerledes. Det finnes noen ganske konstante byggesteiner i kalenderne våre, og dette er teammøter og oppfølgingsmøter med kunder. Hvert av disse møtene bør være noe du som prosjektleder forbereder deg til på forhånd.
Det er ditt ansvar å være kunnskapsforvalteren og ha oversikt over alt. Det er verdt å sette av tid i morgenplanen din til å lage og dele agendaene for disse møtene med kundene og det interne teamet ditt.
4. Sjekk e-postene dine for å se hvilke spørsmål og forespørsler som venter på kundene dine
I motsetning til det mange tror, bør ikke det å sjekke e-post være det første du gjør om morgenen. Grunnleggende tips om prosjektledelse. *Det er en tendens til at hektiske e-poster fullstendig tar over dagens oppgaver og forrykker prioriteringene dine. *Eller du kan sjekke e-postene først, men ikke la dem være de eneste faktorene som avgjør prioriteringene dine.
5. Delta i møter for å ferdigstille handlingsplaner og få tatt beslutninger for prosjektene dine
Uunngåelig – du er forbindelsen mellom kundens team og byråets team. Rutinemøter har vanligvis som eneste formål å gi oppdateringer og innsyn i pågående prosjekter. De har også det underliggende målet å bygge relasjoner; tillit og kommunikasjon er sentralt i alle muligheter som innebærer kontakt med kunder.
Hvis det er opp til deg å organisere når kundemøtene skal finne sted, anbefaler de fleste DPM-er at kundemøtene holdes om morgenen. Det er flere grunner til dette, blant annet:
- Tidssoner:
- På vestkysten (PST) kan du noen ganger jobbe med en kunde som befinner seg på østkysten, tre timer foran (EST). Våre morgener er den østlige kundens ettermiddager. Derfor avsluttes tidsrammen for et møte med en kunde i øst vanligvis senest klokken 13:30 (PST).
- Det har oppstått færre problemer i løpet av kundens dag før møtet – noe som betyr færre ting du må reagere på! (Vi kan bare si «Det er en endringsforespørsel» så mange ganger før det mister sjarmen.)
- Mer tid på ettermiddagen til faktisk å følge opp det du diskuterte med kunden, før de stiller de uunngåelig presserende spørsmålene: «Hvorfor er ikke dette gjort ennå? Vi diskuterte det i går …»
6. Sett i gang: Få gjort det du trenger for å holde fremdriften i prosjektene dine
Morgenene er vanligvis mer planlagte og styrer som regel aktivitetene dine og de neste stegene frem til arbeidsdagen er over. Ettermiddagene handler i større grad om å forsikre deg om at du har god oversikt over det som skjedde den dagen.
Dette er tidspunktet på dagen som er satt av til deg selv , noe som betyr at du i hovedsak skal ta deg av:
- Forberedelser til i morgen / resten av uken
- Gjennomgang av innkommende arbeid og oppgaver
- Svare på e-poster fra kunder
- Kommunisere med det interne teamet for å få ting gjort!
More Articles
7. Les deg opp: Så du er den smarteste i rommet
Noe av det vanskeligste, men mest virkningsfulle du kan gjøre på ettermiddagen, eller på et annet tidspunkt i løpet av dagen, er å bruke ti minutter på å undersøke verden og bransjen rundt deg.
Som aktører og pådrivere i den digitale sfæren er det en fordel for deg å holde deg oppdatert på fagspråket i din verden og begreper innen prosjektledelse. Dette kan hjelpe deg med å komme med ideer til teamet og kundene dine. Her er noen ressurser du kan sjekke ut:
- First Round Review: For innsikt i produkt, mennesker og kultur, samt tips om ledelse
- Uxdesign.cc: For brukeropplevelse, brukervennlighet og produktdesign.
- Google Design: Se hvem som er foregangsfigurene på Googles designradar
- Vancouver Tech Journal: En e-post som sendes ut hver søndag (du kan bruke ettermiddagene på jobb til å lese den), og som holder deg oppdatert på det som skjer i Vancouver-området i British Columbia – spesifikt innen teknologi.
- Fastcodesign.com: Alltid en klassiker.
- OG THE DIGITAL PROJECT MANAGER SELVFØLGELIG!
Og når alt det ovennevnte er tatt hånd om, er klokken plutselig over 17, og jøss – er du den siste personen på kontoret, igjen?
Vel, det betyr i det minste at det er mindre sannsynlig at du tar med deg jobben hjem!
….Ikke sant?
En siste merknad–denne rutinen kan se ganske annerledes ut hvis du er ny i en organisasjon, så ikke få panikk hvis du ikke har begynt med noen av disse punktene på listen. Hvis dette høres ut som deg, anbefaler vi at du samarbeider med lederen din om å lage en 30-60-90-dagersplan som i større grad gjenspeiler ansvarsområdene dine.
Hva skjer videre?
Ser du etter kolleger å bygge nettverk med og knytte kontakt til? Bli medlem av DPM, få tilgang til Slack-fellesskapet vårt, og bidra i diskusjonen sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.
